Правила заполнения документа ТОРГ-12: как правильно заполнить товарную накладную — образец, порядок и примеры оформления, форма

Пошаговая инструкция по заполнению ТОРГ-12: обязательные реквизиты, подписи, даты, нумерация, основания и образцы для ИП и без НДС.

Актуальность ТОРГ‑12 в 2026 году и изменения в нормативных актах

1. Отмена электронных форм ТОРГ‑12 и актов выполненных работ

С 1 января 2026 года Федеральная налоговая служба аннулировала электронные форматы ТОРГ‑12 и актов выполненных работ (приказ ЕД‑7‑26/970). Это означает, что любые попытки передать эти документы в структурированном электронном виде через системы электронного документооборота (ЭДО) будут отклоняться автоматически. Налоговая более не будет принимать такие файлы для автоматической обработки.

2. Сохранение бумажного варианта ТОРГ‑12

Бумажный ТОРГ‑12 остаётся действующим документом. Его можно использовать при отгрузке товаров контрагентам, оформлять подписи и печати в традиционной форме. При этом важно, чтобы бумажный документ соответствовал требованиям ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФЗ «О налоге на добавленную стоимость», иначе возможны налоговые риски при проверках.

3. Как работать с ТОРГ‑12 в электронном документообороте

Хотя структурированный электронный ТОРГ‑12 более не принимается, его всё‑ещё можно переслать через ЭДО в виде неформализованного файла (PDF, Excel, Word) с электронной подписью. При таком способе:

• документ считается «неструктурированным» и не попадает в автоматическую обработку налоговой;
• получатель обязан вручную распознать данные и внести их в свои учетные системы;
• риск ошибок повышается, поэтому рекомендуется использовать проверенные шаблоны и двойную проверку подписи.

4. Универсальный передаточный документ (УПД) 5.03 — основной электронный заменитель

С 2026 года в ЭДО вместо ТОРГ‑12 применяется Универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03. УПД объединяет функции ТОРГ‑12, акта выполненных работ и счета‑фактуры, поддерживает автоматическую сверку данных и полностью интегрируется с налоговыми сервисами. Пример использования:

• поставщик формирует УПД 5.03 в своей системе ERP;
• документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту через ЭДО;
• получатель автоматически импортирует данные в свою бухгалтерию, а налоговая система принимает документ без дополнительных проверок.

Переход на УПД позволяет сократить ручной труд, снизить вероятность ошибок и обеспечить соответствие новому регламенту ФНС. При этом компании, продолжающие использовать бумажный ТОРГ‑12, должны обеспечить корректную конвертацию данных при необходимости взаимодействия с партнёрами, уже работающими в формате УПД.

Универсальный передаточный документ (УПД) 5.03: форматы, статусы и применение

Правовой статус и обязательность

С 2026 года Универсальный передаточный документ версии 5.03 (УПД 5.03) официально утверждён Федеральной налоговой службой и становится единственным допустимым форматом для всех электронных обменов документами между контрагентами. Это значит, что любой бизнес‑оператор, использующий электронный документооборот (ЭДО), обязан формировать и принимать УПД 5.03 независимо от отрасли и размера компании.

Статусы УПД и их применение

УПД 5.03 поддерживает два взаимозаменяемых статуса, каждый из которых ориентирован на конкретный налоговый режим и набор обязательных реквизитов:

• Статус 1 – полная замена традиционных ТОРГ‑12 + счёта‑фактуры. Предназначен для плательщиков НДС (общая система налогообложения, ОСНО). В документе заполняются все поля, связанные с НДС, и он одновременно служит подтверждением передачи товара и основанием для расчёта налога.
• Статус 2 – чистая замена ТОРГ‑12. Применяется, когда контрагент не является плательщиком НДС (упрощённая система налогообложения, УСН) или когда счёт‑фактура не требуется по законодательству. В этом случае поля, связанные с НДС, оставляются пустыми, а УПД фиксирует лишь факт передачи товара от продавца к покупателю.

Пример: компания‑поставщик, работающая на ОСНО, оформляет отгрузку товара с УПД 5.03, статус 1. В документе указываются ставка и сумма НДС, что позволяет покупателю включить налог в свои расчёты. Если же тот же поставщик отгружает товар малому предприятию на УСН, он использует статус 2 – в УПД отсутствуют НДС‑поля, и документ служит только как подтверждение доставки.

Технические особенности передачи

УПД 5.03 передаётся в рамках электронного документооборота в едином XML‑формате. Ключевые технические требования:

• Электронная подпись – каждый документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что гарантирует юридическую силу и целостность данных.
• Автоматическое принятие – операторы ЭДО (например, Диадок, СБИС) настроены на автоматическое приём и валидацию входящих УПД, что исключает ручную проверку формата.
• Стандартизированные теги – XML‑структура соответствует официальному описанию ФНС, что упрощает интеграцию с ERP‑системами и сторонними сервисами.

Влияние на бухгалтерские системы

С апреля 2026 года в бухгалтерском учёте обновлена форма счёта‑фактуры, и все популярные системы (1С:Бухгалтерия, СБИС, Диадок) автоматически переключаются на актуальный шаблон УПД 5.03. Это обеспечивает:

• Синхронность данных – при формировании УПД в системе сразу генерируются все необходимые реквизиты, включая налоговые позиции (для статуса 1) или только сведения о передаче (для статуса 2).
• Минимизацию ручных операций – пользователи не вводят данные дважды; документ сразу попадает в журнал учёта и в архив ЭДО.
• Соответствие требованиям ФНС – любые изменения в законодательстве отражаются в обновлениях программных продуктов, что избавляет компании от необходимости самостоятельного контроля за формой документа.

Практические рекомендации: заполнение ТОРГ‑12 и УПД, коды, подписи, доверенности

Коды в ТОРГ‑12

Заполнение полей, связанных с кодами, происходит в большинстве случаев автоматически, однако оператору необходимо проверять их корректность.

• ОКУД – идентификатор формы. Для ТОРГ‑12 он фиксирован: 0330212. Присваивается программой‑генератором и менять не требуется.
• ОКПО – код организации. Для юридических лиц используется 8‑значный код, для индивидуальных предпринимателей – 10‑значный. Значения берутся из реестра Росстата; при вводе следует сверять их с официальным справочником, чтобы избежать несоответствия в налоговой отчетности.
• ОКЕИ – код единицы измерения. Наиболее часто встречающиеся варианты:
  • 796 – штуки;
  • 166 – килограммы;
  • 112 – литры;
  • 006 – метры.

Точная постановка этих кодов упрощает автоматическую обработку документов контрагентами и снижает риск возврата из‑за формальных ошибок.

Подписи в ТОРГ‑12 и УПД

Бумажный ТОРГ‑12

Для традиционного (бумажного) варианта ТОРГ‑12 подписи распределяются по ролям, отражающим процесс отгрузки и приемки товара:

Каждая подпись должна быть выполнена оригинальной подписью и печатью (при наличии), чтобы документ имел юридическую силу при проверке.

Электронный УПД

В Универсальном передаточном документе (УПД) используется электронная подпись (КЭП). Как правило, подпись ставит одно уполномоченное лицо – руководитель или главный бухгалтер. При необходимости в примечании к документу можно указать подпись ответственного за отгрузку, но это не заменяет КЭП. Электронная подпись обеспечивает целостность и подлинность документа, что упрощает обмен с контрагентами, использующими электронный документооборот.

Доверенности и их оформление

• Руководитель (генеральный директор) подписывает ТОРГ‑12 без отдельной доверенности, опираясь на полномочия, предусмотренные уставом компании.
• Индивидуальный предприниматель действует от собственного имени, ссылаясь на свидетельство о регистрации, поэтому доверенность не требуется.
• Все остальные сотрудники (кладовщики, бухгалтеры, менеджеры) могут подписывать документ только при наличии:
  • доверенности от руководителя; либо
  • внутреннего приказа, подтверждающего их право подписи.

Рекомендуется прикладывать копию соответствующего приказа или доверенности к ТОРГ‑12 при передаче его контрагенту. Это ускоряет проверку подлинности подписи и устраняет возможные споры о полномочиях.

Электронный вариант ТОРГ‑12

Отправка ТОРГ‑12 в виде скан‑PDF или Excel‑файла, подписанного электронной подписью, допустима в деловой практике. Однако налоговая служба не принимает такие файлы автоматически; при налоговой проверке может потребоваться распечатка документа для визуального контроля. Поэтому, если планируется использование электронного ТОРГ‑12 в качестве основного средства обмена, следует заранее согласовать формат с контрагентом и, при необходимости, обеспечить возможность печати оригинала.

Взаимодействие УПД и ЭТРН: полная цепочка документооборота и шаги перехода

Что фиксирует ЭТРН и почему она не заменяет УПД

Электронная транспортная накладная (ЭТРН) предназначена исключительно для регистрации факта перевозки: указаны транспортное средство, водитель, маршрут и дата доставки. Она не содержит сведений о передаче права собственности и, следовательно, не может заменить документы, фиксирующие экономическую сделку – ТОРГ‑12 или Универсальный передаточный документ (УПД). Поэтому в любой цепочке поставки, где участвует сторонний перевозчик, ЭТРН выступает лишь дополнением к УПД, а не его заменой.

Как правильно сочетать УПД и ЭТРН при отгрузке с привлечением стороннего перевозчика

При отгрузке, осуществляемой сторонним транспортом, необходимо оформить два независимых документа:

1. УПД (статус 1 – с НДС, статус 2 – без НДС). УПД подтверждает передачу права собственности от продавца к покупателю и служит основанием для бухгалтерского списания товара.
2. ЭТРН. Этот документ фиксирует факт доставки и подписывается тремя сторонами: отправителем, водителем и получателем.

Отсутствие любого из этих документов приводит к конкретным рискам:

• Без УПД бухгалтерия не имеет юридической основы для списания товара, что может вызвать задержки в учете и нарушить налоговую отчетность.
• Без ЭТРН налоговый орган может отклонить расходы, связанные с логистикой, поскольку не будет подтверждён факт фактической перевозки.

Пример: Компания «А» отгружает продукцию покупателю «Б» через транспортную фирму «Т». После отгрузки оформляются УПД (статус 1) и ЭТРН. Если УПД не будет подписан, бухгалтерия «А» не сможет списать проданный товар, а если ЭТРН не будет подписана водителем, налоговая проверка может признать расходы на доставку недоказанными.

Пошаговый план перехода на УПД 5.03

Для того чтобы УПД стал единственным официальным документом в электронном документообороте, рекомендуется выполнить следующие действия:

• Аудит контрагентов

  • Выявить, какие партнёры уже принимают УПД версии 5.03 через их ЭДО‑операторы.
  • Согласовать сроки и условия обмена документами с теми, кто пока работает только с ТОРГ‑12.

• Техническая настройка

  • В учетной системе (1С, МойСклад, SAP и др.) включить автоматическое формирование УПД, указав нужный статус:
    • статус 1 – для сделок с НДС;
    • статус 2 – для сделок без НДС.
  • Проверить корректность заполнения реквизитов (ИНН, КПП, банковские реквизиты, сведения о товаре).

• Обучение персонала

  • Провести инструктаж по использованию электронной подписи при подписании УПД.
  • Обучить сотрудников работе с выбранным ЭДО‑оператором (загрузка, отправка, контроль статуса документов).

• Подготовка ЭТРН

  • При необходимости создать шаблоны ЭТРН в системе ГИС ЭПД.
  • Согласовать форматы и порядок подписания с перевозчиками, чтобы они могли быстро подписать документ в поле (мобильное приложение, планшет).

• Тестовый запуск и контроль

  • Провести несколько пробных отгрузок, проверив, что УПД и ЭТРН формируются, подписываются и передаются без ошибок.
  • Зафиксировать типичные проблемы и внести коррективы в настройки или инструкцию для сотрудников.

Итоги: роль УПД и ТОРГ‑12 после перехода

После полного перехода на УПД 5.03 в электронном документообороте УПД становится единственным официальным документом, подтверждающим передачу права собственности и служащим основанием для бухгалтерского и налогового учёта. ТОРГ‑12 сохраняет роль лишь бумажного документа, используемого в традиционных отгрузках, где электронный обмен невозможен или не требуется. Таким образом, компания получает единую, автоматизированную и проверяемую цепочку документооборота, минимизируя риски бухгалтерских и налоговых ошибок.

Часто задаваемые вопросы

Что делать с ТОРГ‑12 в 2026 году?

Торговую накладную ТОРГ‑12 можно использовать только в бумажном виде. Электронный формат ТОРГ‑12 и актов выполненных работ с 1 января 2026 г. отменён ФНС.

Как оформить отгрузку в электронном документообороте (ЭДО)?

В ЭДО вместо ТОРГ‑12 передаётся УПД (универсальный передаточный документ) версии 5.03. УПД со статусом 2 заменяет ТОРГ‑12 (для компаний без НДС), статус 1 – заменяет ТОРГ‑12 + счёт‑фактуру (для плательщиков НДС).

Можно ли отправлять ТОРГ‑12 через ЭДО как структурированный документ?

Нет. После 2026 г. система не принимает XML‑формат ТОРГ‑12. Его можно прикрепить в ЭДО лишь как обычный файл (PDF, Excel, Word) с электронной подписью, но такой документ не будет автоматически обрабатываться налоговой.

Кто обязан подписывать ТОРГ‑12 и нужна ли доверенность?

Подписывают : руководитель (или уполномоченное лицо), главный бухгалтер и лицо, отпускающее товар со склада. Для остальных сотрудников требуется доверенность либо внутренний приказ, подтверждающий право подписи. Доверенность не нужна руководителю и индивидуальному предпринимателю (подписывает сам).

Какие коды обязательны в бумажной ТОРГ‑12?

• ОКУД – код формы (0330212).
• ОКПО – код организации (8 цифр для ЮЛ, 10 цифр для ИП).
• ОКЕИ – код единицы измерения (например, 796 – штуки, 166 – кг).
  Эти коды заполняются автоматически в бухгалтерских программах (1С, МойСклад) или вводятся вручную.