Прослеживаемость товаров в 1С:ERP и УНФ — руководство по настройке и учету

• Включение прослеживаемости в системах 1С
• Создание и настройка номенклатуры
• Оформление первичных документов
• Отчетность и формирование документов
• Вопросы и ответы

Включение прослеживаемости в системах 1С

Какие версии поддерживают

Механизмы прослеживаемости поддерживаются в актуальных версиях конфигураций «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:УНФ». Чтобы корректно вести учет прослеживаемых товаров, убедитесь, что у вас установлены последние обновления и релизы платформы 1С не ниже версии 8.3.18.

Если вы используете типовую конфигурацию, то с высокой вероятностью все нужные изменения уже включены. Однако если система дорабатывалась под ваши задачи, необходимо проверить наличие необходимых регламентов и настроек учета прослеживаемости.

Общие настройки и флаги учета

Для включения прослеживаемости в 1С используется ряд флагов и настроек, которые активируют соответствующие механизмы учета. Основные параметры настраиваются в разделе «Налоговый учет» — здесь необходимо включить опцию «Учет прослеживаемых товаров».

После активации появляются дополнительные поля в документах закупки и продажи — регистрационные номера партий, номера ГТД, коды ТН ВЭД. Все эти поля необходимы для того, чтобы в итоге передавать корректные данные в ФНС.

Пример процесса настройки:

• Откройте настройки учета в 1С (раздел «Администрирование» → «Настройки учета»).
• Перейдите в «Налоговый учет» и установите флаг «Использовать прослеживаемость».
• Проверьте справочник номенклатуры — для импортных товаров должен быть корректно указан код ТН ВЭД.

Важно: список кодов ТН ВЭД постоянно уточняется, и не каждый товар подлежит прослеживаемости. Если вы не уверены, подпадает ли ваш товар под требования, рекомендуем ознакомиться с материалом о прослеживаемости в 2025 году — там собрана вся актуальная информация.

Работа с обновлениями

Для корректного ведения прослеживаемых товаров крайне важно своевременно обновлять конфигурации. Разработчики регулярно вносят изменения, связанные с обновлёнными форматами отчетности и формами передачи данных.

Рекомендуемый цикл: минимум раз в месяц проверять наличие новых релизов и устанавливать их через конфигуратор или через «1С:Обновление». При индивидуальных доработках может понадобиться помощь франчайзи для адаптации под вашу версию.

Основные объекты, в которых чаще всего происходят изменения:

Синхронизация с налоговой через ЭДО

Передача информации о прослеживаемых товарах в налоговую службу осуществляется через систему электронного документооборота (ЭДО). Здесь важна не только корректная настройка самой 1С, но и интеграция с провайдером ЭДО, который поддерживает передачу реквизитов предусмотренных законодательством.

В 1С автоматически формируются документы реализации и счета-фактуры с указанием номеров партий и кодов. При отправке через ЭДО система проверяет наличие обязательных полей. Если что-то не заполнено, такой документ не будет принят и отправлен в ФНС.

На этом этапе очень помогают автоматические проверки внутри самой программы и уведомления о несоответствиях. В современных релизах 1С уже реализованы типовые механизмы валидации данных при подготовке к передаче в ЭДО.

После корректной настройки всех элементов и регулярных обновлений системы, процесс учета прослеживаемости интегрируется в операционные процессы без дополнительной нагрузки на пользователей. Учет становится прозрачным, понятным и соответствует требованиям ФНС.

Создание и настройка номенклатуры

Присваивание признака прослеживаемости

Для товаров, подлежащих прослеживаемости, в 1С:ERP и 1С:УНФ требуется установить специальный признак. Это позволяет системе учитывать такие товары особым образом и формировать корректные документы, включая УПД и счета-фактуры. Признак указывается на карточке номенклатуры и влияет на возможность указания РНПТ.

В 1С:ERP настройка признака прослеживаемости реализована на закладке «Дополнительно» карточки номенклатуры. Нужно выбрать значение из списка: «Прослеживаемый товар» или «Не прослеживаемый товар». При этом становится доступным поле для ввода РНПТ. Если товар импортный — признак прослеживаемости определяется по классификатору и заполненных реквизитах.

Рекомендуется изначально определить, какие из товаров подлежат прослеживаемости, особенно при массовом создании номенклатуры. Это поможет избежать ручной корректировки и ошибок при оформлении операций.

Добавление РНПТ вручную и автоматически

Регистрационный номер партии товара (РНПТ) — обязательный реквизит в документах движения прослеживаемых товаров. Ввод его в систему можно осуществить двумя способами: вручную и автоматически.

При ручном способе РНПТ указывается непосредственно в документах — при поступлении, реализации, перемещении и т.п. Это удобно для редких операций, но требует внимательности.

Автоматическое заполнение РНПТ становится возможным при корректной настройке и загрузке данных из УПД или электронных накладных. Если контрагент передаёт корректную электронную УПД с заполненным РНПТ, система может автоматически подставить его в соответствующие поля документа.

Чтобы автоматизация сработала:

• ЭДО должен быть корректно настроен;
• Контрагент использует актуальные формы документов с РНПТ;
• В карточке товара установлен признак «Прослеживаемый товар»;
• Номенклатура идентифицирована по ИНН и коду ТН ВЭД.

Подробная инструкция по оформлению документов также есть в статье о порядке оформления УПД и счетов-фактур с товарами прослеживаемости.

Работа в УНФ: отличия и нюансы

1С:УНФ упрощена по сравнению с ERP, но всё равно поддерживает работу с прослеживаемыми товарами. Отличие заключается в интерфейсе и подходе к работе с номенклатурой.

В УНФ признак прослеживаемости указывается в дополнительной информации карточки товара. Здесь, в отличие от ERP, меньше справочников и настроек, что позволяет быстрее внести все необходимые данные вручную.

Еще один момент — УНФ не поддерживает все варианты движения РНПТ, особенно в сложных логистических схемах. Например, при перемещении между складами или передачей в переработку РНПТ может потребоваться вносить вручную или использовать нестандартные обработки.

Вот сравнение возможностей в двух конфигурациях:

Импорт из Excel и XML

Если необходимо завести в систему объёмную номенклатуру сразу с настройками прослеживаемости и даже предварительными кодами РНПТ, поможет загрузка данных из Excel или XML. Это особенно актуально при переходе на прослеживаемость в начале 2025 года или при миграции из другой системы учёта.

В 1С:ERP можно использовать универсальный обработчик загрузки для Excel, указав соответствующие колонки:

• Наименование товара
• Код ТН ВЭД
• Признак прослеживаемости
• РНПТ

Важно, чтобы структура Excel соответствовала формату внешнего обработчика. При этом РНПТ можно загружать в качестве пользовательского реквизита или привязки к конкретному поставщику. XML-импорт чаще применяют при интеграции с другими ИТ-системами крупных компаний.

В УНФ таких гибких инструментов меньше, однако есть базовая возможность загружать номенклатуру из Excel с использованием встроенного мастера импорта. Придётся лишь вручную донастроить РНПТ и признак прослеживаемости.

Оформление первичных документов

Поступление товаров с РНПТ

При поступлении прослеживаемых товаров в систему 1С:ERP или 1С:УНФ необходимо правильно зарегистрировать данные о партии, в том числе указать регистрационный номер партии товара (РНПТ), полученный от поставщика. Это обязательное требование законодательства для учета импорта и внутреннего оборота продукции, подлежащей прослеживаемости.

Если используется модуль электронной торговли, данные о РНПТ могут подтягиваться автоматически из ЭДО-сообщений. Вручную вводить номер партии удобно через форму поступления товаров, где добавлено отдельное поле для РНПТ.

Важно понимать, что отсутствие корректно заполненного РНПТ приведет к ошибке в отчетности по прослеживаемости перед ФНС. Мы рекомендуем проводить регулярную сверку между данными поставщика и тем, что заведено в систему.

Реализация и перемещение

Каждое перемещение и особенно реализация прослеживаемого товара должны быть оформлены с учетом его РНПТ. В документах «Реализация товаров и услуг» и «Перемещение товаров» предусмотрены поля для выбора партии товара. Это позволяет сохранить «привязку» к конкретному регистрационному номеру на протяжении всей цепочки оборота.

Если РНПТ не будет указан или указан неверно при отгрузке покупателю, то последующая проверка отчётности покажет нарушение. Чтобы автоматизировать процесс, можно использовать настройку “передача по FIFO”, если учет партии ведется по дате поступления.

Инвентаризация и списание

Инвентаризация помогает определить реальные остатки товаров, в том числе прослеживаемых. Для этих товарных групп при инвентаризации важно сохранять привязку к РНПТ. При выявлении излишков или недостач в документах «Инвентаризация товаров» или «Списание товаров» система требует указания номера партии, что позволяет сохранить целостность данных для дальнейших сверок с ФНС.

Если система ведет учет остатков по РНПТ, она не позволит удалить или списать больше, чем есть на складе, тем самым предотвращая ошибки в учете. Обратите внимание, что при корректировке остатков также придется указать корректный номер партии.

Массовое присвоение и контроль остатков

Контроль остатков по РНПТ — ключевой элемент в управлении прослеживаемостью. Чтобы упростить работу в 1С, в конфигурациях ERP и УНФ реализован механизм массового присвоения РНПТ при загрузке документов. Особенно это удобно при первичной загрузке остатков или при импорте от поставщиков без ЭДО.

• Массовое присвоение через обработку «Присвоение РНПТ»: позволяет сразу обновить множество номенклатурных позиций;
• Автоматический контроль остатков: система проверяет наличие достаточного количества по каждому РНПТ перед созданием документа отгрузки или списания.

Благодаря точному и своевременному контролю, предприятию проще передавать корректные данные для формирования отчетности и избежать штрафов из-за несоответствий. Подробнее про то, какие товары подлежат прослеживаемости и как проверить их по коду ТН ВЭД, можно узнать в этом материале.

Таким образом, 1С:ERP и УНФ обеспечивают не только соответствие требованиям законодательства, но и удобство для бухгалтера и специалистов склада при ежедневной работе с большими объемами прослеживаемой продукции.

Отчетность и формирование документов

Отчет о прослеживаемости: формат и пример

Отчет о прослеживаемости — ключевой элемент соблюдения требований системы прослеживаемости. В 1С:ERP и УНФ он формируется автоматически на основе документов движения товаров с кодами РНПТ. Основное назначение — передача ФНС сведений о движении прослеживаемых товаров между участниками оборота.

Формат отчета утвержден приказом ФНС России и включает положения по заполнению реквизитов, идентификаторов товаров, количественных и стоимостных данных. В 1С документ «Отчет о прослеживаемости» формируется через регламентированные отчеты и заполняется в соответствии с данными системы учета.

Обратите внимание, что в строках отчета должна корректно указываться единица измерения, она должна соответствовать коду в классификаторе ОКЕИ. Также система автоматически проверяет контрольные соотношения, что снижает риски ошибок при сдаче.

Подготовка декларации по НДС с РНПТ

При наличии операций с товарами, подлежащими прослеживаемости, НДС-декларация дополняется строками, отражающими данные о РНПТ. В 1С:ERP и УНФ эти сведения подставляются автоматически, если корректно настроены документы поступления, реализации и счета-фактуры.

На вкладке «Раздел 9» декларации (в XML-файле это блок СведТов) система формирует строки с указанием:

• регистрационных номеров партий товаров (РНПТ);
• кодов вида операций — для товара, подлежащего прослеживаемости, используется специальный код;
• единиц измерения и количества реализованного товара;
• стоимости реализации и суммы НДС.

Важно: даже если цена товара равна нолю (например, при безвозмездной передаче), количественные данные и РНПТ должны быть отражены в декларации.

Сводные отчеты и выгрузка в ФНС

Для контроля данных перед отправкой в налоговую инспекцию в 1С реализован механизм формирования сводных отчетов. Это позволяет заранее выявить расхождения, проверить корректность и полноту учета. В частности, используются:

Выгрузка формализованных документов выполняется через сервисы 1С-Отчетность или напрямую через шлюз ФНС. В обоих случаях система формирует XML-файлы в актуальных форматах, включая необходимые контрольные показатели.

Ошибки и уведомления по РНПТ

Одно из типичных затруднений — уведомления об ошибках при обработке отчетов по РНПТ со стороны ФНС. Они могут быть связаны с некорректной идентификацией товара, несовпадением РНПТ или неправильным указанием единиц измерения.

Часто встречающиеся ошибки:

• Несоответствие единиц измерения ОКЕИ — система должна точно сопоставлять единицу в документе и нормативный код;
• Отсутствие записей об остатках товаров с указанным РНПТ — ошибка при возвращении или списании;
• Повторное указание уже учтенного РНПТ — при ошибках в проводках возвратов или продаж.

При получении уведомления через 1С желательно сразу открыть протокол обмена и отследить, к какому документу оно относится. В УНФ и ERP реализована подсветка строк с ошибками и возможность сразу перейти к корректирующим действиям.

Важно также учитывать, что уже переданный РНПТ нельзя использовать повторно без проведения корректировки. При необходимости в 1С создается корректировочный отчет о прослеживаемости или уточненная декларация по НДС.

Вопросы и ответы