Прослеживаемость товаров в 2026 году: что изменится для бизнеса и как подготовиться

Прослеживаемость товаров в 2026 году: какие товары и документы контролируются, как вести учет, сдавать отчетность и подготовить бизнес к новым требованиям ФНС.

Что такое прослеживаемость товаров и зачем она нужна бизнесу

Прослеживаемость — это государственная система учета отдельных категорий импортных товаров. Она позволяет видеть движение продукции от ввоза в страну до выбытия из оборота: например, продажи конечному покупателю, утилизации или экспорта. Для бизнеса это означает дополнительную работу с реквизитами в первичных документах, счетах-фактурах и отчетности.

Главная особенность системы в том, что контролируется не каждая физическая единица товара, а его документальный путь. Поэтому компании важно правильно определить, относится ли продукция к прослеживаемой, получить или проверить необходимые реквизиты и сохранять их при дальнейших операциях.

Прослеживаемость товаров простыми словами

В основе системы лежит регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости, — РНПТ. Он позволяет связать операции разных участников оборота с конкретной партией продукции. Когда организация приобретает прослеживаемый товар и затем перепродает его другой компании или ИП, необходимые сведения передаются дальше в электронных документах.

Представим компанию, которая закупила у поставщика партию импортных мониторов, включенных в перечень прослеживаемых товаров. В полученном электронном счете-фактуре указаны реквизиты прослеживаемости. При последующей продаже части партии организация должна корректно отразить соответствующие сведения уже в своих документах. Если товар используется для собственных нужд или выбывает по иной причине, для такой операции действуют свои правила отражения в системе.

РНПТ — ключевой, но не единственный реквизит. В учете также могут потребоваться код количественной единицы измерения товара, количество в такой единице и стоимость. Поэтому настроить только отдельное поле для РНПТ обычно недостаточно: учетная система должна поддерживать весь процесс от поступления до реализации или иного выбытия.

Цели прослеживаемости и контроль со стороны ФНС

Система нужна государству прежде всего для контроля оборота определенных импортных товаров и сопоставления данных участников цепочки. ФНС получает сведения в электронном виде и может обнаруживать расхождения: например, один контрагент показывает передачу определенного количества товара, а другой отражает иные данные либо вовсе не показывает соответствующую операцию.

Для компании практический смысл прослеживаемости сводится к трем задачам: правильно идентифицировать такой товар, сохранять его реквизиты при движении и вовремя передавать предусмотренные сведения. Ошибка на этапе приемки способна проявиться значительно позже — например, когда бухгалтерия уже готовит документы на реализацию и обнаруживает, что РНПТ отсутствует или количество по партиям не сходится.

Контроль ФНС строится на данных счетов-фактур, книг покупок и продаж, деклараций по НДС, отчетов об операциях с прослеживаемыми товарами и других сведений, предусмотренных правилами системы. Конкретный набор обязанностей зависит от статуса участника и вида операции. Поэтому прослеживаемость касается не только плательщиков НДС: специальный налоговый режим сам по себе не означает, что правила можно игнорировать.

Какие компании обязаны учитывать товары подлежащие прослеживаемости

Ориентироваться только на отрасль компании нельзя. Обязанности возникают у организаций и ИП, которые совершают операции с товарами из утвержденного перечня прослеживаемости. Это могут быть импортеры, оптовые и розничные продавцы, а также компании, которые приобретают соответствующую продукцию для определенных хозяйственных операций.

На практике проверку удобно строить не по названию в прайс-листе, а по характеристикам товара и кодам ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД2 с учетом правил соответствующего перечня. Коммерческое название вроде «монитор», «холодильное оборудование» или «детское кресло» само по себе не дает надежного ответа.

• Проверьте ассортимент и номенклатурные карточки на наличие товаров из действующего перечня.
• Убедитесь, что при поступлении сохраняются РНПТ и остальные необходимые реквизиты прослеживаемости.
• Настройте передачу реквизитов при реализации и корректное отражение возвратов, перемещений и выбытия.
• Проверьте, поддерживают ли учетная система и электронный документооборот необходимые форматы документов.

Особое внимание стоит уделить остаткам и смешанному ассортименту. Один внешне похожий товар может подпадать под систему, а другой — нет. Кроме того, прослеживаемость относится к товару как к объекту учета, поэтому смена владельца или налогового режима участника не превращает прослеживаемый товар в обычный.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки

Прослеживаемость и обязательная маркировка решают похожую задачу прозрачности оборота, поэтому их часто смешивают. Однако механика принципиально различается. При маркировке на товар или упаковку наносится средство идентификации с кодом, а операции передаются в государственную информационную систему маркировки. При прослеживаемости отдельный код на каждую единицу продукции не наносится: движение контролируется преимущественно через документы и реквизиты партии.

Для бизнеса это различие важно на уровне процессов. Прослеживаемость требует прежде всего качественного учета партий и корректного электронного документооборота, тогда как маркировка дополнительно затрагивает нанесение и считывание кодов, оборудование и операции с ними. Если в ассортименте есть товары из обеих категорий, процессы необходимо настраивать раздельно, а требования к конкретной товарной позиции проверять по ее коду и действующим правилам.

Какие товары подлежат прослеживаемости в 2026 году

Прослеживаемость распространяется не на весь импорт и не на все товары, которые бизнес продает через магазины или маркетплейсы. Система охватывает конкретные товарные группы, включенные в перечень, утвержденный Правительством РФ. Поэтому для бухгалтера или специалиста по закупкам главный вопрос — не «товар импортный или нет», а совпадают ли его характеристики и код ТН ВЭД ЕАЭС с критериями прослеживаемости.

Важная особенность системы — прослеживается не физическое перемещение каждой отдельной единицы, как при обязательной маркировке, а оборот партий товара через документы и отчетность. Для идентификации используется регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (РНПТ). Именно с ним связаны многие практические обязанности компании при покупке, продаже и других операциях с такими товарами.

Перечень товаров подлежащих прослеживаемости

В перечень входят отдельные категории оборудования, техники и других товаров. Среди наиболее заметных для бизнеса позиций — холодильное и морозильное оборудование, некоторые виды промышленной и строительной техники, мониторы и проекторы, детские коляски и автокресла. Однако ориентироваться исключительно на привычное название товара нельзя: решающее значение имеет его классификация.

• Холодильное и морозильное оборудование — в том числе отдельные холодильники, морозильники и соответствующее промышленное оборудование.
• Машины и техника — отдельные виды погрузчиков, бульдозеров, экскаваторов и другой техники, включенной в установленный перечень.
• Электронное оборудование — в частности, определенные мониторы и проекторы.
• Товары для детей — отдельные детские коляски и детские удерживающие устройства.

Этот список удобен как ориентир, но использовать его вместо нормативного перечня нельзя. В одной товарной категории могут находиться как прослеживаемые, так и непрослеживаемые позиции. Например, похожие по назначению устройства могут иметь разные коды ТН ВЭД ЕАЭС и, следовательно, разный статус для целей прослеживаемости.

Как проверить, подлежит ли товар прослеживаемости

Проверку лучше начинать не с названия в каталоге или карточке товара, а с кода ТН ВЭД ЕАЭС. Его сопоставляют с действующим перечнем товаров, подлежащих прослеживаемости, утвержденным постановлением Правительства РФ № 1110. Одновременно необходимо учитывать приведенные в перечне наименование и иные критерии классификации: одного совпадения бытового или коммерческого названия недостаточно.

На практике схема выглядит так: компания определяет код товара по внешнеэкономической классификации, проверяет его присутствие в перечне, а затем устанавливает происхождение конкретной партии. Если код определен неверно, ошибка способна пройти дальше по всей цепочке учета — от получения РНПТ до оформления документов покупателю.

При закупке у российского поставщика полезно проверять документы, полученные по электронному документообороту. Если товар уже находится в системе прослеживаемости, сведения о РНПТ передаются далее по цепочке оборота. Если же компания сама ввозит товар, порядок формирования данных зависит от направления ввоза: импорт из государства ЕАЭС и ввоз из страны, не входящей в ЕАЭС, оформляются по разным правилам.

Товары подлежащие прослеживаемости в 2026 году: практические примеры

Предположим, организация закупила импортные мониторы для последующей перепродажи. Само слово «монитор» еще не означает автоматического применения прослеживаемости. Сначала нужно установить точный код ТН ВЭД ЕАЭС и сопоставить его с перечнем. Если товар подпадает под систему, при его дальнейшем обороте необходимо корректно передавать сведения о партии в предусмотренных законодательством документах.

Другой пример — компания покупает импортный холодильник не для перепродажи, а для использования в собственном офисе. Статус прослеживаемого товара от этого сам по себе не исчезает. При совершении операций, которые законодательство относит к операциям с прослеживаемыми товарами, важно правильно отразить соответствующие сведения. Поэтому настройка учета только для отдела продаж часто оказывается недостаточной: такие позиции могут появляться и среди основных средств или хозяйственных приобретений.

Еще одна типичная ситуация возникает у продавца детских товаров. В ассортименте одновременно могут находиться коляски, автокресла, игрушки и другие позиции, но это не делает весь раздел «детские товары» прослеживаемым. Проверять нужно конкретные коды и характеристики товаров. Для компаний с большим ассортиментом разумнее закрепить признак прослеживаемости непосредственно в товарном справочнике учетной системы, чтобы менеджерам не приходилось определять его вручную при каждой реализации.

Импортные и российские товары: особенности учета

Национальная система прослеживаемости ориентирована прежде всего на товары иностранного происхождения. Поэтому происхождение партии имеет принципиальное значение. Если российская компания просто произвела аналогичный товар внутри страны из российского сырья, одного совпадения его названия или кода с позицией перечня недостаточно, чтобы автоматически считать такой товар прослеживаемым.

При этом нельзя делать обратный вывод, что после покупки импортного товара у российского контрагента прослеживаемость прекращается. Если ввезенная партия получила РНПТ, этот идентификатор сопровождает соответствующий товар при операциях, для которых предусмотрена передача сведений. Российский продавец в такой ситуации является участником оборота прослеживаемого товара, даже если сам ничего не импортировал.

Для надежного учета стоит хранить в карточке номенклатуры как минимум код ТН ВЭД ЕАЭС, признак прослеживаемости и сведения, необходимые для работы с РНПТ. Особенно это важно для компаний, которые одновременно продают российские и импортные товары одного вида: внешне одинаковые позиции могут требовать разного документального оформления.

Документы и отчетность по прослеживаемости товаров

Прослеживаемость строится не на маркировке каждой единицы товара, а на передаче сведений о партии в документах и отчетности. Поэтому для бизнеса ключевая задача — правильно определить прослеживаемый товар, сохранить его регистрационный номер партии и передать необходимые реквизиты следующему участнику оборота. Ошибка в одном документе может затем перейти в учет покупателя и осложнить сверку данных с ФНС.

Набор документов зависит от конкретной операции и статуса ее участников. При сделках между плательщиками НДС сведения о прослеживаемости, как правило, передаются через электронный счет-фактуру или УПД с функцией счета-фактуры. Для операций, которые не отражаются таким способом, законодательством предусмотрен отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.

Отчет об операциях с товарами подлежащими прослеживаемости

Отчет об операциях нужен не при каждом движении прослеживаемого товара. Его задача — передать ФНС сведения об операциях, которые по установленным правилам должны отражаться именно в этом отчете, а не поступают в систему прослеживаемости из счетов-фактур и иных предусмотренных налоговых документов.

В отчет могут попадать, в частности, отдельные операции с участниками, не являющимися плательщиками НДС, а также выбытие товара по причинам, при которых обычного счета-фактуры недостаточно для отражения движения партии. Конкретная обязанность зависит от вида операции, поэтому формировать отчет по принципу «включим туда все прослеживаемые товары на всякий случай» не стоит: это создает дублирование сведений.

В документе указывают сведения об участнике оборота и операции, код товара, регистрационный номер партии, количество и другие предусмотренные форматом реквизиты. Эти данные должны совпадать с первичными документами и учетной системой. Особенно важно контролировать единицу измерения и количество: одна и та же партия не должна «превращаться» в разное количество товара из-за некорректной настройки справочника.

Прослеживаемость в УПД и счет-фактуре

Если организация или ИП продает прослеживаемый товар и операция оформляется счетом-фактурой, специальные реквизиты прослеживаемости включают непосредственно в электронный документ. На практике многие компании используют УПД: он позволяет объединить передаточный документ и счет-фактуру, а учетной системе — автоматически перенести сведения о партии из карточки или документа поступления в реализацию.

Для прослеживаемых товаров существенны регистрационный номер партии, количественные показатели и предусмотренные форматом реквизиты. Если в одной поставке есть товары из разных партий, их нельзя механически объединять в одну строку с одним РНПТ. Система должна сохранить связь конкретного количества товара с соответствующей партией.

Например, компания получила 20 мониторов с одним РНПТ и еще 15 таких же мониторов с другим РНПТ. При продаже 25 устройств недостаточно указать общее количество и любой из двух номеров. В электронном документе сведения нужно сформировать так, чтобы было понятно, какое количество относится к каждой прослеживаемой партии.

Отдельное внимание стоит уделять электронному документообороту. Для операций, для которых установлена обязанность электронного оформления счетов-фактур и документов с реквизитами прослеживаемости, простой PDF или скан бумажного документа не заменяет структурированный электронный документ установленного формата.

Регистрационный номер партии товара подлежащего прослеживаемости

РНПТ — один из основных идентификаторов в системе. Он позволяет связать операции разных участников с одной партией ввезенного товара. Для импортера номер формируется по правилам прослеживаемости на основании сведений о ввозе, а при приобретении уже находящегося в обороте товара покупатель получает РНПТ от поставщика и далее использует его в своих документах.

РНПТ относится именно к партии, а не к внутреннему артикулу организации. Поэтому менять его на собственный складской код или создавать новый номер при перепродаже нельзя. В учетной системе удобно хранить одновременно внутреннюю аналитику и РНПТ, но эти реквизиты должны оставаться раздельными.

• При поступлении проверяйте наличие РНПТ и его связь с конкретной товарной позицией и количеством.
• При перемещениях внутри компании сохраняйте сведения о партии, чтобы складские операции не разрывали цепочку прослеживаемости.
• При реализации переносите РНПТ той партии, из которой фактически списан товар.
• При возврате или корректировке связывайте операцию с первоначальной партией и исходными документами.

Особенно рискованная ситуация возникает после ручных корректировок остатков. Например, бухгалтер объединяет одинаковую номенклатуру, поступившую с несколькими РНПТ, в один общий складской остаток. Для обычного количественного учета это может выглядеть логично, но для прослеживаемости информация о партиях теряется. Поэтому партионную аналитику желательно проверять еще до начала оформления продаж.

Сроки сдачи отчетности и типовые ошибки

Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами представляется в налоговый орган в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, если в соответствующем квартале были операции, подлежащие отражению в таком отчете. При этом не следует путать отчет об операциях с декларацией по НДС: состав сведений и основания для их представления различаются.

Если после отправки обнаружена неточность, ее не стоит исправлять только во внутреннем учете. Когда ошибочные сведения уже переданы в ФНС, нужно оценить необходимость корректировочного документа или отчета по правилам, применимым к конкретной операции.

Практически надежнее контролировать прослеживаемость в момент поступления и реализации, а не непосредственно перед отчетной датой. Полезная проверка — сопоставить остатки по каждому РНПТ с движениями за квартал и убедиться, что электронные документы сформированы с теми же номерами и количественными показателями. Такой подход помогает обнаружить расхождения там, где их проще исправить: в первичном учете, до формирования отчетности.

Как подготовить учет к требованиям прослеживаемости 2026

Подготовку к работе с прослеживаемыми товарами лучше начинать не с отправки очередного отчета, а с проверки всей цепочки учета: от приемки и идентификации товара до его реализации, списания или перемещения. Для бизнеса ключевая задача — добиться того, чтобы сведения в первичке, учетной системе и документах, передаваемых контрагентам и в ФНС, не расходились. Особенно внимательно стоит проверить номенклатуру: похожие названия товаров еще не означают одинаковый статус с точки зрения прослеживаемости.

Настройка внутренних процессов и документооборота

Сначала определите, на каких этапах компания работает с прослеживаемыми товарами и кто отвечает за данные. Бухгалтерия не всегда может самостоятельно установить характеристики конкретной партии, поэтому часть информации должна поступать от закупок, склада и отдела продаж. Например, сотрудник, принимающий товар, должен понимать, какие реквизиты требуется перенести из документа поставщика в учетную систему, а менеджер по продажам — почему нельзя заменить позицию в документе на похожую без проверки ее идентификаторов.

В учетной программе необходимо корректно вести регистрационные номера партий товаров (РНПТ), количество и единицы измерения, а также связывать эти сведения с первичными документами. Настройки стоит проверять на реальных сценариях: покупка, продажа, возврат, списание, перемещение между подразделениями. Автоматизация заметно снижает число ошибок, но только при корректно заполненных исходных данных.

Полезно установить внутренний порядок проверки входящих электронных документов. Если поставщик указал неправильный РНПТ или другие сведения, ошибку желательно обнаружить до того, как товар пройдет дальше по учетной цепочке. Исправлять расхождения после нескольких последующих операций обычно сложнее.

Проверка остатков и уведомление об остатках

Одна из практических задач — сопоставить фактические остатки прослеживаемых товаров со сведениями в учете. Обычной сверки количества недостаточно: важно установить происхождение товара и проверить наличие РНПТ. На складе может числиться одна модель оборудования, но отдельные единицы могут относиться к разным партиям и иметь разные реквизиты прослеживаемости.

Если организация выявила товар, для которого в предусмотренных правилами случаях требуется получить РНПТ через уведомление об остатках, сначала нужно удостовериться, что продукция действительно подпадает под систему прослеживаемости. После этого проверяют код товара, количество, единицу измерения и документы, подтверждающие наличие остатка. Ошибка на этом этапе затем переносится в последующие операции.

Не следует автоматически считать весь давно находящийся на складе импортный ассортимент прослеживаемым. Статус определяется по установленному перечню и характеристикам продукции, а порядок действий зависит в том числе от происхождения товара и обстоятельств его поступления. Поэтому перед формированием уведомления имеет смысл провести инвентаризацию именно по номенклатуре, потенциально подпадающей под соответствующие требования.

Как снизить риски штрафов за нарушение прослеживаемости

Основной источник риска — не само наличие прослеживаемых товаров, а несогласованность данных. Типичные проблемы возникают, когда компания не передает обязательные сведения, нарушает установленный формат электронного документооборота, допускает ошибки в РНПТ или количестве либо слишком поздно исправляет обнаруженное расхождение. Поэтому контроль лучше строить до отправки документов, а не после получения требования от налогового органа.

• Сверяйте РНПТ при приемке. Реквизит в документе поставщика должен корректно попасть в учет и использоваться при дальнейших операциях с соответствующей партией.
• Контролируйте количество. Продажа, возврат, списание и другие операции не должны создавать необъяснимые расхождения по партии.
• Проверяйте статус номенклатуры. При добавлении новых импортных товаров определяйте, относятся ли они к прослеживаемым, до первой реализации.
• Следите за электронными документами. Недостаточно сформировать документ в программе — нужно убедиться, что он отправлен и корректно обработан.
• Исправляйте ошибки сразу после выявления. Чем дольше неверные сведения остаются в цепочке документов, тем больше связанных операций приходится корректировать.

Отдельный контроль нужен компаниям с большим числом складов и подразделений. Если партия перемещается внутри бизнеса, учет должен позволять определить, где находится ее остаток и какое количество уже выбыло. Ручные таблицы при большом обороте быстро становятся ненадежными, поэтому критичные проверки разумно переносить в учетную систему.

План действий для бухгалтера и руководителя

Руководителю важно воспринимать прослеживаемость как процесс, затрагивающий не только бухгалтерию. Закупки отвечают за корректное получение исходных сведений, склад — за соответствие фактического движения учетному, продажи — за правильное оформление выбытия, а бухгалтерия контролирует реквизиты и установленную отчетность. Без такого распределения обязанностей ошибки часто обнаруживаются уже на последнем этапе.

1. Определить товары компании, которые подпадают под требования прослеживаемости, и проверить карточки соответствующей номенклатуры.
2. Провести сверку учетных и фактических остатков, отдельно проверить наличие и корректность РНПТ.
3. Разобрать позиции, по которым отсутствуют необходимые идентификаторы, и определить, требуется ли уведомление об остатках или иной предусмотренный правилами порядок.
4. Проверить настройки учетной системы и электронного документооборота на покупке, продаже, возврате и списании.
5. Назначить ответственных за приемку реквизитов, контроль остатков, оформление исходящих документов и исправление ошибок.
6. Организовать регулярную внутреннюю сверку, чтобы расхождения обнаруживались до формирования обязательных документов и отчетности.

Для руководителя полезным результатом такой подготовки будет не формальный отчет о том, что программа «настроена», а понятная схема контроля: какие товары прослеживаются, кто проверяет входящие сведения, где контролируются остатки и кто реагирует на расхождения. Для бухгалтера это означает меньше ручных исправлений и возможность быстро восстановить движение конкретной партии при проверке или сверке с контрагентом.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Вопросы и ответы

Что такое прослеживаемость товаров?

Прослеживаемость товаров — это государственная система учета отдельных категорий импортной продукции. Она позволяет контролировать движение партий товаров от ввоза в страну до их реализации, экспорта, утилизации или иного выбытия из оборота.

Какие товары подлежат прослеживаемости в 2026 году?

Прослеживаемости подлежат отдельные категории товаров из перечня, утвержденного Правительством РФ. Среди них есть определенные виды холодильного и морозильного оборудования, промышленной и строительной техники, мониторов и проекторов, детских колясок и удерживающих устройств. Статус конкретного товара необходимо определять по действующему перечню, коду ТН ВЭД ЕАЭС и установленным критериям.

Как проверить, подлежит ли товар прослеживаемости?

Необходимо определить код ТН ВЭД ЕАЭС и сопоставить его с действующим перечнем товаров, подлежащих прослеживаемости, утвержденным постановлением Правительства РФ № 1110. При проверке также учитываются наименование, характеристики и происхождение конкретного товара.

Что такое РНПТ и для чего он нужен?

РНПТ — регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости. Он связывает операции участников оборота с определенной партией. При покупке уже находящегося в обороте прослеживаемого товара РНПТ получают от поставщика и сохраняют для последующих операций.

Чем прослеживаемость отличается от обязательной маркировки?

При прослеживаемости контролируется преимущественно документальное движение партии и используется РНПТ, при этом отдельный код на каждую единицу товара не наносится. При обязательной маркировке товар или его упаковка идентифицируется с помощью средства идентификации, а сведения об операциях передаются в государственную информационную систему маркировки.

Нужно ли учитывать прослеживаемые товары компаниям, которые не являются плательщиками НДС?

Да. Применение специального налогового режима или отсутствие обязанности платить НДС само по себе не освобождает организацию или ИП от правил прослеживаемости. Конкретные документы и отчетность зависят от статуса участника и вида совершаемой операции.

Как отражается прослеживаемость в УПД и счете-фактуре?

При операциях, оформляемых счетом-фактурой, предусмотренные реквизиты прослеживаемости включаются в электронный документ. Если одинаковый товар реализуется из нескольких партий с разными РНПТ, необходимо сохранить связь количества товара с соответствующим регистрационным номером партии.

Когда нужно сдавать отчет об операциях с прослеживаемыми товарами?

Отчет представляется в электронной форме, если в отчетном квартале были операции, которые по правилам прослеживаемости должны отражаться именно в нем. Срок представления — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Что делать, если прослеживаемый товар куплен у российского поставщика?

Если импортная партия уже находится в системе прослеживаемости, покупателю необходимо принять и сохранить переданный поставщиком РНПТ и другие необходимые сведения. При последующих операциях реквизиты прослеживаемости передаются дальше в предусмотренных законодательством документах.

Как подготовить учет прослеживаемых товаров в 2026 году?

Следует проверить номенклатуру и статус товаров, сверить фактические и учетные остатки по партиям, проверить РНПТ, количество и единицы измерения, а также протестировать учетную систему и электронный документооборот на поступлении, реализации, возврате, списании и перемещении. Полезно также назначить ответственных за получение, проверку и передачу реквизитов прослеживаемости.