Функции кадрового документооборота в 1С

• Основные функции 1С ЗУП при ведении кадрового документооборота
• Настройка кадрового электронного документооборота в 1С
• Типовые ошибки при ведении КЭДО в 1С и способы их устранения
• Как обеспечить юридическую значимость кадровых документов в системе 1С
• Вопросы и ответы

Основные функции 1С ЗУП при ведении кадрового документооборота

Создание, хранение и отправка приказов

В системе 1С Зарплата и управление персоналом (1С ЗУП) предусмотрен полный цикл работы с кадровыми приказами. Сотрудники кадровой службы могут формировать приказы из типовых шаблонов: о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске и других. Преимущество системы — автоматическое заполнение реквизитов из карточки сотрудника и других связанных документов, что экономит время и снижает риск ошибок.

После создания приказ может быть сохранен в электронном архиве внутри 1С ЗУП. Это позволяет в любой момент быстро найти нужный документ по сотруднику, периоду или типу приказа. Кроме того, реализована возможность отправки приказов на утверждение руководству прямо из системы. В связке с электронной подписью и ЭДО, приказы можно передавать также внешним контрагентам.

Дополнительным удобством является то, что в случае доработки или корректировки приказа, система автоматически сохраняет историю изменений. Это особенно важно при прохождении проверок или аудитов.

Формирование кадровых отчетов

1С ЗУП позволяет создавать различные кадровые отчеты — от простых списков сотрудников до аналитических сводок по кадровому движению, стажу, отпускам и другим важным показателям. Гибкая настройка параметров позволяет сформировать отчеты, полностью соответствующие требованиям как внутреннего делопроизводства, так и регламентов контролирующих органов.

Наиболее востребованные виды отчетности:

• Отчет по приему и увольнению сотрудников за период
• Сводка по отпускам и отсутствиям
• Отчет по кадровому резерву и движению кадров
• Анализ текучести персонала

Форматы экспорта включают привычные Excel, PDF и другие распространенные форматы, что упрощает взаимодействие с другими подразделениями или внешними организациями. Развернуто рассмотрено, как выгружать данные из 1С в Excel правильно, в этой статье — в ней даны подробные инструкции с примерами.

Интеграция с ЭДО и кадровыми сервисами

Ключевая функция 1С ЗУП — полноценная интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО) и внешними кадровыми платформами. Благодаря этому компании переходят на бесбумажный формат, ускоряя процессы согласования и минимизируя риски утери данных.

В числе поддерживаемых решений — Контур, Диадок, СБИС, Кадис и другие. Интеграция позволяет автоматически отправлять документы сотрудникам для цифровой подписи, а также получать уведомления о статусе доставки и подписания.

Типовые процессы, автоматизированные через ЭДО:

Процесс	Особенности при интеграции
Оформление приема на работу	Отправка пакета документов сотруднику для ознакомления и подписи
Подписание дополнительных соглашений	История изменений и юридически значимость подпиcи
Уведомления о расторжении трудовых отношений	Фиксация даты получения и согласия

Также 1С ЗУП может быть настроена на обмен данными с корпоративными HRM-платформами и порталами самообслуживания сотрудников. Это повышает прозрачность процессов и вовлеченность персонала за счёт доступности кадровой информации в реальном времени.

Настройка кадрового электронного документооборота в 1С

Выбор электронной подписи и настройка транспорта

Для полноценной работы электронного кадрового документооборота в 1С необходимо использовать электронную подпись (ЭП). Именно с помощью ЭП документы, такие как приказы, заявления и акты, приобретают юридическую значимость. Важно понимать, какая именно подпись потребуется: простая, неквалифицированная или усиленная квалифицированная.

Для кадрового ЭДО чаще всего требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), поскольку она обеспечивает высокий уровень защиты и соответствует требованиям трудового законодательства. Подробнее о том, как получить УКЭП для физического или юридического лица, можно прочитать в специализированной статье.

После получения ЭП необходимо подключить её к 1С. Это делается с помощью штатного функционала или стороннего криптопровайдера (например, КриптоПро CSP), а также настроить транспорт — канал обмена документами. В 1С поддерживаются следующие каналы:

• Через штатную интеграцию с сервисом 1С-ЭДО
• Через оператора электронного документооборота (Диадок, Контур, СКБ Контур)
• Через собственный шлюз на базе СЭД

Также в карточке организации в 1С нужно указать параметры обмена, связать ЭП с сотрудником-отправителем и проверить тестовую отправку документа — всё это делается в 1С буквально за несколько переходов по меню.

Создание шаблонов кадровых документов

Второй важный шаг — подготовка шаблонов кадровых документов. Электронный документооборот не отменяет необходимость соответствовать законам, а значит, шаблоны приказов, заявлений и уведомлений должны быть корректными, унифицированными и легко адаптируемыми под конкретную организацию.

В 1С разработка шаблонов реализуется через встроенный текстовый редактор или подключение внешних шаблонов в формате DOCX. Настраиваемые поля позволяют подставлять персональные данные, номера документов, даты подписания автоматически. Это экономит время кадровой службы и исключает ошибки при ручном заполнении.

Типовые документы, которые компании используют чаще всего:

Тип документа	Цель использования
Приказ о приеме на работу	Оформление начала трудовых отношений
Заявление на отпуск	Фиксация намерений сотрудника взять отпуск
Соглашение о дистанционной работе	Актуально при переходе на гибкие режимы труда
Справка о доходах	Подготовка по запросу сотрудника

После настройки шаблоны можно связать с бизнес-процессами в 1С: например, автоматическое создание приказа о приеме после утверждения кандидата в модуле «Подбор персонала».

Распределение прав доступа

Кадровые документы содержат конфиденциальную информацию, и её защита — критически важная часть настройки ЭДО. В 1С реализован многоуровневый механизм разграничения доступа. Права можно настраивать как на уровне документа, так и для конкретных сотрудников, подразделений или ролей.

Основные подходы к управлению доступом:

• Настройка ролей в 1С (оператор, руководитель, специалист по кадрам)
• Использование условий безопасности (например, доступ к кадровым приказам только внутри HR-службы)
• Фильтрация данных по организациям и подразделениям, если используется мультиорганизация

Также при использовании электронных подписей важно, чтобы только уполномоченные сотрудники имели возможность подписывать документы. Для этого ЭП привязывается к пользователю в 1С, и её использование становится частью права подписи.

В крупной организации допустимо выстраивать многоступенчатую систему согласования через маршруты, где каждый участник получает доступ только к «своей» части документа или процесса. Это снижает риски и обеспечивает прозрачность исполнения.

Типовые ошибки при ведении КЭДО в 1С и способы их устранения

Ошибки учета трудовой деятельности

КЭДО (кадровый электронный документооборот) в 1С существенно облегчает ведение учета, но при этом требует внимательности со стороны кадровых специалистов. Частая ошибка — неполные или некорректно внесенные данные о трудовой деятельности сотрудников.

Например, при формировании СЗВ-ТД или иной отчетной формы часто пропускаются сведения о переводах, перемещениях или последовательности должностей. Это может привести к расхождениям с данными в Пенсионном фонде и штрафам. Также критично учитывать, работает ли сотрудник на основном месте работы или по совместительству. Такие нюансы часто упускаются при массовом вводе данных.

Рекомендуем на регулярной основе проводить сверку полей, заполнение которых законом обязательно — дата приема, должность, подразделение, условия труда. Особенно уязвимы данные по условиям труда — по ним работодателю также важно учитывать информацию об особо вредных или опасных условиях. В статье о вредных условиях труда подробно разбирается, какие факторы важно фиксировать.

В 1С есть возможности для настройки автоматических проверок, однако по опыту многие организации их не используют. Вот несколько рекомендаций, как можно минимизировать ошибки:

• Настройте контроль обязательных полей в документах приема и перевода;
• Используйте обработку “Проверка данных о трудовой деятельности” в 1С, чтобы выявить расхождения;
• Синхронизируйте кадровые и расчетные данные — расхождение даже по дате вступления в должность может стать проблемой.

Неверные статусы электронных подписей

Электронная подпись — ключевой элемент любого КЭДО. Без корректного статуса она становится бумажкой, пусть и виртуальной. Одна из частых проблем — документы оказываются подписанными, но нечитаемыми при проверке в других сервисах или не распознаются системой как действительные.

Это часто связано с:

• Истекшим сроком действия подписи;
• Ошибками при настройке криптопровайдера на пользовательских ПК;
• Несовместимостью версий систем или некорректной интеграцией 1С с УЭЦП;
• Использованием неподтвержденных сертификатов;

Решение — системный подход к управлению ЭП. Желательно централизованно вести учет всех выданных сертификатов, отслеживать их срок действия заблаговременно, обновлять ПО и включать проверку ЭП в маршруты делопроизводства.

На практике это означает, что без ИТ-поддержки здесь не обойтись. Инфраструктура электронной подписи в организации должна быть не на уровне “установили и забыли”, а встроена в политику информационной безопасности.

Интеграционные сбои с внешними сервисами

Многие забывают, что 1С — это не закрытая система, а часть экосистемы сервисов, включая ФНС, ПФР, ГИС и др. При этом любая несинхронизация при интеграции может повлечь серьезные ошибки в документообороте. Например, не передались данные в систему оператора ЭДО — сотрудник считает, что подписал документ, а он так и остался в "черновиках" внутри 1С.

Особенно часто сбои возникают на этапе настройки интеграции с операторами ЭДО (например, Контур, Такском и др.). Причины:

Причина сбоя	Проявление
Заменился токен/сертификат без уведомления оператора	Подписи перестают действовать, документы не доходят
Обновление релизов 1С без адаптации под интеграцию	Форматы обмена устаревают и "ломаются"
Прервался VPN или интернет во время отправки	Документы зависают в состоянии обработки

Чтобы свести к минимуму риски, стоит внедрить регламент технической поддержки КЭДО: проверка логов, автоматическая отправка уведомлений при сбоях, периодическое тестирование шлюзов обмена. Кроме того, используйте несколько уровней контроля: проверки внутри 1С и мониторинг на стороне оператора.

КЭДО даёт огромные преимущества, но только при четкой настройке процессов и своевременном реагировании на типовые ошибки. Постоянный мониторинг и корректная организация взаимодействия между кадровой службой, ИТ и внешними системами — залог успешной автоматизации.

Как обеспечить юридическую значимость кадровых документов в системе 1С

Использование КЭП (квалифицированной ЭП)

Юридически значимые электронные документы в кадровом учёте можно создавать только при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это обязательное требование законодательства и гарант безопасности документа.

КЭП приравнивается к собственноручной подписи по закону 63-ФЗ «Об ЭП». Для обеспечения соответствия 1С этим требованиям, система должна быть связана с аккредитованным удостоверяющим центром и обеспечивать применение КЭП сотрудниками при оформлении кадровых документов — заявлений, приказов, уведомлений и соглашений.

Применение КЭП в 1С позволяет:

• Формировать и подписывать документы без бумажных копий
• Поддерживать полный цикл ЭДО в рамках компании
• Соблюдать требования по ведению документации в электронном виде

В 1С возможно настроить разные уровни доступа и валидировать электронные подписи при получении документов, что важно для HR, бухгалтерии и IT-администрации. Все действия в системе журналируются, что формирует доказательственную базу в случае споров.

Формы соглашений с работниками

Для кадрового документооборота в электронном формате необходимо согласие работника. Закон допускает электронный документооборот, если между сторонами оформлено соглашение об использовании ЭДО. Это соглашение можно оформить прямо в 1С и подписать КЭП обеих сторон.

Самые распространенные соглашения, оформляемые с работником при переходе на электронный формат кадровых документов:

Наименование соглашения	Цель
Согласие на электронный документооборот	Устанавливает порядок взаимодействия и подтверждает согласие использовать электронные документы
Согласие на использование электронной подписи	Подтверждает возможность и допустимость применения КЭП сотрудником
Соглашение об использовании электронных трудовых книжек	Регламентирует переход на ЭТК, если работник выбирает электронный формат

В 1С формы этих документов уже включены в типовые конфигурации. Это позволяет быстро формировать, отправлять и подписывать нужные бумаги, не выходя за рамки системы.

Хранение в соответствии с требованиями законодательства

После подписания все электронные кадровые документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и доступность. В 1С для этого используются встроенные механизмы архивирования и шифрования данных, а также система разграничения прав пользователей.

Документы в формате PDF и XML с подписанными КЭП-файлами хранятся в базе 1С с метаданными и журналацией операций, чтобы легко определить, кто и когда создал, изменил или утвердил документ. При этом хранение организовано на основании нормативных требований:

• Сроки хранения определяются по Приказу Минкультуры № 236
• Электронная форма не требует дублирования на бумаге
• Система логирования действий пользователей используется как часть доказательной базы

При необходимости документы можно выгрузить из 1С в архив или переслать контролирующим органам с сохранением всех признаков подлинности.

Хранение КЭП-документов также обеспечивает необходимую юридическую силу при проверках, взысканиях и трудовых спорах.

Вопросы и ответы

Количество показов: 28