Ввод товара в оборот: цифровые процессы и учет в Честном знаке

• Что такое «введение товара в оборот» и зачем оно нужно
• Этапы ввода товара в оборот
• Практика работы с Честным знаком: инструкция
• Автоматизация процессов ввода в оборот
• Вопросы и ответы

Что такое «введение товара в оборот» и зачем оно нужно

Введение товара в оборот — это официальная фиксация факта, что продукция готова к реализации на территории России. Это один из ключевых этапов работы с обязательной маркировкой: товар не только произведён, но и заявлен в системе «Честный знак» как легальный участник розничной или оптовой торговли.

Без ввода в оборот работа с маркированным товаром невозможна: его нельзя отгрузить партнёрам, выставить на полки магазинов или передать на маркетплейс. Для производителей и импортёров это обязательный процесс, напрямую связанный с исполнением законодательства.

Законодательные требования и виды товаров

Процедура введения товара в оборот предусмотрена Федеральным законом № 381-ФЗ. Под неё попадают все участники оборота товаров, обязанных использовать систему цифровой маркировки. Сегодня такие категории продукции регулируются постановлениями правительства и включают:

• обувные изделия,
• одежду и текстиль,
• молочную продукцию,
• табачные изделия,
• лекарства и медицинские изделия,
• воду и другие категории, включённые в систему маркировки.

Для каждой группы установлены требования к формату кодов маркировки, способу нанесения и срокам ввода в оборот. Работая с разными типами товаров, важно учитывать эти особенности, чтобы избежать штрафов и сбоев при отгрузке.

Особенности при маркировке: обувь, молоко, одежда

Маркировка для разных категорий товаров имеет технические и операционные отличия.

Категория	Что важно при вводе в оборот
Обувь	Обязательная промаркировка на стадии производства или импорта. Коды генерируются до начала продаж, сканируются при отгрузке.
Молочная продукция	Массовые партии, краткий срок годности. Ввод идёт автоматизированно через информационные системы производителей.
Одежда	Широкий ассортимент, важно корректно задать характеристики: тип, материал, бренд. Ошибки приводят к проблемам при передаче данных посредникам.

Важно понимать, что сама по себе маркировка не открывает доступ к реализации. Только после официального ввода в оборот кода он становится активным. Это делается через оператора ЦРПТ или с помощью соответствующего программного обеспечения — например, с помощью решений Cleverence для автоматизации учёта.

Разница между вводом и выводом из оборота

Многие путают ввод и вывод из оборота, хотя это два противоположных действия:

• Ввод — это фиксация в системе «Честный знак» права на продажу товара. Это необходимо перед первой отгрузкой или реализацией конечному покупателю.
• Вывод — это, наоборот, удаление кода маркировки из оборота после реализации, списания, повреждения товара или других ситуаций.

Таким образом, точный учёт ввода и вывода в оборот помогает видеть движение продукции от производства до кассы. Это особенно важно при большом товарообороте и частых перемещениях между складами, где привычный Excel-учёт может подвести. Кстати, по этой теме можно подробнее почитать в этой статье о складском учёте в Excel.

Ошибки и санкции за нарушения

Ошибки при вводе в оборот могут привести не только к неудобствам, но и к серьёзным последствиям. Среди самых распространённых проблем:

• Ввод в оборот товара без нанесённой маркировки или с повреждённым кодом.
• Неверные характеристики товара при работе с системой.
• Попытка реализовать товар до завершения процедуры ввода.

За такие нарушения предусмотрены санкции: от административных штрафов до блокировки работы с маркированной продукцией. Особенно строго контролируются операции в 2025 году, благодаря усилению цифрового мониторинга и автоматических проверок.

Компании, которые регулярно работают с маркировкой, внедряют цифровые решения, чтобы минимизировать риски и быть на 100% прозрачными перед контролирующими органами. Важно обучить персонал, выстроить чёткие процессы и обеспечить корректную работу через УКЭП и «Честный знак».

Этапы ввода товара в оборот

Маркировка средствами идентификации

Маркировка — это первый и обязательный шаг при вводе товара в оборот. Каждый товар получает уникальный код Data Matrix, который наносится на упаковку. Этот код позволяет отслеживать путь продукции от производителя до покупателя. Его наличие — требование закона, и без него вывести товар на рынок невозможно.

Внедрение маркировки требует подготовки: необходим специализированный принтер для печати этикеток, программное обеспечение, совместимое с системой Честный знак, и, конечно, понимание нюансов. Например, у разных категорий товаров – одежда, обувь, парфюмерия – могут быть разные правила маркировки. Универсального подхода нет, и компании приходят к оптимальной схеме через эксперименты и автоматизацию.

Регистрация в ГИС МТ

Следующий этап — регистрация в государственной информационной системе мониторинга товаров, или, проще говоря, в Честном знаке. Это основной государственный сервис, через который проходит весь документооборот, связанный с маркированной продукцией.

Юридическое лицо или ИП подаёт заявку через личный кабинет на сайте системы. Важно заранее подготовить усиленную квалифицированную электронную подпись — без неё невозможно ни подать заявку, ни в дальнейшем подписывать универсальные передаточные документы (УПД).

После регистрации участник оборота получает доступ к управлению кодами маркировки и интеграции с учётными системами. Более того, многие современные складские решения, о которых мы рассказывали в статье «1С для чайников: как работать с программой для склада», позволяют настроить автоматическую отправку информации в ГИС МТ.

Документооборот: создание, подписание, отправка

После нанесения кодов и регистрации участника торгов в системе, наступает ключевой момент — оформление документов, свидетельствующих о вводе товара в оборот. Это УПД, в котором указывается перечень продукции и коды маркировки. Документ формируется в учётной системе и подписывается электронной подписью.

На практике схема выглядит так:

• Создание документа в 1С или другой ERP-системе
• Подтягивание кодов маркировки по каждому товару
• Подписание ЭП и отправка документа в Честный знак

Важно понимать, что формальный оборот начинается именно после фиксирования всей этой информации в системе — до этого момента товар не считается легально находящимся на рынке. Ошибки на этом этапе могут блокировать отгрузки, что особенно критично перед высоким сезоном (например, весной или осенью для одежды или обуви).

Как подтвердить факт ввода

Подтверждением ввода товара в оборот является успешная регистрация электронного документа в системе Честный знак. Участник получает электронную квитанцию о приёмке УПД. В личном кабинете отображается статус документа — «Зарегистрирован». Это и есть официальное подтверждение, что товар допущен к реализации, может быть отгружен партнёрам или выставлен на витрину.

Для лучшего понимания приведем сравнение разных способов ввода товара в оборот:

Способ	Когда используется	Особенности
Производство	При выпуске товаров внутри страны	Необходим точный контроль на линии
Импорт	При ввозе маркированного товара	Маркировка возможна за границей или после таможни
Остатки	При маркировке старых запасов	Процесс с ограниченным сроком и особым порядком

После этого этапа продукция может свободно перемещаться по всей цепочке поставок до конечного покупателя. При этом на каждом шаге отслеживается движение кодов — от оптовиков до розничной точки. Именно здесь вступает в игру логистика и складской учёт, где крайне важно иметь интеграцию с системой маркировки и корректно учитывать фактические остатки.

Практика работы с Честным знаком: инструкция

Работа через 1С и сторонние сервисы

Для эффективной и корректной работы с системой «Честный знак» важно настроить надежное взаимодействие между вашей учетной системой (например, «1С») и государственной платформой маркировки. Наиболее распространённый путь — интеграция через API или использование готовых модулей, поддерживающих обмен с ЧЗ (Честным знаком).

В «1С» существуют модули, которые позволяют:

• генерировать и отправлять заявки на получение кодов маркировки прямо из карточки товара;
• автоматически регистрировать ввод товаров в оборот после нанесения кодов;
• сверять статус кодов с базой Честного знака либо при помощи фоновых задач, либо вручную;

Если вы не используете 1С, подойдет любой сервис, сертифицированный Центром развития перспективных технологий (ЦРПТ). Многие сторонние решения предлагают облачный кабинет, где можно управлять кодами, создавать документы и отслеживать статусы кодов в реальном времени.

Поэтапная инструкция по работе с кодами

Процесс маркировки несложный, если выстроен пошаговый алгоритм. Ниже — универсальная последовательность действий при вводе товара в оборот:

1. Создание карточки товара: Внесите всю первичную информацию в систему — наименование, категорию, производственные данные.
2. Заказ кодов: Через ЛК ЧЗ или напрямую из системы учета (например, 1С) отправляется заявка на получение кодов маркировки. Сами коды поступают в виде файлов или через API.
3. Нанесение: Коды наносятся на упаковку, этикетку или ярлык. Это можно сделать с помощью принтера этикеток — термотрансферная печать обеспечивает нужную стойкость.
4. Регистрация ввода в оборот: После нанесения кодов, необходимо зафиксировать ввод товаров в оборот в системе Честного знака. Это финальный шаг — без него товар считается немаркированным.

На практике важно не просто соблюдать эти этапы, а включить их в регулярный операционный процесс: закрепить ответственных, контролировать остатки кодов, проверять статус каждого кода до передачи товара в продажу.

Проверка статуса товаров

После того как коды нанесены и товары отправлены в реализацию, нужно отслеживать статус каждого кода. Честный знак использует несколько типов статусов — "в обороте", "выбыл", "ожидает ввода", "некорректный" и другие.

Для автоматизации этого контроля вы можете настроить регулярную проверку статусов через API. Вручную это делается через личный кабинет ЧЗ или внутри вашей учетной системы, если она поддерживает такую функцию.

Как только товар выбыл (например, продан в розницу через кассу с передачей данных в ОФД), его статус переходит в «выбыл». Если этого не происходит — значит, где-то нарушен процесс: код не был правильно активирован, не передан в кассу или чек просто не попал в систему. Здесь важно быстро реагировать, чтобы не возникли вопросы от надзорных органов.

Иногда именно по причине ошибок статусов склады переполняются продукцией, которая по факту не может быть введена в оборот — она висит в статусе «в ожидании» или «неактивна». Превентивно следите за такими ситуациями, чтобы избежать образования неликвидов на складе.

Типовые ошибки и их устранение

Наиболее частые ошибки при работе с маркировкой связаны с человеческим фактором и техническими сбоями на стыке систем. Ниже представлены типичные проблемы:

Ошибка	Возможная причина	Решение
Код не принят в ЧЗ	Нарушение формата или ошибок при загрузке	Проверить формат XML/JSON, сверить структуру с требованиями
Код «не в обороте», а товар отгружен	Не завершен этап регистрации ввода в оборот	Провести ввод в оборот в системе, повторно зафиксировать документ
Одинаковый код у двух товаров	Ошибка при печати или распределении этикеток	Назначить новый код, аннулировать дубликат через запрос отзыва
Невозможно списать товар	Код в статусе «неактивен» либо «неизвестен»	Проверить всю цепочку: от эмиссии до печати, устранить нарушения

Для упрощения контроля стоит вести сквозную аналитическую таблицу с движением кодов и их статусами. Используйте уведомления и отчеты из вашей ИС, чтобы не упустить никакую ошибку на раннем этапе.

Сегодня корректная маркировка — не просто формальность, это элемент цифрового управления бизнесом. Особенно в 2025 году, когда регионы усиливают контроль, а ошибки в маркировке влияют и на товарооборот, и на репутацию компании.

Автоматизация процессов ввода в оборот

Интеграция с учетной системой

Один из ключевых этапов цифровизации ввода товаров в оборот — это интеграция с внутренней учетной системой компании. Без этого сложно говорить о масштабировании процессов и снижении ручного труда.

Интеграция позволяет обмениваться данными между системой учета и Честным знаком напрямую, без промежуточных операций. Например, в момент фиксации приемки на складе данные о кодах маркировки и остатках могут автоматически обновляться в учетной системе и передаваться в ГИС МТ.

Немаловажно, чтобы учетная система поддерживала ключевые функции:

• автоматическое формирование универсального передаточного документа (УПД) с указанием кодов маркировки;
• выгрузку статуса товара — в обороте, продан, списан и пр.;
• интеграцию с API Честного знака без участия оператора;
• поддержку ввода марок через сканер или терминал сбора данных.

Компании, у которых уже развернуты ERP-системы (например, 1С, SAP), чаще всего подключают автоматизацию ввода в оборот через модуль маркировки. Малому и среднему бизнесу доступны облачные решения с типовой интеграцией, что значительно упрощает процесс.

Импортные товары: особенности ввода

Для импортеров существует ряд дополнительных задач по вводу маркированной продукции в оборот. В отличие от производителей, они обязаны оформить коды маркировки до ввоза товара в Россию. Процесс включает генерацию кодов, их нанесение, а также подтверждение ввода после прохождения таможенного контроля.

Выделим основные этапы:

1. Запрос кодов в системе Честного знака (в формате DataMatrix).
2. Нанесение кодов на упаковку за рубежом либо перед таможенным оформлением.
3. Фиксация ввоза и подача сведений о вводе в оборот после пересечения границы.

Некоторые импортеры сталкиваются с трудностями при согласовании шаблонов этикеток с зарубежными производителями. В этом случае эффективным может быть размещение маркировки на складе временного хранения с использованием российских подрядчиков.

Оптимизация процессов крупных сетей и производителей

Для крупных игроков — розничных сетей и массовых производителей — ключевым фактором становится не просто соответствие требованиям, а именно эффективность процессов и минимизация сбоев.

На практике автоматизация достигается благодаря следующим механизмам:

Механизм	Описание
Массовый ввод кодов	Позволяет загружать и обрабатывать тысячи кодов одновременно благодаря шаблонам и API интеграции.
Шлюзы и интеграционные модули	Передача данных между складом, учетной системой и Честным знаком в режиме реального времени.
Проверка качества кодов	Использование сканеров или камер для проверки читаемости и корректности нанесения до отправки в торговую сеть.

Производственные площадки также внедряют inline-маркировку, когда коды наносятся прямо на линии упаковки и тут же проверяются системой контроля.

Аналитика и мониторинг маркировки

Маркировка — это не только технический процесс, но и источник данных. Компании, выстроившие грамотную систему мониторинга, получают дополнительные преимущества: выявление ошибок поставщиков, отслеживание товарных остатков, анализ логистических циклов.

Отчетность и аналитику можно организовать по следующим направлениям:

• доля корректно введенного товара по каждому складу или поставщику;
• сроки от получения товара до ввода в оборот;
• отклонения по кодам — дубли, ошибки форматирования, нераспознанные марки;
• объемы списаний и возвратов по причинам, связанным с маркировкой.

Такой подход позволяет оперативно выявлять и устранять узкие места в цепочке — от склада до точки продаж. Особенно это актуально при работе с большим числом поставщиков или филиалов.

Вопросы и ответы

Количество показов: 237