Z-отчет: что это такое, как выглядит и как снять по кассе

• Что такое Z-отчет и зачем он требуется
• Процесс формирования Z-отчета
• Хранение и передача Z-отчета внутри компании
• Ошибки, санкции и восстановление отчета

Что такое Z-отчет и зачем он требуется

Значение Z-отчета и его обязательность

Z-отчет — это итоговый документ, который снимается в конце кассовой смены. Он фиксирует все операции, проведённые за день, и формально закрывает смену. Этот отчет обязателен для любого предприятия, использующего контрольно-кассовую технику. Без его формирования невозможно открыть новую смену, а кассовый аппарат просто не даст провести ни одной операции.

Главная причина обязательности Z-отчета — налоговая отчётность. Это не инструмент анализа продаж или контроля персонала, а строгая форма отчетности перед государством. Регулятор — ФНС — требует, чтобы каждая смена завершалась оформленным отчетом, независимо от количества операций за период.

Исторический контекст: от старых ККТ к онлайн-кассам

До появления онлайн-продажи чека в налоговую службу, компании пользовались техникой без выхода в интернет. В таких условиях закон обязывал максимально строго вести офлайн-отчетность. Z-отчет был необходим минимум для раз в сутки, чтобы контролировать поступления и сопоставлять их с другими документами.

С переходом на онлайн-кассы требования изменились. Современные аппараты передают данные в ФНС в момент продажи, включая кассовые чеки и итоговые отчёты. Но необходимость в Z-отчёте осталась — он закрывает смену и блокирует продолжение работы до оформления, несмотря на автоматическую передачу данных.

Влияние законодательства на кассовую дисциплину

Федеральный закон №54-ФЗ и сопутствующие нормативные акты создали систему, в которой Z-отчет стал не просто техническим моментом, а частью правовой ответственности. Нарушение порядка его составления рассматривается как несоблюдение кассовой дисциплины.

Если продавец не снимает Z-отчет в течение 24 часов с начала смены, касса блокируется — работать невозможно. Более того, это может повлечь санкции в случае проверки. Даже нулевая смена (без операций) требует отчета о её закрытии.

Какие данные содержит Z-отчет

Z-отчет содержательно напоминает краткую выписку по смене. Он фиксирует все ключевые финансовые показатели, чтобы исключить изменения после закрытия дня. Его структура регламентирована ФНС, а данные разделены на блоки.

Сформировать такой отчёт можно нажатием одной кнопки, но при этом он становится юридически значимым документом. Хранится он в памяти фискального регистратора или отправляется автоматически в ФНС.

Как снять Z-отчет в конце дня

Z-отчет обязательно снимается в конце каждой кассовой смены. Это действие можно выполнить вручную или в рамках автоматической настройки, если модель ККТ это поддерживает. Однако во всех случаях работник должен проконтролировать корректность действий.

Вот какие реквизиты обязательно входят в Z-отчет (согласно приказу ФНС от 21 марта 2017 года № ММВ-7-20/229@):

• Дата и время формирования отчёта
• Номер закрываемой смены
• ИНН и название организации
• Адрес установки кассы
• Сведения о кассире и используемом устройстве
• Общее количество продаж и общая сумма по всем операциям
• Суммы скидок, возвратов, поступлений и расходов
• Сумма наличных на начало и конец смены

Нарушение порядка закрытия смены и несвоевременное снятие отчета приравнивается к нарушению налоговой дисциплины. Даже если смена не предполагает продаж в конкретный день — например, в нерабочую субботу у ИП — документ всё равно требуется.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Как работать с аппаратом Эвотор

Эвотор — один из самых популярных кассовых терминалов на рынке. Он интегрирует в себе не только печать чеков, но и удобные интерфейсы для ежедневной отчётности. Процесс закрытия смены на Эвоторе интуитивно понятен.

Вот шаги по формированию Z-отчета на Эвотор:

• Откройте главное меню кассы и выберите пункт «Отчетность».

• Проверьте данные по текущей смене — число операций, сумма продаж, наличие возвратов.

• Выберите опцию «Закрыть смену».

• Подтвердите действие — касса распечатает Z-отчет автоматически.

Система на Эвоторе максимально упрощает процесс, но при этом не отменяет ответственности перед законом. Даже в случае сбоя кассовой ленты или отказа устройства, данные об активности сохраняются и всё равно передаются в налоговую.

Процесс формирования Z-отчета

Когда и как часто нужно снимать Z-отчет

Снятие Z-отчета — это обязательная процедура по окончании каждой смены. Она не просто фиксирует итоги продаж за день, но и закрывает смену фискального регистратора. Без этого невозможно начать новую смену, что делает Z-отчет неотъемлемым элементом ежедневной работы с кассой.

Согласно требованиям законодательства, Z-отчет необходимо формировать минимум один раз в сутки — по завершении рабочей смены. Даже если не было продаж, кассир обязан выполнить закрытие смены и поставить отчет в архив. Это фиксирует нулевые показатели и подтверждает корректную работу оборудования за период.

Инструкция по снятию на популярных моделях касс

Процесс формирования Z-отчета зависит от модели кассы. Несмотря на то что рынок онлайн-касс за последние годы сильно сократился, в практике используются десятки моделей с разными алгоритмами действий. Ниже — инструкции по снятию отчета на популярных устройствах.

Если в вашем распоряжении другая модель кассы, важно обратиться к инструкции производителя — интерфейсы могут существенно различаться.

Особенности и внешний вид отчета в зависимости от устройства

Z-отчеты оформляются в зависимости от типа кассового устройства. Все они подчиняются единым требованиям по содержанию, но могут различаться по форматированию, детализации, расположению блоков и стилю печати.

Рассмотрим два распространённых варианта:

• Онлайн-касса «Меркурий». В отчете присутствуют отдельные блоки: общая сумма продаж (приходы), возвраты, вычеты, сумма по налогам (включая НДС 10%, 20%), итоговая сумма за смену, а также сведения по ставкам и остаткам. Это обеспечивает полную картину работы за смену.
• Онлайн-касса «Орион». Более компактный формат — отражает сумму выручки, номер смены, дату и ФН. Упрощенный подход, но соответствует всем требованиям ФНС.

Корректировочные чеки и их влияние на отчетность

Корректировочный чек (или чек коррекции) используется для исправления ошибок — например, если было случайно пробито неверное количество, сумма или оплата не прошла корректно. Такие случаи могут происходить, особенно при ручном вводе или во время пикового потока покупателей.

Важно понимать: чек коррекции не нужно отдельно отражать в Z-отчете. Современное ПО автоматически учитывает такие операции в итоговых данных. Z-отчет формирует срез состояния, а не журнал каждой операции, поэтому важен не отдельный чек, а общий результат смены.

Налоговая служба также оценивает не количество исправлений, а корректность финальных цифр. Это упрощает работу кассира и защищает от дублирования или повторного отражения операций.

Хранение и передача Z-отчета внутри компании

Регистрация и передача отчета ответственному лицу

После снятия Z-отчета его важно оперативно зарегистрировать. Это может быть ручная запись в специальный журнал или цифровая передача через приложение кассовой системы. Главные параметры, которые нужно зафиксировать: дата формирования, суммы на начало и конец смены, общая сумма выручки и возвратов.

Дальнейшая передача отчета осуществляется по внутренним правилам компании. Например:

• Сменному администратору или старшему кассиру для оперативной отчетности;
• Бухгалтеру для последующего учета и сверки данных;
• Руководителю подразделения или управляющему для общего контроля.

Форма и способ хранения также определяются локальной политикой организации. Однако общий ориентир — это обязательное хранение Z-отчетов на протяжении не менее 5 лет.

Актуальные цифровые решения для учета документации

Чтобы избежать человеческого фактора и сэкономить время сотрудников фронт-линии, сегодня большинство компаний переходят к цифровому управлению Z-отчетами. Использование программных решений позволяет автоматизировать регистрацию отчетов, а также минимизировать ошибки при передаче данных.

Современные кассовые решения часто включают:

• Индивидуально настраиваемые модули учета и отчетности под разные отрасли и масштабы бизнеса;
• Мобильный доступ к кассе и отчетам для сотрудников через защищённые приложения;
• Полное соответствие требованиям действующего законодательства с учетом будущих изменений.

Таким образом, цифровые инструменты становятся не просто удобством, а рабочей необходимостью для компаний с активным денежным оборотом.

Проверка и формирование нулевых чеков при отсутствии операций

Даже если в течение смены по кассе не было операций, Z-отчет должен быть сформирован. Он указывает, что рабочий день по кассовому программному обеспечению завершён корректно и без нарушений. Это особенно важно, если в кассе с начала дня остаются физические средства — фиксировать остатки нужно с обязательной регистрацией.

В таких случаях оформляется так называемый "нулевой чек". Он отображает отсутствие выручки, но при этом подтверждает факт закрытия смены в соответствии с регламентами. Это простой, но важный шаг, позволяющий избежать санкций со стороны налоговых органов.

Отличительные признаки и уникальность Z-отчетов

У каждого Z-отчета есть набор характеристик, делающих его юридически значимым и защищающим от подмен или случайной потери:

• Уникальный номер каждого отчета позволяет легко обнаружить пропуски в учете или нарушения последовательности.
• Формирование второго идентичного Z-отчета невозможно — касса фиксирует только завершение смены и не допускает дублирования.
• Предусмотрено создание нескольких Z-отчетов в день, если каждый снят по завершению смены и оформлен корректно.
• Даже при отсутствии продаж создается специальный отчет — с нулевыми значениями, но полноценный с юридической точки зрения.

Ошибки, санкции и восстановление отчета

Как поступить при утере отчета

Утрата Z-отчета — ситуация неприятная, но вполне разрешимая, если незамедлительно принять меры. Документ может быть утерян по ряду причин: обычная небрежность персонала, сбой печати, отключение питания во время формирования или повреждение фискального накопителя. Что важно — любая из этих причин не освобождает от ответственности.

Первым делом необходимо составить акт утраты. Это документ оформляет сотрудник, который отвечает за работу с кассой, а подписывает его руководитель или уполномоченное лицо. В акте детально указывается, при каких обстоятельствах произошла утрата, и какие действия были предприняты.

Дополнительно оформляется объяснительная записка от лица, допустившего ошибку. Это важно для служебного контроля и последующих проверок, так как налоговая может запросить документы, объясняющие отсутствие отчетности.

Далее требуется восстановить данные отчета через ЭКЛЗ — электронную контрольно-ленточную защиту. Обычно это делается с привлечением сервисного специалиста или сотрудника технической поддержки оператора фискальных данных. Полученный файл позволяет заполнить дубликат или составить аналог Z-отчета на основании данных, зафиксированных в памяти устройства.

Штрафы за несвоевременное формирование

Несвоевременная фиксация Z-отчета — одно из наиболее частых нарушений в работе с кассовой дисциплиной. По действующим правилам, Z-отчет должен быть снят в конце каждого сменного операционного дня. Если прошло более 24 часов без формирования нового отчета — это уже официально считается нарушением.

Даже минутное опоздание имеет значение: по требованиям законодательства регистрируются не только даты, но и время, а сведения с кассы легко сверяются с ККТ и базами ФНС. Особенно внимательно налоговая относится к предприятиям на упрощенной системе — КУДИР (Книга учёта доходов и расходов) позволяет быстро выявить, когда поступления отражаются с запозданием или вовсе не отражаются.

В случае ошибки лучше не пытаться скрыть факт несвоевременного закрытия смены. Что нужно сделать:

• Инициировать восстановительный Z-отчет с фиксацией актуальных данных;
• Оформить объяснительную записку на имя руководства или контролирующего органа;
• Закрепить служебную записку или приказом обозначить ответственного за нарушение;
• Пройти проверку техсостояния ККТ через сервисный центр, при необходимости.

Восстановление через ЭКЛЗ и оформление сопроводительных документов

Если Z-отчет отсутствует — утерян или не сформирован вовремя — то единственный путь восстановления официальных данных проходит через ЭКЛЗ или фискальный накопитель, если ККТ нового образца. Эти устройства хранят всю информацию о выбитых чеках, суммах, налогах и времени операций. Без доступа к этим данным корректную восстановительную отчетность сформировать невозможно.

Порядок восстановления:

1. Вызов специалиста ЦТО или взаимодействие с оператором фискальных данных, если терминал обслуживается удаленно;
2. Формирование выгрузки данных за нужный период из ЭКЛЗ или ФН;
3. Создание распечатки, которая по структуре и содержанию аналогична Z-отчету;
4. Оформление пакета документов: акт утраты, объяснительная, временный отчет из ЭКЛЗ.

Важно помнить: восстановительный Z-отчет нельзя просто дописать задним числом в бухгалтерии. Он должен быть юридически обоснован, соответствовать данным кассы и сопровождаться сопутствующей документацией.

Почему важно избегать систематических нарушений

Ошибки случаются, и разовый сбой может быть рассмотрен как техническая неполадка или недочет персонала. Но когда такие ситуации повторяются, это выглядит уже как схема уклонения от фиксации выручки. Налоговые инспекторы расценивают многократные инциденты как призна́к наличия серых операций, даже если фактически всё в порядке.

В таких случаях к добросовестности предприятия возникают обоснованные вопросы. При накоплении нарушений налоговая может инициировать:

• Проверку всей кассовой дисциплины, включая чеки, программное обеспечение и учет сотрудников;
• Запрос документов по внутреннему учету: сменные акты, реестры продаж, распределение ролей между кассирами;
• Инвентаризацию оборота и сопоставление с отчетами КУДИР или общей бухгалтерии.

Кроме того, санкции усиливаются. По статье 19 КоАП, если доказано, что нарушение не случайное, а имело признаки умысла — сумма штрафов увеличивается кратно. В стандартной ситуации:

В 2025 году внимание к соблюдению кассовой дисциплины особенно усилилось. Это связано с цифровизацией налоговых данных и автоматизированным контролем кассовой техники. Любые попытки манипуляции — даже неумышленные — могут привести к проверке и приостановке действия ККТ.

Вопросы и ответы