EDI: что это такое, типы документов, расшифровка понятия — система электронного обмена данными

Стандарты EDI-технологий разработаны в одном из Американских национальных институтов (ANSI). Их применение обеспечивает комфортные условия для ведения и развития бизнеса. На этой почве популярность технологий проявилась и в других отраслях экономики, а также в социальной сфере. Что же это такое — система электронного обмена данными EDI (еди ай) или Electronic Data Interchange.

Про платформу

Контрагенты пользуются ей для обмена информационными данными в интернет-формате. Здесь доступна отправка и принятие финансовых, коммерческих и логистических сведений. Круг посылаемых и принимаемых документов не ограничен. Это могут быть также каталоги и любая сопроводительная документация к заказам. Пользователь моментально обрабатывает заявки, отправляет документы поставщикам или торговым сетям. Усилий на это тратится минимальное количество, и взаимодействие происходит чрезвычайно быстро. Плюсом является и то, что сервис способен проводить проверки на наличие ошибок. Формировать данные разрешается даже для госсистем, контролирующих производство, сбыт и сертификацию продукции на территории России, например, ЕГАИС.

Кроме того, платформа предлагает хранение созданной документации. Таким образом, можно по опознавательным признакам найти нужную бумагу, хранящуюся в защищенном архиве. Доступна и опция по формированию отчетности. Этому способствует внедренный сюда аналитический Business intelligence инструмент.

Фактически предлагаемая система не нова. Расшифровка EDI-технологии — это Electronic Data Interchange. Она является новшеством в сознании российских предпринимателей, медленно принимающих прогрессивные идеи для облегчения их работы. Тем не менее опыт использования показал, что обсуждаемая здесь технология помогает оптимизировать деятельность и в целом развивать свой бизнес гораздо эффективнее. Она позволяет отправлять заявки, обрабатывать информацию по тысячам заказов ежемесячно. Хотя такой объем необязателен. EDI становится частью электронного документооборота, который присутствует повсеместно на большинстве предприятий.

Если, к примеру, ваша компания работает с маркировкой определенных видов товаров (обувь, табак, одежда, алкоголь и др.), то ведение ЭДО для вас обязательно. А облегчить и оптимизировать этот процесс вам поможет ПО, предлагаемое компанией «Клеверенс».

Стандарты и способы передачи данных

Для EDI-обмена можно использовать широчайший массив международных нормативов для удовлетворения всевозможных запросов. Но в первую очередь необходимо понимать значение представленных далее двух стандартных идентификаторов.

GTIN-код

В расшифровке это Global Trade Item Number или уникальный цифровой штрихкод товара. Он заменил американский UPC и европейский EAN. Присваивается национальными регистраторами и зашифровывается в геометрическом формате. В него включаются циферный ряд, состоящий из разного количества цифр: 8, 12, 13, 14. Сведения о нем заносятся в единую информационную базу, действующую по всему миру. Такой штрих-код для товарных категорий получают производители, владельцы брендов, импортеры. Его разработкой и принципом присвоения занималась международная организация GS1.

GLN-код

Полное значение — Global Location Number. Уникализированный код из 13-ти чисел. Нужен для идентифицирования пользователя в системе, то есть для обозначения всех участвующих в поставке лиц. Его расположение — зачастую под штрихкодом. Кроме национального префикса, здесь содержится информация про фигуранта сделки: его адрес для почтовых отправлений, категория объекта, регион размещения, телефонный и факсовый номера, реквизиты банка, требования и ограничения по доставке, а также указание представителя фирмы для связи.

Чтобы организации-поставщику создавать партнерские отношения с торговыми объединениями, ему приходится получить GLN.

Области применения

Наиболее актуален следующий перечень:

• розничная и оптовая торговля;
• дистрибьюторская организация сбыта товара;
• логистические сети и сфера услуг транспортировки;
• финансово-экономический сектор;
• промышленность и топливно-энергетический комплекс;
• телекоммуникации.

Функционал EDI-технологий обширен, поэтому полный список не ограничивается указанными пунктами.

Как работает платформа электронного документооборота и система заказов EDI

EDI-система разрабатывалась для стандартизации и автоматизации обмена коммерческими цифровыми сведениями. Это возможно за счет взаимодействия EDI-платформ, установленных на различных компьютерах. Специфика документообмена зависит от того, совпадают ли эти программные установки или нет. Стандартно каждое сотрудничество подразумевает наличие трех участвующих лиц: провайдер, грузопоставщик и покупатель. Либо первый имеется у каждой стороны фактической сделки.

Здесь хранится информация о хоздеятельности компании: по закупкам, объему запасов, выставленным и полученным счетам, логистикой и прочим действиям. Эти информационные сведения используются при создании того или иного документа. Они автоматом располагается в нужном месте листа.

EDI-система позволяет стандартизировать деятельность организации. Например, путем отправки однотипных сообщений сразу нескольким адресатам (не только первичных каталогов).

При этом отправляемые и получаемые данные могут разниться по формату изложения в зависимости от учетной специфики обеих сторон взаимодействия. Файлы преобразуются исходя из особенностей информационной системы получателя.

Как начать обмениваться документацией

Необходимо сделать следующее:

1. Получить собственный GLN-номер.
2. Определить для себя требования торгующей сети по вопросу штрихкодирования.
3. Внедриться в платформу понравившегося EDI-провайдера.
4. Подключить электронный документооборот (ЭДО) для обмена заверенными по правовым нормам документами.
5. Начать работу.

Разбирая что это — провайдер EDI Electronic Data Interchange, стоит отметить его функциональные возможности:

• настраивает информационный обмен, даже при различиях в «учетках» сторон;
• обеспечивает наличие опции по конвертации документов;
• контролирует достоверность передачи сведений;
• и прочее.

Функции разнообразны и не ограничиваются этим списком.

В чем заключаются преимущества системы

Основным положительным качеством выступает стандартизация взаимодействия и обмена данными, что упрощает рабочий процесс, сокращает трудозатраты. Это уникальный продукт электронной коммерции. Сейчас используемые здесь EDI-шлюзы интегрируются во многие известные программные разработки, предназначенные для оптимизации управления предприятием. Кроме того, EDI предлагает безопасный интерфейс, что было доказано на протяжении десятков лет применения этих технологий.

Важные плюсы:

• гарантия точности информации;
• скорость совершения сделок за счет быстрого обменивания сообщениями;
• сокращение финансовых затрат (в том числе экономия на почтовых расходах), временных и трудозатрат;
• отсутствие необходимости пользоваться бумажными документами.

Платформа значительно отличается от обычных программа работы. Например, при помощи связи по эл.почте, в мессенджерах и т. д. Здесь предлагается четкий и структурированный формат взаимодействия.

Отличия между EDI документооборотом и ЭДО

Разные ли это технологии? Ответ отрицателен. Скорее дополняющие одна другую. Рассматриваемая в статье Electronic data interchange предназначена главным образом для обменивания информацией между сотрудничающими контрагентами. При этом ведение документации и ее оборот на каждом предприятии может осуществляться как вручную, так и в электронном виде. Во втором случае подразумевается совокупность автоматизированных процедур в работе без использования бумажных носителей. То есть EDI это хороший вариант для осуществления принципов хранения и передачи документов, работающих в ЭДО. Последняя также помогает осуществлять взаимодействие со сторонними лицами, госучреждениями и банками за счет придания документам юридической силы.

Формы и правовая значимость

Electronic data interchange повышает эффективность рабочих процессов, т.к. позволяет отсылать и получать сведения в разнообразном виде и в кратчайшие сроки. Поскольку у большинства таковых отсутствуют унифицированные по законодательству формуляры, то контрагенты сами разрабатывают удобные для сотрудничества и внутренней работы бланки. А формат из изложения еще и подстраивается под принимающую систему.

Но также здесь допускается пересылка в госорганы и между контрагентами значимых в юридическом плане документов, оформляемых по установленным в законе нормам. Это реализуется за счет подключения ЭДО и при обладании сертифицированной электронной подписью. Она придает документам юрсилу, равную бумажным экземплярам.

Конвертация документальных файлов

Конвертирование таких сообщений доступно в этой EDI-системе. Для этого имеется много разнообразных форматов. Актуально это при несовпадении системной учетной специфики у разных контрагентов, которые обмениваются информацией. То есть можно получить отправленный в одном виде документ, преобразованный впоследствии под другой (удобный и работающий у принимающей стороны).

Типы сообщений и документов в электронной системе EDI

Чтобы пересылать и принимать коммерческие запросы и предложения, надо подключиться к рассматриваемой EDI-платформе. Здесь предполагаемые фигуранты сделки смогут отсылать и получать заказы с необходимой сопровождающей документацией. Необязательно при этом использовать все разновидности EDI-документов. Использование тех или других зависит от норм, приемлемых для конкретного юридического лица. Например, некоторые не пользуются каталогами и счет-фактурами, а документ возврата — наименее востребованный из всех. Для других юрлиц принципиально применение всех указанных формуляров. Далее расписан минимальный типовой документальный набор.

Принципы пользования сообщениями:

• конфиденциальность;
• аутентификация;
• достоверность;
• невозможность отрицать факт получение писем.

Последнее объясняется тем, что получатель «расписывается» на оповещении о месторасположении док-та, отсылает его назад и поэтому не вправе заявить о неполучении. Рассмотрим подробнее, какие формы для общения здесь имеются.

PRICAT-сообщение

Что это за документы и сообщения в программе EDI? Это список товаров в каталоговом формате, где представлены все характеристики, техданные и стоимость. Информация обновляется здесь без человеческого участия, поэтому сведения всегда действительны. Можно отправлять их любым сторонам товарно-денежных отношений.

ORDERS-сообщение

Это заказ поставки с перечнем выкупаемых товарных категорий, количеством, расценками и датами. Он формируется в личном кабинете на платформе и автоматом выгружается в учетную систему поставляющего лица. Также сюда включаются данные по адресной точке для доставки. Совершение ошибочных действий минимизировано, а время для обработки поступившего запроса сокращено. Документ разрешено использовать любым участникам торгово-денежных отношений: склады, перевозчики, доставляющие товар юридического лица, производители и пр.

ORDRSP-сообщение

Это, в свою очередь, ответ на принятое здесь письмо от контрагента с заказом товарных единиц. Кроме того, чтобы подтвердить или отказать деловому партнеру ответным сообщением, поставщик вправе вносить в форму дополнительную информацию. К примеру, предлагать аналогичные каталожные вариации, если заказываемые на текущий момент отсутствуют. Эти сообщения-документы создаются также в персональных кабинетах. Актуальны при взаимодействии поставляющих лиц с производителем.

DESADV-сообщение

Это уведомительное письмо, информирующее об отгрузке ТМЦ со склада. Является электронным подобием торгово-транспортной накладной, куда входит справка о товаре и сторонах сделки: грузополучатель и грузоотправитель. Такая форма требуется для планирования и организации приемки доставляемого груза.

ALCRPT-сообщение

Такой документ-сообщение отправляется вместе с предыдущим и информирует о поставке алкоголя. Сюда включены все сведения для заполнения алкогольных деклараций. То есть при наличии у торгующей сети «учётки» в сервисе EDI информация в них загружается автоматом.

RECADV-сообщение

Это уведомительное сообщение о факте приемке. После корректного формирования фактурного счета поставляющая торгово-материальные ценности сторона немедленно узнает о завершении доставки. На основании формы можно составлять счёта на оплату или проводить корректировку бухгалтерской документальной «первички».

INVOIC-сообщение

Так именуется счет-фактура, предназначенная для оплаты заказанных товарно-материальных ценностей. В системе содержится информационные сведения для автоматического создания нужного документа по нормативам ФНС. Его разрешается пересылать в Налоговую службу после специального цифрового подписания.

RETANN-сообщение

Это уведомление о возврате, которое не пользуется широким спросом, как отмечалось ранее. При создании этого сообщения-документа приходится вписывать и пояснение о возвращении товара вместе со сроками действия. По нему требуется реакция от поставляющей стороны в ответном письме.

Схема для обмена EDI-данными

Стандарта по электронному обмену информацией в виде сообщений EDI не существует. Специфика сотрудничества бывает различной при применении и разных системных документов-сообщений. Это определяется особенностями деятельности тех или иных сетевых магазинов. Отдельные стадии (из перечисленных далее) могут отсутствовать либо добавляться другие, поскольку весь перечень документов обширен.

Схематичное взаимодействие:

1. Поставщик создает каталог с товарами и отправляет его заказчикам в PRICAT-сообщении.
2. Один из них формирует запрос товарных единиц, и отсылает ответ об этом в сообщении ORDERS.
3. Поставляющая сторона принимает его и собирает заказанные ТМЦ, о чем уведомляет в стандартной форме ORDRSP.
4. А далее направляет клиенту заказ на доставку, что отражается в DESADV.
5. Организация-заказчик осуществляет прием и посылает об этом уведомление в формате RECADV.
6. Грузоотправитель по итогу высылает здесь счет-фактуру для учета расходов и просчета НДС в виде INVOIC-сообщения.
7. Через RETANN грузополучатель вправе сообщить о желании вернуть товар.

Внедрение EDI

Внедрить рассматриваемую EDI-систему информобмена от СКБ Контур можно в следующем порядке:

1. Оставить заявку на подключение и дождаться звонка специалиста либо связаться напрямую.
2. С помощью менеджера или самостоятельно выбирается тариф, проверяется наличие возможности подключиться.
3. Участнику будет присвоен номер GLN — уникальный идентифицирующий цифровой код, и другая информация для входа.
4. После будет осуществлена окончательная настройка.

Мы рассмотрели, что это за система для электронного документооборота и обмена данными EDI. Внедрять ее в практику отечественного бизнеса приходится с учетом его специфики. Ценность рассматриваемых технологий увеличивается постепенно, но они уже доказали свою результативность на примере их использования многими торговыми сетями. В развитии этого рынка в России сегодня заинтересовано большое количество заказчиков.

Количество показов: 15488