Оптимизация расходов на SaaS-подписки в ИТ-отделе
- Оптимизация SaaS-подписок в ИТ-отделе
- Управление SaaS-расходами и контроль подписок
- Сокращение затрат на SaaS: инструменты и подходы
- Аудит SaaS-подписок как основа эффективности
- Оптимизация IT-бюджета и расходы на облачные сервисы
- Часто задаваемые вопросы
Рынок SaaS стремительно развивается, и вместе с этим растут расходы компаний на подписки. IT-отделы всё чаще сталкиваются с задачей контроля и оптимизации расходов на облачные сервисы. Разберем, как повысить эффективность SaaS решений и сократить затраты.
Оптимизация SaaS-подписок в ИТ-отделе
Оптимизация расходов на SaaS-подписки в ИТ-отделе — это не разовая задача, а постоянный процесс управления подписками, отслеживания потребления и приведения расходов в соответствие с фактическими потребностями сотрудников. Часто компании начинают использовать облачные решения без должного контроля, что приводит к дублирующимся сервисам, неиспользуемым лицензиям и неожиданным тратам.
Пример: средняя компания среднего бизнеса может иметь до 30 различных SaaS-продуктов, и при этом около 25% лицензий не используются. Это прямые потери бюджета, которых можно избежать.
Такие инструменты, как системы управления SaaS (например, SaaS-менеджеры), помогают автоматизировать учёт подписок: вы видите, кто какими сервисами пользуется, какие подписки активны, а какие нет. Это буквальный фундамент для дальнейшей оптимизации IT-бюджета.
Управление SaaS-расходами и контроль подписок
Эффективное управление SaaS-расходами начинается с построения прозрачности. Вы не можете оптимизировать то, чего не видите. На первом этапе следует внедрить централизованный процесс контроля подписок в ИТ-отделе, чтобы понимать:
- кто оформляет новые подписки и с какой целью;
- какие функции используются и насколько сервисы соответствуют задачам;
- какие подписки пересекаются по функционалу;
- какие лицензии простаивают или используются частично.
Далее — важна регулярная сверка. SaaS-подписки часто продлеваются автоматически, что может привести к оплате того, что уже не используется. По статистике, компании теряют в среднем 10–15% SaaS-бюджета именно на автообновляющихся подписках без контроля.
Также важно привлекать к этому процессу не только ИТ, но и финансовый отдел: без общей стратегии управления IT-подписками невозможно достичь прозрачности и сбалансированного бюджета.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Сокращение затрат на SaaS: инструменты и подходы
Снижение затрат на SaaS — не значит полный отказ от сервисов. Это означает более взвешенный выбор и устранение лишнего. Что можно предпринять?
- Консолидация сервисов. Часто один многофункциональный софт может заменить два или три отдельных продукта. Это снижает не только затраты, но и сложность поддержки.
- Пересмотр тарифов. Многие компании платят за корпоративные планы, хотя при сегментации пользователей часть функций не нужна. Например, отдел продаж может пользоваться одним уровнем подписки, а бухгалтерия — другим, более экономичным.
- Использование SLA и скидок. Переговоры с вендором, если подписка крупная — обязательный шаг. В некоторых случаях можно получить скидку до 30% при долгосрочной оплате вперед.
Кроме того, разумно включать в процесс внутренние аудиты использования программ — кто действительно использует сервис? Есть ли дублируемые лицензии? Подробно об этом — в отдельной статье про скрытые SaaS-затраты и риски.
Аудит SaaS-подписок как основа эффективности
Анализ подписок — ключевая практика для управления программным обеспечением и повышения эффективности SaaS решений. Хороший аудит охватывает:
- определение всех активных SaaS-продуктов и подписок;
- оценку уровня использования — на уровне отделов и отдельных пользователей;
- выявление неэффективных или устаревших решений;
- сравнение стоимости подписки и фактической ценности продукта.
Один из практических методов — внедрение опросов среди сотрудников: действительно ли им необходим выбранный инструментарий? Это позволяет оценить целесообразность дорогих лицензий. Далее — разработка политики управления IT-подписками: кто имеет право оформлять подписку, как она проходит утверждение и когда проводится пересмотр.
Оптимизация IT-бюджета и расходы на облачные сервисы
Чтобы действительно сократить ИТ затраты и оптимизировать расходы на SaaS, важно интегрировать политику управления SaaS-подписками в общее бюджетирование. Это означает:
• Прогнозировать потребности в ПО на квартал и год вперёд
• Рассчитывать совокупную стоимость владения с учётом роста команды
• Управлять закупками централизованно, исключая "теневые" подписки и индивидуальные соглашения
Одним из мощных инструментов здесь выступает SaaS бюджетное планирование с аналитикой: отчёты по расходам, дашборды использования, уведомления о ценовых изменениях — всё это должно быть частью работы ИТ-отдела. Если в компании 50+ сотрудников, это уже не опция, а необходимость.
Также стоит помнить об автоматизации: специализированные SaaS-менеджеры не только ведут учёт, но и помогают в блокировке неиспользуемых лицензий, автоматическом уведомлении об истечении сроков и поиске оптимальных тарифов.
Часто задаваемые вопросы
Как понять, что компания платит за ненужные SaaS подписки?
Часто это видно при аудитах использования и проверке активности по лицензиям. Если более 25% подписок не используется в течение месяца — они подлежат пересмотру.
Есть ли инструменты автоматизации управления подписками?
Да, существует множество SaaS управления, включая платформы, которые отслеживают лицензии, активность пользователей и могут автоматически отключать неактивные подписки.
Как уменьшить расходы на корпоративные подписки?
Используйте переговоры с поставщиками, оплату на длительный период, назначение разных тарифов для разных ролей, а также консолидацию нескольких сервисов в один.
Что входит в оптимизацию IT-бюджета?
Это планирование и контроль затрат, аудит SaaS-подписок, выбор оптимальных лицензий и интеграция SaaS-политики в работу ИТ и финансов.
Можно ли полностью отказаться от ряда подписок без потерь в качестве?
Да, если функции дублируются или сервис используется частично, его можно заменить на более подходящую альтернативу или объединить с другими решениями.
Количество показов: 23
