Как выявить неэффективные SaaS-сервисы в компании

Компании всё активнее используют SaaS-приложения, но с ростом количества сервисов растёт и неэффективность: платформа забыта, сотрудники не пользуются, а деньги списываются. В этой статье расскажем, как провести аудит программ, выявить лишние подписки, оптимизировать расходы и навести порядок в облачных сервисах.

Аудит SaaS-сервисов: с чего начать

Первый шаг в направлении сокращения расходов на SaaS – проведение полноценного аудита. Без него невозможно понять, где именно возникают издержки, какие приложения применяются правильно, а какие только «лежат на балансе».

Для аудита необходимо собрать данные о:

• Списке всех подписок и лицензий, официальных и неофициальных;
• Финансовой нагрузке от каждого сервиса;
• Данных об активности пользователей в каждом приложении;
• Назначении под каждое программное обеспечение;
• Юридических и ИТ-департаментах – кто заключал договор и как его можно расторгнуть или изменить.

Полноценный аудит включает в себя опросы сотрудников, сверку контрактов, проверку счетов и получение отчетов об использовании приложений, если такая возможность есть. Особенно важно не забыть о свободных лицензиях: они частый источник незаметных трат.

Как выявить неэффективные SaaS-сервисы в компании

Неэффективные SaaS-сервисы – это те, которые не приносят пользы бизнесу, не используются сотрудниками или могут быть заменены на более выгодные аналоги. Основные признаки такой неэффективности:

• Низкая или отсутствующая активность пользователей в приложении за последние 30-90 дней;
• Функционал, дублирующий другой уже используемый инструмент;
• Превышение лимитов хранения, пользователей или операций, при этом функционал востребован не полностью;
• Отсутствие ясной бизнес-цели использования сервиса;
• Слабая интеграция в рабочие процессы или отсутствие автоматизированного взаимодействия с другими системами.

Например, отдел маркетинга использует сразу три разных платформы email-рассылок, хотя на практике достаточно одной. Остальные две остаются активными «на всякий случай», а поддержка подписки съедает бюджеты.

Для продуктивной работы важно не только отказаться от неиспользуемых приложений, но и точно понимать, какую ценность приносит каждая подписка.

Управление SaaS-приложениями: настройка контроля и прозрачности

Распределённое принятие решений по закупке SaaS-инструментов привело к появлению теневого ИТ: когда пользователи оформляют подписки напрямую, минуя ИТ-отдел и финансы. Без прозрачности система управления ПО превращается в хаос.

Чтобы этого избежать, нужно централизовать контроль над подписками:

1. Назначить ответственного за управление SaaS в компании.
2. Создать внутренний каталог утверждённых приложений.
3. Настроить процесс согласования новых подписок с обязательной проверкой ИТ- и финансовыми отделами.
4. Установить политику автоматической отмены подписок при неактивности.

Кроме того, важно вести единый учёт всех лицензий, сроков начала и окончания подписок, стоимости и истории изменений. Это позволит быстрее выявлять излишки и планировать бюджеты на год вперёд.

Оптимизация SaaS-расходов и сокращение избыточных подписок

Оптимизация SaaS — это не только отказ от лишнего, но и процесс улучшения использования остающихся сервисов. Вот несколько фокусных направлений:

1. Консолидация приложений. Если два-три сервиса решают одну и ту же задачу, лучше заменить их одним мощным инструментом. Например, CRM, включающая встроенные инструменты маркетинга или телефонии, позволяет отказаться от сторонних решений.

2. Пересмотр тарифов. Многие сервисы предлагают гибкие планы: если снизилось количество пользователей — можно переключиться на более дешевый тариф.

3. Групповые скидки и годовые подписки. Иногда SaaS платформа предлагает скидку при длительности подписки или при оплате сразу за большой пул сотрудников.

4. Использование open-source аналогов. Это актуально для вспомогательных внутренних задач — отслеживания задач, коммуникации и т.д. Заведения собственных решений позволяет избежать затрат на отдельные подписки.

5. Мониторинг реального использования. Инструменты аналитики могут демонстрировать активность пользователей в разрезе по приложениям. Один из них — тайм-трекинг программ. Заметьте, что часть из них тоже является SaaS-продуктом, и важно не добавить ещё один неэффективный сервис.

Оптимизация расходов может в среднем позволить сэкономить от 10 до 30% всего SaaS-бюджета в течение года. Больше об этом — в совете о финансовых рисках и скрытых SaaS-расходах.

Автоматизация управления SaaS и регулярный мониторинг

В условиях динамичного роста сервисов лучшим решением становится автоматизация процессов — от инвентаризации до мониторинга. Для этого могут использоваться специализированные платформы категории SaaS Management Platforms.

Что возможно автоматизировать:

• Регулярный сбор аналитики использования приложений;
• Уведомления о неиспользуемых сервисах и свободных лицензиях;
• Контроль сроков продления и оповещения об изменениях условий соглашений;
• Формирование отчётов для финансового отдела о расходах по направлениям и командам;
• Интеграция с системами доступа: при увольнении сотрудника сервис автоматически отключает его подписки.

Автоматизация особенно полезна для компаний с числом сотрудников от 100 человек и ростом выше 5-7 новых подписок в год. Это инвестиция, оправдывающая себя за счёт предотвращённых затрат и улучшенного контроля.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

Всё больше компаний в 2025 году пересматривают структуру своих подписок и открывают значительный потенциал для экономии. Грамотное управление SaaS-сервисами — один из ключевых элементов финансовой устойчивости бизнеса.

Количество показов: 18