Списание товара со склада: как списать продукцию, пришедшую в негодность – правильное оформление налогового учета, порядок, причины, подводки

В статье описан пошаговый порядок списания товаров, пришедших в негодность, с указанием обязательных документов (акты ТОРГ‑15/16, приказ, ИНВ‑19) и бухгалтерских проводок. Учтены изменения налогового законодательства 2026 года: возможность списания сверх норм на УСН, требования к восстановлению НДС и обязательный вывод маркированных товаров из оборота в системе «Честный ЗНАК».

Почему списание испорченного товара – обязательная процедура

Нормативные требования и налоговые последствия

Списание испорченного товара является обязательным элементом налоговой и бухгалтерской отчётности. Закон требует документального подтверждения каждой потери: акт о порче, бой, истечение срока годности и т.п. Без такого оформления налоговые органы могут трактовать отсутствие списания как попытку сокрытия доходов, что влечёт доначисления налогов и штрафы.

Как оформляется списание: порядок действий

1. Фиксация факта порчи – сотрудник, обнаруживший дефект, заполняет акт, в котором указываются дата, причина, количество и стоимость товара.
2. Проверка причины – в акте отражается классификация причины (естественная убыль, форс‑мажор, вина сотрудников, моральное устаревание, нарушение условий хранения).
3. Бухгалтерская регистрация – акт передаётся в бухгалтерию, где производится списание со счёта запасов и отражается в налоговой декларации.
4. Архивирование – оригиналы актов хранятся в соответствии с требованиями законодательства (не менее 5 лет).

Пример: в магазине «ТехноМаркет» обнаружили 15 шт. смартфонов с истёкшим сроком гарантии. Был оформлен акт, указана причина «моральное устаревание», стоимость списания – 450 000 ₽. После регистрации в бухгалтерии налоговая база по налогу на прибыль была скорректирована, и штрафов не возникло.

Риски при отсутствии списания

• Штрафы и доначисления – налоговая может начислить штраф за неверно указанную налоговую базу.
• Риск признания нелегальной продажи – товары, не списанные официально, могут быть признаны реализованными без учёта, что влечёт уголовную ответственность.
• Искажение учёта – несоответствие реального остатка и данных в бухгалтерском регистре приводит к ошибкам в планировании закупок и расчётах налога на прибыль или УСН.

Основные причины порчи товара (классификация 2026 г.)

Точное документирование каждой порчи устраняет риски, обеспечивает корректность налоговой отчётности и сохраняет финансовую дисциплину компании.

Новые законодательные требования 2026 года

1. Упрощённая система налогообложения и списание потерь

С 2026 года в статье 346.16 пункте 45 УСН «Доходы минус расходы» введено право списывать убытки, возникшие из‑за порчи товаров сверх нормы естественной убыли. Условием является полное документальное подтверждение: акт утилизации и отчет ТОРГ‑16. Это позволяет предприятиям, использующим УСН, уменьшать налоговую базу на реальные потери, а не только на плановые списания.

2. Налог на добавленную стоимость: новые границы ответственности

• Плательщики НДС – упрощённые налогоплательщики с годовым доходом более 20 млн ₽ теперь обязаны регистрироваться как плательщики НДС.
• Товары с пониженной ставкой (5 %/7 %) – при их списании вычеты по НДС не требуются, восстановление налога не производится.
• Товары по основной ставке (22 %) – Минфин требует возмещения НДС, однако судебная практика часто признаёт отсутствие необходимости в восстановлении, если товар физически уничтожен.

Таким образом, компании должны внимательно классифицировать товары по ставкам и учитывать различия в обязательствах по НДС при их списании.

3. Обязательная маркировка «Честный ЗНАК» и вывод из оборота

С 2026 года расширен перечень групп, подпадающих под обязательную маркировку: консервы, растительные и животные масла, икра, одежда, корма для животных. При списании маркированного продукта необходимо:

1. Оформить в системе «Честный ЗНАК» операцию «Вывод из оборота».
2. Указать причину: «Уничтожение», «Порча/утеря» или «Истечение срока годности».
3. Приложить акт утилизации ТОРГ‑16.

Эти действия фиксируют факт выхода товара из обращения и позволяют избежать штрафов за несоблюдение требований маркировки.

4. Инвентаризация по ФСБУ 28/2023 и работа с маркетплейсами

ФСБУ 28/2023 обязывает оценивать списанные активы по справедливой стоимости (лом, утиль, вторичное сырьё). При небольшом штате (1–2 человек) формировать комиссию из трёх членов не требуется – достаточно подписи директора.

Маркетплейсы (FBO): при порче товара на складе площадки следует:

• Зафиксировать остатки в системе WMS.
• Дождаться официального отчёта от площадки.
• Подать претензию на компенсацию.

Полученная компенсация учитывается как доход, а стоимость списанного товара – как расход, что сохраняет корректность бухгалтерского учёта.

Пошаговый алгоритм списания и обязательные документы

1. Обнаружение брака и формирование комиссии

При первом обнаружении дефекта, порчи или истечения срока годности товар немедленно переводится в специально отведённую зону брака. Чтобы дальнейшее решение было объективным, создаётся комиссия из минимум трёх сотрудников. В микробизнесе допускается, чтобы её возглавлял единственный директор. После формирования комиссии руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации (тип № ИНВ‑22), который фиксирует цель и сроки проверки.

2. Инвентаризационные и списательные документы

Комиссия проводит инвентаризацию и оформляет два основных акта:

• Инвентаризационная опись (ИНВ‑3) – перечень всех обнаруженных товаров с указанием количества и состояния;
• Сличительная ведомость (ИНВ‑19) – сравнение фактического наличия с учетными данными.

Если выявлен физический дефект, составляется акт о порче (форма ТОРГ‑15), где подробно описывается характер повреждения. На основании этих актов руководитель издаёт приказ о списании и оформляет Акт о списании (форма ТОРГ‑16), указывая точную причину списания, например: «Истечение срока годности 12.08.2026».

3. Вывод из оборота и утилизация

Для маркированных товаров в течение трёх рабочих дней после подписания ТОРГ‑16 в личном кабинете ЧЗ создаётся документ «Вывод из оборота». В нём указывается причина списания и привязываются реквизиты ТОРГ‑16, что обеспечивает прослеживаемость операции в системе.

Далее необходимо заключить договор с лицензированной компанией‑утилизатором. После передачи товара утилизатором оформляются два акта:

• Акт приёма‑передачи отходов;
• Акт об уничтожении.

Эти документы подтверждают законность утилизации и служат основанием для последующего бухгалтерского отражения.

4. Бухгалтерское отражение и требования налоговой

В день подписания ТОРГ‑16 бухгалтер фиксирует стоимость списанного товара на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее стоимость распределяется согласно внутреннему сценарию списания (см. раздел 4 методических рекомендаций).

Для прохождения налоговой проверки необходимо предоставить полный пакет документов:

• Приказ о проведении инвентаризации;
• Инвентаризационная опись (ИНВ‑3) и сличительная ведомость (ИНВ‑19);
• Акт о порче (ТОРГ‑15) и Акт о списании (ТОРГ‑16);
• Договор и акты утилизации;
• Квитанцию вывода из оборота в ЧЗ.

Наличие всех перечисленных бумаг гарантирует прозрачность процесса списания и отсутствие рисков при проверках.

Бухгалтерские проводки и налоговый учёт списания

Фиксация порчи и первичное отражение себестоимости

При обнаружении порчи товара (дата подписания ТОРГ‑15/Т‑16) фиксируется его себестоимость. Бухгалтерская проводка:

• Дт 94 — Кт 41 (или Кт 43) – списание стоимости испорченного товара со склада в расходы.

Эта запись отражает, что товар более не может быть реализован и его стоимость переходит в расходы компании.

Сценарии списания и бухгалтерские проводки

В зависимости от причины списания применяются разные проводки:

Оприходование утилизированного материала (ФСБУ 28/2023)

Если испорченный товар утилизируется как лом или вторсырьё, его справедливая стоимость отражается:

• Дт 10 (субсчёт «Прочие материалы») — Кт 91.1 – признание стоимости утилизированных материалов.

Налоговый учёт и влияние на НДС

НДС учитывается только при наличии возможности его восстановления:

1. Восстановление НДС (при наличии подтверждающих документов, судебного решения или требования налоговой):

   • Дт 19 — Кт 68 – возврат НДС.
   • Затем Дт 91.2 — Кт 19 – включение восстановленного НДС в прочие расходы.

2. Отсутствие восстановления – НДС не учитывается в расходах.

Налоговый эффект в зависимости от режима налогообложения

• УСН: Списание сверх норм допускается, но только при полной документальной базе (акт утилизации, акт списания и т.п.). При отсутствии такой базы стоимость списанного товара покрывается из чистой прибыли.
• ОСНО: Списание отражается в внереализационных расходах (ст. 265 НК РФ) и уменьшает налог на прибыль. Восстановление НДС возможно лишь по судебному решению или по требованию ФНС.

Ограничения по естественной убыли

• При потерях в пределах нормы (естественная убыль) расходы учитываются без ограничений.
• При превышении нормы (новый пункт 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) расходы признаются только при наличии полного пакета документов (акты, протоколы, подтверждающие утилизацию). В противном случае ФНС может отклонить такие расходы.

Примеры расчётов и практические иллюстрации

Пример 1 – потери в пределах нормы

1. Фиксация порчи: Дт 94 Кт 41 100 000 ₽.
2. Списание в расходы продаж (естественная убыль): Дт 44 Кт 94 100 000 ₽.

Пример 2 – виновный сотрудник

1. Фиксация порчи: Дт 94 Кт 41 100 000 ₽.
2. Удержание суммы с сотрудника: Дт 73.2 Кт 94 100 000 ₽.
3. Перечисление удержанной суммы в кассу: Дт 50 Кт 73.2 100 000 ₽.

Эти примеры показывают, как меняются проводки в зависимости от причины списания и какие налоговые последствия могут возникнуть. Правильное документирование каждой операции (акты порчи, протоколы утилизации, служебные записки) обеспечивает признание расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Как правильно оформить списание испорченного товара в 2026 году?

Сначала фиксируют порчу в инвентаризационной комиссии (минимум 2 человека, для микробизнеса — подпись директора). Оформляют приказ о проведении инвентаризации, затем акт ТОРГ‑15 (о порче) и акт ТОРГ‑16 (о списании). При необходимости заключают договор с компанией‑утилизатором и получают акт утилизации. Для маркированных товаров в течение 3 рабочих дней оформляют в личном кабинете «Честный ЗНАК» документ «Вывод из оборота» с указанием причины (например, «Уничтожение»). Все документы подписываются руководителем и сохраняются в бухгалтерии.

Можно ли списать потери сверх норм естественной убыли на УСН «Доходы минус расходы»?

Да. С 2026 года в пункт 45 статьи 346.16 НК РФ разрешено учитывать в расходах УСН потери от порчи, превышающие нормативы естественной убыли. Условие — полное документальное подтверждение (акты ТОРГ‑15/ТОРГ‑16, договор утилизации, акты вывода из оборота). Без такой пакетной документации расходы будут отклонены налоговой.

Что делать с НДС при списании товаров, если у меня УСН с доходом более 20 млн руб.?

Для УСН‑плательщиков НДС, доход которых превышает 20 млн руб., обязательным является восстановление входного НДС по списанным товарам, если используется обычная ставка 22 % (или 20 %). При пониженных ставках 5 %/ 7 % вычетов не было, поэтому восстанавливать НДС не требуется. При восстановлении делается проводка Дт 19 — Кт 68, а восстановленный НДС включается в расходы (Дт 91.2 — Кт 19). При желании не восстанавливать НДС необходимо иметь безупречный пакет доказательств (акт утилизации, подтверждение физического уничтожения) и быть готовым к возможному спору с ФНС.

Как оформить вывод из оборота маркированного товара в системе «Честный ЗНАК»?

В личном кабинете «Честный ЗНАК» создаётся документ «Вывод из оборота». В поле «Причина выбытия» указывается один из вариантов: «Уничтожение», «Порча/утеря» или «Истечение срока годности». К документу прикрепляются реквизиты внутреннего акта ТОРГ‑16 (номер, дата, подписи). После подтверждения система автоматически снимает коды из реестра; в течение 3 рабочих дней необходимо загрузить скан‑копию акта утилизации, иначе товар останется в учёте и может привести к штрафу.

Какие бухгалтерские проводки использовать при разных причинах списания?

1. Потери в пределах естественной убыли – Дт 94 — Кт 41 (фиксация порчи), затем Дт 44 — Кт 94 (списание на расходы продаж).
2. Форс‑мажор, отсутствие виновных – Дт 94 — Кт 41, затем Дт 91.2 — Кт 94 (прочие расходы).
3. Вина сотрудника – Дт 94 — Кт 41, затем Дт 73.2 — Кт 94 (удержание с виновного), Дт 50/51 — Кт 73.2 (внесение суммы в кассу/зарплату).
4. Восстановление НДС (при необходимости) – Дт 19 — Кт 68, затем Дт 91.2 — Кт 19.
5. Оприходование утиля (ФСБУ 28/2023) – Дт 10 («Прочие материалы») — Кт 91.1 (справедливая стоимость ломов, макулатуры и т.п.).

Все проводки фиксируются в день подписания акта ТОРГ‑16.