Облачная бухгалтерия: как вести бухучет с помощью облака, как работает облачный бухгалтерский учет

Автор статьи
Бобков Олег
Менеджер отдела продаж

Работа коммерческого предприятия считается законной лишь при соблюдении законодательных нормативов ФНС. Соответственно, предприниматель обязан отчитываться в налоговую о своем доходе. Передача информации выполняется через предоставление фискального учета. Это позволяет рассчитывать точные суммы налогов, заработных плат, стоимость лицензий, а также сопровождать все расчетно-кассовые операции. И одно из лучших решений этого вопроса для компании — это облачная бухгалтерия.

Начисление зарплаты

Для каких задач подойдет

Технология помогает выполнять следующие операции:

  • базовое ведение финансовой отчетности для последующей передачи информации в надзорные органы;
  • сопровождение регистров;
  • генерация расчетных ордеров;
  • автоматическая передача фискальных данных в ФНС (с соблюдением сроком предоставления сведений согласно действующим законодательным требованиям);
  • расчет размера заработной платы для сотрудников предприятия;
  • проверка контрагентов (по коду налогоплательщика).

Для кого предназначена

Сервис облачной бухгалтерии — самый простой вариант решения вопроса сдачи отчетности в ФНС. Сейчас это можно делать в электронном виде, а программа позволяет автоматизировать процесс передачи фискальных данных на сервер налоговой. При этом каждый отчет заверяется с помощью электронной подписи, то есть наделяется юридической силой и приравнивается к бумажному документу. Но без необходимости проектировать архив вся информация сохраняется на удаленной рабочей станции. Доступ — через интернет-подключение с любого совместимого устройства, включая смартфоны.

Решение востребовано среди предпринимателей малого и среднего бизнеса, у которых нет возможности или необходимости нанимать штатного бухгалтера. Использование программы обойдется гораздо дешевле, при этом нивелируется риск нарушения требований налоговой.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Преимущества и недостатки

Сервисы для автоматизированного ведения учета имеют массу плюсов. Недостатки хоть и незначительны, но они также есть.

Преимущества

Ключевые плюсы облачной бухгалтерии:

  1. Низкая стоимость. Штатный бухгалтер обходится предприятию минимум в 25 – 30 тысяч рублей ежемесячно. Абонентская плата за использование программы в облаке — в десятки раз дешевле.
  2. Нет необходимости заниматься обслуживанием сервера, на котором работает программа. То есть можно отказаться также от системного администратора или минимизировать для него объем рабочих задач.
  3. Синхронизация с онлайн-банкингом. Приложение будет контролировать все транзакции, формировать ордеры и, если необходимо, заверять их электронной подписью.
  4. Облачный бухгалтерский учет автоматически подгружает все шаблоны и бланки актуальных версий для счетов, актов и т.д.
  5. Работать с программой «в облаке» можно буквально из любой точки мира.
  6. Все данные сохранены в профиле пользователя, надежно защищены, получить к ним неавторизованный доступ невозможно.
  7. Работать можно даже с мобильного телефона. Естественно, речь о выполнении только базовых задач. Но для быстрого формирования ордера или расписки этого должно быть достаточно.
  8. Можно распределить права доступа для сотрудников с помощью единого интерфейса. А иногда ещё и отправить рабочие задачи. Также все операции и действия фиксируются. Можно узнать, кто последний редактировал документ, на каком этапе «завис» ордер и так далее.

Совместная работа с документами

Недостатки

Из минусов стоит упомянуть:

  • облачное ведение бухгалтерского учета полностью зависит от наличия хорошего интернета, соответственно, в офисе необходимо позаботиться о наличии резервного варианта подключения;
  • периодически могут возникать проблемы и ошибки в работе удаленного сервера.

Плюсы интеграции

Непосредственно для предпринимателя имеются следующие плюсы:

  • дистанционный контроль финансовой отчетности в любой точке мира;
  • позволяют работать не только на ПК, но и через смартфоны;
  • не нужно покупать специализированное оборудование и нанимать системного администратора для его установки, настройки, обслуживания;
  • техподдержка всегда «на связи», неполадки устраняются максимально быстро;
  • интеграция с действующими онлайн-решениями от ФНС.

Сложности облачного сервиса

Виртуальная бухгалтерия имеет несколько особенностей в работе. Основные сложности, которые могут возникать у клиента:

  1. Работает только при наличии активного доступа в интернет. Но требования к скорости — минимальные. В большинстве случаев достаточно даже мобильного 3G-соединения, так как цифровые документы имеют небольшие размеры.
  2. Не всегда есть возможность выгрузить данные для их последующего использования в автономном режиме. В дальнейшем проблему, вероятней всего, устранят, так как в будущем предусмотрена стандартизация фискальных отчетов (включая используемые протоколы).
  3. Вся информация — защищена. У некоторых из сервисов даже предусмотрена программа финансовой компенсации, если произойдет утечка информации и предприятие понесет из-за этого убыток.
  4. Онлайн-бухгалтерии в облаке работает корректно только в конкретных браузерах (указываются в технических требованиях). В большинстве случаев требуется Chrome, Firefox или Opera. Работоспособность в других программах не гарантируется.

Подробнее о возможностях

«Облако» — это удаленный сервер (или их группа), на котором размещается специализированное ПО. За его обслуживание отвечает технический отдел разработчика сервиса. Использование веб-приложения выполняется через платную ежемесячную подписку. Но пользователю предоставляется право выбрать, какой именно функционал для него является востребованным, от этого также зависит стоимость использования.

Веб-приложение в большинстве случаев используется модульное. То есть клиент может самостоятельно настроить интерфейс, добавить плагины формирования фискальных документов, ориентируясь на конкретные рабочие задачи предприятия.

Интеграция с банками

Бухучет

Бухгалтерский учет в облаке позволяет фиксировать все финансовые операции, распределять по категориям (формирование счетов, касса, склад, расходы по сделкам с контрагентами, выплата заработной платы). Некоторые сервисы дают возможность также быстро импортировать информацию из имеющейся базы данных, создать шаблоны для автоматической генерации и подписания ордеров с помощью ключа ЭЦП.

Ведется обязательно с соблюдением всех действующих законодательных требований. То есть соблюдаются стандартизированные формы бланков. Документы заверяются подписью, что наделяет их юридической силой.

Система налогообложения

Ключевая возможность облачной бухгалтерии — это ведение ордеров независимо от выбранной формы уплаты налогов, подойдет и для ИП, и для ООО, и концернов, разделенных на несколько дочерних компаний.

Налоговый учет

Сервисы придерживаются календарных планов, установленных как самим предприятием (для внутреннего пользования), так и на законодательном уровне (сроки сдачи отчетности по кварталам). Поэтому пользователь будет уведомлен о необходимости подачи документов или же система выполнит все самостоятельно.

Отправка отчетности через интернет

Подавать отчеты в контролирующие органы можно как в бумажном, так и электронном виде. Бухгалтерия в облаке позволяет экспортировать отчетность в ФНС, РОССТАТ, государственные фонды. Это существенно экономит время уполномоченных сотрудников, а также полностью нивелирует нарушение сроков сдачи.

Начисление зарплаты

Специализированный модуль может автоматизировать расчет заработной платы для всех работников предприятия, а также задавать формулы, по которым происходит начисление. При этом учитывается и НДФЛ, отчисление в государственные фонды, выплата отпускных, декретных. Также предусмотрена возможность импорта распоряжений в онлайн-банкинг. То есть перевод заработной платы будет выполняться автономно.

Проверка контрагентов

Совместная работа с документами

Бухгалтерия в облаке позволяет не только совместно работать с файлами сотрудникам, но и распределять между ними права редактирования, формирования ордеров, отчетов. А доступ предоставляется через меню персональной авторизации.

Интеграция с финансово-кредитными организациями

Популярные сервисы интегрированы с интернет-банкингом крупнейших банков РФ. То есть предусмотрена регистрация транзакций, списание средств с расчетного счета.

Проверка контрагентов

Веб-приложения для ведения бухгалтерии имеют интеграцию через API с открытыми государственными реестрами. А это означает, что общая информация о контрагентах будет подгружена и предоставлена для изучения автоматически и бесплатно. Это упрощает проведение оценки коммерческих рисков при сотрудничестве с той или иной компанией.

Ведение нескольких организаций

Некоторые сервисы позволяют регистрировать и управлять раздельно сразу фискальными данными двух и более предприятий. Также предусмотрена возможность быстрого переключения между организациями.

Автоматизация работы

Облачные технологии в бухгалтерском учете нередко адаптированы для автоматического распознавания накладных, формирования ордеров для отправки, расписок, дополнительных распоряжений. То есть часть рутинных процессов выполняется самим веб-приложением.

Справка, консультации, обучение

Детализированные справочные модули предусмотрены во всех сервисах. Также за получением дополнительной информации можно обращаться в техподдержку. В тариф, как правило, все это включено, то есть оплачивать услугу отдельно не потребуется.

Ведение нескольких организаций

Гостевой режим

Для ознакомления многие из разработчиков предоставляют возможность пользоваться им бесплатно на протяжении 1 – 2 месяцев. Это позволяет оценить «облако» без каких-либо финансовых затрат и обязательств.

Лучшие облачные онлайн-бухгалтерии для учета и ведения бюджета компании: ТОП-8 сервисов

В РФ есть несколько крупных студий, занимающихся разработкой и интеграцией подобных программных решений. Крупнейшие среди них — 1С и Контур.

«Мое дело»

Автоматизация работы

Оптимизирован под потребности ИП на упрощенной схеме налогообложения и ЕНВД. Есть разделение учета на складской, товарный, налоговый. Предусмотрена возможность аренды.

«Контур.Эльба»

Гостевой режим

Ориентирован для ИП и ООО. Есть бесплатный период на протяжении 30 дней с момента регистрации профиля. Ключевое преимущество сервиса — это наличие целого набора мобильных приложений, позволяющих выполнять базовые задачи, а также отслеживать процесс регистрации, формирования документов. На усмотрение пользователя доступно 4 тарифных плана, отличающиеся предоставленным набором функционала.

«Небо»

ПО для бухучета

Сами разработчики утверждают, что решение адаптировано для представителей малого бизнеса. Доступен выбор форм налогообложения, но нет поддержки патентной и ЕНВД. Есть демо-период для бесплатного использования в 2 недели. Ключевое преимущество «Небо» — это интуитивно понятный интерфейс. Стоимость подписки зависит от формы предприятия (с сотрудниками или без).

Аутсорсинг «Кнопка»

возможности “облаков”

Это не совсем облачный сервис. По сути — это дистанционный офис, в состав которого входят бухгалтер, юрист, а также коммерческий ассистент предприятия. Они занимаются всеми вопросами учета. Одно из преимуществ — наличие финансовой страховки от возможных ошибок (на 100 миллионов рублей). Но так как всю работу выполняют специалисты, то и стоимость, в сравнении с другими решениями, на порядок выше.

«Бухсофт»

учет бухгалтерии

Совместим со всеми формами компаний. А ещё это — одно из самых доступных решений. Позволяет также вести календарь предприятия, работать с онлайн-кассами, рассчитывать заработную плату. Предусмотрена и автоматическая отправка фискальных данных в контролирующие органы.

«1С Бухобслуживание.Онлайн»

Отправка отчетности

Дистанционное ведение кадрового, налогового и бухгалтерского учета. Стоимость месячной подписки рассчитывается индивидуально исходя из количества обрабатываемых операций, численности сотрудников. Есть возможность быстрой регистрации ИП. А ещё сервис поможет рассчитать, какая из форм отчетности будет более выгодной для конкретной компании (по заданным критериями).

Бухгалтерия Scloud

Отправка отчетности через интернет

Полноценный пакет 1С 8-й редакции, но в онлайн вариации. Замена штатного сервера. Также не требуется дополнительно приобретать лицензию, заниматься активацией оборудования. Ещё выпущено приложение для ПК с более модернизированной системой защищенного соединения с сервером, что нивелирует все риски перехвата трафика. Цена — фиксированная, для проверки работоспособности SCloud новым пользователям дается 14 дней. Нужно учесть, что интерфейс рассчитан на опытных специалистов, которые уже имеют опыт работы с платформой.

Бухгалтерия «Лайв!»

Операции

Является более продвинутой версией SCloud. Ключевые отличия:

  • гибко настраиваемая ценовая политика;

  • наличие отраслевых решений (программа-облако для бюджетных учреждений, клиник, производственных концернов и так далее);

  • простой механизм выгрузки данных для переноса на физический сервер;

  • пользователю предоставляется пространство на удаленном диске (5 Гб по умолчанию) для хранения документов и личных файлов.

Больше ориентирован для представителей среднего бизнеса. Тестовый период использования — всего 7 дней.

Сравнение тарифов лучших облачных онлайн-сервисов бухгалтерии

Ориентируясь на предоставляемый функционал, можно вынести следующие заключения:

  1. Мое дело. Одно из самых простых решений, поэтому подойдет большинству представителей малого бизнеса.
  2. Контур.Эльба. Представляет больше всего возможностей для дистанционной работы. Функционал сравним с пакетами от 1С. Все формы налогообложения.
  3. Небо. Оптимальный выбор для малого бизнеса, ИП без сотрудников. Не совместим с ЕНВД.
  4. Аутсорсинг «Кнопка». Самый функциональный вариант, по сути — это наем удаленного бухгалтера.
  5. Бухсофт — прост для изучения.
  6. 1С Обслуживание онлайн. Вариант для налоговой, кадровой и бухгалтерской отчетности, можно добавить лишь одну компанию.
  7. SCloud, только в рамках одного предприятия.
  8. «Лайв!». Самый функциональный пакет. Неограниченное количество подразделений. Любая форма налогообложения. Есть синхронизация с физическим сервером 1С, можно использовать для резервного копирования.

Пакет

Стоимость

Мое дело

833 рублей

Контур. Эльба

От 1900 руб. за квартал

Небо

От 6800 руб. в год

Аутсорсинг «Кнопка»

От 7000 руб. в месяц

Бухсофт

От 1838 руб. в год

1С. Обслуживание онлайн

От 800 руб. в месяц

1С. SCloud

700 руб. в месяц

1С. «Лайв!»

От 1250 руб. в месяц

Итак, в статье мы рассмотрели, что такое облачная бухгалтерия, как работает это ПО для учета онлайн. Технология значительно упрощает взаимодействие с документами, позволяет оптимизировать штат сотрудников. Но главный плюс таких сервисов — это полное исключение ошибок при работе с фискальной базой. Если же этот вариант ведения по каким-то причинам не подходит предпринимателю, то он может воспользоваться готовыми решениями по мобильной автоматизации от «Клеверенс».



Количество показов: 2142

Статьи по схожей тематике