Акт приема-передачи товара — простой образец заполнения, форма и шаблон документа о приемке продукции
В деловой практике важно документально подтверждать передачу материальных ценностей, чтобы избежать споров между сторонами. В этой статье простыми словами расскажем, как правильно составить акт приема-передачи товара, предоставим образец заполнения, какие пункты в него включить и почему он важен для бизнеса. Он помогает упростить оформление сделок, минимизировать риски и зафиксировать отсутствие или наличие претензий у получателя. Чаще всего его используют при поставке дорогостоящего оборудования, крупных товарных партий или иных значимых объектов. Поскольку форма относится к первичным бухгалтерским документам, очень важно заполнять её внимательно и без ошибок.
Упростите складские операции с 1С и ТСД: ускорьте приемку и отгрузку товаров, минимизируйте ошибки и автоматизируйте учет. Удобная приемка с ТСД и 1С: видео-инструкция.
Инструкция по отгрузке товаров со склада в 1С.
Общее представление
Приемо-передаточный акт сопровождает сделки бизнеса при передаче прав собственности на материальные и товарные ценности от поставщика к получателю. В нем фиксируются обязанности сторон, а также порядок урегулирования возможных разногласий без обращения в суд. Дополнительно он отражает состояние передаваемых активов, подтверждает отсутствие претензий и закрепляет переход ответственности за их сохранность.
Этот документ составляется в ряде случаев:
- При выявлении расхождений в количестве или качестве продукции.
- Когда товары передаются на ответственное хранение.
- При получении материальных ценностей без сопроводительных бумаг.
- Во время перемещения активов между подразделениями компании.
- При перераспределении ТМЦ между сотрудниками, несущими ответственность.
- При передаче недвижимости или иного имущества.
Закон не требует обязательного оформления передаточного документа, если договором уже четко определены объект поступления и его состояние. В таком случае сделка может сопровождаться только товарной накладной. Однако при возникновении претензий со стороны получателя к поставщику — например, по поводу состояния продукции, расхождений в документации или объемах поставки, — такая бумага станет надежным доказательством в суде.
Варианты оформления
Унифицированной формы его составления нет, поэтому бланк акта приема-передачи можно разработать самостоятельно или скачать простой образец с веб-ресурсов. При заполнении необходимо указать все обнаруженные дефекты и их количество.
Стандартный шаблон
Обычно составляется на листе формата А4. В нем фиксируются основные обязательные реквизиты:
- название формы, место и дата её составления;
- сведения о компаниях и ответственных лицах, участвующих в приемке-передаче;
- список передаваемых ценностей с указанием их количества и стоимости;
- описание дефектов или несоответствий, если они есть.
При необходимости в форму можно включить дополнительные сведения о продукции или условиях её получения.
Документ МХ-1
Типовой бланк используется при передаче ТМЦ на ответственное хранение. В нем отражается факт поставки ценностей одной организацией другой, их состояние на момент поступления и условия дальнейшего содержания. Такой приемо-передаточный акт подтверждает, что принимающая сторона берет на себя обязательства и ответственность за сохранность имущества.
Структура обычно включает:
- сведения о компаниях, которые передают и принимают материальные ценности;
- реквизиты договора;
- дату составления и номер документа;
- таблицу с указанием передаваемых ТМЦ, единиц измерения, количества, массы и стоимости;
- описание места и условий хранения;
- срок действия обязательств;
- дополнительные отметки при необходимости.
При наличии печатей у организаций форма может быть ими заверена.
Продажа маркированного товара в 1С.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Акт приемки-передачи груза между ответственными лицами
Он создается не в рамках купли-продажи, а с целью фиксации факта получения ТМЦ одним работником от другого. Существуют различные ситуации, при которых возникает такая необходимость:
- Изменение в штатном расписании, когда материально-ответственное лицо (МОЛ) переходит на другую должность.
- Предоставление ценностей другому сотруднику на время отпуска.
- При увольнении МОЛ полномочия передаются новому ответственному лицу.
- В процессе реструктуризации структурных подразделений.
Такой документ служит основанием для перехода ответственности за сохранность ТМЦ, проведения бухгалтерских операций, разрешения между сторонами споров. Он является подтверждением для проверяющих органов факта передачи ценностей.
Простой образец акта на хранение товара и продукции
Его оформляют в ситуациях, когда возникает необходимость оставить поступивший груз для временного размещения. С правовой позиции такое ответственное удержание трактуется как отказ принять ТМЦ. Причиной может стать нарушение договоренностей: получение неподходящих моделей, несоответствие по оттенку, количеству или другим параметрам. Покупатель вправе отказаться от принятия партии, приняв ее на хранение. После того как отправитель оповещается о том, что получатель отказывается от купленных ценностей, он обязан его забрать с места, где они были складированы. Расходы, понесенные за размещение или возврат, должна возместить продающая сторона. При этом нужно обеспечить сохранность ТМЦ. В таком случае в документе указываются визуальные параметры и технические характеристики передаваемого груза. Форма акта приема-передачи продукции на ответственное хранение может быть разработана и согласована участниками в качестве приложения к договору. В нем, как правило, указывают следующие данные:
- ФИО лица, подписывающего документ со стороны покупателя.
- Ссылку на соглашение о поставке ценностей или их содержания.
- Описание ТМЦ с указанием индивидуализирующих параметров (название, артикулы, количество или вес и др.).
Если поставщик в срок не вывез товары, которые были приняты покупателем на ответхранение, суд может его обязать это сделать. Принимающая сторона может реализовать ценности, а вырученные средства передать продавцу за минусом расходов, понесенных в процессе хранения и реализации.
Как правильно составить акт приема передачи (ПП): пример составления
Поскольку действующее законодательство не устанавливает строгих правил для оформления приемо-передаточного документа, стороны сделки могут составлять его в произвольной форме. Даже будучи свободно составленным, он обладает юридической силой. Однако в нем важно отразить все детали, по которым потенциально могут возникнуть споры. Условно процесс оформления можно разделить на три этапа.
Информация о сторонах
В первой части отражается, к какому договору относится приложение передаточного акта. Вписывается дата его составления, присваивается нумерация и номер соглашения, к которому он прилагается. Далее следует внести сведения о предприятии-продавце с надлежащими реквизитами. Необходимо указать директора предприятия или должность его уполномоченного представителя и на каком основании он работает (Устава, доверенности и т. д.). Затем вносятся те же сведения о принимающей стороне.
Условия и список товара
В этой части содержатся все данные о ТМЦ. В таблицу вносится порядковый номер и перечень передаваемых ценностей, их количество, цена и общая стоимость. Она также дублируется под таблицей прописью.
В следующем пункте раскрывается информация о состоянии продукции. Имеющиеся дефекты и неисправности желательно отражать отдельной бумагой. Затем следует удостовериться, что принимающая сторона не имеет претензий к количеству и качеству принимаемых ценностей.
В последнем пункте, относящегося ко второй части, отмечается, в скольких экземплярах составлен документ и то, что перед законом они равнозначны.
Подписи сторон
Заполненная форма акта приема-передачи товара подлежит обязательному заверению. Ее подписывают руководители организаций или уполномоченные сотрудники, имеющие право действовать по доверенности. При наличии у компаний печатей документ дополнительно удостоверяется ими. С момента подписания ответственность за сохранность ТМЦ переходит к принимающей стороне. Если же между участниками сделки возникают разногласия, которые не удалось урегулировать мирным путем, претензии к поставщику могут быть предъявлены в суде.
Правила и инструкция по оформлению акта сдачи и приемки товара
Такой документ, как правило, оформляет продавец на фирменных бланках формата А4, поскольку именно он заинтересован в корректности составления. В нем обязательно указываются основные сведения: реквизиты сторон, характеристики передаваемых материальных ценностей, а также при необходимости — дополнительные детали.
Инструкция по заполнению:
- Укажите название документа, дату и место его составления.
- Внесите данные организаций-участников и ответственных лиц.
- Опишите перечень передаваемых ценностей: количество, наименование, стоимость.
- Зафиксируйте состояние имущества, отметьте наличие или отсутствие дефектов.
- При необходимости добавьте особые условия передачи или хранения.
- Заверьте форму подписями сторон, а также печатями (если они используются в работе компаний).
По каким критериям принимают товар
Приемку обычно выполняет материально ответственное лицо — кладовщик. Его полномочия закрепляются доверенностью, которая дает право ставить подписи и заверять печатью факт получения ценностей. Основная обязанность сотрудника заключается в проверке количества поступивших позиций и их состояния. Для этого он визуально осматривает упаковку, пересчитывает или взвешивает продукцию, а затем сверяет маркировку и данные в накладной.
Чтобы ускорить и упростить процесс проверки, в настоящее время всё чаще используют автоматизированные решения. Компания Клеверенс предлагает для этого специализированное оборудование (ТСД, сканеры, весы) и программное обеспечение.
Если продуция полностью соответствует условиям договора, в приемо-передаточном акте ставится отметка о получении без замечаний и документ заверяется подписью. В случае выявления несоответствий оформляется отдельная бумага о расхождениях.
Обязательные реквизиты
Бланк должен содержать:
- наименование;
- дату;
- название компании, составившей документ;
- должность уполномоченных лиц, ответственных за совершение операций по поставке и приемке ТМЦ и их подписи с расшифровками;
- характеристики передаваемых ценностей;
- на основании какой документации составлен;
- формальные детали (количество экземпляров, подписи и печати сторон).
Отсутствие обязательных реквизитов может служить основанием для непризнания акта.
Юридические особенности
Это юридически значимая форма, подтверждающая передачу товарно-материальных ценностей и переход прав на них от одной стороны к другой. Хотя она выступает приложением к договору, имеет самостоятельное значение и выполняет ряд функций:
- доказательную — подтверждает факт поставки;
- удостоверяющую — фиксирует состояние имущества;
- регулятивную — закрепляет права и обязанности участников;
- превентивную — снижает вероятность споров в дальнейшем.
Бумага считается действительной при условии, что в ней указаны все обязательные реквизиты, стоят подписи обеих сторон, и она приложена к основному соглашению. Дополнительно она подтверждает отсутствие претензий у покупателя, фиксирует момент перехода рисков и может служить аргументом в суде.
С момента подписания приемо-передаточного акта устанавливается факт выполнения обязательств и официально передаются права владения.
В какой валюте должен составляться документ
Этот вопрос фиксируется еще на этапе подписания договора. При операциях внутри страны суммы всегда указываются в рублях, поскольку это регламентируется письмами Минфина и постановлениями ФАС. Тем не менее закон допускает оформление первичных бумаг и в иностранной валюте, если речь идет о внешнеэкономических сделках. В таких случаях указываются те денежные единицы, которые предусмотрены соглашением. Дополнительно рекомендуется прописывать эквивалент в российских рублях, рассчитанный по курсу на дату передачи ценностей.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Хранение первичных документов
Такие акты могут храниться в бумажной форме, в электронном виде или в смешанном варианте. Организация процесса обычно включает несколько этапов:
- систематизация материалов;
- формирование дел;
- оформление обложек;
- составление описи;
- размещение в специально оборудованных помещениях, где обеспечены охранная сигнализация, средства пожаротушения, вентиляция, а также защита от влаги и прямых солнечных лучей.
Срок хранения первичных бумаг в среднем составляет 5 лет после окончания отчетного периода. В отдельных случаях он продлевается — например, при проведении следственных действий или судебных процессов. Ответственность за сохранность возлагается на руководителя компании, главного бухгалтера и специалиста, курирующего документооборот.
Заключение
В статье рассмотрели, как составляется акт приемки-передачи товара, и привели в пример образец заполнения с обязательными реквизитами. Так как нет единой стандартной формы такого документа, то и унифицировать его нет необходимости. Одновременно он обязан содержать данные для определения компании, передающей имущество, и получателя, а также характеристики ценностей. Бланк подтверждается подписями и печатями (при их наличии) с обеих сторон. Он имеет юридическую силу и будет служить доказательной базой в случае разногласий.
Вопросы-ответы
Чем акт приемки отличается от накладной?
Он является подтверждением поставки ТМЦ в соответствии с заявленными характеристиками и по условию договора и указывает на отсутствие претензий со стороны получателя. Накладная отражает физическую передачу продукции, т. е. показывает ее движение и переход прав собственности. Она является основанием для ведения бухгалтерского учета.
Нужно ли оформлять форму приемки-передачи при возврате товара поставщику?
Этот первичный документ необходимо обязательно составлять при обнаружении дефектов, выявлению несоответствия заявленным параметрам, пересортице, возврате ценностей ненадлежащего качества. Составлять его необходимо во избежание споров с поставщиком, проблем с налоговым учетом, сложностей с возвращением денежных средств. Неправильное оформление бланка может также за собой повлечь риски при проверках ФНС и другими контролирующими органами.
Кто должен подписывать приемо-передаточный акт в организации?
Это право имеют руководитель компании, а также материально ответственное лицо или сотрудник, уполномоченный на приемку ТМЦ при наличии доверенности.
Количество показов: 442624
