Акт приема-передачи материальных ценностей: простой образец документов – как составить форму и заполнить бланк
В статье простыми словами расскажем, как правильно заполнить бланк акта приема-передачи (АПП) товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по образцу, для чего он используется, какие правовые моменты нужно учитывать и какие сопутствующие детали стоит знать. Поскольку имущество составляет основу ресурсов большинства компаний, их учет должен быть организован грамотно и подтвержден документально. Мы рассмотрим, в каких случаях и кем оформляется документ, есть ли установленная форма, какие реквизиты необходимо включать и на что еще обратить внимание при его составлении.
Общая информация
К собственности организации относятся сырье, материалы, полуфабрикаты, необходимые для выпуска продукции, а также иные вспомогательные ресурсы. При передаче их на хранение материально ответственному лицу (МОЛ) оформляется акт приема-передачи инструмента, запасных частей, хозяйственных принадлежностей и других основных или дополнительных оборотных средств. Законодательство не требует обязательного применения единого утвержденного образца. Каждая фирма вправе разработать собственный бланк, учитывая специфику деятельности, и закрепить его в учетной политике. Важно, чтобы документ включал обязательные реквизиты, перечень которых приведен далее. При желании можно воспользоваться удобной для заполнения формой МХ-1. Ее используют большинство организаций, поэтому фактически она стала общепринятой. Чуть ниже разберем порядок работы с ней подробнее.
С юридической точки зрения акт приема-передачи мат ценностей относится к первичным учетным бухгалтерским документам, с помощью которых делаются отметки об отслеживании движения активов предприятия. Из его содержания понятно, кто передает ТМЦ, какое именно имущество передается, в каком количестве и кому. Подписывается он обеими сторонами.
Ответственное лицо, получившее активы, должно обеспечить их сохранность, отслеживать движение, а передавая их во временное пользование другим работникам (без изменения владельца), фиксировать такие операции документально.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Для чего составляют документ
Он выполняет несколько ключевых функций:
- Подтверждает факт передачи имущества от одной стороны другой.
- Закрепляет ответственность за сохранность материальных ценностей после подписания.
- Используется в бухгалтерии для корректного отражения операций с активами.
- Служит доказательством в судебных разбирательствах при спорах или претензиях.
- Помогает контролировать движение сырья, комплектующих и прочих ресурсов внутри компании.
- Прикладывается к договору поставки при внешне хозяйственных операциях.
Другие статьи на тему учета и бухгалтерии
Когда составляется акт приема-передачи материалов
АПП оформляется в день фактического вручения имущества новому владельцу (физическому или юридическому лицу) при смене прав собственности. Количество экземпляров должно соответствовать числу участников сделки, но не менее двух. Правильное оформление позволяет четко зафиксировать дату перехода ответственности за активы. Эта дата в бумаге может служить весомым доказательством при спорных обстоятельствах. Ее указывает получатель в момент подписания, в присутствии обеих сторон, после проверки всех материальных ценностей и подтверждения отсутствия количественных или качественных несоответствий. С момента утверждения подписью бумага приобретает юридическую силу и подтверждает отсутствие претензий со стороны заказчика.Узнайте, как легко принять товар в 1С с помощью ТСД-сканера и штрихкодов. Инструкция с видео и скриншотами подробно объяснит процесс приемки товаров в 1С. Перейти к инструкции по приемке в 1С.
Где применяется акт приема-передачи ТМЦ
Его применяют в самых разных случаях, когда речь идет о перемещении имущества. Ниже приведены наиболее распространенные случаи, когда оформление особенно важно:
- При передаче активов от поставщика получателю. Документ подтверждает достоверность их получения покупателем в соответствии с условиями, указанными в основном договоре.
- Во время перемещений активов между структурными подразделениями внутри компании, например, со склада в производство.
- При смене МОЛ, документ фиксирует факт преемственности запасов предприятия от одного сотрудника другим. Это обычно происходит на время отпуска работника, его перемещения на другую должность или в момент увольнения.
- При сдаче ценностей в аренду документ подтверждает комплектность передающихся активов и их состояние.
- Когда продукция отправляется на временное сохранение. АПП выступает приложением к основному договору об ответственном хранении.
Как правильно составляется форма акта приема-передачи ТМЦ
Хотя закон не обязывает применять единый формат и не требует унификации, есть определенные сведения, которые обязательно должны присутствовать. Если они будут упущены, бумага потеряет юридическую силу. Чтобы не тратить время на разработку собственного образца, проще всего воспользоваться типовым бланком МХ-1 — в нем уже предусмотрены все необходимые поля. При желании структуру можно адаптировать: добавить важные для сделки данные или убрать лишние сведения. Такой подход избавляет от сомнений, что именно нужно указать, и делает первичную документацию лаконичной и удобной в использовании.Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Варианты форм АПП
Как уже отмечалось, обязательных унифицированных образцов не предусмотрено. Однако на практике существуют типовые бланки, которые активно применяются многими организациями. Остановимся на них подробнее.МХ-1: особенности заполнения
Этот шаблон предназначен для оформления сдачи ТМЦ по договору ответственного хранения. До 2013 года он был унифицирован, а с 1 января, в соответствии с законодательством, стал носить рекомендательный характер. Каждая компания вправе разрабатывать свои образцы, соблюдая обязательные требования, прописанные в законе о бухгалтерском учете. Несмотря на это, в большинстве случаев такой универсальный шаблон используется многими организациями.
Посредством заполнения формы МХ-1 фиксируется факт перехода активов предприятия на определенное время или «до востребования» в другие руки.
Составляет акт компания-хранитель на основании сопроводительных документов поклажедателя. Его содержание делится на 3 части:
- В первом разделе должны отражаться сведения об участниках сделки, дата составления на момент совершения приемо-передаточного действия и договорные реквизиты.
- В таблице заполняются все данные о материальных ценностях (включая характеристики, количество, единицы измерения и стоимость), которые передаются на хранение.
- В третьей части отражаются дополнительная информация об условиях сохранности и прочие отметки, а также подписывается документ ответственными лицами.
Количество составленных экземпляров устанавливается договором. В нем фиксируется переход рисков возможной порчи или утраты имущества. При возврате ТМЦ акт является основанием для проверки состояния активов. Компания-хранитель несет полную ответственность за их сохранность с момента его подписания. При обнаружении несоответствий оформляется отдельный передаточный документ.
Форма МХ-1 обеспечивает защиту интересов обеих сторон:
- поклажедатель получает подтверждение факта передачи активов;
- хранитель фиксирует состояние имущества, которое он принимает.
Она служит основанием для предъявления претензий при утрате или повреждении ресурсов, и признается действительной только в том случае, если в ней указаны все обязательные реквизиты и стоят подписи назначенных сотрудников, отвечающих за сохранность собственности.
Образец акта приема-передачи материальных ценностей от одного лица к другому
Время от времени на любом предприятии возникает необходимость назначения нового работника, отвечающего за ТМЦ. К этому процессу важно относиться максимально внимательно. Такая ситуация может появиться при кадровых перестановках, увольнении или по другим причинам. Оформляется она приказом руководителя. Перед этим обязательно проводится инвентаризация. Эта процедура позволяет проконтролировать сохранность имущества, выявить излишки или недостачу и корректно оформить передачу активов новому хранителю.
После завершения процедуры по форме оформляется акт приема-передачи материальных ценностей. Его допустимо составить самостоятельно, взяв за основу типовой образец ОП-18, созданный для организаций общественного питания. Используемый шаблон следует закрепить в учетной политике компании. При этом необходимо указывать все обязательные реквизиты, которые требуются для первичной документации. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать такие сведения:
- наименование, место составления и какого числа;
- паспортные сведения МОЛ (сдающего и принимающего) и их должности;
- приказ руководителя, на основе которого передаются ценности;
- перечень передаваемых ТМЦ с указанием порядкового номера и названия актива, инвентарного № или артикула, единицы измерения, количества и стоимости;
- отметка об отсутствии нареканий на количественное и качественное состояние имущества принимающей стороной;
- сколько составлено экземпляров (обычно их 3: для каждого МОЛ и бухгалтерии);
- подписи с расшифровкой руководителя или уполномоченного сотрудника.
После передачи материальных ценностей от одного лица другому вся ответственность за полученные активы ложится на нового работника. Если ТМЦ передаются вновь принятому на работу сотруднику, то с ним должен заключаться трудовой договор, предусматривающий полные имущественные обязательства.
Образец составляемого документа выглядит следующим образом:
Утверждаю
Руководитель
(наименование компании)
ФИО
Акт приема-передачи материальных ценностей
(место передачи) (дата)
В связи со сменой МОЛ, освобожденного от должности (ФИО и должность сдающего ТМЦ), по результатам инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом (номер и число) была произведена сдача и приемка поступающего на (должность, ФИО), в присутствии комиссии следующего имущества:
| № | Наименование | Инв.№ | Характеристика | Ед. изм. | Количество | Стоимость |
Ценности осмотрены в полном объеме и приняты ответственным лицом.
Расхождений по количеству и качеству нет.
Стороны взаимных претензий не имеют.
Настоящий Акт составлен (кол-во экз.).
Подписи сторон:
Имущество сдал (а) ________________________________
Имущество принял (а) ________________________________
Председатель комиссии ________________________________
Члены комиссии ________________________________
________________________________
Бланк акта приема передачи материальных ценностей работнику
Он применяется при увольнении ответственного лица либо на время его отпуска. В этом случае назначается новый сотрудник, на которого возлагаются обязанности. Перемещение активов осуществляется по тому же порядку, что и в ранее описанном случае, с соблюдением правил заполнения формы ОП-18.
Если сотрудник увольняется по собственному желанию, вначале проводится инвентаризация, а затем выполняется процедура вручения имущества. При выявлении недостачи и подтверждении вины бывшего работника сумма убытков может быть взыскана.
Если сразу после ухода ответственного сотрудника не назначен преемник, активы возвращаются на баланс компании с фиксацией того, что претензий к уволенному нет. Позже при приеме нового сотрудника составляется передаточный бланк, аналогичный предыдущему, только в роли сдающей стороны выступает работодатель. Новый хранитель заинтересован в том, чтобы принять имущество в полном объеме и надлежащем состоянии, поэтому он ставит подпись только за реально полученные ТМЦ.
Какие бумаги можно использовать вместо передаточного акта
Сам по себе этот документ не подменяет основной договор, а служит лишь его приложением. Для фиксации смены сотрудника, отвечающего за сохранность активов, могут применяться и другие бумаги:
- образец ведомости передачи материальных ценностей;
- инвентаризационная опись;
- форма товарной накладной ТОРГ-12;
- универсальный передаточный документ УПД;
- товарно-транспортная накладная;
- расписка о получении имущества и др.
Важно, чтобы в бумагах содержались все необходимые реквизиты, описанные ниже, четкое указание всего передаваемого имущества, дату составления и место, а также подписи двух сторон (передающей и принимающей). Иначе он не будет признан действительным при возникновении спорных ситуаций.
Есть случаи, при которых альтернатива замены АПП недопустима. Например, при заключении договора о дорогостоящей поставке, когда необходимо направить претензию, без него не обойтись.
Обязательные данные для юридической силы
Для удобства работы с актом можно разделить его содержание на 4 составные части.
- Важные реквизиты. Документ должен иметь название. В данном случае это будет АПП материальных ценностей. Ему присваивается номер и дата оформления, а также в нем указывается место составления.
- Сведения о сторонах. В этой части следует прописать, кто передает активы (с полным наименованием предприятия или данные ИП), с указанием ФИО и должности лица, представляющего компанию, и на каком основании он действует (Устав, доверенность, паспорт). Затем вписываются сведения о принимающей стороне с отметкой таких же реквизитов. Здесь же должна указываться ссылка на основной документ, согласно которого создан акт (например, трудовой договор или купли-продажи).
- Перечень передаваемых ТМЦ. Эта часть составляется в форме таблицы, в которой указываются: порядковый номер матценностей, их наименование, инвентарный № или артикул, единица измерений, количество и стоимость.
- Подписи ответственных лиц. После того как передаваемые материальные ценности проверяются на предмет совпадения по количественному показателю и заявленному качеству, документ подписывается обеими сторонами. Это подтверждает, что на момент проверки никаких претензий и разногласий нет.
Юридические особенности и важные нюансы
Как уже было сказано, акт приема-передачи мат активов утверждает факт их приемки от одного лица другим. Он не существует самостоятельно, а является приложением и неотъемлемой частью договора. Его юридическая сила подтверждается наличием всех требуемых законодательством реквизитов и подписями сторон. Документ не требует унифицированной формы и с 2024 года может составляться не только на бумажном носителе, но и в электронном виде.
При составлении АПП важно учитывать следующие нюансы:
- Информация должна быть максимально детализирована. В ней следует отражать четкое и подробное описание передаваемого имущества с указанием идентификационных признаков, фактической стоимости и фиксации всех выявленных дефектов.
- Проверять полномочия подписантов и их отношение к материальной ответственности.
- При работе с прослеживаемыми товарами по системе «Честный Знак» обязательно должен присутствовать электронный формат.
При возникновении спорных ситуаций акт служит подтверждением факта передачи, состояния ТМЦ на этот момент и юридическим основанием для досудебного урегулирования.
Правила хранения первичных бухгалтерских документов
В соответствии со статьей 29 Федерального закона №402, для обеспечения нужд учета в бухгалтерии их следует хранить не менее 5 лет после отчетного периода. Согласно Налогового кодекса, в общем случае требование ограничивается четырьмя годами. При понесенных компанией убытков первичные документы, свидетельствующие об их получении, в архив нельзя сдавать как минимум 10 лет.
Заключение
В материале мы разобрали, как правильно оформить простой образец акта приема-передачи материалов, какие существуют формы и какие сведения о товарно-материальных ценностях нужно указать работнику, чтобы документ имел юридическую силу.А для того чтобы обеспечить полный контроль за складскими запасами, с максимальной точностью и скоростью проводить инвентаризацию, компания Клеверенс предлагает использовать специализированное программное обеспечение и современное оборудование.
Вопросы-ответы
Обязательно ли использовать именно бланк МХ-1 или можно составить АПП в свободном формате?
По закону не устанавливается строгие требования, поэтому она не является принудительной к применению. Компании вправе разработать свой стандарт в произвольном виде и утвердить его в своей учетной политике. При этом должны быть указаны обязательные реквизиты, утвержденные законодательством.
Кто подписывает АПП: бухгалтера, руководители или материально ответственные лица?
Основными подписантами являются сдающая и принимающая сторона. Дополнительными участниками при подписании документа могут выступать руководитель организации или его уполномоченный и главный бухгалтер.
Можно ли внести изменения в уже подписанный акт передачи ТМЦ?
Это возможно при соблюдении ряда правил:
- зачеркивание ошибочного текста, оформленного надписью «Исправлено» с указанием даты и подписи сотрудника, вносящего коррективы;
- создание нового документа с тем же номером и числом и фиксированием, что он является заменой.
При зачеркивании должна быть четкая читаемость текста и полные реквизиты лиц, вносящих изменения во все экземпляры и датой внесенных исправлений. Вносить их могут МОЛ, подписавшие первоначальные документы, а также руководитель или уполномоченные приказом лица на внесение коррективов.
Количество показов: 403102
