Товарная накладная и акт приема передачи: что выбрать при поставке товара
- Понятие и функции указанных документов
- Когда применим акт, а когда накладная
- Как совмещать акт и накладную
- Частые ошибки и их последствия
- Вопросы и ответы
Понятие и функции указанных документов
При поставке товара предприятиям и предпринимателям важно корректно оформлять передачу продукции. Чаще всего для этого используются два документа — товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приема-передачи. Оба документа служат подтверждением факта поставки, но применяются в разных ситуациях и имеют отличия по форме, содержанию и юридической силе.
Товарная накладная используется в товароучетных целях и подтверждает факт отгрузки товара от продавца покупателю. Акт приема-передачи оформляется чуть иначе — он может фиксировать не только передачу товара, но и дополнительные обстоятельства: состояние, сроки, соответствие качества и т.д.
Накладная: цель и случаи использования
Товарная накладная (или бланк ТОРГ-12) — это основной бухгалтерский документ, который подтверждает отгрузку товара от одного юридического лица к другому. Она оформляется поставщиком в двух экземплярах: один для продавца, второй — для покупателя.
Основные задачи документа:
- Подтвердить факт передачи товара;
- Зафиксировать ассортимент, количество и стоимость отгруженного товара;
- Согласовать условия поставки между сторонами;
- Служить основанием для оприходования товара у получателя и списания у отправителя.
Типичные случаи использования накладной — это массовая отгрузка товаров, регулярные поставки в рамках договоров, передача имущества между филиалами. Документ оформляется по утвержденной форме, и при проверке со стороны налоговой или контрагентов он выступает юридически значимым доказательством сделки.
Акт приема передачи: смысл документа
Акт приема-передачи — это более универсальный и гибкий документ. Он может использоваться не только при передаче товара, но и оборудования, основных средств, результатов работ и других объектов. Часто акт оформляется при разовых или нестандартных поставках — например, при передаче уникальных изделий или в проектах, где требуется отразить дополнительные условия поставки.
В отличие от накладной, акт позволяет зафиксировать:
- Фактическое состояние товара на момент приемки;
- Наличие или отсутствие повреждений;
- Замечания сторон по качеству или срокам поставки;
- Согласованные особые условия передачи.
Таким образом, акт становится более детальным инструментом фиксации факта приемки, особенно когда стороны хотят максимально защитить свои интересы при передаче имущества.
Для примера оформления акта вы можете ознакомиться с подробной публикацией на эту тему: Акт приема-передачи товара: простой образец заполнения.
Различия по структуре
Хотя оба документа подтверждают передачу товара, их структура имеет ключевые различия, которые определяют сферу их применения. Ниже — таблица сравнения основных характеристик:
| Критерий | Накладная (ТОРГ-12) | Акт приема-передачи |
|---|---|---|
| Форма | Стандартизированная (ТОРГ-12) | Произвольная, в зависимости от объекта поставки |
| Назначение | Учет товара и юридическое подтверждение поставки | Фиксация условий и состояния объекта передачи |
| Уровень детализации | Фиксирует только количество и стоимость | Может содержать технические характеристики, замечания |
| Обязательность использования | Да, при передаче материальных ценностей | Нет, но рекомендован при особых условиях |
Плюсы и минусы каждого
Чтобы принять решение, какой из документов использовать в конкретной ситуации, стоит взвесить их преимущества и ограничения:
Товарная накладная:
- Плюсы: стандартная форма, легко принимается бухгалтерией, быстро заполняется, воспринимается всеми как официальный документ;
- Минусы: не отражает дополнительные условия и особенности, редко используется при передаче нештатных объектов (например, уникального оборудования).
Акт приема-передачи:
- Плюсы: гибкость, возможность зафиксировать любые условия, подходит для разовых и нестандартных поставок;
- Минусы: требует более внимательной проработки, не всегда принимается налоговой как документ для учета ТМЦ без сопроводительной накладной.
На практике компании нередко используют оба документа одновременно. Это позволяет обеспечить учетную и юридическую защиту, особенно при работе с дорогостоящим или специфическим товаром. Выбор зависит от характера сделки, требований бухгалтерии и договоренностей между сторонами.
Когда применим акт, а когда накладная
Товары, в отличие от услуг
Главное отличие товарной накладной от акта приёма-передачи — в предметах, которые они фиксируют. Накладная всегда оформляется при передаче товаров, вещей, материальных ценностей. Акт — это универсальный документ, и он уместен, если речь идёт об оказании услуг или передачи результатов работ.
Пример: если вы поставляете контрагенту партию канцелярии, кофе или оргтехнику, правильно оформить передачу через товарную накладную. Но если речь о настройке программного обеспечения или ремонте кондиционеров — это уже акт.
С юридической точки зрения товар — это имущество, а услуга — это действие или деятельность. Поэтому смешивать документы не стоит — проверяющие органы это замечают и могут задать вопросы. Тем, кто хочет подробнее понять нюансы оформления товарной части, стоит прочитать материал о форме ТОРГ-12 и её правилах.
Контракты и контрагенты: что указано
Выбор документа зависит и от того, что прописано в договоре. Иногда стороны заранее договариваются — например, что товар сопровождается не только накладной, но и актом. Это часто встречается, когда оплата будет производиться по акту или когда есть особые требования к качеству товара.
В других случаях достаточно указания в договоре: "передача товара оформляется товарной накладной". Если вы заключаете контракт с крупной розничной сетью — скорее всего, они потребуют стандартный комплект с ТОРГ-12 и счётом-фактурой.
Сравним, что обычно указывают в разных документах:
| Документ | Когда используется | Тип информации |
|---|---|---|
| Товарная накладная | При передаче товаров | Количество, цена, наименование, реквизиты сторон, подписи |
| Акт приёма-передачи | При оказании услуг, передаче результатов работ, иногда вместе с накладной | Описание услуги, срок исполнения, качество, подписи |
Обоснование в судебной практике
Суды традиционно придерживаются следующей логики: если передавался товар — без товарной накладной доказать факт поставки будет сложно. Акт тут не спасёт, потому что он не содержит обязательных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом и Гражданским кодексом для товарных операций.
Однако бывают исключения. Если акт подписан обеими сторонами, а в нём чётко указано количество, номенклатура и стоимость полученного — его могут признать доказательством поставки. Но это — скорее, крайняя мера. Так рекомендуют действовать только тогда, когда есть риск утраты накладной или невозможность её оформления на момент сделки.
Показательный случай:
- Компания поставила печатное оборудование.
- Контрагент подписал акт приёма-передачи, но товарную накладную не выдал.
- В налоговой возникли сомнения в деловой реальности сделки.
Суд в итоге встал на сторону поставщика, но отметил: "в рамках правильного документооборота должно быть соблюдено оформление накладной".
Бизнес-подход компании
Многие предприятия организуют внутренние регламенты, где заранее определено — при каких сделках используется накладная, где — акт, а когда оба документа.
Вот как выглядит типичный подход:
Эта схема помогает в работе логистам, бухгалтерии и юристам, снижает риск допущения ошибок и задержек в оплатах. В результате даже при массовых поставках и большом документообороте сохраняется контроль и прозрачность.
Совет от рынка: лучше использовать оба документа, если сделка важна, а товар сложный — например, электроника или промышленное оборудование. Тогда акт даст описание состояния изделия, а накладная — данные для бухгалтерии.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Как совмещать акт и накладную
Документ «два в одном»
Совместить акт приёма-передачи и товарную накладную — это не просто удобно, а ещё и юридически обосновано. Такой подход позволяет сэкономить время обеим сторонам сделки и упростить документооборот. Особенно это актуально при регулярных поставках или при оказании дополнительных услуг вместе с товаром.
В подобной ситуации используется универсальный передаточный документ (УПД). Это один бланк, который одновременно подтверждает и факт поставки товара, и факт оказания услуг (если такие есть). Благодаря УПД продавец избавляется от необходимости оформлять сразу два разных документа: накладную по форме ТОРГ-12 и акт по форме № ОС-1 или другой.
Вот как это может выглядеть на практике:
- Компания передаёт оборудование подрядчику для выполнения отдельных видов работ;
- Документ фиксирует: что и в каком количестве передано, когда, какой материальной ответственности и назначении;
- И сразу же удостоверяет факт получения оборудования второй стороной.
Подробно о таких случаях — в статье «Акт приёма-передачи оборудования подрядчику».
Подпись и сертификаты
При совмещении акта и накладной важно корректно оформить подписи. Это обязательное требование с точки зрения бухгалтерского и налогового учёта. Укреплённая квалифицированная электронная подпись (КЭП) обеспечивает юридическую значимость электронного УПД. Без неё документ может быть оспорен.
Если документ создаётся на бумаге, его должны подписать уполномоченные представители обеих сторон, а при необходимости — заверить печатями. Когда передаётся сложное или технологическое оборудование, могут прилагаться сертификаты или паспорта. Эти вложения фиксируются в описательной части документа (например, в табличной части УПД) или выносятся отдельным пунктом.
Электронная форма УПД
С 2025 года оформление УПД в электронном виде стало предпочтительным вариантом для большинства организаций. Такой подход ускоряет процессы, упрощает хранение и упорядочивает учёт. Электронный УПД применяется и при поставке товара, и при передаче товара на переработку, аренду или выполнение работ.
Электронный УПД часто генерируется напрямую из учётной системы (например, 1С) и подписывается КЭП в сервисе обмена юридически значимыми документами (например, Диадок, СБИС и др.). Это облегчает соблюдение требований ФНС и избавляет от необходимости вести бумажный архив.
Рекомендации по делопроизводству
Чтобы совмещение акта и накладной не вызвало вопросов в проверяющих органах, важно следовать нескольким правилам:
- Чётко указывайте функции документа: если это УПД, отмечайте это в шапке и нижней части формы, где есть поле «Документ является».
- Прописывайте в табличной части как товары, так и работы или услуги (если они есть), особенно если передача сопровождается установленным актом.
- Указывайте сопроводительную документацию, если передаются технические товары или оборудование.
- Фиксируйте подписи обеих сторон (в бумажном документе) или КЭП (в электронном).
Ниже представлена краткая таблица, показывающая различия между использованием двух отдельных документов и универсального:
| Параметры | Отдельно акт и накладная | Универсальный передаточный документ (УПД) |
|---|---|---|
| Кол-во документов | Два | Один |
| Бухгалтерский учёт | Раздельный учёт товаров и услуг | Упрощённый учёт |
| Скорость оформления | Дольше | Быстрее |
| Юридическая сила | Полная при корректном оформлении | Полная при наличии КЭП |
Таким образом, если часто возникает ситуация, где требуется одновременно передать товар и зафиксировать акт приёма, лучше использовать УПД. Он уже стал отраслевым стандартом, особенно при внедрении электронного документооборота.
Частые ошибки и их последствия
Повторение документации
Одна из самых типичных ошибок — дублирование информации в разных документах. Часто компании оформляют и товарную накладную (ТОРГ-12), и акт приёма-передачи на один и тот же товар, хотя в большинстве случаев достаточно одного документа. Это не только увеличивает бумажную нагрузку, но и создает риск расхождений между позициями в актах и накладных.
Если, например, в накладной указана одна партия товара, а в акте — другая спецификация, возможны вопросы со стороны контрагентов или налоговой при проверке. Особенно строго на это смотрят при электронном документообороте: расхождение между файлами может быть расценено как нарушение налоговой дисциплины.
Чрезмерная бумажность
Некоторые организации продолжают вести документооборот в бумажном формате, даже при наличии ЭДО (электронного документооборота). Это часто объясняется «перестраховкой», но на практике приводит к дополнительным затратам:
- дублирование хранения — бумаги и цифровые копии;
- сложности с архивированием и поиском;
- увеличение времени на оформление и подписание;
- задержки в бухгалтерии и передаче данных в налоговую.
Современные реалии бухгалтерии в 2025 году подразумевают цифровизацию документооборота. Здесь важен не только комфорт работы, но и соблюдение требований законодательства — в частности, обязательное применение машиночитаемых первичных документов в определенных отраслях и сделках.
Неверный документооборот с поставщиком
Еще одна критическая ошибка — неправильная инициализация документооборота. Например, поставщик отправляет товар с товарной накладной, а покупателю требуется акт приёма-передачи. В результате возникает недоразумение: покупатель требует дополнительный документ или не подписывает полученную накладную.
Такого рода несогласованности часто выливаются в:
- задержки в оплате;
- корректировки в учётных системах;
- дополнительную переписку и пересылку бумажных или электронных документов.
Чтобы избежать подобных ситуаций, важно заранее согласовывать форму первичных документов на этапе переговоров или в договоре. Особенно это важно при работе с новыми контрагентами.
Контроль налоговой
Грамотное оформление ТОРГ-12 или акта приёма-передачи — не только вопрос внутреннего порядка, но и объект внимания налогового контроля. Федеральная налоговая служба уделяет внимание сопоставлению данных из документов в рамках автоматизированных проверок. Ошибки или несовпадения могут вызвать подозрения в фальсификации операций.
Поэтому важно, чтобы:
| Документ | Обязательные данные |
|---|---|
| ТОРГ-12 | Наименование и количество товара, даты, подписи, реквизиты сторон |
| Акт приёма-передачи | Описание предмета передачи, даты, подписи сторон, ссылка на договор |
Также стоит помнить: с 2025 года при использовании машиночитаемых документов особенно важно соблюдать структуру форматов и XML-схем. Неверно сформированный файл может быть отклонён операторами ЭДО или не принят налоговой системой.
Вопросы и ответы
Когда использовать товарную накладную, а когда акт приёма-передачи?
Чем отличается ТОРГ-12 от акта приёма-передачи по содержанию?
Может ли акт приёма-передачи заменить накладную?
Можно ли объединить акт и накладную в один документ?
Нужно ли оформлять оба документа — и накладную, и акт?
Можно ли использовать УПД в электронном виде?
Какие обязательные реквизиты у форм ТОРГ-12 и акта?
Что делать, если покупателю нужен акт, а отправлен только ТОРГ-12?
Является ли наличие электронной подписи обязательным для УПД?
Какие ошибки могут привести к отказу от принятия документов?
Нужно ли сохранять бумажную копию, если есть электронный документ?
Количество показов:
