Кто ведет табель учета рабочего времени, их ответственность по закону
- Назначение ответственного за ведение табеля
- Обязанности табельщика
- Как часто нужно заполнять табель
- Подписание и утверждение табеля
- Вопросы и ответы
Назначение ответственного за ведение табеля
Кадровик, руководитель, бухгалтер
Ведение табеля учета рабочего времени — не просто формальность, а обязательная процедура, напрямую влияющая на зарплату сотрудников, начисление отпусков и соблюдение трудового законодательства. Вопрос о том, кто именно отвечает за оформление табеля, чаще всего решается внутри компании.
На практике обязанности по ведению табеля могут быть возложены на:
- Кадровика — чаще всего именно HR-специалист следит за отметками по дням и часам, особенно если в компании централизованная кадровая служба;
- Руководителя подразделения — в небольших организациях или при децентрализованной структуре табель ведет непосредственно начальник отдела;
- Бухгалтера — в организациях, где отсутствует отдельная кадровая служба, учет рабочего времени может вести сотрудник бухгалтерии.
Главное — чтобы внутри компании был назначен конкретный человек или должность, отвечающая за корректность табеля. Это позволяет избежать споров и неразберихи при начислении зарплаты или трудовых проверках.
Оформление приказа
Назначение ответственного за ведение табеля оформляется официально — обычно путем издания приказа. Такой приказ подписывает руководитель организации. В документе указываются:
- ФИО и должность назначенного ответственного;
- Подразделение, за которым ведется учет;
- Основание — например, внутренний регламент или Трудовой кодекс.
Дополнительно может быть прописана ответственность за своевременность и корректность внесения данных. Если в компании используется электронный табель, указывается, через какую систему ведется учет.
Следующим шагом является ознакомление сотрудника с приказом под подпись. Только после этого можно считать распределение ответственности зафиксированным.
Как регулируется ответственность законодательно
Табель учета рабочего времени — это обязательный документ. Его наличие и корректность регулируются статьей 91 Трудового кодекса РФ. Ответственный сотрудник должен точно фиксировать:
| Что фиксируется | Зачем это нужно |
|---|---|
| Выходы и невыходы на работу | Расчет зарплаты, выявление прогулов |
| Продолжительность смен | Контроль переработок и соблюдение норм |
| Отпуска, больничные, командировки | Корректное начисление и отчетность |
Если табель оформлен с ошибками или не оформлен вовсе, ответственность может нести не только исполнитель, но и руководитель. Это может повлечь штрафы по ст. 5.27 КоАП.
Также важно учитывать, что при проверках со стороны инспекции труда или налоговых органов табель — один из первых документов, который запрашивается. В этом контексте особенно важно правильно не только назначить ответственного, но и следить за корректным оформлением документации. Рекомендуем ознакомиться с инструкцией по заполнению табеля учета рабочего времени, чтобы избежать распространенных ошибок.
Обязанности табельщика
Своевременность и корректность
Основная обязанность табельщика — это точное и своевременное ведение табеля учета рабочего времени. От этого документа напрямую зависит начисление заработной платы, расчет отпускных, больничных и других выплат сотрудникам. Под этим подразумеваются как ежедневное отражение фактического времени, отработанного каждым работником, так и фиксирование отпусков, больничных, командировок, простоев и других отклонений.
Для снижения риска ошибок большинство компаний применяют специализированные программы автоматизации. Например, решение 1С:Предприятие 8 позволяет в режиме реального времени отслеживать присутствие сотрудников и оперативно вносить изменения в табель.
При этом важно помнить: даже с использованием цифровых решений ответственность за корректность данных остается на табельщике. Малейшая неточность, особенно в крупных штатах, может привести к ошибкам начислений и конфликтным ситуациям с персоналом.
Требования к оформлению по закону
Табель учета рабочего времени — это обязательный документ, регламентированный Трудовым кодексом РФ. Форма, структура и способы хранения определены Приказом Госкомстата РФ №1, допускается как бумажный, так и электронный формат при соблюдении всех требований законодательства.
Вот ключевые моменты, которые нужно учитывать при оформлении табеля:
- Использование унифицированной формы Т-13 или разработанной в рамках СУД;
- Присвоение каждому виду времени (работа, командировка, отпуск и др.) четкого кода согласно классификатору;
- Обязательное наличие подписи ответственного лица в конце отчетного периода;
- Срок хранения документа — не менее 5 лет.
Часто возникают вопросы о возможности автоматизации заполнения. В этом случае важно, чтобы электронная система обеспечивала формат отчетности, соответствующий нормам Росстата и кадрового учета.
Ответственность за ошибки
Ошибки в табеле могут повлечь за собой финансовые, административные и даже юридические последствия. Если работнику неверно начислена заработная плата из-за неточного учета часов — работодатель обязан произвести перерасчет. А если ошибка системная или ведёт к задержке выплат, ответственность наступает перед трудовой инспекцией.
Вот основные риски, с которыми сталкивается табельщик в случае ненадлежащего исполнения обязанностей:
| Вид ошибки | Последствие |
|---|---|
| Неверный учет рабочего времени | Ошибки в расчетах зарплаты, переработок |
| Несвоевременное внесение информации | Задержка в начислении выплат, штрафы |
| Отсутствие подписи ответственного лица | Недействительность табеля при проверках |
К примеру, если в табеле указано, что сотрудник находился в отпуске, а по факту он работал, этот "лишний" выход может быть расценен как нарушение режима — вплоть до служебного расследования. Именно поэтому практикуется предварительная сверка итогового табеля с руководителями подразделений перед сдачей в бухгалтерию.
Важно понимать, что табельщик — это не просто «ударник Excel». Это человек, который держит на себе точность управления временем и финансами в масштабах всей организации. И его роль становится особенно заметной, когда система учета работает как часы, а человеческий фактор — под контролем.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Как часто нужно заполнять табель
Сменный и дневной учет
Табель учета рабочего времени можно вести двумя основными способами: по сменному и по дневному принципу. Выбор подхода зависит от графика работы предприятия и внутренних процедур.
При сменной работе учет рабочего времени чаще всего строится по сменам, особенно если сотрудники работают в круглосуточном режиме или по графику 2/2, 3/3 и т.д. В этом случае табель можно заполнять после каждой смены — так снижается риск ошибок и забытых отметок.
Если же сотрудники работают по стандартному пятидневному графику, можно использовать дневной метод учета — то есть вносить данные в табель ежедневно или по итогу каждой недели. Это удобно для офисных или удалённых команд, где нет частой ротации персонала.
Заполнение ежедневно или по итогам месяца
По закону не установлено обязательство вносить данные в табель ежедневно, но важно учитывать риски. При заполнении в конце месяца могут быть допущены ошибки из-за забытых данных или неправильной интерпретации отработанных часов.
Работодателю целесообразно регламентировать внутренними документами периодичность заполнения. Чаще всего используют один из двух подходов:
- Ежедневное заполнение — обеспечивает высокую точность, особенно при использовании ручного учета. Требует строгости от ответственного сотрудника, но снижает количество исправлений.
- Заполнение по итогам месяца — подходит компаниям с автоматизированными системами учета, где данные фиксируются сразу в системах контроля доступа.
При любом варианте важно использовать понятные и единообразные обозначения. Сокращения и кодировки должны соответствовать официальным нормам. Подробнее про условные обозначения в табеле учета можно узнать в нашем материале.
Подведение итогов
После окончания отчетного периода (обычно — календарный месяц) ответственные лица подводят итоги: подсчитывается отработанное время, переработки, отпуска, больничные и другие отклонения от графика.
В большинстве случаев на этом этапе табель подписывается кадровиком или начальником подразделения и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
| Этап | Действие | Ответственный |
|---|---|---|
| Заполнение табеля | Отметка рабочего времени и отклонений | Специалист по кадрам / руководитель |
| Проверка данных | Сравнение с графиками и пропусками | Отдел персонала |
| Передача в бухгалтерию | Использование при расчете зарплаты | Кадровик / табельщик |
Даже если все работает на «автомате» — электронные пропуски, CRM и другие системы — ответственность за правильность заполнения табеля никто не отменяет. Рекомендуется, чтобы хотя бы раз в неделю ответственный сотрудник просматривал текущие данные, чтобы избежать накопления неточностей к концу месяца.
Подписание и утверждение табеля
Кто подписывает табель — примеры
После того как табель учёта рабочего времени заполнен, его необходимо подписать. Ответственные за подписание — это те сотрудники, которые ведут учёт и подтверждают достоверность представленной информации. Как правило, это:
- Непосредственные руководители подразделений — начальники отделов, мастера, начальники смен. Они подтверждают данные по каждому подчинённому.
- Кадровая служба — в некоторых организациях табель ведут именно кадровики, и тогда они же его и подписывают.
- Сотрудник бухгалтерии — в небольших компаниях эти обязанности могут быть объединены с расчётом зарплаты.
Есть также практика двойного подписи: табель подписывает сотрудник, ведущий учёт, а затем — руководитель, который утверждает документ.
На крупных производствах или в организациях с обособленными структурными частями может быть многоступенчатая схема — сначала подписывает лицо, составляющее табель по каждому подразделению, затем сводный табель утверждает директор или главный бухгалтер.
Нужна ли печать
В соответствии с действующими нормами Трудового кодекса и внутренними регламентами компаний, печать на табеле не обязательна. Если компания действует без печати в принципе — что допустимо по закону — документы заверяются только подписями ответственных лиц.
Однако компании, где внутренними инструкциями предусмотрено использование печати (например, при передаче в архив или на случай проверки), могут продолжать её ставить. Это чаще встречается в учреждениях государственного сектора или там, где хранение документов строго регламентировано.
Передача в бухгалтерию и архив
После подписания табель передаётся в бухгалтерию. Это ключевой этап, ведь на основании этого документа производится расчёт заработной платы, премий, отпускных и других выплат.
Передача может быть как в бумажном виде, так и в электронном через систему кадрового или бухгалтерского учёта. Главное — обеспечить контроль фиксации всех часов и стабильный доступ к информации.
После проведения всех начислений табель отправляется в архив. Это обязательное требование — сохранять документацию, подтверждающую отработанное время сотрудников.
| Кто отвечает за этап | Что делает | Форма документа |
|---|---|---|
| Начальник отдела | Заполняет табель по своему подразделению | Электронная или бумажная |
| Кадровик или бухгалтер | Проверяет и подписывает | Оригинал в бумажном архиве или PDF-версия |
| Архивариус/делопроизводитель | Принимает и сохраняет документ | Хранение не менее 5 лет |
Важно: если предприятие использует электронный документооборот, важно обеспечить юридически значимую подпись (например, ЭЦП) — это приравнивается к ручной подписи оригинала.
Вопросы и ответы
Кто может быть назначен ответственным за ведение табеля учета рабочего времени?
Обязательно ли оформлять приказ о назначении ответственного за табель?
Какие законы регулируют ведение табеля рабочего времени?
Какие риски возникает при ошибках в табеле?
Как часто нужно заполнять табель учета?
Кто подписывает табель рабочего времени?
Нужна ли печать на табеле учета времени?
Каковы обязанности табельщика?
Можно ли вести табель в электронном виде?
Что происходит с табелем после подписания?
Какой срок хранения табеля учета времени?
Количество показов: 6
