Корректировочный акт к накладной: как оформить правильно

• Что такое корректировочный акт
• Форма и структура корректировочного акта
• Ошибки и несоответствия: причины составления
• Как оформить корректировочный акт в 1С и вручную
• Вопросы и ответы

Что такое корректировочный акт

Корректировочный акт — это документ, который используется для фиксации изменений в ранее оформленных поставках товаров или оказанных услугах. Он сопровождает уже существующий документ, например, товарную накладную, и служит правовым основанием для уточнения или исправления данных, если меняется количество, номенклатура или стоимость товаров.

Как правило, корректировочный акт составляется по инициативе одной из сторон договора, когда в процессе выполнения обязательств выявились расхождения или произошло изменение условий сделки. При этом утверждение документа обеими сторонами обязательно — только тогда он приобретает юридическую силу.

Цели составления

Ситуации для составления корректировочного акта могут быть разными, однако основные цели всегда сводятся к следующему:

• Исправление ошибок, обнаруженных после подписания исходных документов (накладная, акт выполненных работ и т.п.);
• Фиксация изменения объема поставки или перечня услуг;
• Уточнение договорённостей в случае возврата части товара или изменения цены;
• Корректировка данных для бухгалтерского и налогового учёта.

Например, если покупатель возвращает часть товара из-за брака, поставщик составляет корректировочный акт, уменьшая количество и сумму поставки. Такой подход гарантирует прозрачность и точность бухгалтерии для обеих сторон.

Юридическая основа

Корректировочный акт не имеет строго утверждённой формы, но его содержание должно соответствовать общим требованиям делопроизводства и положениям гражданского законодательства. Гражданский кодекс РФ закрепляет право сторон изменять и дополнять условия сделок, а главные правила ведения бухгалтерского учёта обязывают отражать каждую операцию документально.

Кроме того, для целей налогообложения важно, чтобы корректировка стоимости или объема поставки была подтверждена подписью обеих сторон и отражена в бухгалтерских регистрах. Такой документ может быть приложен к любому первичному документу, например, к товарной накладной или акту приёма-передачи. Кстати, если вас интересует оформление последнего, обратите внимание на практическую статью с образцом акта приёма-передачи.

Когда требуется

Корректировочный акт необходим в ситуациях, когда необходимо официально зафиксировать изменения, затрагивающие существенные характеристики сделки. Вот наиболее частые случаи:

• Поставка товара в меньшем количестве, чем было указано в накладной;
• Замена части номенклатуры после уже оформленной накладной;
• Изменение цены после поставки (например, при пересчёте скидки или бонусов);
• Возврат товара покупателем как полостью, так и частично.

Такой документ особенно важен при наличии спорных ситуаций при проверках или разногласиях между сторонами. Он служит подтверждением согласованного изменения условий сделки и основанием для корректировки бухгалтерской документации.

Документы, к которым применяется

Корректировочный акт может использоваться к любому из следующих первичных документов:

Важно понимать: корректировочный акт не заменяет первичный документ, он его дополняет. Поэтому в нём обязательно должна быть ссылка на оригинальный номер и дату основного документа, к которому производится корректировка.

Для надёжности и уверенности в будущем рекомендуется вести архив всех корректировочных актов вместе с основной документацией по сделке.

Форма и структура корректировочного акта

Обязательные реквизиты

Корректировочный акт составляется в случае, если после отгрузки товара возникают изменения в условиях поставки, объемах или стоимости. Основная цель документа — зафиксировать эти изменения официально и корректно. Независимо от вида операции или специфики бизнеса, в корректировочном акте обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• Название документа и его номер;
• Дата составления;
• Реквизиты сторон (продавец и покупатель);
• Ссылки на первичные документы (обычно это товарная накладная);
• Причина корректировки;
• Существо изменения: перечень товаров или услуг, изменившаяся сумма, количество, цена;
• Подписи ответственных лиц с обеих сторон.

При этом важно не путать корректировочный акт с другими бухгалтерскими формами. Он служит не для фиксации первичной поставки, а именно для корректировки уже зарегистрированных операций. Подробнее о форме товарной накладной и её оформлении можно прочитать в этой статье.

Пример оформления

Для понимания, как должен выглядеть корректировочный акт, достаточно взглянуть на типовой образец. Ниже приведён пример таблицы, фиксирующей изменения.

Обратите внимание, что необходимо точно указывать, что именно изменилось и почему. Акцент стоит делать на прозрачности: любой бухгалтер, открыв документ, должен сразу понимать ситуацию.

Особенности формы в РБ

В Республике Беларусь оформление корректировочного акта подчиняется как общепринятым бухгалтерским стандартам, так и локальному законодательству. Основное отличие — обязательное отражение изменений в бухгалтерской справке и занесение информации в Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Кроме того, в РБ при корректировке важных условий договора (например, изменение валюты или условий оплаты) требуется прикладывать подтверждающие письма или дополнительное соглашение. Это связано с более строгим подходом к договорным обязательствам на уровне налоговых органов.

Образцы и шаблоны

Хотя корректировочные акты не регламентированы строго утвержденной государственной формой, многие компании разрабатывают свои шаблоны, учитывая практические нюансы бизнеса. На основе многолетней практики выделим два рабочих совета:

1. Используйте пронумерованные таблицы — это упрощает согласование документа;
2. Всегда сохраняйте связь между оригинальной накладной и корректировочным актом, даже если правка касается только одной строки.

Современные учетные системы позволяют формировать корректировочные акты автоматически, особенно если документы поступают через ЭДО. Но даже в этом случае важно понимать структуру формы и проверять содержание вручную — ошибки в корректировках могут привести к отклонению вычетов НДС.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Ошибки и несоответствия: причины составления

Неточности в количестве или цене

Одной из самых частых причин составления корректировочного акта к накладной становится расхождение в количестве или стоимости поставленного товара. Такие ошибки могут возникнуть как по вине поставщика (например, при неправильной упаковке или пересортице), так и со стороны получателя — при приёмке могли неверно посчитать количество единиц продукции.

В большинстве случаев такие неточности выявляются в момент получения товара. Например, в накладной указано 25 упаковок, а по факту пришло только 24. Или же — цена в накладной 500 рублей за единицу, а была согласована цена 480 рублей. Простой визуальный или количественный контроль при приёмке часто позволяет выявить такие нестиковки сразу и составить корректировочный акт.

Если расхождение касается цены, важно также проверить, не произошло ли изменение стоимости без согласования. Даже если поставщик решил сделать скидку или, наоборот, повысить цену — это должно быть отражено документально. В противном случае бухгалтерия не сможет корректно провести документы.

Замена товара

Иногда поставщик по собственной инициативе или по предварительной договоренности меняет товар на аналогичный. Казалось бы, не критично: контрагент присылает такое же по характеристикам изделие, но с другим артикулом или производителем. Однако с точки зрения документооборота это уже юридически другой товар.

Пример: вместо позиции «Сканер Zebra DS2208» поставляется «Honeywell 1470g». Даже если технически они идентичны, в накладной нужно отразить фактический товар. В такой ситуации и оформляется корректировочный акт, где фиксируется замена.

Важно учитывать, что согласие второй стороны на замену обязательно. Если покупатель не подтверждает подмену, акт не будет считаться законным основанием для переоформления документов.

Разногласия сторон

Бывают случаи, когда поставщик и покупатель не согласны с содержанием накладной. Одни утверждают, что товар был передан в полном объеме, другие — что чего-то не хватало или товар был поврежден. Такое происходит нечасто, но требует точной фиксации в документах. В подобной ситуации корректировочный акт позволяет зафиксировать официальную позицию одной из сторон и является основой для дальнейшего урегулирования.

Если акт разногласий не подписан обеими сторонами, он может сопровождаться односторонним корректировочным актом и дополнительными документами: фото, служебными записками, экспертным заключением. Однако для минимизации рисков лучше стремиться к договорным вариантам и письменному соглашению по изменениям.

Также важно понимать роль материально-ответственного лица при возникновении разногласий. Часто именно его подписи на приемке или отгрузке становятся решающим аргументом в спорной ситуации.

Реакция на акты расхождений

После выявления расхождений действия зависят от причины и характера несоответствия. Ниже приведена таблица, отражающая типичные ситуации и рекомендуемые шаги.

В любом случае важно не оставлять несоответствия без внимания. Не только для выверенного учёта, но и для того, чтобы избежать претензий со стороны контрагентов или проверяющих инстанций в будущем. Корректировочные акты — не формальность, а рабочий инструмент для поддержания прозрачности в цепочке поставок.

Как оформить корректировочный акт в 1С и вручную

Работа в 1С:Бухгалтерия

Оформление корректировочного акта в 1С:Бухгалтерия (ред. 3.0) выполняется через модуль «Операции» или напрямую из документа «Реализация (акты, накладные)». Это удобно, если изменения касаются уже проведённой отгрузки, но необходимо зафиксировать пересмотр условий — например, изменение объема, стоимости или возврат части товаров.

Для создания корректировочного акта в 1С:

1. Откройте ранее сформированный документ реализации.
2. Нажмите кнопку «Создать на основании» → «Корректировка реализации».
3. В появившемся окне выберите вкладку «Корректировка количества и суммы», если требуется изменить оба параметра, или только «Сумма», если речь идет об изменении стоимости без изменения количества.
4. Убедитесь, что корректировка не приводит к отрицательным остаткам или некорректной себестоимости.

После заполнения документа программа автоматически сформирует корректировочный счёт-фактуру и корректировочный акт, которые можно подписать ЭЦП и отправить по ЭДО.

Создание вручную и подписание

Если вы не используете 1С или в конкретной ситуации удобнее составить документ вручную (например, при разовой корректировке с контрагентом), корректировочный акт оформляется на бумаге или в текстовом редакторе, с соблюдением базовых требований.

В корректировочном акте необходимо указать:

• Реквизиты сторон — название организации, ИНН, адрес.
• Ссылку на исходную поставку: номер и дату товарной накладной или акта.
• Причину корректировки: ошибка в количестве, изменение условий, возврат, скидка и т.п.
• Подробное описание изменений с числовыми значениями «было» и «стало».
• Подписи представителей обеих сторон.

Пример формулировки: «В связи с возвратом части поставленного товара (5 из 20 единиц) стороны согласовали следующее изменение в количестве и сумме поставки...»

После подписания на бумаге, такой документ можно отсканировать для регистрации и последующего хранения, особенно при работе с налоговой или в случае спора.

Подача по ЭДО

Если ваша организация подключена к системе электронного документооборота (ЭДО), корректировочные акты могут направляться в электронной форме без бумажных экземпляров. Это ускоряет согласование, сохраняет юридическую силу документа и снижает риски, связанные с потерей бумажных оригиналов.

Основные этапы подачи через ЭДО:

1. Сформировать корректировочный акт в учётной системе или вручную.
2. Подписать документ квалифицированной электронной подписью.
3. Отправить получателю через оператора ЭДО.
4. Дождаться подтверждения получения и акцепта документа второй стороной.

Вся информация о передаче фиксируется в логе обмена, что удобно для контроля и возможных разбирательств.

Хранение и учет

Корректировочные акты подлежат хранению по тем же правилам, что и основные первичные учетные документы. Это особенно важно в случае налоговых проверок или аудита. Электронные документы хранятся в архиве ЭДО или в учётной системе, бумажные – в папках с накладными и актами.

В учётной политике желательно предусмотреть внутренний порядок регистрации корректировок: кто отвечает за оформление, какие допуски к подписанию есть, как изменяются данные в бухгалтерском и налоговом учете.

Таким образом, корректировочный акт — гибкий инструмент фиксации изменений в хозяйственных операциях. Его грамотное оформление минимизирует риски и упрощает взаимодействие с налоговыми органами и контрагентами.

Вопросы и ответы