Как оформить отпуск в табеле рабочего времени

• Как в табеле отображаются отпуска
• Отражение больничного листа в табеле
• Отгулы и компенсации: как отображаются
• Ошибки и риски при оформлении неявок
• Вопросы и ответы

Как в табеле отображаются отпуска

Табель учета рабочего времени — это основной документ, отражающий присутствие или отсутствие работников на рабочем месте. При правильно оформленном отпуске важно не только соблюдение всех юридических нюансов, но и точная фиксация в табеле. Неверное обозначение может повлечь за собой ошибки в расчетах зарплаты, налоговых отчислениях, а также проблемы при проверке со стороны контролирующих органов.

В табеле применяются сокращённые буквенные или цифровые обозначения, регламентированные приказом Росстата. Ниже — разбор ключевых видов отпусков и их обозначений.

Ежегодный оплачиваемый — "ОТ"

Самый распространённый вариант — отпуск, предоставляемый ежегодно за отработанный период. Его отображают в табеле как "ОТ" на весь срок нахождения работника в отпуске. Продолжительность и даты указываются в приказе на отпуск, а табель заполняется на их основе.

Пример: сотрудник Иванов И.И. уходит в отпуск с 5 по 18 августа. В табеле за эти даты напротив его фамилии стоит "ОТ".

Важно помнить, что отпускные рассчитываются и выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. А табель подготавливается ежемесячно, поэтому отметка "ОТ" в нем появляется по факту ухода, но на основании заранее оформленного приказа.

Учебный — "У" или "УЧ"

Если сотрудник совмещает работу с учебой, он имеет право на учебный отпуск — оплачиваемый или неоплачиваемый, в зависимости от ситуации. В табеле он обозначается как "У" или "УЧ", и выбор символа зависит от принятого в организации формата.

Для корректного учета важно иметь подтверждающие документы: справку-вызов из учебного заведения и приказ по предприятию.

Такое разграничение важно, поскольку влияет на расчет заработной платы и страховых взносов. Неверное указание в табеле может стать причиной споров между работодателем и сотрудником, а также вызвать вопросы у налоговой инспекции.

Отпуск без содержания — "ДО"

Такой отпуск предоставляется работнику по его личной просьбе и оформляется соответствующим приказом. В табеле он обозначается буквенным кодом "ДО", что означает дни отсутствия без сохранения заработной платы.

Подобные отпуска могут быть предоставлены по уважительным причинам, подтвержденным документально, или по семейным обстоятельствам. Однако даже в случае уважительных причин задача работодателя — правильно отразить отсутствие в табеле.

• Если отпуск «за свой счёт» предоставляется согласно закону (например, для ухода за близким родственником), он подлежит обязательному учету.
• Если сотрудник отсутствует без официального оформления отпуска, в табеле указывается уже другая отметка — «НН», что квалифицируется как прогул.

Таким образом, именно корректность ведения табеля помогает избежать юридических недоразумений и сохранить прозрачность процессов внутри организации.

Чтобы правильно заполнить табель, важно учитывать не только обозначения, но и сроки предоставления документов, подтверждающих отпуск. Более подробно о порядке и правилах оформления табеля читайте в статье Как заполнить табель учета рабочего времени.

Отражение больничного листа в табеле

Код "Б" или "19"

Когда сотрудник уходит на больничный, важно корректно внести этот период в табель учета рабочего времени. Для этого используются специальные обозначения. Наиболее распространённый способ — это отметка кодом «Б» или цифровым обозначением «19». Оба варианта допустимы, выбор зависит от используемой системы учета и привычек бухгалтерии. Главное, чтобы код был понятен всем проверяющим и соответствовал нормативным документам.

Код «Б» — это сокращение от слова «больничный», и он указывает на отсутствие с оплатой по листку нетрудоспособности. Цифровой код «19» — его аналог, который чаще можно встретить в автоматизированных системах учета, например, при ведении табеля в 1С:ЗУП. Подробнее о том, как работать с 1С, можно прочитать в отдельной статье.

Сроки заполнения после закрытия больничного

Больничный лист подлежит отражению в табеле только после его закрытия и предоставления оригинала работодателю. Что это значит? Если сотрудник находился на больничном с 10 по 17 число, но сообщил об этом только 18-го, бухгалтер вносит эти дни в табель задним числом.

Вносить отметку по коду «Б» заранее — до получения листка нетрудоспособности — не рекомендуется, даже если сотрудник информировал устно. Исключение — использование промежуточного обозначения “НЯ” (неявка по невыясненной причине) с последующей корректировкой после получения документа.

Алгоритм действий:

• Получить от сотрудника закрытый больничный лист.
• Проверить даты листа нетрудоспособности.
• Внести в табель дни болезни с применением кода «Б» или «19».
• Сдать обновлённый табель учета в соответствии с внутренними сроками компании (обычно не позднее 3 рабочих дней после получения больничного).

Примеры для неполного месяца

Если сотрудник был на больничном только часть месяца, важна корректность распределения рабочих и нерабочих дней. Пример: сотрудник вышел на больничный с 15 по 20 марта. В этом случае в табеле будет:

В случае, если больничный перешёл с одного месяца на другой, например с 28 марта по 3 апреля, отражение будет частично в одном месяце, частично — в следующем. Это важно учитывать при автоматической загрузке табеля или подготовке отчетов.

Также обратите внимание, что в системах автоматизации, например, 1С или СБИС, обновление табеля после закрытия больничного может потребовать ручной корректировки, особенно при частичных пересечениях дат.

Корректность отражения больничных критична не только для начисления зарплаты, но и для будущих проверок и сверок с ФСС. Поэтому рекомендуется выстроить чёткий процесс: от сбора справки до финального обновления табеля, особенно в ситуациях, связанных с временной нетрудоспособностью.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Отгулы и компенсации: как отображаются

Обозначение "ОВ", "РВ"

В табеле учета рабочего времени для отражения переработки и предоставленных за нее отгулов применяются специальные обозначения. Самые распространенные — это "ОВ" (отгул за ранее отработанное время) и "РВ" (работа в выходной день).

Например, если сотрудник выходил на подработку в выходной день по согласованию с работодателем, в табеле в этот день ставится код "РВ". А когда ему предоставляется день отдыха за эту переработку, в графе табеля указывается "ОВ" — это день, когда сотрудник отдыхает вместо ранее отработанного. Важно помнить, что такой день не является отпуском, поэтому он не влияет на расчет отпускных или стаж.

Пример:

Правильное отображение этих кодов помогает избежать нарушений трудового законодательства и корректно рассчитать оплату труда. Также важно помнить, кто именно отвечает за ведение табеля — об этом можно подробнее прочитать в отдельной статье о ведении табеля.

Дни после переработки

Если сотрудник работает сверхурочно, он имеет право на дополнительный отдых. Отгулы за такую переработку предоставляются по договоренности — при наличии заявления или соглашения между работником и работодателем. В табеле выставляется "ОВ", если отдых предоставлен, или рабочие часы продолжают учитываться, если сотрудник выбрал компенсацию в денежной форме.

Часто применяются смешанные подходы: часть переработки оплачивается, часть компенсируется выходным. Это не запрещено и позволяет учитывать интересы обеих сторон.

Рекомендации:

• Фиксировать факт переработки с подписью сотрудника и руководителя.
• Заранее согласовывать дату предоставления дня отдыха, чтобы избежать путаницы в табеле.

Главное — соблюдение прозрачности: каждый час переработки должен иметь согласованное отражение в графике и табеле, особенно когда идет речь о работе в выходные и праздничные дни.

Посещение врача, донорство

Отсутствие на рабочем месте может быть оформлено в табеле по-разному, в зависимости от причины. Например, в случае сдачи крови сотруднику предоставляется освобождение от работы с сохранением заработка — такие дни отмечаются специальными символами, в зависимости от решения работодателя и внутренней инструкции по табелированию.

Посещение врача также может быть засчитано как рабочее время или как освобождение с сохранением заработка — если имеется подтверждающий документ, например, справка из поликлиники. В этом случае может быть использован код "НН" (неявка по уважительной причине), но в большинстве организаций предпочтительнее указывать более точные обозначения, закрепленные во внутреннем регламенте.

Для донорских дней используется специальная процедура: день сдачи крови и следующий за ним день отдыха отображаются как оплачиваемое отсутствие. Это важно как для точности учета, так и для корректного начисления заработной платы.

Ошибки и риски при оформлении неявок

Нет первичных документов

Одна из самых частых ситуаций — отсутствие подтверждающих документов при оформлении неявки на работу. Отпуск, больничный, командировка — все эти случаи обязательно должны иметь основание: заявление сотрудника, приказ, листок нетрудоспособности или служебная записка. Без таких документов сотрудник просто пропадает из табеля, и это приводит к искажению учета рабочего времени.

Формальная сторона вопроса — критична. Например, если сотрудник находится в ежегодном отпуске, но в табеле стоит "НН" (неявка по невыясненной причине) — это уже нарушение. Налоговая и трудовая инспекция расценивают подобные расхождения как нарушение кадровой дисциплины. Особенно важно оформлять документы вовремя — уже в день начала отсутствия или до него.

Пример: Сотрудник уехал в отпуск, устно договорившись с руководителем. Документы забыли оформить. В табеле проставили НН, но по факту он отдыхал. При проверке возникает вопрос: где документы? Возникает риск штрафа и перерасчёта начисленной зарплаты.

Сбои в начислении ЗП

Табель передаётся в бухгалтерию и основывается на нём рассчитываются зарплаты, налоги и удержания. Если в табеле ошибочно указана неявка вместо отпуска — зарплата сотрудника будет либо занижена, либо завышена. В обоих случаях придётся делать перерасчёты и составлять дополнительные документы.

Больше всего такие ошибки затрагивают:

• Основной отпуск и отпуск без сохранения зарплаты (разные коды, разные расчётные периоды);
• Больничные (рассчитываются отдельно, сумма может отличаться от обычной зарплаты);
• Прогулы (неоплачиваемое отсутствие — это совсем иная юридическая ситуация).

Каждая неправильно оформленная неявка может повлечь за собой нарушение не только трудового, но и налогового законодательства — особенно если выплаты пошли "не по тем данным". Всё это — дополнительные затраты времени, а иногда и реальные финансовые потери.

Штрафы и трудовые споры

Ошибки в табеле могут выйти за рамки внутренних процессов. Если сотрудник решит обжаловать действия работодателя, то суд встанет на его сторону — в случае, если табель содержит неточности, у работника появляется право на претензию. Даже простая ошибка — например, неправильный код в табеле — может быть использована в суде против работодателя.

Контролирующие органы (в том числе трудовая инспекция и налоговые органы) проверяют табели при выездных и камеральных проверках. За отсутствие или неправильное оформление табеля, за недостоверные данные — штрафуют как организацию, так и должностное лицо.

Важно строить процессы так, чтобы оформление неявок было своевременным и подтверждалось документами. Лучше предусмотреть контрольные точки: автоматические напоминания, визуальную проверку перед сдачей в бухгалтерию, резервные копии заявлений.

Грамотное оформление неявок — не только вопрос кадрового учета, но и защита интересов работодателя. Маленькая неточность в табеле сегодня может стать крупной юридической проблемой завтра.

Вопросы и ответы