Порядок инвентаризации в 2025

• Что нужно знать про инвентаризацию 2025 года
• Организация проведения инвентаризации
• Инвентаризация в разных типах учреждений
• Советы по эффективному проведению инвентаризации
• Вопросы и ответы

Что нужно знать про инвентаризацию 2025 года

Нормативная база и законодательные изменения

Инвентаризация в 2025 году по-прежнему проводится в соответствии с положениями Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств, утверждённых приказом Минфина России. Но важно учитывать, что на фоне цифровизации бизнес-процессов и расширения зоны онлайн-контроля со стороны регуляторов, акценты в законодательстве начали смещаться.

Фокус смещается в сторону своевременной и прозрачной отчетности. Ужесточён контроль за соответствием данных бухгалтерского учета и фактического наличия имущества, особенно в организациях, работающих с ТМЦ, оборудованием и валютными средствами. Актуальными остаются требования по ежегодному проведению обязательной инвентаризации, а также перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении хищений или стихийных бедствий.

Напомним, что порядок хранения инвентаризационных описей, актов и сличительных ведомостей также строго регламентирован. Документы должны быть подписаны членами комиссии и ответственными лицами, и сохраняться в архиве не менее 5 лет.

Основные цели инвентаризации в 2025 году

Инвентаризация — это далеко не формальность. Это инструмент внутреннего контроля, который помогает бизнесу держать активы под контролем и оперативно выявлять несоответствия между бухгалтерским и фактическим учетом.

Основные цели:

• Контроль за материальными ценностями и выявление недостач или излишков;
• Приведение в порядок данных бухгалтерского учета перед отчетным периодом;
• Оценка состояния имущества (износа, пригодности к использованию);
• Снижение рисков внутреннего мошенничества или халатности персонала;
• Создание реальной базы для анализа эффективности складской и торговой логистики.

Компании, которых интересует более прикладной подход, могут ознакомиться с пошаговой схемой инвентаризации склада — она позволяет организовать процесс без срывов и путаницы.

Обязательные объекты учета

Вне зависимости от масштаба бизнеса или типа деятельности, инвентаризации подлежат следующие категории имущества и обязательств:

Не стоит забывать и про забалансовые счета — зачастую именно там скапливается имущество, которое не участвует в производстве, но юридически числится за организацией (арендованные ТС, оборудование на ответственном хранении и пр.).

Ответственность за нарушения

Игнорирование инвентаризации или её формальное проведение может привести не только к налоговым претензиям, но и к штрафам. Например, если по данным бухгалтерии товары числятся, но на складе фактически отсутствуют — это уже прямой путь к налоговой проверке и доначислениям.

Основные виды ответственности:

• Штрафы за недостоверную бухгалтерскую/финансовую отчетность (ст. 120 НК РФ);
• Материальная ответственность должностных лиц (согласно ТК РФ и договорам о материальной ответственности);
• Гражданско-правовые риски в случае судебных споров с контрагентами или инвесторами (например, из-за неправильных данных об активах).

Для руководства важно понимать: дисциплина в части учета активов снижает риски на всех этапах — от закупок до баланса. А значит, инвентаризация — не обуза, а инструмент стабильности и развития.

Организация проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации в учреждении

Инвентаризация — это не просто подсчёт имущества, а детальный процесс, требующий строгой организации и прозрачности. В бюджетных и государственных учреждениях процедура особенно важна, ведь имущество и запасы находятся на балансе с особым статусом. Правильный порядок позволяет не только выявить расхождения, но и минимизировать финансовые потери, а также быть готовыми к контролю со стороны проверяющих органов.

Инвентаризация должна проводиться по плану, заранее утверждённому руководителем. Обычно это делается перед составлением годовой отчётности, при смене материально-ответственного лица и в других случаях, предусмотренных нормативными актами. Внеплановая инвентаризация может проводиться в случае ЧП, проверок или подозрений на нарушения.

Обязательные этапы:

• подготовка — сбор и проверка документации, формирование комиссии;
• проведение фактической проверки имущества;
• сравнение данных с бухгалтерским учетом;
• оформление результатов и принятие решений по расхождениям.

Назначение комиссии и оформление приказа

Ключевая фигура в проведении инвентаризации — комиссия. Она формируется из числа сотрудников, разбирающихся в специфике учета и хранения имущества учреждения. В приказе о проведении инвентаризации определяют:

• состав комиссии (с указанием председателя);
• сроки и место проведения;
• определённые объекты учета (например, материальные запасы или основные средства).

Важно, чтобы в комиссию не входили лица, ответственные за имущество. Это обеспечивает объективность проверки.

Приказ подписывается руководителем учреждения и служит официальным документом для начала работы. В случае проверки со стороны Счетной палаты или других контролирующих органов, именно приказ станет одним из главных доказательств легитимности процедур.

Образец проведения инвентаризации в бюджетном учреждении

Типовой пример: в учреждении культуры проводится ежегодная инвентаризация. Сначала издается приказ с назначением комиссии. Затем члены комиссии получают инвентаризационные описи и обходят помещения, проверяя фактическое наличие имущества. Всё фиксируется письменно, а расхождения отмечаются в специальных актах.

Комиссия сверяет данные с бухгалтерскими записями, после чего составляет итоговый протокол и передаёт материалы в бухгалтерию для корректировок. Вот как может выглядеть базовая таблица инвентаризационного акта:

В похожем порядке проводится инвентаризация и в более специфических учреждениях — например, в библиотеках. Подробная инструкция именно для библиотек представлена в нашей отдельной статье.

Выявление и отражение расхождений

После завершения фактической проверки и сверки с учетными данными комиссия составляет акты о расхождениях. Каждый случай обязательно анализируется: находится первопричина (ошибка в учете, утрата, пересортица) и принимаются управленческие решения.

Типичные варианты расхождений:

1. Излишки — имущество числится только фактически, но не отражено в балансе. Оформляется приходная операция и причисляется к доходам.
2. Недостача — имущество есть в документах, но фактически отсутствует. Назначается служебная проверка, затем возможны удержания с ответственных лиц.

Результаты инвентаризации обязательно отражаются в учете: бухгалтерия делает соответствующие проводки, корректируется остаточная стоимость, уточняются учетные записи. И это гарантирует, что в 2025 учёт учреждения будет максимально прозрачным и соответствующим действительности.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Инвентаризация в разных типах учреждений

Инвентаризация государственных учреждений

В государственных учреждениях инвентаризация необходима не только для контроля за сохранностью имущества, но и для соблюдения требований законодательства. Основной акцент делается на прозрачность и документальную проверку всех активов. Регулярная проверка активов помогает избежать необоснованных списаний и обеспечивает достоверность бухучета.

Инвентаризация в государственных учреждениях проводится согласно установленным графикам, обычно не реже одного раза в год, с обязательным участием специально назначенной комиссии. Проверяются следующие категории имущества:

• здания и сооружения;
• мебель, оборудование, информационные системы;
• материальные запасы (включая канцтовары и ТМЦ);
• имущество, переданное в безвозмездное пользование или аренду;

Результаты инвентаризации оформляются в протоколах и актах, данные которых затем сопоставляются с бухгалтерскими записями. Особое внимание уделяется учету объектов, приобретенных за счет федерального или регионального бюджета.

Инвентаризация в бюджетной организации

Бюджетные организации, включая учреждения здравоохранения, образования, культуры и социальной сферы, также обязаны проводить инвентаризацию в соответствии с методическими рекомендациями Минфина. Однако здесь возможен более гибкий подход к срокам и порядку, с учетом специфики основной деятельности.

Ключевые особенности проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях:

Также необходимо учитывать особенности учета отходов и вторичных ресурсов. Например, в сфере экологии сейчас активно развивается экологическая инвентаризация и учет отходов, которая все чаще становится частью общей хозяйственной инвентаризации.

Проведение инвентаризации на предприятии

Коммерческие предприятия подходят к инвентаризации как к инструменту повышения эффективности: чем точнее учет, тем ниже риски финансовых потерь. Особенно это актуально при работе с товарными остатками, оборудованием и основными фондами.

Перед инвентаризацией проводится предварительная сверка учетных данных. Это позволяет выявить возможные расхождения и учесть их при составлении ведомостей.

Современные предприятия часто используют цифровые решения — от мобильных терминалов до интегрированных ERP-систем, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и минимизирует человеческий фактор.

Пример: Производственная компания с несколькими складами может использовать штрихкодирование и мобильные сканеры, чтобы в течение одного дня провести полную проверку всех складских остатков.

Инвентаризация имущества организации

Под имуществом организации подразумеваются как основные средства, так и быстроизнашивающиеся изделия, запасы и материальные ценности. Важно разделять инвентаризацию имущества, находящегося на балансе и вне баланса: например, имущество, переданное по договорам аренды или безвозмездного пользования.

В зависимости от цели могут проводиться следующие типы инвентаризации:

• плановая — ежегодная, по графику;
• внеплановая — при смене материально ответственного лица, ЧП или обнаружении недостач;
• тематическая — по определённой группе имущества (например, только автомобильный парк);

В 2025 году особое внимание уделяется цифровой трансформации учета имущества — многие организации переходят на автоматизированные системы контроля, что особенно актуально при распределении активов по регионам или филиалам.

Советы по эффективному проведению инвентаризации

Учет рисков и контроль ошибок

Инвентаризация — это не просто сверка остатков, а важнейший инструмент управления рисками. Ошибки учета, потери, недостачи — всё это способно существенно повлиять на финансовый результат компании. Поэтому важно заранее проанализировать, где могут возникать проблемы, и предусмотреть механизмы их предотвращения.

Вот на что стоит обратить внимание:

• Проблемные зоны: участки с высокой оборачиваемостью, сложные товарные остатки, места хранения с ограниченным доступом.
• Человеческий фактор: усталость, невнимательность, недостаточная квалификация персонала — одна из частых причин ошибок при подсчётах.
• Несовпадение документов и факта: если данные в учетной системе сильно различаются с реальными остатками, важно не просто исправить цифры, но и выяснить причину.

Разработайте чек-листы и сценарии действий при выявлении несоответствий — это снизит хаос в разгар ревизии и позволит быстрее найти «слабое звено».

Внедрение политики инвентаризации

Политика инвентаризации — это внутренний регламент, определяющий: когда, кто и как проводит инвентаризацию. Наличие такого документа упрощает организацию проверок и помогает сотрудникам действовать по установленным процедурам.

Что стоит включить в политику:

1. Периодичность: например, раз в квартал — для складов, ежегодно — для основных средств.
2. Ответственность: кто отвечает за подготовку, кто — за проведение, кто — за анализ результатов.
3. Формы документов: акты, описи, распоряжения.
4. Действия при выявлении недочетов: обязательный пересчет, разбор с участием бухгалтерии и службы безопасности, внутреннее расследование при систематических нарушениях.

Отдельный блок политики можно посвятить взаимодействию с IT-отделом: например, в части резервного копирования данных перед инвентаризацией или техподдержки при работе с программами учета.

Программы для автоматизации

Современные инструменты автоматизации позволяют проводить инвентаризацию быстрее, точнее и с минимальными затратами ресурсов. Особенно актуально это для предприятий с распределенной структурой: складская сеть, филиалы, точки продаж.

Наиболее популярные функции автоматизации:

Если объем данных значительный, это особенно важно — автоматизация помогает не «утонуть» в бумагах, а концентрироваться на принятии решений.

Методика проведения инвентаризации

Четкая и последовательная методика — основа качественной инвентаризации. Она предотвращает дублирование данных, хаос в учете и срывы сроков.

Пример стандартного подхода:

1. Подготовка: приказ, назначение комиссии, блокировка движения ТМЦ.
2. Физический пересчет: с учетом методики — от более стабильных участков к сложным, по зонам или номенклатуре.
3. Сверка с учетной системой: выявление расхождений.
4. Анализ результатов: объяснение причин, корректировка в системе и бухгалтерском учете.

Обратите внимание: в сложных зонах (например, агрегаты, комплектующие, активы в эксплуатации) возможны частичные или выборочные пересчеты по отдельным категориям.

Не забывайте документировать каждый этап — от акта допуска до итогового отчета. Это важно как для внутреннего учета, так и для случаев проверок (например, налоговыми органами).

Наконец, внедрение регулярной оценки эффективности инвентаризаций (например, через KPI по количеству расхождений, времени на перепроверку) позволяет со временем сделать процесс быстрее и экономичнее.

Вопросы и ответы