Порядок инвентаризации на складе

• Основы складской инвентаризации
• Порядок проведения инвентаризации на складе
• Инвентаризация на складах маркетплейсов
• Управление запасами и автоматизация
• Вопросы и ответы

Основы складской инвентаризации

Что такое инвентаризация товара на складе

Инвентаризация на складе — это процесс проверки фактического наличия товаров и материалов с теми данными, что зафиксированы в учетной системе. Она нужна, чтобы выявить расхождения, недостачи, излишки и ошибки в учете. Особенно актуальна процедура для складов, где ежедневный оборот товара значительный, а ручное вмешательство — частое явление.

Регулярная инвентаризация помогает держать под контролем запасы, планировать закупки, избегать перебоев в поставках и сократить потери. По сути, это не просто бухгалтерская формальность, а инструмент управления складскими процессами и частью системы внутреннего контроля на предприятии.

Цели и задачи инвентаризации на складе

Главная цель — подтвердить или уточнить остатки товаров, а также обеспечить достоверность учета. Но на практике задач больше:

• Обнаружить расхождения между учетными и фактическими данными;
• Выявить причины недостач или излишков: пересортица, некорректные списания, ошибки в приемке и отгрузке;
• Актуализировать информацию о состоянии товаров: повреждены, просрочены, требуют утилизации;
• Повысить точность аналитики для принятия управленческих решений.

Также важно помнить о юридическом значении: по результатам инвентаризации составляются официальные документы, и они могут быть использованы в случае споров с поставщиками, подрядчиками или в налоговых проверках.

Объекты проведения инвентаризации

Инвентаризация может охватывать не только сам товар, но и другие категории имущества на складе. Что именно проверяется:

Объект	Примеры
Товар на хранении	Готовая продукция, полуфабрикаты, запчасти, упаковка
Материально-технические средства	Тележки, стеллажи, техника для перемещения грузов
Товары, принятые на ответственное хранение	Партии поставщиков, находящиеся на складе до реализации
Возвраты и брак	Товары, подлежащие переработке, утилизации или возврату поставщику

В зависимости от типа объекта может отличаться методика учета и форма документирования результатов. Особенно тщательно стоит подходить к инвентаризации товаров временного хранения или часто перемещающихся позиций.

Контроль инвентаризации на складе

Надежный контроль — ключ к успешной инвентаризации. И речь не только о проверке итогов, но и обо всей организационной составляющей: от подготовки склада до фиксации результатов. Эффективная система контроля включает в себя:

• Назначение ответственных лиц и формирование инвентаризационной комиссии;
• Фиксацию движения товаров в день инвентаризации;
• Применение цифровых инструментов (например, мобильных решений для сканирования и автоматического учета);
• Сопоставление данных вручную и в системе учета, с последующим устранением расхождений;
• Хранение всех ведомостей, актов и объяснительных записок.

Контроль особенно важен в бюджетных и государственных учреждениях, для которых установлены особые нормативы. Подробнее о таких особенностях — в статье «Инвентаризация в бюджетном учреждении: правила и примеры».

Формальная, но некачественно проведенная инвентаризация может увести учетную политику предприятия в сторону от реальности, осложнить налоговые проверки и нарушить логистику. Поэтому важно выстраивать не разовое мероприятие, а систему — с регламентами, контролем отклонений и понятной цифровой поддержкой.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Назначение ответственных лиц

Первый шаг при организации складской инвентаризации — это назначение ответственных лиц. Именно они будут определять корректность учёта, вносить данные в форму и отвечать за достоверность результатов. Обычно создаётся инвентаризационная комиссия, в которую входят сотрудники бухгалтерии, менеджеры по логистике, а также представители склада. Важно, чтобы члены комиссии были независимыми от операций, которые они проверяют.

Руководитель утверждает приказ о проведении инвентаризации, в котором указывается состав комиссии, перечень имущества, сроки проведения и особенности методики. Также могут быть назначены отдельные материально-ответственные лица (МОЛ), при этом их участие требуется и в визуальной проверке и в подписании актов.

Сроки и этапы проведения

Периодичность проверок зависит от политики компании. Кому-то достаточно годовой инвентаризации, в то время как другие компании делают пересчет запасов ежемесячно, особенно при активной логистике или высоком товарообороте. Отдельное внимание следует уделить внеплановым проверкам — их проводят при смене материально-ответственных лиц, выявлении недостач или при подготовке к внешнему аудиту.

Инвентаризация проводится в несколько ключевых этапов:

• Подготовка: блокировка отгрузки и поступлений, сортировка и маркировка продукции, выгрузка остатков из системы учета для сравнения с фактическими данными.
• Физический пересчет: по зонам, по кодам, при помощи терминалов сбора данных или вручную.
• Сверка: сравнение реальных данных с цифрами в учете, выявление расхождений.
• Результаты: оформление актов, внесение корректировок, при необходимости — служебные расследования.

Акт и оформление результатов

По итогам инвентаризации составляется акт, в котором фиксируются остатки, выявленные расхождения и предложения по их устранению. Документ подписывается всеми членами комиссии и передаётся в бухгалтерию для учета. Если выявлены излишки, компания может их оприходовать; если недостача — решается вопрос о возмещении или списании.

Корректное оформление важно не только для учетной системы, но и для налоговых органов. В 2025 году особенное внимание уделяется структурированной отчетности в электронном виде, что снижает риски при проверках и упрощает анализ динамики остатков.

Размещение инвентаризации и хранение данных

Все акты, ведомости и приказы должны храниться в едином архиве — бумажном или цифровом. Компании, использующие 1С или WMS-системы, могут автоматически интегрировать инвентаризационные листы в учетные модули. Это ускоряет процесс закрытия месяца и делает отчетность более прозрачной.

Важно также учитывать требования экологических и регуляторных норм. Например, для определённых видов хранения, особенно если склад работает с отходами или сырьём, следует проводить инвентаризацию с учетом экологической документации. Подробнее об этом в материале Экологическая инвентаризация и учет отходов.

Пример удобного формата хранения данных после инвентаризации:

Тип документа	Формат	Срок хранения	Ответственный
Акт инвентаризации	PDF / электронный	5 лет	Бухгалтерия
Приказ о проведении	Скан / бумажный	3 года	Отдел кадров
Сверка остатков	Excel / ERP	Неограниченно (внутренний регламент)	Менеджер склада

Инвентаризация — это не просто формальность, а эффективный инструмент для оценки состояния склада, оптимизации процессов и предотвращения потерь. И чем системнее она организована, тем надежнее становится цепочка поставок внутри компании.

Инвентаризация на складах маркетплейсов

Инвентаризация Ozon и ее особенности

Инвентаризация на складах маркетплейса Ozon — это обязательная часть логистики, которая регулируется внутренними стандартами компании и проводится регулярно. Бизнесу важно понимать, что от корректности учета зависит скорость оборота товаров, уровень доступности на складе и, как следствие, продажи.

Одной из особенностей инвентаризации на Ozon является полная автоматизация процесса: сотрудники склада используют мобильные устройства сбора данных, которые синхронизированы с WMS-системой. За счет этого значительно сокращается количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Поставщики и продавцы, использующие FBO (fulfillment by Ozon), получают уведомления о начале инвентаризации и могут отслеживать движение товаров через личный кабинет. Важно следить за статусами: при выявлении расхождений необходимо оперативно реагировать, предоставлять документы и участвовать в процессе подтверждения остатков.

Инвентаризация на складе Ozon Джоб

Площадка Ozon Джоб используется для пополнения складских запасов из небольших хранилищ и дарксторов. Здесь применяется тот же принцип работы, что и на центральных складах, однако инвентаризации могут проводиться локально — силами партнера или оператора склада.

Частая проблема — недоступность товара из-за некорректного отображения в системе. Поэтому инвентаризация на Джобах проводится чаще — до 2 раз в месяц, особенно в пиковые периоды. Рекомендуется использовать ручное подтверждение данных в спорных случаях, а не полагаться только на систему.

При работе с Джобом важно:

• Следить за метками на упаковке — неправильная маркировка часто становится причиной расхождения по SKU;
• Своевременно обновлять информацию о перемещении из центрального склада на Джоб;
• Контролировать оборачиваемость товаров — несвоевременное списание может заблокировать оборачиваемость товарной группы.

Инвентаризация на Вайлдберриз и в ПВЗ

В Wildberries процессы инвентаризации жестко регламентированы, особенно при работе по модели FBO. Склады маркетплейса не уведомляют заранее о начале инвентаризации, что делает невозможным оперативное вмешательство продавца в процесс и проверку остатков, пока они не заморожены системой.

Расхождения во время инвентаризации фиксируются мгновенно и могут повлечь финансовые штрафы. Поэтому крайне важно готовиться заранее: проверять упаковку, маркировку и сверять остатки хотя бы раз в неделю вручную или через интеграцию с автоматизированными системами учета.

На ПВЗ (пунктах выдачи заказов), где присутствует консигнация, инвентаризации проводятся не менее одного раза в квартал. Однако, именно в этих точках часто происходят случаи утери, ошибочной выдачи или перемешивания партий. Поэтому рекомендовано вести фотофиксацию упаковок и контролировать возвраты более внимательно.

Проблема	Озон	Вайлдберриз
Доступ к данным инвентаризации	Личный кабинет, уведомления	Ограничен, только постфактум
Частота	Планово, раз в 1–2 месяца	Без предупреждения
Влияние на доступность товара	Высокое	Очень высокое (товар может быть заморожен)

Проблемы и ошибки при инвентаризациях в ВБ и ОЗОН

Основная причина большинства ошибок — несовпадение внутреннего учета продавца с фактическим остатком на складе маркетплейса. Это может происходить как из-за неправильной отгрузки, так и из-за технических сбоев.

Типичные ошибки:

• Неверная маркировка и штрихкоды, несовпадение артикулов;
• Микропартионность — когда из одной партии склад разделяет SKU на несколько позиций;
• Автоматическое списание по браку без уведомления продавца;
• Ошибочный возврат (товар принимается обратно, но числится у клиента).

Чтобы минимизировать потери и избежать споров с маркетплейсом:

— ведите синхронизированный учет в собственной системе с возможностью API-интеграции с Ozon или ВБ;

— регулярно организовывайте свои внутренние сверки. В этом поможет детальная инструкция по проведению инвентаризации;

— используйте фотофиксацию упаковки и контроль приемки-выдачи от партнёров.

Компетентно проведенная инвентаризация — это не просто формальность, а инструмент сохранения репутации, финансов и высокой позиции товара в выдаче.

Управление запасами и автоматизация

Инвентаризация материальных запасов

Инвентаризация материальных запасов — это не только способ выявления недостач или излишков на складе, но и возможность проанализировать эффективность товарных запасов. Проверка остатков позволяет оперативно обнаруживать расхождения между фактическим наличием и учетными данными, что напрямую влияет на финансовую отчетность и планирование поставок.

Компании, регулярно проводящие инвентаризацию, как правило, сталкиваются с меньшими финансовыми потерями и демонстрируют более точный контроль над движением товаров. Особенно важно системно проверять:

• товары с высоким оборотом;
• ценные или легко воспроизводимые позиции;
• продукцию с ограниченным сроком хранения.

Например, в продуктовых складах отдельное внимание уделяется группе скоропортящихся товаров. При отсутствии регулярной инвентаризации компания может столкнуться с просрочками, которые прямым образом влияют на рентабельность.

Оборудование и программное обеспечение

Современные складские операции сложно представить без автоматизированных решений. Применение технологий в процессе инвентаризации существенно упрощает работу — снижает зависимость от человеческого фактора, ускоряет сбор данных и делает обработку результатов более точной.

Наиболее востребованные виды оборудования и ПО для инвентаризации:

Оборудование / ПО	Назначение
Сканеры штрихкодов и RFID	Быстрый и точный сбор информации о товаре
Мобильные терминалы сбора данных (ТСД)	Оперативный учет остатков на месте, в режиме реального времени
WMS (Warehouse Management System)	Управление всеми логистическими операциями на складе
1С:Склад или аналогичные учетные программы	Интеграция складского учета с бухгалтерией и планированием

Как показывает практика, даже малому бизнесу стоит рассматривать переход на автоматизированные решения при наличии более чем 300 товарных позиций. Это значительно сокращает время инвентаризации и минимизирует риск ошибок.

Интеграция с учетными системами

Самая сильная сторона автоматизации — это возможность синхронизации между складской системой и бухгалтерским учетом. Когда сведения из инвентаризации автоматически передаются в ERP-систему, это позволяет:

• моментально обновлять остатки по всем товарным позициям;
• автоматически формировать приходные и расходные документы;
• исключить необходимость ручного переноса данных и связанного с этим риска ошибок.

Часто в бизнесе используется интеграция WMS с 1С:Предприятием, что позволяет видеть картину продаж, закупок и движения запаса в едином пространстве.

На изображении — пример применения ТСД и сканера для автоматического считывания остающегося товара. Все действия фиксируются в системе мгновенно, позволяя провести сверку с учетными данными на экране.

Управление инвентаризацией и отчетность

После завершения инвентаризации крайне важно корректно интерпретировать полученные результаты. Автоматизированные системы позволяют быстро сформировать отчеты о недостачах, излишках и отклонениях, сформулировать причины и принять управленческие решения.

Рекомендуется вести как внутреннюю отчетность, необходимую для анализа эффективности процессов, так и регламентированную документальную базу (инвентаризационные описи, акты расхождений и т.п.). Это важно как для проверок, так и для последующей корректировки учетных данных.

В 2025 году особое внимание будет уделяться соответствию учета требованиям бухгалтерского законодательства, в том числе правильному отражению результатов инвентаризации в отчетности. Уже сейчас всё больше компаний применяет дашборды и BI-инструменты для визуализации результатов, а не только стандартные таблицы.

Таким образом, успешное управление инвентаризацией — это не только разовая проверка товара на складе, а постоянная работа с данными, технологиями и отчетностью.

Вопросы и ответы

Количество показов: 25