Должен ли ИП иметь печать: можно ли индивидуальному предпринимателю работать без нее

Требования к организации небольшого частного бизнеса всегда были более простыми в выполнении, чем правила, установленные для работы обществ с ограниченной ответственностью. Но вместе с тем они часто изменяются, что создает все новые и новые вопросы. Например: нужно ли индивидуальному предпринимателю (ИП) иметь печать для документов, в каких ситуациях ее использование не является необходимым и можно ли работать без нее? Разберемся с особенностями применения этого инструмента в работе и последствиями, которые могут возникнуть при отказе от изготовления штемпеля.

Что изменилось в вопросе наличия оттиска

нужно ли ип иметь печать

Для начала отметим, что еще несколько лет назад представить себе работу любого юридического лица, независимо от формы ведения деятельности, без разработки собственного штампа было невозможно. Его применение в работе со всеми важными бумагами было неизбежным, а отказ от выполнения такого условия приводил к наложению санкций контролирующими органами.

Сегодня обязанность ИП иметь печать, как и любой организацией, определяется собственным желанием бизнесмена и уставом, на основании которого ведется работа. Большинство предпринимателей по-прежнему предпочитают обзаводиться таким инструментом, но только потому, что с ним проще подтверждать подлинность внутренних и внешних документов.

С введением все больших технологий в процесс ведения бизнеса, возможность заверить любые бумаги появилась с помощью электронной подписи. Вдобавок к этому все той же юридической силой обладает личный росчерк директора или лица, которому доверена такая обязанность.

Может ли индивидуальный предприниматель (ИП) быть и работать без печати

Исходя из того, что сказано выше о требованиях законодательства, ответить на этот вопрос можно однозначно: да, этот вариант возможен. Никаких санкций решение за собой не принесет, но о некоторых нюансах вспомнить все-таки придется. Дело в том, что клиентам, контрагентам, поставщикам наличие собственного оттиска крайне важно. Оно дает дополнительную гарантию, повышает доверие к бизнесмену и его продукции.

В некоторых случаях заказчики, посредники и другие, вовлеченные в предпринимательство люди, могут настоять на официальном подтверждении факта отсутствия штемпеля. Им может стать письмо, в котором указано, что предприниматель ведет свою деятельность без наличия собственной печати, а в качестве удостоверения своих действий использует только подпись.

Казалось бы, зачем нужно прибегать к таким условиям? Причиной тому становится большое количество выявленных случаев мошенничества. Злоумышленники действуют следующим образом: подписывают договор, не ставя на нем клише, а после получения денежных средств или товаров, признают документ недействительным, поскольку на самом деле у фирмы существует собственный штамп.

Когда использование печати индивидуальным предпринимателем обязательно

ставят ли ип печати

Ситуаций, когда без штемпеля в работе не обойтись, достаточно мало, но каждая из них не предполагает исключений. Заказать собственный оттиск придется в следующих случаях:

  1. Если предполагается, что на ИП будут работать наемные сотрудники. Это объясняется необходимостью постановки штампа в трудовую книжку, которую необходимо заполнять при трудоустройстве любого человека.

  2. Если деятельность организации предполагает выдачу путевых листов и неких других документов.

  3. Если управленец намеревается заполнять бланки строгой отчетности, будь то товарный чек, накладная на продаваемые изделия или другие бумаги.

  4. При открытии расчетного счета в банке. Без печати финансовая организация просто не подпишет с бизнесменом договор.

  5. Если планируется выполнение государственных заказов.

В остальных случаях решение о том, приобретать ли оттиск или отказаться от него, ложится на плечи самого владельца фирмы. Хотя в некоторых случаях сделать ее все же рекомендуют.

Плюсы и минусы штемпеля

Как уже говорилось ранее, нужно ли для ИП делать печать или нет – предприниматель определяет сам, но при этом ему стоит учесть не только достоинства, но и недостатки использования инструмента. К первой группе относятся:

  1. Увеличение числа потенциальных клиентов, контрагентов. Государственные компании обычно отказываются от сотрудничества с потенциально ненадежными поставщиками, а наличие клише может повысить уровень доверия к бизнесмену.

  2. Возможность нанимать людей на работу с соблюдением всех норм трудового законодательства.

  3. Шанс полностью отказаться от приобретения кассовой техники, но только в случае, если такой вариант предусматривается используемой системой налогообложения.

  4. Повышение уровня доверия ко всей компании, а значит и статуса.

  5. Возрастание безопасности в сфере взаимодействия с другими организациями.

Что касается минусов, их гораздо меньше. Самыми неприятными можно считать:

  1. Единовременные расходы на производство штемпеля.

  2. Необходимость постоянно носить штамп с собой.

  3. Высокий риск потерять оттиск или стать жертвой преступников.

В целом преимущества явно выигрывают на фоне недостатков, а значит именно на них следует опираться при выборе.

Как подписывать документы

ип может не ставить печать

О том, что ситуация, когда у ИП нет печати – это законно, мы повторили уже несколько раз. Но при этом вопрос, как же заверять свои полномочия остается открытым. С юридической точки зрения, такую же весомую силу имеет непосредственная подпись бизнесмена на бланке строгой отчетности, договоре или других бумагах.

Но при этом следует убедиться, что на БСО есть все обязательные реквизиты. К ним относятся: наименование фирмы, название самого документа, его номер, дата составления, сведения о проводимой операции (купленном товаре, предоставленной услуге и так далее), денежный эквивалент, персонифицированные данные об ответственных лицах.

Еще один вариант подтвердить свои действия – использование электронной подписи. Она делается на заказ для конкретного человека и компании, а значит гарантирует законность и достоверность операции. Срок действия инструментария ограничен, так что придется периодически повторять покупку.

Требования к оттиску

Теперь, когда мы определили для себя обязательно ли у ИП должна быть печать или нет, остается выяснить, какие условия к ее внешнему виду существуют. Их действительно много и «неправильно» сделанный штемпель не сможет сделать документы действительными. Вот главные правила, которые придется соблюсти:

  1. В обязательном порядке указывается ФИО индивидуального предпринимателя, его ИНН, ОГРНИП, город, где ведется деятельность и собственно форма ведения бизнеса (в данном случае, ИП).

  2. Допускается только 3 варианта геометрических форм: круг, квадрат и прямоугольник.

  3. Размер зависит от того, какая фигура была выбрана в качестве основы. Для прямоугольной от 35 до 50 мм с одной стороны, и от 70 до 100 мм с другой. Круглая и треугольная – от 38 до 42 мм.

Что касается символики, допускается абсолютно любая, кроме государственных и муниципальных символов, а также логотипов, которые уже являются собственностью других компаний.

Где сделать печать

ип без печати

Для изготовления инструмента следует обратиться в один из специализированных центров, занимающихся созданием оттисков. Они могут предложить несколько стандартных вариантов или воспользоваться вашим образцом в качестве основы.

Дополнительно придется определиться и с типом штемпеля – автоматический или ручной. Второй несколько меньше и дешевле, но первый удобнее в использовании, особенно если требуется простановка штампов на большом количестве документов.

Важным является производитель основы для печати. Китайские изготовители часто экономят на материалах, потому готовые инструменты служат непродолжительное время. Европейские более устойчивы в эксплуатации, хотя и стоят дороже. По возможности стоит остановить свой выбор именно на таком варианте.

Как заказать оттиск

Чтобы заключить договор, в специализированную компанию придется предоставить ряд официальных бумаг, а именно подготовленное заявление на выпуск штемпеля, паспорт владельца бизнеса, ИНН и ОГРНИП. После этого сотрудники компании предложат несколько вариантов основы и собственно штампов на выбор.

Непосредственно работа по изготовлению начинается после оплаты. Подготовка готового инструмента займет не более недели, хотя в большинстве фирм достаточно и нескольких часов. Чтобы получить готовое клише, необходимо прийти с документом, удостоверяющим личности, а при необходимости и с доверенностью установленного образца.

Клише с защитой

может ли ип работать без печати

Еще совсем недавно услуги по производству штемпелей оказывали лишь некоторые организации, но сегодня, когда вопрос, должен или обязан ли индивидуальный предприниматель (ИП) иметь печать, ставится все чаще, обратиться за помощью можно в огромное количество контор. При этом гарантировать себе безопасность от подделки или мошеннических действий довольно трудно.

Чтобы уберечь себя от возможных проблем, можно воспользоваться вариантами дополнительной защиты, к которым относятся:

  1. Гильоширная сетка. По сути, это тонкий волнистый орнамент, наносимый с помощью лазерной гравировки на основу оттиска.

  2. Химическая или ультрафиолетовая метка. Они не видны на поверхности без использования специальных дополнительных приспособлений.

  3. Многоцветность.

  4. Двумерный штрих-код, схожий с теми, что ставятся на каждом продаваемом изделии.

  5. Гравировка.

Особенно эффективной будет двойная защита, но решение об использовании того или иного варианта остается за бизнесменом. Тем более что стоимость каждого из них различается.

Оформление печати ИП

Так как само наличие оттиска это добровольный выбор, то дополнительно извещать о нем государственные органы необязательно. Более того, производство каждого нового штемпеля в этом случае не будет означать прекращение «полномочий» предыдущего.

Но по собственному желанию обратиться в контролирующие службы для фиксации наличия этого инструмента бизнесмен вполне может. Провести процедуру могут в нескольких учреждениях:

  1. В отделении федеральной налоговой службы.

  2. Торгово-промышленной палате.

  3. В официальном реестре компании, подготовившей клише, если такая услуга предоставляется.

Если индивидуальный предприниматель отказывается от регистрации, он вновь повышает вероятность использования его имени мошенниками. Как уже говорилось ранее, бизнесмен вправе сделать несколько отдельных штампов и каждый из них останется действительным. Соответственно, в случае, если дойдет до судебного разбирательства, без информации о внешнем виде печати из органа, зарегистрировавшего ее, суд в любом случае признает штемпель действительным, даже если по факту это не так.

Утеря оттиска

нужна ли печать для ип

Чрезвычайные обстоятельства, особенно связанные с преступным умыслом, нередко встречаются в малом бизнесе, к которому и относятся в большинстве своем индивидуальные предприниматели. Носить с собой штемпель на постоянной основе бывает неудобно, а о безопасном его хранении задумывается не каждый бизнесмен. Поэтому потерять инструмент или позволить украсть его может каждый. Просто забыть об этом факте и заказать себе новый штамп в этом случае нельзя, поскольку старая печать не потеряет своей юридической силы.

Алгоритм действий выглядит следующим образом:

  1. Необходимо подать заявление в ближайшее отделение полиции.

  2. Затем получить здесь же справку для производства нового оттиска.

  3. Если была сделана регистрация, необходимо обратиться в службу с заявлением об исключении инструмента из реестра.

  4. По возможности предупредить своих контрагентов, поставщиков, клиентов о случившемся, чтобы не допустить их работу со старым образцом штемпеля.

Потеря или воровство штампа приведут к созданию массы проблем, на решение которых понадобится время. Поэтому следует заранее позаботиться о надежном месте его хранения.

Закрытие ИП

Позаботиться о печати придется и в случае, если юридическое лицо ликвидируется. Тут действовать необходимо по ситуации. Если оттиск не был официально зарегистрирован, его можно просто оставить у себя или уничтожить. Никаких дополнительных обращений и заявлений делать не придется.

Несколько сложнее обстоит дело с инструментом, который был зафиксирован в одной из служб. Штемпель придется ликвидировать вместе с компанией, но сделать это не самостоятельно, а через налоговую службу. Именно туда придется принести штамп, подготовив соответствующие бумаги.

После того как клише будет ликвидировано, уже бывшему владельцу будет выдан соответствующий акт об этом, подтверждающий этот факт. С этого момента можно будет перестать волноваться о несанкционированном использовании оттиска.

Добровольное уничтожение

должна ли быть печать у ип

Самостоятельно отказаться от использования штемпеля тоже можно, ведь ранее мы уже выяснили, что ИП может не иметь и не ставить печать. Как и в предыдущем случае, сделать это можно, не прибегая к помощи специальных служб, если не было регистрации. Достаточно просто провести ликвидацию и подготовить об этом акт. Он заверяется личной подписью владельца бизнеса.

Если была проведена фиксация оттиска в налоговой службе или других органах, придется прибегнуть к способу, описанному выше, а именно подать заявление на уничтожение. Независимо от того, каким способом была проведена процедура, придется уведомить о ней свой банк, а возможно, и других заинтересованных лиц.

Заключение

Необходима ли печать для ИП, стоит решать только ему, при этом основываясь на том, какую именно деятельность он планирует вести, с какими контрагентами и клиентами будет работать. Если договоры заключаются редко, будет достаточно заверения собственной подписью, однако, при желании участвовать в государственных заказах – без этого инструмента в принципе не обойтись.

Если на момент начала ведения торговой деятельности непонятно, насколько актуальным будет использование собственного оттиска, сделать его можно на всякий случай. Это не обойдется слишком дорого, но избавит от многих проблем.

Но не забудьте и о том, как повысить безопасность хранения и эксплуатации штемпеля. Возможно есть ли смысл позаботиться о дополнительной защите или держать печать у ИП только в сейфе. Обучить правильному обращению с ним следует и доверенное лицо, если таковое имеется. Итак, мы ответили на вопрос обязательно ли требуется иметь печать для ИП, нужна ли она, ставят ли они их, а также уточнили некоторые другие особенности. Вам осталось только решить насколько она необходима конкретно в вашем бизнесе.

Чтобы автоматизировать свой бизнес, необходимо подобрать качественное оборудование и программное обеспечение. Для этого обратитесь в компанию «Клеверенс», специалисты проконсультируют вас по любым вопросам. 


Количество показов: 233

Статьи по схожей тематике