Бизнес-подход в формировании и структуре инвентарного номера

• Методология создания инвентарных номеров
• Что включает в себя структура номера
• Регламентация внутренних бизнес-процессов
• Интеграция инвентарных номеров с ИТ-системами
• Вопросы и ответы

Методология создания инвентарных номеров

Цель и задачи структурирования кода

Грамотно выстроенная система инвентарных номеров – это основа учёта активов компании и элемент управляемости бизнес-процессов. Цель структурирования кода — не создать сложную комбинацию символов, а разработать удобный инструмент, который будет одинаково полезен IT-отделу, логистике, бухгалтерии и ответственным за оборудование на местах.

Кодирование должно обеспечивать:

• быструю идентификацию объекта по номеру;
• отслеживание перемещений и изменений статуса;
• минимизацию человеческого фактора при вводе данных;
• масштабируемость под рост компании;
• интеграцию с другими информационными системами.

Правильно спроектированный код должен отражать логику компании. Например, для производственной компании важно указание подразделения, типа оборудования и порядкового номера. А в торговой сети можно выделять филиал, категорию товара и год закупки.

Разработка единой системы нумерации в компании

Разрозненные номера, придуманные вручную в каждом отделе — частая причина потерь времени и ошибок. Внедрение единой системы начинается с утверждения структуры кода: формата, длины, состава символов и правил покрываемых категорий имущества.

Хорошая практика — применять блочную структуру. Пример:

ИН-СПБ-ОРГТ-0245 — где ИН — обозначение «инвентарный номер», СПБ — подразделение, ОРГТ — категория (оргтехника), 0245 — уникальный порядковый номер.

То есть, на практике компания может заранее разработать шаблоны по классам имущества. Такие шаблоны делаются в Excel или системе учёта и актуализируются по мере появления новых типов активов.

Уникальность и дублирование номеров

Уникальность инвентарного номера — это не просто пожелание, а обязательное условие, если вы хотите видеть реальную картину по учёту. Каждый номер должен существовать в системе в одном экземпляре, и привязан быть только к одному активу.

На практике встречается два подхода:

1. Централизованная генерация — номер создаётся автоматически системой, где вероятность дублирования исключается. Это подходит средним и крупным компаниям, где единый справочник важен.
2. Децентрализованная схема — номера присваиваются на местах вручную, например, кладовщиками. Здесь важно использовать префиксы по подразделениям, чтобы исключить «повторы».

Стоит помнить, что любые дубли — это потенциальное искажение учёта. Один и тот же номер может случайно попасть на два разных ноутбука или складских стеллажа. В результате — путаница и риск ошибок при списании или инвентаризации.

Подход к номерам должен быть системным. Как отмечается в связанной статье о сути инвентарных номеров, уникальный код помогает связывать физический объект с его цифровым следом в учётной системе.

Не стоит забывать, что наряду с уникальностью важна визуальная стандартизация. Визуально понятная наклейка — залог того, что сотрудник на месте не перепутает оборудование. Пример того, как может выглядеть этикетка на активе:

Отлично работают QR- или штрихкоды с дублирующим текстом. С одной стороны — это повышение скорости при сканировании, с другой — удобство при визуальном контроле.

Что включает в себя структура номера

Коды подразделений и категорий имущества

Структура инвентарного номера должна быть организована так, чтобы обеспечить однозначную идентификацию объекта. Это не только элемент учёта, но и инструмент внутренней логистики. Один из ключевых элементов номера — это код подразделения компании. Он указывает на территориальную или функциональную принадлежность имущества. Например, ‘01’ может означать головной офис, ‘02’ — производственный отдел, ‘03’ — складской комплекс.

Следующий важный фрагмент — это код категории имущества. Учитываются основные средства, оборудование, мебель, ИТ-техника, транспорт и другие активы. Каждой категории назначается свой код, что позволяет быстрее находить нужный объект в системе и формировать отчётность без лишних усилий.

Для крупных компаний удобно использовать многоуровневую кодировку. Например:

• 01 — подразделение (например, сервисный центр);
• 03 — категория имущества (оргтехника);
• 00234 — порядковый номер конкретного инвентарного объекта.

Такой подход помогает не только в систематизации, но и в работе инвентаризационной комиссии. Кстати, подробнее о том, кто входит в такую комиссию и какие у неё задачи — можно посмотреть в этой статье.

Типовые схемы формирования номеров

Некоторые схемы формирования инвентарных номеров применяются на практике чаще всего — они стали своего рода отраслевым стандартом. Основная цель — не «удивить», а обеспечить предсказуемость и масштабируемость системы учёта.

Вот таблица с наиболее удачными и распространёнными вариантами:

Важно выбирать ту структуру, которая гармонирует со спецификой вашего бизнеса. Производственной организации подойдёт одна схема, а распределённой торговой сети — совершенно другая.

Пример: структура номера для производственного предприятия

Для производственных предприятий особенно важно точно знать, где находится оборудование, когда оно было принято на баланс, и кто за него отвечает. Поэтому рекомендуемая структура может выглядеть следующим образом:

• Код филиала — 2 цифры (например, 01);
• Код цеха — 2 цифры (например, 07);
• Категория имущества — 2 цифры (например, 05 — станки);
• Год постановки на учёт — 4 цифры (например, 2025);
• Индивидуальный номер — 4–5 цифр (0007).

Финальный номер может выглядеть так: 01-07-05-2025-0007. Сформированный таким образом инвентарный номер быстро читается и позволяет без лишних запросов в IT-отдел определить всю информацию об объекте.

Использование шаблонов, адаптированных под реальную практику бизнеса, — это экономия времени при учёте и сниженные риски путаницы.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Регламентация внутренних бизнес-процессов

Приказ о присвоении номеров: шаблон

Внедрение системы учета без четкой регламентации — это высокий риск хаоса в будущем. Один из базовых документов, с которого стоит начать, — это внутренний приказ о порядке присвоения инвентарных номеров. Такой приказ чаще всего утверждается руководителем компании, включает в себя описание формата номера, правила формирования, структуру ответственных лиц и зону их ответственности.

Например, фиксированный формат номера может выглядеть следующим образом: ИНВ-0101-2025, где:

• ИНВ — префикс, указывающий на инвентарный объект;
• 0101 — внутренняя классификация (например, департамент или категория имущества);
• 2025 — год постановки на учет.

Важно, чтобы в приказе был обозначен порядок исключения номеров — на случай списания объектов или изменения логики учета. Это особенно актуально в крупных компаниях с распределенной структурой, где ответственность размазана по подразделениям.

На практике, наличие официального приказа нередко становится единственным аргументом в спорных ситуациях: кто и почему присвоил тот или иной номер, почему отсутствует последовательность в номерах и т.д.

Делегирование функций и контроль ведения номеров

Назначение ответственных — ключевой элемент стабильной системы учета. В идеале, функция присвоения инвентарных номеров делегируется конкретному сотруднику или роли: бухгалтер по ОС, специалист по учету имущества, системный администратор. Иначе — путаница, дубли, использование «запрещенных» номеров, особенно если это делается вручную.

Настроение «пусть каждый отдел сам себе ставит номера» может быстро привести к сбоям в работе связанных процессов: инвентаризация, списание, перемещение. Для минимизации рисков важно определить структуру контроля и автоматизации:

В крупных компаниях эффективно зарекомендовала себя разграниченная структура редактирования: одно лицо формирует и вносит номер, другое — утверждает (двухфакторная модель). Это повышает прозрачность и снижает риск ошибок.

Обновление системы — как избежать сбоев учета

Одной из уязвимых точек является переход на новую учетную систему — например, внедрение новой версии 1С или другого ПО. Большинство сбоев при этом происходят из-за различий в логике форматов или отсутствии миграции правил присвоения номеров.

Чтобы избежать проблем, стоит придерживаться нескольких принципов:

• Заранее протестировать схему нумерации в тестовой среде;
• Обеспечить перенос справочников и шаблонов полноценно, а не вручную;
• Закрепить новые правила писаным регламентом, чтобы исключить импровизацию на местах.

Если до обновления в компании не было закрепленного формата номеров, это шанс внедрить его правильно в новой системе. Иначе рискуете начать всё заново.

Также важно уведомить персонал о переходе и возможных изменениях. Отсутствие коммуникации часто приводит к тому, что сотрудники продолжают использовать устаревшие подходы и нарушают единый формат.

К слову, об учете и документации — важно не забывать, что оформление результатов инвентаризации также должно отражать актуальные номера. Об этом отдельно рассказано в статье о порядке отражения итогов инвентаризации в учете.

Интеграция инвентарных номеров с ИТ-системами

Связь структуры с программами учета

Хорошо выстроенная система инвентаризации уже на этапе планирования должна учитывать интеграцию с ключевыми ИТ-средами — бухгалтерскими системами, системами управления активами и внутренними ERP-решениями. Жесткое следование принципу “один объект – один номер” недостаточно, если формат номера не соответствует ожидаемому шаблону в 1С или SAP.

Правила формирования инвентарного номера — это не просто набор цифр и символов. Это инструмент, который влияет на:

• поиск и идентификацию активов в базах данных;
• отчетность — как внутреннюю, так и регламентированную;
• скорость и точность принятия решений при планировании закупок и капитальных вложений.

Пример: если структура номера включает в себя код подразделения и код типа имущества, то при выгрузке из 1С можно быстро отсортировать активы по категориям и отделам без дополнительных фильтров или вручную введённых тегов.

Как внедрить нумерацию через 1С и ERP

Внедрение структуры инвентарного номера в 1С начинается с настройки шаблонов. В последних редакциях 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление производственным предприятием предусмотрена возможность задать автоматическую генерацию номеров с опорой на структуру, согласованную бизнесом.

Типовой подход:

1. Определение единого шаблона номера: например, ГГ-ПП-КК-ННН, где ГГ — год принятия к учету, ПП — код подразделения, КК — категория, ННН — порядковый номер.
2. Настройка справочников: коды подразделений и категории имущества отражаются в отдельных классификаторах ERP-системы.
3. Создание правил автогенерации при вводе документа “Поступление ОС”.

В системах уровня SAP или Oracle E-Business Suite возможности более гибкие — используются алгоритмы формирования ключей (key generation strategies), что упрощает адаптацию под сложные матрицы активов или территориально распределённые структуры компании.

Обмен с внешними реестрами (Росимущество, Росреестр и др.)

Как только объект имущества зарегистрирован внутри предприятия, следующая задача — корректно передать данные во внешние реестры, если это требуется по типу имущества или форме собственности. Например, при отражении федерального имущества важно обеспечить точное соответствие инвентарного номера формату, принятому Росимуществом.

Основные внешние контуры обмена:

Сложности возникают, когда компании используют произвольные или устаревшие схемы инвентарных номеров — без логики, даты или идентификаторов. В таких случаях ИТ-отделу приходится вводить промежуточные таблицы соответствия для загрузки данных в форматах XML или XLSX, принимаемых государственными системами.

Правильный подход — изначально выстраивать нумерацию с учётом будущей потребности в обмене данными. Это уменьшает нагрузку на бухгалтерию, сокращает ошибки при сверках и упрощает аудит.

Вопросы и ответы