Автоматизация — норма для современного бизнеса

• Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
• Роль терминалов сбора данных в автоматизации
• Преимущества автоматизации с ТСД
• Как выбрать подходящий терминал сбора данных

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Проблемы, возникающие без цифрового учета

В современном бизнесе автоматизация стала не просто преимуществом, а необходимостью. При отсутствии цифрового учета компании нередко сталкиваются с ситуациями, которые влияют на общую рентабельность, замедляют работу и создают управленческий хаос.

Например, небольшая торговая компания без системы учета полагается на «ручной» подсчёт остатков. Результат предсказуем: заказы размещаются наугад, товары скапливаются на складе или, наоборот, заканчиваются в самый неподходящий момент. Это влечёт непредсказуемые финансовые последствия и ошибочные управленческие решения.

Ниже — ключевые проблемы, возникающие при отсутствии современной системы учета:

• Недостоверные данные об остатках на складе — без актуальной картины невозможно точно спрогнозировать спрос и доход.
• Избыточный неликвид, не отражённый в учёте, может стать причиной штрафов и блокировки денежных средств.
• Ошибки в логистике — отсутствует синхронизация между заказами и реальными поставками.
• Повышенный риск внутреннего хищения при отсутствии цифрового контроля движения товара.

Ошибки при заказах и поставках

Управление поставками без автоматизации — это путь к постоянным конфликтам с клиентами и поставщиками. Человеческий фактор, отсутствие единой базы остатков и ошибок в заказах приводит к тому, что торговая точка может заказать больше, чем требуется, или вовсе забыть о ключевой позиции.

Типичный сценарий: менеджер вручную формирует заказ, ориентируясь на устаревший отчёт. В результате на склад поступает товар, который уже есть в избытке. Или еще хуже — привозят позиции, которых никто не заказывал. Всё это ведет к замораживанию оборотных средств.

Автоматизация позволяет полностью исключить такие ошибки за счёт интеграции со складами, системами поставщиков и точным анализом остатков в режиме реального времени.

Финансовые и репутационные риски

Каждая ошибка в заказе или поставках неизбежно отражается не только на логистике, но и на финансах. Переполненный склад, простаивающий товар, недовольные клиенты — это не просто неудобства, а прямые убытки.

Кроме того, продолжающийся человеческий фактор тянет за собой репутационные потери. Постоянные накладки, задержки, скрытые дефициты формируют негативный образ в глазах партнёров. Поставщики начинают требовать предоплату, клиенты уходят к конкурентам.

Компании, игнорирующие автоматизацию, лишаются возможности быстро адаптироваться под новые рыночные требования. К примеру, анализ продаж вручную займёт несколько дней, пока в автоматизированной системе отчет можно получить за считаные минуты.

Угрозы безопасности и хищения товаров

Отсутствие цифрового контроля над движением товара – это не просто возможность ошибки, а окно для злоупотреблений внутри компании. Когда товар не проходит через электронную систему, его реальное перемещение остаётся непрозрачным, и выявить кражу зачастую можно только по косвенным признакам — когда становится слишком поздно.

Особенно уязвимы склады, точки последней милю и отгрузка. Там, где отсутствует система сканирования штрихкодов или RFID-меток, возможны подмены, вывоз лишнего груза, «забытые» остатки.

Цифровая автоматизация позволяет отслеживать каждую единицу товара: от поступления до конечной реализации. Это не только инструмент экономии, но и мощный фактор доверия в коллективе, поскольку исключает двусмысленные ситуации и не требует постоянного визуального контроля со стороны руководства.

Роль терминалов сбора данных в автоматизации

Что такое терминалы сбора данных и для чего они нужны

Терминалы сбора данных (ТСД) — это специализированные устройства, которые используются для считывания, обработки и передачи информации о товарах. Их главная задача — помочь бизнесу быстро, безошибочно и в режиме реального времени получать данные о продукции. Это особенно актуально при больших товарооборотах, когда ручной учет становится неэффективным и уязвимым к ошибкам.

Применение ТСД охватывает весь процесс работы с товаром — от приемки до продажи. Они позволяют ускорить пересчеты продукции, снизить количество ошибок и обеспечить полную прозрачность товаропотока. Работая с ТСД, компания может экономить ресурсы и оперативно принимать решения на основе достоверных данных.

Автоматизация бизнеса с использованием терминалов сбора данных

Основные типы ТСД и их особенности

Сегодня на рынке представлено несколько типов терминалов сбора данных, каждый из которых имеет своё назначение и особенности:

• Лазерные ТСД — работают по принципу сканирования штрихкодов с помощью лазера, обладают высокой точностью при считывании даже поврежденных этикеток. Хорошо подходят для складов и магазинов с большим объемом маркировки.
• ТСД с фотосканерами — используют камеры и работают с 2D-кодами, в том числе QR. Они обеспечивают более широкий угол считывания и подходят для объектов нестандартных форм.
• Радиосистемы с сенсорными экранами — это современные устройства с возможностью моментальной передачи данных по Wi-Fi или другим каналам связи. Часто имеют сенсорные дисплеи и интуитивно понятный интерфейс, что упрощает обучение персонала.

Также важным фактором при выборе ТСД является тип экрана: обычный дисплей, цветная матрица или светодиодные панели — выбор зависит от условий работы и уровня освещенности.

Где применяются терминалы и какие задачи решают

ТСД активно используются в различных отраслях. Наиболее распространенные сферы:

• Розничная торговля — для инвентаризации, приёмки товара, контроля остатков, маркировки продукции;
• Логистика и транспорт — для контроля перемещения грузов, комплексного учета на складе, отслеживания заказов;
• Производство — для ведения учета сырья, этапов производственной цепочки, контроля качества;
• Сервисные компании — для мобильного обслуживания, выездных проверок, контроля оборудования.

К примеру, в магазине ТСД используется сотрудником при приёмке продукции на складе — он быстро сканирует все коробки, сверяет данные с системой и уточняет недостачи. При необходимости — проверяет ценник или меняет его «на лету», не отходя от полки. Это значительно сокращает время на обслуживание процессов и исключает бумажный учет.

Преимущества использования ТСД в торговле

Применение терминалов сбора данных становится стандартом для современной торговли. Среди ключевых преимуществ можно выделить:

• Скорость операций — сокращается время на все учетные процессы: от приёмки до полного инвентарного аудита.
• Минимизация ошибок — снижен риск человеческого фактора за счёт автоматического ввода данных.
• Повышение прозрачности — руководитель всегда видит актуальные остатки и движения товаров.
• Интеграция с системами учёта — данные автоматически синхронизируются с ERP или складским ПО.

В условиях жесткой конкуренции и роста товарооборота, ТСД становятся не просто удобным инструментом, а необходимым элементом бизнес-инфраструктуры. Торговая точка, оснащённая терминалами, становится более технологичной, динамичной и клиентоориентированной. А это значит — выигрывает в эффективности.

Преимущества автоматизации с ТСД

Упрощение операций и снижение времени обработки

Терминалы сбора данных (ТСД) позволяют автоматизировать ключевые процессы на складе и в торговом зале, устраняя необходимость ручного ввода информации. При поступлении товаров сотрудник просто сканирует штрихкоды, и система автоматически считывает данные о продукте, весе и сроке годности.

Более того, программа в реальном времени рассчитывает общий вес партии, проверяет сроки хранения и формирует накладную. Это экономит время и исключает необходимость в бумажных документах или двойном дублировании записей в разных системах.

Для наглядности:

• Скорость обработки поставки увеличивается почти в два раза по сравнению с ручным приемом;
• Уходит необходимость в перепроверке — информация уже проверена системой;
• Сотрудник сосредотачивается не на рутине, а на управлении процессом.

Повышение точности учета и инвентаризаций

Одна из ключевых задач любого склада или торговой точки — точный учет. Ошибки в инвентаризациях приводят к потерям, недостачам и некорректным отчётам. ТСД превращают эту задачу в управляемый и практически безошибочный процесс.

Благодаря моментальному считыванию данных с этикетки, исключаются дубли и пропуски. Программное обеспечение фиксирует каждое действие сотрудника; исключается ситуация, когда товар остается неучтенным из-за человеческого фактора. Такой подход особенно полезен, когда речь идет о товарах с ограниченным сроком хранения или высокой себестоимостью.

Снижение человеческого фактора и ошибок

Терминалы минимизируют влияние человеческого фактора. Операторам не приходится вводить данные вручную, переносить цифры из накладных или самостоятельно считать остатки. Всё это берет на себя система – обращения, расчеты, сверки. Это особенно важно при большом объеме операций или в условиях высокой нагрузки на персонал.

На практике это означает следующее:

• Процент ошибок при обработке поступлений и инвентаризаций снижается на 90%;
• Исключается потеря данных из-за забывчивости или неправильного заполнения бумажных форм;
• Новые сотрудники быстрее адаптируются, поскольку процесс построен на логичных действиях и подсказках в системе.

Экономия ресурсов и повышение прозрачности процессов

Когда рутинные операции автоматизированы, высвобождаются как временные, так и финансовые ресурсы. Компании не нужно содержать штат пересчетчиков товаров или сверхнагружать складских специалистов.

Процессы становятся структурированными, и управлять ими можно в реальном времени: видно, на каком этапе находится та или иная поставка, сколько товара на остатке и кто оформлял последнюю отгрузку. Уровень прозрачности значительно вырастает, а значит — растет и доверие внутри команды и со стороны партнёров.

Такой бизнес более гибкий, легче масштабируется и быстрее реагирует на меняющиеся условия в 2025 году. Для многих ритейлеров и дистрибьюторов это уже не конкурентное преимущество, а просто необходимый стандарт работы.

Как выбрать подходящий терминал сбора данных

Критерии выбора оборудования под задачи бизнеса

Выбор терминала сбора данных (ТСД) напрямую зависит от особенностей конкретного бизнеса: объемов и скорости оборота товара, условий работы, требований к интеграции. Ошибочно считать, что все модели ТСД одинаково универсальны — в реальности разница между устройствами может быть критичной.

Основные критерии при выборе:

• Условия эксплуатации: для розницы подойдет легкий и эргономичный ТСД, тогда как склад с низкими температурами требует промышленного, защищенного от влаги и падений устройства.
• Скорость работы и производительность: если в день сканируется тысяча и более товаров, имеет смысл вкладываться в более мощные модели с емким аккумулятором.
• Тип подключения: Wi-Fi, Bluetooth, 4G — важно понимать, нужна ли онлайн-передача данных или достаточно периодической синхронизации.
• Совместимость с учетной системой: ТСД должен беспроблемно интегрироваться с вашей текущей платформой — будь то 1С, SAP или облачные решения.

Также стоит учитывать наличие ПО в комплекте, гарантийный срок, поддержку производителя и возможность масштабирования решения на другие участки компании.

Работа с учетными системами и фактическими остатками

Эффективность использования ТСД во многом связана с двумя сценариями работы данных:

• С загрузкой из учетной системы. В ТСД заранее загружается перечень товаров и инвентаризационные списки. Сотрудник сканирует штрихкод, и устройство тут же показывает, как фактическое количество соотносится с запланированным. Это позволяет сократить время инвентаризации и мгновенно выявить недостачу или излишки.
• С выгрузкой фактических остатков. Когда данные об остатках берутся с нуля на основании текущего положения дел. После сканирования информация передается в учетную систему, где производится автоматическая сверка.

Оба метода востребованы, но особенно ценным становится второй — при внезапных проверках, пересчетах в сезонных точках продаж или в условиях высокой ротации склада.

Преимущества мобильности и масштабируемости

ТСД — это не просто сенсор с кнопкой, а полноценный инструмент управления бизнес-процессами. Одним из ключевых преимуществ является мобильность: благодаря автономной работе и беспроводной передаче данных сотрудник не привязан к стационарному компьютеру или месту учета.

При росте бизнеса масштабируемость становится критическим фактором. Современные решения позволяют легко добавлять новые устройства, не переписывая ИТ-архитектуру. Например, розничная сеть с пятью магазинами может начать с 5 ТСД, а через год подключить еще 20 без дополнительных затрат на переобучение или адаптацию ПО.

Кроме того, мобильность применима в самых разных зонах: в торговом зале, на складе, в экспедиции, на пункте приема возвратов. Это упрощает документооборот и ускоряет обработку товаров на каждом этапе.

Как ТСД помогают в контроле персонала и предотвращении потерь

С помощью терминала сбора данных можно не только учитывать товары, но и отслеживать действия сотрудников. Каждый пользователь устройства работает под своим логином — это позволяет видеть, кто и когда проводил сканирование, какие отклонения фиксировал, и как быстро реагировал на ошибки.

Такой контроль особенно важен в секторах с высокой нагрузкой и ценными товарами. Автоматизация процессов через ТСД снижает человеческий фактор, упрощает аудит и избавляет от "слепых зон" в документообороте.

Вопросы и ответы