Обязан ли работодатель внедрять кадровый электронный документооборот в 2025 году

• Что изменится в законодательстве в 2025 году
• Когда КЭДО становится обязательным
• Как подготовиться к изменениям
• Проверки и контроль внедрения КЭДО в 2025 году
• Вопросы и ответы

Что изменится в законодательстве в 2025 году

Переход на обязательный КЭДО: законы и поправки

С 2025 года вступают в силу изменения в трудовом законодательстве, касающиеся широкого внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это станет серьезным шагом в сторону цифровизации взаимоотношений между работодателями и сотрудниками. В первую очередь, изменения касаются организаций с численностью работников от 25 человек и выше — для них КЭДО станет обязательным.

Согласно поправкам к Трудовому кодексу и федеральным законам, теперь оформление кадровых документов — от приказов до заявлений и уведомлений — сможет вестись полностью в электронном виде. Это касается как текущих процессов, так и взаимодействия при приёме на работу или увольнении.

Для внедрения КЭДО компаниям потребуется соответствующее программное обеспечение, квалифицированные электронные подписи, а также доработанные внутренние регламенты и согласие работника (в отдельных случаях).

Предусмотренные права и обязанности сторон

С юридической точки зрения, новые правила закрепляют равенство традиционного и электронного документооборота. То есть документы, оформленные через КЭДО и подписанные электронной подписью, имеют ту же силу, что и бумажные.

Работодатель в рамках цифрового формата обязан:

• обеспечить защиту персональных данных сотрудников,
• настроить доступ к информации и архивацию документов,
• гарантировать невозможность фальсификации и утечек,
• при необходимости — сохранить возможность дублирования отдельных документов на бумаге.

Со стороны работника важным моментом является его информированность и согласие на использование КЭДО. Для новых сотрудников согласие считается полученным автоматически, а для уже работающих потребуется отдельное подтверждение.

ЭДО и уведомления в трудовых отношениях

КЭДО не ограничивается только подписями на приказах и заявлениях. Одна из ключевых сфер применения — это уведомления, например, о графике отпусков, дисциплинарных взысканиях, изменениях условий труда. Эти действия теперь могут осуществляться исключительно через ЭДО — с марта 2025 года такая форма будет признана полностью юридической.

Важный момент: перед внедрением электронных уведомлений, система должна предусматривать возможность подтверждения чтения, даты доставки и фиксации факта ознакомления сотрудника. Соответственно, у работодателя появляется обязанность обеспечить технологическую готовность компании.

Переход на КЭДО — не просто технологическое новшество, а важная часть трансформации корпоративных процессов. Он играет роль в более прозрачных и быстрых взаимодействиях с персоналом. Это особенно актуально для предпринимателей, которые уже используют решения для автоматизации бухгалтерии, логистики и HR. При этом общий цифровой подход упрощает в том числе и взаимодействие с банками — например, в рамках зарплатного проекта.

Когда КЭДО становится обязательным

Какие виды документов требуют КЭДО

С 2025 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится не просто удобной альтернативой бумажным процессам, а обязательной практикой для некоторых категорий документов и работодателей. В первую очередь это касается крупных компаний и организаций, использующих автоматизированные HR-системы, где переход на КЭДО позволяет оптимизировать весь процесс работы с персоналом.

Самыми частыми документами, подлежащими ведению в КЭДО, являются:

• приказы о приеме, переводе, увольнении сотрудника;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• график отпусков и приказы о предоставлении отпуска;
• акты об отсутствии, прогулах и опозданиях;
• справки, заявления, уведомления, согласования внутри компании.

Важно понимать, что обязанность перейти на КЭДО касается не всех форм работодателей сразу. Однако государство последовательно двигается в сторону цифровизации документации в HR-процессах, и это позволит исключить ошибки, снизить бумажную нагрузку и повысить прозрачность при проверках.

Варианты отказа сотрудника и действия работодателя

Несмотря на распространенность КЭДО, закон учитывает право сотрудника отказаться от оформления кадровых документов в электронном виде. Такой отказ возможен, но только в рамках установленных условий. Работник имеет право письменно уведомить работодателя о своем нежелании участвовать в КЭДО. Это ограничено лишь конкретными случаями, когда закон допускает выбор формы взаимодействия.

Если сотрудник заявляет об отказе, работодатель обязан обеспечить ему бумажную альтернативу по тем документам, по которым это возможно. Однако при этом работодатель вправе установить внутренний порядок, регламентирующий условия отказа. Например:

• оформление отдельного заявления об отказе;
• ознакомление с положением о КЭДО в компании;
• определение сроков и форм предоставления бумажных документов.

Подобная двойная система (электронная и бумажная) требует четкого внутреннего контроля. Важно, чтобы работодатель систематизировал потоки документов, учитывая не только технологические возможности компании, но и условия труда по категориям или классам, ведь от этого могут зависеть конкретные требования к порядку ведения учета.

Ответственность за нарушение требований

С введением обязательности КЭДО возрастает и ответственность работодателя за его некорректное использование. Несоблюдение порядка электронного документооборота может повлечь как административные штрафы, так и сложности при трудовых спорах или проверках ГИТ.

Типичные нарушения, за которые работодателя могут оштрафовать:

Работодателю нужно не просто технически подключить платформу для КЭДО, но и грамотно внедрить процессы, соответствующие требованиям Трудового кодекса и подзаконных актов. В противном случае возникает риск юридических претензий со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Как подготовиться к изменениям

Разработка положения о кадровом ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это не просто внедрение программы, а изменение всего подхода к управлению персоналом. Чтобы система работала корректно, необходимо разработать внутреннее положение об использовании ЭДО в кадровом документообороте. Этот документ должен учитывать специфику компании, порядок подписания документов электронной подписью, сроки хранения, ответственность сторон и прочее.

Важно предусмотреть правила взаимодействия между сотрудниками и работодателем: какие документы будут оформляться в электронном виде, какие — по-прежнему на бумаге, как обеспечивать доступность документов в случае проверок, увольнения или перевода сотрудников.

Хорошей практикой является согласование положения с представителями трудового коллектива или профсоюзом, если он есть — это поможет избежать недопонимания и повысит уровень доверия к изменениям.

Обновление ИТ-инфраструктуры предприятия

Работа с кадровыми ЭДО невозможна без технической подготовки. Даже если у вас уже используется система электронного документооборота для бухгалтерии или делопроизводства, для работы с персональными данными сотрудников часто требуется дополнительная настройка — в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

На что стоит обратить внимание:

• Поддержка квалифицированной электронной подписи;
• Интеграция с кадровыми и учетными системами (например, 1С, SAP, отечественные HRM-платформы);
• Разграничение прав доступа к документам;
• Резервное копирование и защита данных.

Проведение технического аудита помогает понять, что именно нужно улучшить: установить защищенные каналы обмена, приобрести модули для подписания документов или организовать «облачное» хранение копий.

Обучение сотрудников кадровой службы

Даже самое современное программное решение не даст эффекта, если сотрудники не понимают, как им пользоваться. При переходе на ЭДО важно не только установить системы, но и обучить команду кадровой службы работе в новых условиях.

Обучение должно охватывать как технические аспекты (например, как подписывать документы электронной подписью и регистрировать их в системе), так и организационные: кто и на каком этапе контролирует документы, как вести архивацию и обеспечивать правомерность операций.

Многие компании проводят внутренние тренинги или приглашают внешних экспертов, которые помогают внедрить ЭДО без ошибок. Это особенно актуально предприятиям с «вредными условиями труда», где часть документов требует особого внимания. Подробнее о такой работе можно прочитать в этой статье.

Проверки и контроль внедрения КЭДО в 2025 году

Как оформляется сдача отчетности

Внедрив кадровый электронный документооборот (КЭДО), компания обязана документировать использование систем ЭДО, а также отчитываться о переходе на такие технологии. Отчетность по КЭДО оформляется через типовые формы и документы, утвержденные внутренними регламентами работодателя и требованиями законодательства о труде и персональных данных.

Например, при первом переходе на КЭДО формируется распорядительный документ — приказ работодателя, в котором детализированы принятые нормы, перечень электронных кадровых документов и используемый оператор ЭДО. Работодатель также обязан уведомлять Федеральную налоговую службу и Роструд при начале использования ЭДО как основного формата кадрового документооборота.

В некоторых случаях предусмотрена необходимость передачи электронных документов в государственные информационные системы, если это касается отчётности, связанной с воинским учетом, трудовой деятельностью или миграционными вопросами.

Какие органы контролируют ЭДО

В 2025 году за соблюдением правил использования электронного кадрового документооборота следят несколько государственных органов. Их задача — не только проверка факта внедрения ЭДО, но и оценка того, как корректно он применён, какие механизмы защиты данных используются и как осуществляется взаимодействие с сотрудниками.

Основные контролирующие структуры:

• Роструд — проверяет, есть ли согласие работников на ведение электронного документооборота, соответствуют ли форматы документов требованиям трудового законодательства.
• ФНС России — следит за корректностью использования операторов ЭДО, сроками хранения документов и передачей определённой кадровой отчетности в налоговые органы.
• Роскомнадзор — контролирует соблюдение законодательства о защите персональных данных при использовании электронных систем.

Кроме плановых и внеплановых проверок, работодателям рекомендовано заранее проводить внутреннюю ревизию — это существенно снижает риски получения предписаний и штрафов.

Роль аудита кадрового документооборота

Аудит КЭДО становится ключевым компонентом управления рисками и повышения эффективности системы электронных документов. Это не просто формальный этап, а инструмент оценки зрелости процессов, качества хранения и правомерности использования стратегий ЭДО. Компании, регулярно проводящие аудит, демонстрируют более высокую культуру ведения документации и лучше защищены от претензий со стороны проверяющих органов.

Аудит может осуществляться как внешними консультантами, так и внутренним кадровым и юридическим блоком. В любом случае, его задача — проверить соответствие ключевых элементов ЭДО законодательным требованиям.

Надлежаще организованный аудит позволяет организации не только избежать претензий, но и наладить взаимодействие между HR, IT и юридическими подразделениями. В условиях динамичной цифровизации такие синергии становятся важным конкурентным преимуществом.

Вопросы и ответы