Комиссия по списанию ТМЦ: порядок создания и состав участников - блог компании Клеверенс
- Что такое комиссия по списанию ТМЦ
- Приказ о создании комиссии по списанию ТМЦ
- Состав и члены комиссии по списанию ТМЦ
- Порядок работы комиссии по списанию ТМЦ
- Вопросы и ответы
Что такое комиссия по списанию ТМЦ
Значение и функции комиссии
Комиссия по списанию товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — это временно или постоянно действующий орган внутри компании, в который входят представители руководства, бухгалтерии и других заинтересованных служб. Её главная задача — обоснованное принятие решения о списании имущества, которое по каким-либо причинам больше не может использоваться в хозяйственной деятельности предприятия.
Причины для списания могут быть разными: ТМЦ пришли в негодность, устарели морально или физически, были испорчены при транспортировке, или их дальнейшее использование стало экономически нецелесообразным. Комиссия изучает ситуацию, фиксирует факты порчи, проводит обследование и оформляет необходимые документы.
Типичный функционал комиссии включает в себя:
- Проверку технического состояния имущества;
- Анализ причин списания;
- Оценку возможности восстановления или утилизации;
- Подготовку заключения с рекомендацией о списании;
- Оформление акта списания в соответствии с учетной политикой организации.
Работа комиссии помогает избежать финансовых и юридических рисков, связанных с некорректным учетом или списанием ТМЦ, особенно если в дальнейшем будут проводиться проверки контролирующими органами.
Правовое обоснование создания
Хотя Трудовой кодекс и закон о бухгалтерском учёте напрямую не говорят о создании комиссии по списанию ТМЦ, обязанность отражать все хозяйственные операции достоверно, в том числе списание имущества, закреплена в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Также соответствующие положения содержатся в указаниях Минфина.
Создание такой комиссии — это управленческое решение, оформляемое приказом руководителя. В нём прописываются:
- Состав комиссии с указанием должностей участников;
- Срок полномочий или конкретные задачи (например, разовое списание ненужного оборудования);
- Порядок оформления актов и сроки представления документов в бухгалтерию.
Важно: создание комиссии особенно актуально для организаций, ведущих учёт в соответствии с требованиями по государственному или бюджетному учету, а также для крупных коммерческих структур с большим количеством активов.
Когда необходима комиссия по списанию ТМЦ
Комиссию создают, когда возникает потребность списать те или иные материальные ценности. Это может быть регулярно — например, по итогам инвентаризации или в ходе обновления производственного процесса. А может — разово, если возник инцидент, например, пожар или повреждение ТМЦ при перевозке.
Ситуации, в которых обязательно формирование комиссии:
| Основание | Примечание |
|---|---|
| Устаревшее оборудование | Экономически нецелесообразно содержать и обслуживать |
| Порча материалов | Из-за ненадлежащего хранения или истечения срока годности |
| Списание после инвентаризации | Выявлены факты недостачи, порчи, безхозных остатков |
| Уничтожение по причине ЧС | Пожары, затопления, механические повреждения |
Во всех этих случаях состав комиссии составляет соответствующий акт. Подробнее о правилах составления актов, а также о готовых образцах можно узнать из статьи «Образцы актов списания: как составить и оформить документ о материалах, пришедших в негодность».
Таким образом, наличие комиссии по списанию ТМЦ — это прежде всего гарантия обоснованного бухгалтерского учёта и защиты интересов предприятия при контролях и аудитах. Кроме того, это возможность систематически защищать бизнес от лишних затрат на хранение и обслуживание нефункционального имущества.
Приказ о создании комиссии по списанию ТМЦ
Образец приказа
Приказ о создании комиссии по списанию товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — это один из ключевых организационных документов, определяющих, кто будет отвечать за корректное оформление списания материальных запасов. Он составляется на уровне организации и служит официальным основанием для начала процедуры списания.
Такой приказ оформляется на бланке организации или на обычном листе с указанием обязательных реквизитов и подписывается руководителем или иным ответственным лицом. Документ может иметь следующий вид:
| Реквизит | Описание |
|---|---|
| Дата и номер приказа | Отражают момент издания и пригодны для регистрации |
| Наименование организации | Указывается полное и/или сокращённое наименование юрлица |
| Цель приказа | Создание комиссии для списания ТМЦ |
| Состав комиссии | Фамилии, должности, при необходимости — опыт работы |
| Период действия | Разовая или постоянная комиссия |
| Подпись руководителя | С подтверждением даты подписания |
Рекомендуется хранить приказ с остальными документами, связанными с учётом и списанием материалов, чтобы при необходимости можно было легко подтвердить обоснованность действий комиссии.
Обязательные реквизиты документа
Правильно составленный приказ должен включать все обязательные реквизиты, поскольку он является официальным основанием для проведения дальнейших действий. Нарушения в его оформлении могут повлечь за собой налоговые или бухгалтерские претензии.
Вот минимальный перечень обязательных реквизитов:
- Полное название организации
- Дата составления приказа и номер
- Ссылки на внутренние регламенты, если есть
- Основание для создания комиссии (например, проведение инвентаризации, выявление порчи ТМЦ)
- ФИО и должности членов комиссии
- Цель и срок работы комиссии
- Подпись руководителя и печать (если используется)
Также важно определить, будет ли приказ носить разовый характер (например, инвентаризация на складе №7) или относится к периодическим ситуациям.
Порядок утверждения приказа
Утверждение приказа — это финальный этап его подготовки. Обычно он проходит по простой схеме: составление документа, согласование с заинтересованными подразделениями (например, бухгалтерией или службой снабжения), подписание руководителем. Однако в крупных организациях сам порядок может быть прописан во внутреннем регламенте документооборота.
После утверждения приказа — комиссия вступает в силу с момента, указанного в документе. С этого момента все действия по списанию ТМЦ должны производиться только с её участием. Комиссия оформляет акты, фиксирует фактическое состояние списываемых материалов, контролирует заполнение форм списания.
Для автоматизации учёта и сокращения ошибок всё чаще используют программы 1С. О том, как правильно оформлять списание ТМЦ в 1С, читайте в отдельной статье.
На практике именно подробный и своевременный приказ помогает исключить спорные ситуации при контроле со стороны налоговых органов или аудиторов.
Комиссия также обязана учитывать остатки материалов, причины их списания (порча, истечение срока, производство и пр.) и соблюдать стандарты документооборота.
Если организация регулярно сталкивается со списанием — рекомендуется заранее разработать типовой шаблон приказа, адаптируемый под конкретные ситуации. Это упростит юридическую и бухгалтерскую проверку операций.
Состав и члены комиссии по списанию ТМЦ
Кто входит в состав комиссии
Комиссия по списанию товарно-материальных ценностей (ТМЦ) формируется приказом руководителя организации. В её состав включаются сотрудники, обладающие необходимыми знаниями и опытом для объективной оценки состояния имущества. Как правило, в состав комиссии входят:
- Представитель бухгалтерии, который отвечает за корректность оформления документов и знание нормативной базы;
- Материально ответственное лицо, на чьем балансе числится имущество, подлежащее списанию;
- Специалист технической службы (инженер, ИТ-специалист), который может подтвердить фактическое состояние оборудования;
- Председатель комиссии – лицо, ответственное за обоснованность решений и организацию процесса.
В крупных компаниях возможен расширенный состав, включая представителей службы внутреннего аудита или юридического отдела. Часто участие в комиссии зависит от специфики списываемых ценностей.
Роль председателя комиссии
Председатель комиссии – ключевая фигура в процессе списания ТМЦ. Он утверждается в составе приказа и отвечает за координацию действий членов комиссии, соблюдение сроков, полноту и достоверность документации.
Обязательные функции председателя включают:
- Организация работы комиссии, включая проведение осмотров списываемых ТМЦ;
- Подготовка и подписание актов списания;
- Передача документов в бухгалтерию для отражения на счетах;
- Оценка рисков и обоснования целесообразности списания.
Если в организации списание осуществляется часто или связано с дорогостоящими активами, председателем назначают одного из заместителей директора или главного бухгалтера.
Полномочия участников комиссии
Каждый член комиссии выполняет свою роль и несёт ответственность за достоверность предоставляемых данных. Все действия фиксируются актом списания, подписываемым каждым участником.
| Член комиссии | Полномочия |
|---|---|
| Бухгалтер | Проверка соответствия учетным данным, завершение операций по ТМЦ на счетах |
| Материально ответственное лицо | Предоставление данных об остатках, участие в осмотре, подписание актов |
| Технический специалист | Оценка физического состояния, вывод о невозможности ремонта или дальнейшей эксплуатации |
| Председатель | Общее руководство, принятие решения о списании |
Важно, чтобы все участники комиссии были осведомлены о своих обязанностях и действовали в рамках утвержденного регламента. Это снижает риски ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.
Порядок работы комиссии по списанию ТМЦ
Проведение заседания
После того как распоряжением руководителя утверждён состав комиссии, начинается её практическая работа. Основной этап — проведение заседания, на котором оцениваются материально-технические ценности (ТМЦ), подлежащие списанию. Заседание может быть очным или в форме внутренней переписки, если состав комиссии небольшой и объём работы не требует детального осмотра.
Перед заседанием материально ответственное лицо (МОЛ) предоставляет список ТМЦ, утративших потребительские свойства или вышедших из строя. Комиссия анализирует каждый объект, учитывая:
- физическое состояние имущества,
- наличие повреждений, износ, комплектность,
- возможность дальнейшего использования (ремонт, продажа, утилизация),
- подтверждающие документы: накладные, акты ввода в эксплуатацию, техпаспорта.
Если имущество требует осмотра, комиссия может выехать на место хранения. Результаты обсуждений фиксируются для последующего оформления акта списания.
Оформление акта списания
По итогам заседания составляется акт о списании ТМЦ. Это основной документ, подтверждающий факт снятия объекта с учёта. Его форма может быть утверждённой или разработанной внутри организации, но обязательно включает:
| Раздел акта | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Название организации, номер акта, дата составления |
| Состав комиссии | ФИО, должности, подписи всех участников |
| Сведения о ТМЦ | Наименование, инвентарный номер, количество, причина списания, остаточная стоимость |
| Решение комиссии | Обоснование списания и рекомендации по дальнейшим действиям (утилизация, демонтаж, продажа на вторичном рынке) |
Акт визируется руководителем предприятия. Часто его копию передают в бухгалтерию для корректировки данных бухгалтерского учёта, особенно если списываемое имущество числилось на балансе.
Хранение документации
Документы, связанные со списанием ТМЦ, следует хранить в соответствии с требованиями законодательства и внутреннего регламента компании. Минимальный срок — 5 лет, но для некоторых категорий имущества он может быть увеличен, например, если речь идёт о ценностях, списанных из-за излишков, брака или хищений.
Хранению подлежат:
- приказ о создании комиссии,
- акты осмотра, если они составлялись,
- акты списания,
- переписка и пояснительные записки от МОЛов, если они требовались,
- документы, подтверждающие утилизацию или передачу третьим лицам.
Рекомендуется вести отдельное дело (папку) по каждому списанию со сквозной нумерацией документов. Это упростит внутренние проверки и взаимодействие с контролирующими органами. В 2025 году особое внимание уделяется цифровому архиву — если организация применяет электронный документооборот, акты вносятся в систему с ЭЦП членов комиссии и руководителя.