Автоматизация ресторана и кафе: системы и программы для работы, управления, учёта

Программа для автоматизации работы кафе, баров или ресторанов — это система комплексного типа, включающая в себя множество инструментов. Софт применяется для увеличения показателей конкурентоспособности бизнеса путем оптимизации рутинных процессов и повышения качества сервиса, предлагаемого гостям.

Облегчение труда персонала, рост доходов, составление прозрачной отчетности и простое взаимодействие с поставщиками — преимуществ у автоматизационных платформ много. Цифровая инфраструктура объединяет модули платежей, маркетинга, склада и меню, влияя на все элементы функционирования точки общепита.

Когда нужна автоматизация в ресторане

В России не существует ни одного заведения, которое бы не нуждалось в инструментах для улучшения эффективности работы. Исключением, подтверждающим правило, становятся небольшие локации с минимальными оборотами. Однако даже таким заведениям приходится проходить проверки и отчитываться перед государством, и гораздо проще это делать, используя специализированное ПО.

В нашей стране под оптимизацией рабочей деятельности в ресторанной сфере подразумевается прием заказов, контроль занятости столов, расчет гостей — вот что можно и нужно делегировать программам.

Задачи автоматизированной системы управления рестораном

Как правило, софт поставляется в составе разных модулей, способных касаться всех аспектов деятельности точки общественного питания:

• менеджмент и принятие управленческих решений;
• формирование бухгалтерской отчетности;
• организация функционирования собственного склада;
• проведение взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
• работа официантов, барменов или поваров.

Правда, помимо ПО, предпринимателю придется закупить еще и такое оборудование как, например, ТСД, которыми можно заменить блокноты официантов.

Что затрагивает автоматизация

Современная цифровая инфраструктура позволяет автоматизировать любой процесс, связанный с деятельностью того или иного заведения. Например, компания «Клеверенс» предлагает решения «Учет-15» и «Склад-15», которые отлично зарекомендовали себя на практике.

Зал

Прием заказов и передача информации в базу данных. Применение терминального блока, расположенного недалеко от зоны размещения гостей. Персонал может взаимодействовать с ним как напрямую, с помощью тачскрин-панели, так и удаленно, используя выданный компанией карманный компьютер или планшет. Все сведения, внесенные в карточку, отправляются поварам и сохраняются для дальнейшего анализа.

Кухня

Программа для автоматизации учета в кафе и на предприятиях ресторанного бизнеса существенно упрощает работу поварского штата. Посредством софта реализуется очередность подачи блюд посетителям. Благодаря специальным дисплеям или напечатанным чекам, повара знают, что именно и в какой момент нужно готовить.

Бар

Задача бармена — приготовить напиток и отдать его официанту. Здесь процессы оптимизируются по аналогии с кухонной зоной. Все заказы отображаются на мониторах или чековых выписках.

Касса

Программное обеспечение используется, в том числе для выдачи пречеков. Здесь отражены все позиции, которые заказал посетитель. Человек выбирает удобный ему формат расчета (наличный или безналичный платеж), а затем оплачивает выставленный счет. Финальный этап — выдача фискальной квитанции, носящей статус юридически значимого документа и соответствующего всем правилам.

Склад

Программы для автоматизации кафе и ресторанов затрагивают не только работу кухонь, но и складские помещения. В обширные базы данных вносятся информационные выкладки обо всех продуктах, находящихся в хранилище. Сведения переносятся в цифровую инфраструктуру посредством ТСД, на этапе приемки или плановой инвентаризации. Таким образом, процессы поступления и списания оптимизируются под ключ.

Бухгалтерия

Вся информация о функционировании заведения передается в офис. Специалисты получают доступ к мощнейшей отчетности, пригодной для всестороннего изучения и продолжительной аналитики. На основе соответствующих извещений бухгалтера выставляют квитанции контрагентам, рассчитывают заработные платы, формируют документы для налоговых инспекций и решают другие профессиональные задачи.

Менеджмент

Выкладки доступны и менеджерам. Эксперты применяют их для отслеживания показателей эффективности отдельных членов коллектива или проверки производительности предприятия в целом. Те же данные используются с целью оптимизации разных бизнес-процессов, организации маркетинговых кампаний, формирования программ лояльности и пр.

Клиентский сервис

Информационные системы для автоматизации кафе и управления ресторанами поднимают качество обслуживания до невероятных значений. Например, специалисты получают доступ к огромному количеству инструментов, связанных с выдачей разных подарков и поощрений постоянным или новым клиентам. Скидки в горячие часы, удаленное резервирование мест, заказ доставки по городу — опций может быть много.

Взаимодействие с остальными сервисами

Чтобы отдельные элементы цифровой инфраструктуры превратились в настоящую экосистему, их необходимо интегрировать. Здесь на помощь приходят всевозможные надстройки, функционирующие на базе протоколово API. Их можно разработать самостоятельно или обратиться за помощью к организации, оказывающей соответствующие услуги на коммерческой основе.

Плюсы автоматизации предприятий общественного питания

Когда работа по оптимизации бизнес-процессов будет завершена, заведение общепита получит множество бонусов:

• существенное облегчение труда персонала;
• устранение ошибок, вызванных человеческим фактором;
• контроль штата в режиме реального времени;
• защита от штрафов путем применения учета в ЕГАИС и ФГИС;
• создание собственной программы лояльности;
• координация действий для каждого члена коллектива.

Цифровая инфраструктура выгодна всем — от трудоустроенных сотрудников до гостей и самого предпринимателя.

Топ оборудования для автоматизации кафе и кофеен

Состав техники варьируется в зависимости от того, насколько серьезным будет переход на делегирование работы машинам. Бизнесмену могут пригодиться:

• фискальные регистраторы;
• принтеры для печати чеков;
• считыватели банковских карт;
• сканеры штрихкодов;
• денежные ящики;
• покупательские мониторы;
• компьютеры и моноблоки;
• элементы видеонаблюдения;
• терминалы сбора данных и пр.

На закупку такого оборудования придется потратить немало денег. Однако вложения окупятся за месяцы, благодаря повышению эффективности функционирования точки.

Программное обеспечение (ПО) для ресторанов и кафе

При выборе софта необходимо обращать внимание в первую очередь на собственные запросы и потребности. Еще один важный фактор — репутация поставщика цифровых решений. Хорошие фирмы открывают доступ к демонстрационным версиям и организуют мощную техническую поддержку, помогая заказчикам в режиме 24/7.

Именно так работает российская компания Cleverence. Платформы используются для автоматизации бизнес-процессов. Бренд предлагает широкий выбор софта, подбираемого под индивидуальные задачи клиента.

Presto

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Электронный формат блюд со множеством категорий.	Плохие отзывы о работе службы технической поддержки.	От 15 000 до 35 000 р.
Встроенная система для формирования программы лояльности.
Создание бесплатного сайта с пользовательским дизайном.

R-Keeper

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Множество модулей — Delivery для доставки, StoreHouse для склада и пр.	Слабоватый функционал.	От 6 000 до 300 000 р.
Выдающаяся служба технической поддержки, готовая решать любые профильные вопросы.	Платформа, хоть и прошедшая через множество модернизаций, но все-таки запущенная более 20 лет назад.
Нативный интерфейс, никаких проблем с обучением персонала работе с софтом.	Откровенно печальные возможности в плане масштабирования.

Iiko

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Полный спектр возможностей для удаленного доступа и дистанционного управления.	Трудности в освоении.	От 3 000 до 56 000 р.
Мощный инструментарий для ведения отчетности, в том числе и по работе службы курьерской доставки.	Слабые операторы техподдержки.
Внушительный каталог дополнительных модулей и подпрограмм, позволяющих решать разные задачи.	Появление сбоев при объединении нескольких подсистем.

Tillypad

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Гибкость и масштабируемость, решения для бизнеса с разными оборотами.	Высокая стоимость.	От 100 000 р.
Нативный интерфейс, освоить который можно буквально за день.
Отличный сервис организации работы службы доставки.

Quick Resto

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Облачная платформа, возможность удаленной настройки и дистанционного управления.	Трудности с самостоятельной настройкой. Необходимость регулярного взаимодействия с технической поддержкой.	От 2 500 до 4 900 р.
Оптимальное соотношение цены и предоставляемых функций.
Огромный личный кабинет с многочисленными метриками и подробной статистикой.

Poster CRM

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Интуитивно понятный интерфейс с выдающейся простотой освоения.	Отсутствует система интеграции для базовых терминалов.	От 1 100 до 4 400 р.
Грамотная техподдержка, работающая в чате и по телефону.	Затруднения с коммутацией оборудования к роутерам.
Низкая стоимость, не влияющая на ассортимент опций.

Ivideon

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Быстрый старт, возможность начать автоматизацию за несколько суток.	Слабый тарифный план, предлагающий платить за каждую видеокамеру отдельно.	От 1 800 до 36 000 р.
Отличная экосистема для разработки и настройки меню заведения.

Helpmix

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Грамотно настроенная система, которой удобно пользоваться.	Отсутствие решений для более или менее крупного предприятия.	От 14 000 р.
Комплексная установка, включающая в себя обучение персонала.

Трактиръ

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Огромное количество опций для ведения бухгалтерского учета.	Служба технической поддержки решает вопросы только по телефону.	От 10 000 р.
Элементарный способ интеграции сервиса с продуктами «1С».
Большой набор модулей для отслеживания случаев хищений.

Конкур.Маркет

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Мощный товароучетный кабинет с инструментами бухгалтерии.	Проблемы с отображением статистики продаж.	От 8 600 до 28 700 р.
Внушительный каталог опций для работы с заказами на кассе.	Отсутствие интеграций для работы с QR-кодами.
Разные решения для кофеен, столовых и ресторанов.	Ошибки в демонстрации выручки.

АТОЛ

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Удобные модули для настройки БП по столам, цехам и меню.	Затруднения с пересдачей чеков через кабинет.	От 26 280 до 35 880 р.
Автоматическое списание продуктов по технологическим картам.	Регулярные сбои в работе кассовой техники.
Серьезный инструментарий для закупок и склада.	Относительно высокие расценки.

YUMA

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Современный интерфейс, понятный всем официантам.	При переходе с другой платформы трудно привыкнуть.	От 21 000 р.
Единое цифровое пространство, включающее сайт для клиентов.	Обходится явно дороже разных аналогов.
Комфортное мобильное приложение со множеством опций.

GBS.MARKET

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Простая схема эксплуатации, никаких сложных функций.	Приходится долго ждать ответов от техподдержки.	Безлимитный тариф за 3 500 р.
Чрезвычайно редкие сбои и ошибки, даже при подключении модулей.	Слабые возможности в плане интеграции.

Cafe Manager

Плюсы.	Минусы.	Цены.
Облачный сервис, дистанционное управление.	Необходимость в хорошем беспроводном интернете.	От 5 900 р.
Никаких аварий, ПО доступно в 99% случаев.	Отсутствуют базы данных и опции для рассылок.
Возможность индивидуализации функционала.

Выбор софта для ресторанов, чтобы автоматизировать работу

При подборе программного обеспечения для автоматизации работы точки общественного питания, нужно обращать внимание на разные моменты:

• функционал — широта возможностей, каталог встроенных инструментов и качество интеграций;
• масштабируемость — возможность увеличения числа опций по мере роста предприятия;
• системные требования — соотношение между затрачиваемыми ресурсами компьютеров и производительностью;
• технологическая база — удобство работы, отсутствие морально устаревших решений.

Используя представленный перечень критериев, можно без труда подобрать ПО от одного из популярных поставщиков цифровых продуктов.

Внедрение программы для автоматизации ресторана

Интеграция соответствующих сервисов проводится в поэтапном формате, по шагам предварительно разработанной инструкции. Регламент должен выглядеть так:

1. Выбор компании-разработчика программного обеспечения. Стартовые консультации и переговоры о подключении.
2. Поиск и приобретение оборудования. Закупка терминалов сбора данных, мониторов, компьютеров и другой техники.
3. Оптимизация бизнес-процессов. Проверка того, насколько качественно и слаженно функционирует заведение.

Финальный этап — непосредственное внедрение. Его лучше производить под контролем службы технической поддержки фирмы-создателя софта.

Возможные проблемы

Самая частая ошибка, которую допускают многие владельцы точек общественного питания, связана с установкой неподходящего ПО. Приложения должны соответствовать нуждам, запросам и потребностям конкретной организации. Слишком большое число функций станет причиной неприятностей — высокой абонентской платы и трудностей с обучением сотрудников. Недостаток опций, наоборот, не позволит инфраструктуре справляться с возложенными обязанностями.

Системы учета и программы для автоматизации ресторанного бизнеса с общепитом обязаны быть персонализированными. В противном случае никакого эффекта от их внедрения добиться не удастся. Избежать проблем, связанных с приобретением ненужного ПО, достаточно просто. Для этого необходимо заранее ознакомиться с десятком популярных платформ и составить собственное мнение о предлагаемых возможностях. Тогда риск ошибки сводится к минимуму.

Вопросы и ответы

Какой самый востребованный софт для точек общественного питания?

В России тройка лидеров выглядит так — Iiko, R-Keeper, Presto. Они пользуются популярностью как у небольших кофеен, так и у крупных отельных или ресторанных комплексов. Каждая система обладает множеством преимуществ.

Какие проблемы решает автоматизация ресторана?

Программное обеспечение устраняет неприятности, связанные со слабым менеджментом, непрозрачной бухгалтерией и неграмотным функционированием складов. Оно облегчает взаиморасчеты с гостями и контрагентами, а также нормализует трудовые будни официантов, барменов и поваров.

Какие особенности у программы R-Keeper?

Речь идет об одном из самых старых отраслевых ПО — его история началась в 1992 году. Сегодня фирменными сервисами пользуются 32 000 заведений. Главная особенность платформы — модули, заточенные на автоматизацию разных процессов (Delivery для доставки, StoreHouse для складских операций и пр.).

Количество показов: 79755