Точность и скорость выполнения той или иной операции влияют не только на эффективность работы, но и на репутацию компании в целом, и на уровень удовлетворённости клиентов в частности. А когда компания управляет тысячами отделений по всей стране, регулярная и качественная инвентаризация — важный процесс, напрямую влияющий на эти показатели.

Теперь представьте обычный рутинный день: вы стоите в почтовом отделении, вокруг витрины с товаром, письма, посылки, а в руках — длинный бумажный список на десятки страниц. Нужно найти конкретный товар среди всего этого многообразия, проверить его наличие, записать данные, вернуться к компьютеру и ввести их в систему. А теперь умножьте это на 38 000 отделений почтовой связи и на 400—700 SKU в каждом из них.

Именно с этим ежедневно сталкивались сотрудники крупнейшего федерального оператора — Почты России. Можно смело сказать, что они знакомы со всеми сложностями и проблемами ручного учёта — от поиска позиций в бумажных описях до отражения полученных результатов в учётной системе.

Раньше инвентаризация в отделениях Почты России была очень трудоёмким процессом. Сотрудники отдела контроля перемещались между витринами, складом и компьютером, сверяя товары по бумажным ведомостям или таблицам Excel. Найти нужную позицию среди сотен — задача не из простых, особенно когда товар распределён по всему отделению.

Возникали и другие неудобства в работе: бумажная ведомость подвергалась многочисленным исправлениям, её приходилось оформлять заново, необходимая для инвентаризации отчётность могла задержаться на несколько часов, проверяющие теряли много времени, что приводило к увеличению сроков инвентаризации.

Ошибки в подсчётах приводили к расхождениям с данными в 1С, а бухгалтерия возвращала документы на доработку, что означало новые часы работы. Такие задержки не только раздражали сотрудников, но и впоследствии приводили к сложностям в отражении результатов учёта из-за движения товара в момент пересчёта.

Команда Почты России понимала: ручной учёт отнимает время, которое можно потратить на решение вопросов по улучшению клиентского сервиса и повышение качества оказываемых услуг. Решение пришло с бизнес-целями — сократить затраты, упростить работу сотрудников и сделать учёт точнее. Проект стартовал с пилота на Дальнем Востоке, где впервые протестировали работу с терминалами сбора данных и в мобильном программном обеспечении Клеверенс.

Программное обеспечение Клеверенс привлекло Почту России своей гибкостью и наличием готовой интеграции с большинством основных и отраслевых конфигураций 1С.

Команда разработчика провела аудит и выявила ключевую проблематику: отсутствие инструментов мониторинга этапов инвентаризации, возможность возникновения ошибок при переносе данных, зависимость от бумажного документооборота. Программное решение интегрировали с «1С:УТ 11.1», обеспечив обмен данными через Wi-Fi, USB или мобильные сети.

Терминалы сбора данных M3 Mobile с ПО «Магазин 15» и Сервисом инвентаризации работали даже без интернета, сохраняя данные до последующей синхронизации. Безопасность обеспечили через Active Directory и MDM SafePhone.

Настройка включала тестовые серверы, имитирующие реальные условия, и нагрузочное тестирование для пиковых нагрузок (до 1500 SKU за смену). Интерфейс сделали простым: три основные операции — инвентаризация по факту, по заданию, сверка. Сотрудников обучили, предоставили им необходимые инструкции и поддерживали в первые месяцы.

Теперь процесс инвентаризации выглядит так:

• Из АСКУ на ТСД выгружается задание со списком товарно-материальных ценностей либо РПО.
• Сотрудник сканирует штрихкоды, система сверяет данные с планом, подсвечивая расхождения. Если код не читается, можно ввести параметры товара/РПО вручную. Поиск доступен по наименованию, ШК (ШПИ), артикулу или производителю.
• После завершения документ отправляется на сервер, где формируются опись и сличительная ведомость, которые остаётся подписать и сдать в бухгалтерию, а результаты автоматически передаются в 1С для последующего учёта.

Если в силу отсутствия мобильного интернета либо точки Wi-Fi проверяющему не удаётся загрузить документ пересчёта на ТСД, то по приезду в отделение почтовой связи он может отсканировать весь товар, находящийся в ОПС по факту, а с возобновлением работы интернета подгрузить фактические данные к плановому документу. Данные сохраняются локально и синхронизируются при подключении.

После внедрения автоматизации на базе ПО Клеверенс и ТСД инвентаризация ускорилась в среднем в 2 раза. Ошибки, связанные с ручным вводом, сократились до минимума. Бухгалтерия получает готовые документы без задержек и возвратов.

Сотрудникам больше не нужно постоянно возвращаться к ПК или листать кипы бумаг. Ревизоры видят остатки в реальном времени на экране ТСД, а данные о товарах и отправлениях практически сразу передаются в учётную систему. Это дало команде уверенность, что каждый объект инвентаризации учтён.

Внедрение ТСД, помимо инвентаризации, позволило реализовать дополнительный функционал, связанный с проверками соблюдения технологических процессов на Почте, и сделало данный инструмент незаменимым.

Интеграция с 82 региональными базами 1С потребовала тщательной настройки — каждая база имела свои особенности в части номенклатур. Сотрудники поначалу опасались новшеств, привыкнув к бумаге, но обучение и поддержка разработчиков Клеверенса помогли быстро адаптироваться.

Команда Клеверенс провела нагрузочное тестирование, которое имитировало работу в отделениях с нестабильной связью, чтобы гарантировать надёжность системы даже в удалённых регионах. А простой интерфейс и инструкции ускорили адаптацию.

Внедрение терминалов сбора данных и ПО Клеверенс в Почте России стало больше, чем просто автоматизацией — это история о том, как технологии могут вернуть людям время и уверенность в том, что они всё делают правильно и хорошо.

Проект изменил опыт тысяч сотрудников в позитивную сторону. Он показал, что даже в огромной системе, такой как Почта России с её 38 000 отделений, можно сделать рутинные процессы проще, если прислушиваться к потребностям людей и давать им правильные инструменты.

Вот что Почта России вынесла из этого опыта:

• Чем проще, тем быстрее

Интуитивный интерфейс с минимумом кнопок сократил время на обучение и ошибки. Подсказки в системе помогли избежать путаницы.

• Работа с людьми — ключ к успеху

Обучение и обратная связь превратили сомнения в поддержку. Сотрудники почувствовали, что их труд ценят.

• Команда, которая слышит

Специалисты Клеверенса не просто установили софт на мобильные устройства, а вникли в процессы, предложив решения, которые работают.

Если рутина отнимает время у вашей команды, начните с анализа процессов. Технологии, такие как ТСД и ПО Клеверенс, помогут вернуть людям время для выполнения более важных задач.