Виртуальный склад Казахстана: цифровой путь экспорта и торговли

• Что такое виртуальный склад
• Зачем бизнесу нужен виртуальный склад
• Как подключиться к виртуальному складу
• Ключевые кейсы и вызовы
• Вопросы и ответы

Что такое виртуальный склад

Определение и функционал

Виртуальный склад — это цифровая платформа, созданная для учета и отслеживания движения товаров на всех этапах логистической цепочки. В Казахстане система виртуального склада (ВС) стала одним из ключевых элементов цифровизации торговли и выполнения требований по маркировке товаров.

Принцип работы прост: каждый участник товаропроводящей цепи — от импортера до розничного продавца — фиксирует все операции с товарами: от поступления и хранения до реализации. Все данные собираются в централизованной системе, доступ к которой есть у налоговых органов и других государственных служб.

Такой подход упрощает документальное сопровождение, минимизирует ошибки и снижает риски недостоверного декларирования. Он также открывает бизнесу больше возможностей для автоматизации внутренних процессов.

Пример из практики: розничная сеть может легко отслеживать остатки маркированной продукции, видеть объем входящих поставок и формировать отчеты по продажам, не прибегая к ручной работе с бумажными документами.

Регламенты ЕАЭС и таможенного контроля

Система виртуального склада в Казахстане внедрена в рамках реализации обязательств перед Евразийским экономическим союзом (ЕАЭС) в части прозрачности товарооборота и прослеживаемости продукции. Согласно решениям ЕЭК, все страны-участники обязаны обеспечить полноту данных по движению товаров через границы союза.

ВС тесно связан с процедурами таможенного декларирования, поскольку теперь многие данные, ранее оформлявшиеся только в бумажном виде, автоматически переносятся из одной цифровой системы в другую. Это существенно ускоряет прохождение таможенных процедур и снижает административную нагрузку на бизнес.

Интеграция с системами маркировки

Ключевая функция виртуального склада — контроль за оборотом маркированной продукции. Каждая единица товара с кодом DataMatrix должна быть отображена в системе от момента ввоза или производства до окончательной реализации.

Интеграция с национальной системой цифровой маркировки позволяет в реальном времени видеть движение каждого кода и предотвращать «серый» оборот. Для предпринимателей это означает ответственность за точность сведений, но и одновременно — защиту от недобросовестной конкуренции.

Среди наиболее часто маркируемых в ВС категорий товаров:

• Табачные изделия
• Легкая промышленность
• Обувь
• Бытовая техника
• Лекарственные препараты

При этом многие компании стремятся встроить ВС в собственные логистические и учетные системы. В этом контексте уместно рассмотреть решения для логистики и транспортной аналитики, которые помогают на практике интегрироваться в цифровую экосистему.

Платформы и цифровые сервисы

В Казахстане виртуальный склад был реализован на базе платформы ИС ЭСФ (информационная система электронных счетов-фактур), к которой подключаются все налогоплательщики, работающие с маркировкой. Частные IT-компании также предлагают интерфейсы и модули, позволяющие упростить работу с ВС.

Для бизнеса доступны два основных пути подключения:

1. Через личный кабинет налогоплательщика, вручную загружая данные и заполняя формы онлайн.
2. С помощью API-интерфейсов и интеграций с учётными системами (1С, SAP, Cleverence и др.).

Многие крупные компании выбирают второй путь: он требует больше ресурсов на старте, но обеспечивает стабильность и минимизацию ручного труда. Например, складской учет в режиме реального времени позволяет автоматически списывать товары после продажи и формировать исходящие ВС-документы без участия сотрудников.

Таким образом, виртуальный склад становится не просто требованием закона, а мощным инструментом для тех, кто хочет выстроить современную, прозрачную и конкурентную модель дистрибуции и торговли в 2025 году и далее.

Зачем бизнесу нужен виртуальный склад

Преимущества удаленного учета

Виртуальный склад — это цифровая система учета товаров, созданная для прозрачной и точной фиксации движения продукции. Для казахстанского бизнеса это не просто инструмент, а реальный способ облегчить ежедневные операционные задачи. Система автоматизирована и интегрируется с налоговыми базами и внешнеэкономическими платформами, позволяя сократить количество ручных операций и ошибок.

Одно из ключевых преимуществ — возможность контроля остатков и движения товара в реальном времени. Не важно, где находится предприниматель — доступ к информации возможен из любой точки, где есть интернет. Это особенно важно для компаний, у которых несколько складов или филиалов.

Помимо этого, работа с виртуальным складом упрощает инвентаризацию и минимизирует риски «серого» оборота продукции. Цифровая прозрачность позволяет быстро выявлять расхождения и принимать точечные управленческие решения.

Экономия затрат при экспорте

Для экспортно-ориентированных компаний виртуальный склад открывает дополнительные возможности по оптимизации расходов. Он позволяет использовать механизмы условного выпуска товаров для экспорта, при которых не нужно сразу оплачивать НДС. Это особенно полезно для малых и средних производителей, которые ранее не могли позволить себе выход на внешние рынки из-за высокой фискальной нагрузки.

Сокращается также время оформления грузов — благодаря синхронизации с таможенными службами и онлайн-декларированию. Процедуры становятся быстрее, прозрачнее, а значит — дешевле. Менеджер по логистике может централизованно отслеживать все процессы, не теряя контроль даже при масштабировании.

Сравним затраты на традиционную и цифровую модель:

Показатель	Традиционный учет	Виртуальный склад
Оформление экспортной партии	2–3 дня	от 4 часов
Затраты на бухгалтерию	Высокие	Средние или низкие
Фискальные риски	Повышенные	Минимальные

Упрощение отчетности

Один из самых очевидных бонусов работы с виртуальным складом — радикальное упрощение налоговой и статистической отчетности. Система автоматически формирует необходимые документы, синхронизируется с Комитетом государственных доходов и избавляет бизнес от необходимости вручную составлять отчеты.

Отчетность становится не только проще, но и точнее. Снижается вероятность ошибок, которые могли бы привести к штрафам или блокировке деятельности. Особенно ощутим этот эффект в компаниях торговли, где происходит частая ротация ассортимента.

Для интеграции складского учета с программным обеспечением также важно выбрать правильно подходящее решение. В этой статье от Cleverence рассказывается, как грамотно работать с цифровыми инструментами и объединять их работу с виртуальным складом.

Доступ к ЕАЭС и международным рынкам

Для выхода на рынки стран ЕАЭС и других регионов важно соответствие стандартам учета и отчетности. Виртуальный склад позволяет автоматически синхронизировать данные по экспорту, помогает работать по правилам заявительных процедур, и облегчает взаимодействие с иностранными партнерами.

Компании, использующие систему, получают электронную историю движения партии — от склада до конечного потребителя. Это дает конкурентное преимущество: зарубежные заказчики часто предпочитают работу с теми производителями, у кого прослеживаемость и прозрачность поставок на высоком уровне.

Разберем, какие категории бизнеса особенно выигрывают от использования виртуального склада при выходе на международные рынки:

• Производственные предприятия (пищевые, легкая промышленность)
• Оптовые компании с широким ассортиментом
• Компании электронной коммерции с доставкой за рубеж
• Локальные бренды, выходящие на маркетплейсы ЕАЭС

В перспективе 2025 года использование цифровых решений, включая виртуальный склад, станет для экспортеров не просто удобным способом работать, а требованием к прозрачности и устойчивости на глобальном рынке.

Как подключиться к виртуальному складу

Пошаговая регистрация

Подключение к системе «Виртуальный склад» (ВС) в Казахстане — обязательный шаг для компаний, занимающихся импортом и оптовой торговлей. Цель — автоматизация учёта товаров и прозрачность оборота для налоговых органов. Регистрация проходит полностью онлайн через портал ИС ЭСФ (Информационная система электронных счетов-фактур).

Шаги для подключения:

• Авторизоваться на веб-портале ИС ЭСФ через ЭЦП (электронную цифровую подпись);
• Перейти в раздел «Виртуальный склад» и создать карточку товара (СНИ ТТ — сведенье о наименовании импортированных товаров);
• Указать код ТН ВЭД, единицу измерения, страну происхождения товара и другую обязательную информацию;
• Отправить данные на верификацию. После подтверждения создаётся индивидуальный регистрационный номер партии товара.

Для компаний с широким ассортиментом продукции, процесс может занять некоторое время — автоматизация через сторонние IT-инструменты значительно сокращает сроки первичной регистрации.

Необходимые ИТ-решения

Несмотря на то, что ИС ЭСФ предоставляет базовый функционал, агрессивный рыночный темп диктует необходимость интеграции с системами учёта. Особенно это важно для бизнеса, работающего с большим объёмом поставок, либо имеющего филиальную структуру.

Вот какие решения требуются для эффективной работы с виртуальным складом:

1. Складская система учёта с возможностью экспорта/импорта данных в формате XML или через API;
2. Мобильное решение для сканирования кодов маркировки, отслеживания остатков и приёмки;
3. Интеграция с ERP и бухгалтерскими программами;
4. Решение для работы с маркировкой, если товар подлежит обязательной регистрации в системе санитарного или лицензионного контроля.

Подробный обзор программ складского учёта и альтернатив можно также найти в этой статье: Программа складского учёта для ведения торговли и управления: обзор популярных и альтернативы.

Администрирование через "Мой Склад Казахстан"

Платформа "Мой Склад Казахстан" облегчает рутинные операции, предоставляя визуальный интерфейс для управления складскими остатками, генерации СНИ ТТ и оформления сопроводительных документов в рамках нормативов.

Ключевые возможности интерфейса "Мой Склад Казахстан":

Функция	Преимущество
Автоматическое создание СНИ ТТ	Снижение риска ошибок при ручном вводе
Интеграция с электронными накладными	Ускоренная приёмка и отгрузка
Отчётность по остаткам и транзакциям	Аналитика движения товаров по складам

Для крупных торговых сетей или импортеров это существенно снижает нагрузку на отдел логистики и бухгалтерии.

Верификация и поддержка

После ввода товаров в виртуальный склад, система проводит автоматическую или ручную верификацию. Отказ может быть получен в случае несоответствия кодов ТН ВЭД, неверной классификации или отсутствия данных по маркировке.

В таких случаях оператор получает уведомление через Личный кабинет, и должен либо скорректировать данные, либо предоставить разъяснение.

Если вы впервые сталкиваетесь с ВС, вот практические советы:

• Обратитесь к техническому специалисту или поставщику IT-решения для первичной настройки системы;
• Следите за обновлениями на портале ИС ЭСФ — интерфейс и логика изменяются с каждым кварталом;
• При ввозе новых товарных позиций заранее уточняйте необходимость создания СНИ ТТ перед подачей СФ.

Важно понимать, что виртуальный склад — не просто цифровой инструмент. Это часть налоговой экосистемы, и его корректное использование напрямую влияет на упрощение ВЭД и оборота товаров на внутреннем рынке.

Ключевые кейсы и вызовы

Примеры от компаний в e-commerce

Развитие виртуального склада в Казахстане предоставляет онлайн-ритейлу широкие возможности для масштабирования и оптимизации логистики. Несколько e-commerce компаний уже внедрили виртуальный склад в свою операционную модель, получив ощутимые преимущества.

Например, крупный маркетплейс внедрил интеграцию с национальной системой маркировки и учета, что позволило ему автоматизировать приёмку товаров от поставщиков. Это сократило время размещения новых позиций на сайте с нескольких дней до 4–6 часов. Поставщики подключаются к виртуальному складу и сразу видят остатки, изменения в маркировке и статус товаров.

Другой кейс от локального fashion-ритейлера демонстрирует преимущества автоматического списания и отслеживания остатков: благодаря подключению к виртуальному складу и цифровой маркировке, компания сократила возвраты на 12% — за счёт более точного отображения товаров в продаже и предотвращения ошибок отправки.

Ошибки и штрафы при неправильной маркировке

Однако цифровизация сопровождается рядом вызовов. Одним из них является маркировка товаров — особенно при работе с импортной продукцией и организации кросс-складской логистики через виртуальный склад.

Наиболее частые ошибки:

• Ошибочная агрегация кодов в транспортных упаковках;
• Повторное использование кодов маркировки или их отсутствие вовсе;
• Несоответствие данных в накладных и фактическом содержимом поставки.

За подобные нарушения предусмотрены штрафы по законодательству Республики Казахстан. Компании обязаны отслеживать корректность данных, так как неправильная маркировка влечёт за собой риск блокировки партии на таможне, отказ от реализации и дополнительную финансовую нагрузку.

Переход от физического склада

Переход от управления физическим складом к цифровой модели вызывает у многих компаний вопросы по безопасности данных, синхронизации учёта и ведению первичной документации. Тем не менее, виртуальный склад не отменяет физическое наличие товара — он предоставляет более прозрачную и стандартизированную систему взаимодействия между участниками цепочки.

Компании, прошедшие адаптацию, отмечают следующие плюсы:

Преимущество	Описание
Снижение затрат	Уменьшая ручной труд при приёмке и учёте, бизнес сокращает издержки на логистику и хранение
Прозрачность остатков	В режиме онлайн видны все перемещения и остатки по складу, включая партионный учёт
Скорость обновления информации	Изменения на уровне серийных номеров или кодов маркировки отражаются моментально

Будущее развития и автоматизация

В перспективе виртуальный склад продолжит развиваться как основная цифровая инфраструктура торговли в Казахстане. Следующим этапом станет расширение автоматизации операций: автообновление остатков на маркетплейсах, использование API для интеграции с программами 1С и ERP-системами, а также инструменты аналитики в реальном времени.

Автоматизированный документооборот постепенно заменяет бумажные документы — например, оформление накладных, актов списания и возвратов будет происходить в системе без необходимости ручной загрузки или подписания. Это ускоряет процессы и минимизирует человеческий фактор.

Компании, которые уже внедрили цифровые решения на базе виртуального склада, станут первыми, кто почувствует эффект масштабируемости: возможность быстро реагировать на спрос, открывать удалённые точки продаж и интегрироваться с международной логистикой.

Вопросы и ответы

Количество показов: 14