Ошибки приемки товара и как их избежать

• Типовые ошибки на разных этапах приемки
• Неправильные действия сотрудников
• Ошибки в цифровых системах
• Как минимизировать ошибки в приемке
• Вопросы и ответы

Типовые ошибки на разных этапах приемки

Ошибки при проверке количества

Одна из самых частых проблем при приемке — это несовпадение фактического количества товара с данными в товаросопроводительных документах. Причем эти расхождения могут быть как в сторону недопоставки, так и излишков. Самое главное — понять это сразу, на этапе приемки, а не когда товар уже перемешан с основными остатками склада.

Причины таких ошибок могут быть разные: человеческий фактор при погрузке у поставщика, ошибок в УПД, недостаток внимания сотрудников на приемке. Особенно часто проблемы возникают при ручном учете без автоматизации.

Рекомендуем при каждой приемке сверять упаковочные листы, использовать ТСД или мобильные решения с интеграцией в учетную систему. Это помогает зафиксировать точные значения сразу и избежать конфликтов с поставщиком позже. Также подробно правила количественной приемки разобраны в отдельной статье, обязательно ознакомьтесь с ними.

Ошибки в документации

Документальное сопровождение товаров — база для правильного отражения движения продукции и возможности ее дальнейшей реализации. Ошибки здесь могут привести к недостоверным остаткам, проблемам с налоговыми вычетами, а в случае проверки — к штрафам. Частые ошибки:

• Несовпадение данных в электронных и бумажных документах.
• Неверные коды товара или номенклатура.
• Отсутствие подписей, печатей или других обязательных реквизитов.
• Ошибки в количестве, единицах измерения или ценах.

Очень важно проверять все документы еще до начала фактической разгрузки. Если данные не сходятся, приемку стоит приостановить и сразу связаться с поставщиком. Хорошая практика — завести контрольный чек-лист документов для приемки, чтобы ничего не упустить.

Ошибки при проверке качества

Не все ошибки видны сразу. Возвраты по причине брака часто происходят уже после размещения товара на складе или даже после его отправки клиенту. Это показатель того, что первичная приемка не включала полноценную проверку качества. Речь не только о внешнем виде коробок, но и о внутренних нарушениях (просрочка, повреждение, разгерметизация).

Чтобы избежать этого, стоит ввести базовые правила проверки качества:

1. Визуальный осмотр упаковки.
2. Проверка сроков годности или сертификатов, если применимо.
3. Замеры и взвешивание для продукции, где это критично.
4. Фотофиксация дефектов для оперативного возврата поставщику.

При массовой приемке можно выделить сотрудника, отвечающего именно за качество, и обеспечить его чек-листом по проверке. Это сэкономит затраты в будущем — как финансовые, так и репутационные.

Ошибки в зоне приемки и на складе

Бывает, что товар прошел проверку документов, количества и качества, но потом... пропал. Или попал не в ту ячейку. Такие ситуации возникают при неорганизованной зоне приемки или хаосе в системе хранения. Вот типичные последствия:

Решения здесь простые: четкая организация пространства приемки, временные стикеры или сразу маркировка ТСД, настройка процессов в складской системе. Чем точнее переход от приемки к размещению — тем меньше потерь.

Неправильные действия сотрудников

Отсутствие сверки по накладным

Один из самых распространённых промахов на этапе приёмки — это отсутствие точной и внимательной сверки поставок с накладными. Нередко сотрудники полагаются на визуальную оценку количества коробок или доверяют информации устно от складского работника поставщика. В итоге появляются расхождения, которые сложно отследить задним числом.

Сверка должна быть не просто формальной — важно проверять:

• фактическое количество товара по каждой позиции;
• соответствие наименований и артикулов;
• правильность веса или объёма (если это критично);
• наличие сертификатов и сопроводительных документов, если это предусмотрено.

Игнорируя сверку, можно легко принять лишнее или, наоборот, недополучить важный товар. Это напрямую влияет на учёт, логистику и, как следствие, ваши продажи. Если товары заменяются по SKU (подробнее о том, что такое SKU в торговле), расхождения выявить ещё сложнее без систематической сверки.

Недокументированная приемка

Когда товар принимается "на глаз" или по устной договорённости — это прямая дорога к потерям. Такая недокументированная приёмка может не только сбить инвентаризацию, но и затруднить решение спорных ситуаций с поставщиком. Если товар повреждён, не тот или приходит не в полном объёме, доказать что-либо без актов и подписей практически невозможно.

Сотрудники, особенно в условиях перегрузки, часто упускают из вида оформление актов приёмки. Чтобы избежать этого, важна стандартизация процесса:

• Использование чек-листов или электронных форм;
• Автоматизация записи фактических данных (через сканеры, ТСД и мобильные решения);
• Формирование фотофиксации в спорных случаях.

Игнорирование повреждений упаковки

Ошибкой со стороны приёмщика считается ситуационный подход к внешнему виду упаковки. Повреждённая коробка — сигнал к дополнительной проверке. Если её проигнорировать, есть риск принять товар с дефектом или недостачей, ведь повреждение пакета может говорить об утечке, краже или нарушении хранения.

Визуальный контроль должен быть обязательной частью приёмки. Лучше потратить 10 дополнительных минут на осмотр, чем тратить не один день на возвраты и урегулирование с клиентами.

Пример: коробка с бытовой техникой поступила с разорванным углом. Внутри оказалось, что одной детали не хватает. Если бы повреждение заметили сразу и зафиксировали, претензию могли бы подать вовремя и без затрат.

Ошибки оператора зоны приемки

Даже хорошо прописанные процессы не спасут, если в зоне приёмки работает неопытный или недостаточно обученный персонал. Оператор может перепутать товары схожих внешне категорий, неправильно внести информацию в систему или банально ошибиться в подсчёте. Особенно это актуально при приёмке "на колёсах", когда поставки идут интенсивно, и решения принимаются быстро.

Какие ошибки встречаются чаще всего:

Чтобы минимизировать влияние человеческого фактора, важно не только автоматизировать процессы, но и регулярно повышать квалификацию персонала, проверять их работу и системно собирать обратную связь от клиентов и других отделов.

Ошибки в цифровых системах

Документ не принят в ЕИС

Коллеги, одна из частых проблем — непринятие документа в Единой информационной системе (ЕИС). Казалось бы, все поля заполнены, нажимаем кнопку «отправить» — и вместо подтверждения получаем уведомление об ошибке. Причин может быть несколько: от неверного формата прикрепленного файла до расхождения в данных между участниками сделки.

На практике распространена ситуация, когда в документе указана сумма с копейками, а во внешней системе — округленное значение. Кажется, мелочь, но система регистрирует это как расхождение и блокирует дальнейшие действия.

Чтобы снизить риск ошибок:

• Проверяйте соответствие всех данных в черновике и финальном документе, особенно даты, суммы и коды ОКПД2
• Регламентируйте внутреннюю процедуру проверки перед загрузкой в систему
• Назначьте ответственного за документооборот с ЕИС и обучите его работе с системой

О том, какие документы чаще всего используются в складском документообороте, можно подробнее прочитать в нашей статье.

Ошибка загрузки маркировки в Честный знак

Ошибка интеграции с системой «Честный ЗНАК» часто случается из-за несоответствия между серией кода маркировки и указанным товаром в реестре. Например, вы загрузили данные по коробу с косметикой, а система видит его как партию соков — вуаля, ошибка!

Также встречаются случаи, когда вместо агрегированного кода загружаются индивидуальные — и наоборот. Это вызывает отклонение документа, а иногда и блокировку остатков.

Вот типичные причины отказа загрузки в систему маркировки:

Интеграция с «Честным ЗНАКОМ» требует не только правильных операций со стороны склада, но и точности в данных на предварительном этапе.

Ошибочные проводки в 1С

Классика жанра — неверные бухгалтерские проводки в 1С. Часто они появляются из-за неправильного выбора склада в документах, ошибки в реквизитах поставщика или неверной оценки остатков.

Простой пример: товар поступил на центральный склад, а приемка зарегистрирована по складу "Москва". В итоге остатки «разбегаются», а автоматические отчеты показывают недостоверную информацию.

Советуем:

• Настроить шаблоны документов, чтобы минимизировать "ручной ввод"
• Создавать запрет на проведение операций без указания корректного склада
• Периодически запускать сверку остатков с физическим наличием

Корректные данные в 1С — это не просто бухгалтерия, это основа для всего учета: логистики, склада и аналитики.

Неверная регистрация акта приемки

Неправильное оформление акта приемки может повлечь длинную цепочку ошибок: от задержки расчетов до спора с поставщиком. Часто акт подписывается с запозданием или содержит данные, не совпадающие с фактической поставкой.

Реальный кейс: в акте приемки указана упаковка в количестве 50 штук, а привезли 45. Несоответствие не зафиксировали — и товар приняли «по документам». А спустя неделю начинаются разбирательства, кому не хватило остатков...

Работает простое правило: акт приемки — это подтверждение факта получения товара. Он обязан отражать реальную ситуацию, даже при разночтениях с первичными документами.

Ниже — визуальный пример грамотного контроля приемки на складе:

Чтобы избежать недоразумений, введите промежуточную проверку — «техническую приемку», когда кладовщик фиксирует фактическое количество до окончательного оформления.

Как минимизировать ошибки в приемке

Чек-листы на всех уровнях

Один из самых простых и эффективных способов повысить точность приемки — это внедрение чек-листов. Они позволяют систематизировать действия сотрудников и исключить «человеческий фактор», когда из-за усталости или спешки пропускаются ключевые этапы.

Хороший чек-лист должен быть доступным, понятным и охватывать все ключевые точки контроля: от внешнего осмотра упаковки до сверки документов. Создавать чек-листы нужно для всех уровней — от приемщика склада до начальника смены.

Пример базового чек-листа для складского сотрудника:

• Осмотр целостности упаковки
• Проверка соответствия номенклатуры поставке
• Сверка количества с товарной накладной
• Подпись ответственного лица за приемку

При регулярном использовании чек-листы становятся частью культуры точности на складе. Они не просто напоминают о действиях — они формируют стандарты работы.

Регулярное обучение сотрудников

Обучения воспринимаются как затратная мера, особенно при высокой текучке кадров. Но в условиях, когда любая ошибка приемки — это потерянные деньги и клиенты, грамотные сотрудники становятся важнейшей инвестицией.

Один из эффективных подходов — короткие практические сессии на складе прямо перед началом смены. За 15 минут можно напомнить о типичных ошибках или разобрать конкретную ситуацию из вчерашней приемки.

Обязательно охватывать темы:

• Брак и как его замечать
• Что делать, если поставка не соответствует заказу
• Работа с документами
• Использование WMS-системы (если внедрена)

Также полезно давать сотрудникам обратную связь: не просто фиксировать ошибку, а кратко объяснять, как в будущем её избежать.

Автоматизация и контроль через WMS

Внедрение WMS (Warehouse Management System) решает сразу несколько задач: ускоряет процессы, снижает зависимость от человеческого фактора, фиксирует все этапы приемки.

Сканирование штрихкодов при приемке позволяет сразу сверить поставку с заказом. Если товар или количество не совпадают — система моментально подает сигнал. Это особенно полезно при работе с поставщиками, где ошибки в отгрузке случаются регулярно.

WMS-системы также помогают отслеживать KPI по приемке: среднюю скорость на одного сотрудника, количество несоответствий, время простоя. Управлять процессом становится не только проще, но и нагляднее за счёт аналитики.

Контроль качества приемки руководителем склада

Автоматизация сама по себе не гарантирует отсутствие ошибок. Поэтому финальный контроль — зона ответственности руководителя склада. Его задача — не только следить за результатом, но и выявлять причины системных сбоев.

Важные задачи руководителя на этапе приемки:

Периодическая проверка даже 10% поставок руководителем помогает сохранить дисциплину в команде. Также это позволяет быстрее внедрять улучшения: если выявлять сбои не по жалобам клиентов, а на раннем этапе.

Вопросы и ответы