ТМЦ в 1С: настройка и учет малоценных запасов

• Введение в работу с ТМЦ в 1С
• Учет малоценных ТМЦ
• Учет ТМЦ в эксплуатации
• Контроль и инвентаризация
• Вопросы и ответы

Введение в работу с ТМЦ в 1С

Товары и материальные ценности — одна из ключевых составляющих учета на предприятиях торговли, производства и сферы услуг. Грамотная организация работы с ТМЦ в 1С позволяет не только учитывать запасы, но и эффективно управлять складом, издержками и логистикой. Чтобы разобраться в нюансах, важно понимать, как работает система, какие конфигурации использовать и как вести учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП).

Что относится к ТМЦ и как их учитывать в 1С

К ТМЦ относятся товары, сырьё, материалы, запасы, оборудование — всё, что используется в деятельности предприятия и требует количественного и (или) стоимостного учета. 1С предлагает гибкий способ работы с такими объектами с использованием номенклатурных справочников, документов поступления, списания, перемещения и актов инвентаризации.

Важное отличие — учет малоценных ценностей. Это категории ТМЦ, которые из-за своей небольшой стоимости (обычно до 40 000 рублей) не подлежат амортизации, но требуют строгого контроля. В конфигурациях 1С, таких как «Бухгалтерия предприятия», для них предусмотрены отдельные механизмы списания и движения.

Вот как условно можно разделить материальные ценности для учета в 1С:

Первая настройка: подготовка к учету ТМЦ

Чтобы корректно начать учет ТМЦ в 1С, необходимо последовательно настроить систему. Вот базовые шаги:

• Активировать учет по складам и партиям в Настройках учета.
• Создать справочник «Номенклатура» с группами: сырье, товары, МБП и др.
• Определить правила учета по каждому типу — с аналитикой по складам, подразделениям, партиям.
• Настроить способы оценки запасов: по средней, по FIFO или по партии.

Например, если вы учитываете тестеры на складе розничной торговли как МБП, важно задать правило, что они передаются в эксплуатацию и списываются сразу по акту ввода в эксплуатацию. В отличие от товаров, которые учитываются до момента реализации.

Подробно разобраться в процессе поступления товара на склад и работе с первичными документами поможет отдельный материал.

Особенности учета малоценных ТМЦ

МБП — это канцтовары, спецодежда, инструменты, запчасти и иные предметы, которые не используют долго, и не включают в состав основных средств. В 1С для таких объектов предусмотрены отдельные стадии движения: поступление, передача в эксплуатацию, возврат или списание. Это значит, что контроль за ними похож на ОС, но с меньшей отчетностью.

Добавим, что при списании МБП важно оформлять такие документы как «Передача материалов в эксплуатацию» или «Списание МПЗ» — иначе данные не попадут в бухгалтерский учет корректно и могут возникнуть расхождения при инвентаризации.

Пример — поступление комплекта отверток для механика. Они заносятся в учет как МБП, а затем одним документом передаются в эксплуатацию и списываются на расходы.

Если правильно организовать процессы движения ТМЦ, можно добиться не только прозрачности учета, но и повысить финансовую управляемость организации. Внедрение автоматизации на базе 1С в связке с мобильными устройствами и терминалами сбора данных дополнительно снижает ошибки и экономит время.

Учет малоценных ТМЦ

Что относится к малоценным ТМЦ

Малоценные товарно-материальные ценности (МТМЦ) — это активы, которые используются в деятельности организации, но из-за своей стоимости не подлежат амортизации в обычном понимании. Они учитываются в специальных режимах, поскольку не являются основными средствами. Примеры таких ценностей: инструменты, посуда, спецодежда, канцелярия, расходные материалы.

Часто границу между основными средствами и МТМЦ определяют локально. На практике в 1С используют суммы, кратные величине лимита, установленного в учетной политике. Например, если лимит установлен в 40 000 рублей, то всё дешевле — попадает в разряд МТМЦ.

Настройка учета МТМЦ в 1С

В 1С:Бухгалтерия 8.3 учет таких объектов ведется на счете 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Чтобы автоматизировать этот процесс, необходимо правильно настроить справочники и типовые операции.

В настройках учетной политики указываем метод списания: единовременно при передаче в эксплуатацию или с отслеживанием по сроку службы. Выбор варианта зависит от вида деятельности организации. Например, для технически сложного инструмента, возможно, целесообразно применить учет по количеству и сроку использования.

Передача и списание запасов

После поступления на склад, МТМЦ подлежат передаче в эксплуатацию. В системе оформляется документ со списанием на сотрудника или подразделение. При этом важно корректно оформить акт приема-передачи, так как именно он подтверждает движение материальных ценностей внутри организации.

В зависимости от настроек, МТМЦ могут:

• списываться с баланса сразу после передачи в использование;
• учитываться на забалансовом счете 012 до момента выбытия;
• частично отражаться в составе расходов (например, если установлен норматив использования).

Пример использования спецодежды

Рассмотрим на практике. Компания закупает спецодежду на сумму 15 000 рублей. До передачи сотрудникам она хранится на складе, в учете числится на счете 10.09. Затем создается документ «Передача материалов в эксплуатацию», где указываются номера сотрудников и сроки службы спецодежды. В зависимости от политики компании и выбранного метода, после передачи сумма может быть списана единовременно либо амортизирована в течение срока использования.

Таблица – Настройка видов МТМЦ в 1С

Контроль и инвентаризация

Даже при невысокой стоимости, МТМЦ требуют контроля. Это особенно важно, если речь идет о техническом инвентаре или дорогостоящих инструментах. В 1С удобно отслеживать остатки и движение, особенно если применять штрихкодирование или использовать учет по серийным номерам.

В случае выбытия по причине порчи или утери оформляется документ списания и проводится внутреннее расследование. Важно фиксировать все подобные случаи, так как они влияют на налоговый и бухгалтерский учет.

Учет ТМЦ в эксплуатации

Что происходит после передачи в эксплуатацию

После передачи товарно-материальных ценностей в эксплуатацию меняется не только их учетное состояние, но и учетная логика. Теперь объект перестает быть просто запасом – он становится элементом, который вовлечен в ежедневную деятельность предприятия.

В 1С это означает, что такой ТМЦ списывается со счета учета запасов (например, 10.09) и попадает в подотчет сотрудникам через счет 10.11 «Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации» или сразу списывается в расходы, если это предусмотрено учетной политикой.

Типичный пример — передача канцелярских принадлежностей сотрудникам. В момент передачи они уже не числятся на складе, а закрепляются за пользователем или подразделением.

Назначение подотчетных лиц и контроль остатков

Важно, чтобы учет в эксплуатации не превращался в «черную дыру», из которой ресурсы исчезают без контроля. В 1С предусмотрена возможность назначения подотчетных лиц. Это позволяет закрепить ответственность и обеспечить прозрачность движения ТМЦ даже после передачи в пользование.

Контроль остатков можно вести по каждому сотруднику или подразделению. Такой подход особенно актуален для спецодежды, инструмента или расходников, которые передаются в пользование на длительный срок и требуют учета возврата или утилизации.

Особенности списания и минимизации ошибок

Списание ТМЦ в 1С проводится через документы передачи в эксплуатацию. Типовой документ — «Требование-накладная». В нем указывается назначение объекта и сотрудник, за которым он закрепляется. Это важный момент, поскольку от правильности заполнения зависит дальнейшее отражение ТМЦ в бухучете и возможность формирования отчетности.

Чтобы избежать ошибок, стоит учитывать:

• Проверку актуальности остатков до передачи в эксплуатацию
• Корректную настройку номенклатурных групп
• Согласованность классификаторов, особенно если вы опираетесь на ОКПД и ОКВЭД при классификации ТМЦ

Автоматизация процессов и настройка отчетности

Для регулярного и корректного учета в эксплуатации стоит использовать автоматизированные шаблоны. В 1С можно настроить регулярные процедуры контроля: например, уведомления о сроках носки спецодежды или отчеты по остаткам у конкретных сотрудников. Это снижает нагрузку на бухгалтерию и исключает ситуации, когда ТМЦ «пропадают» без следа.

Отчеты можно формировать как по подразделениям, так и по категориям ТМЦ — это поможет видеть реальную картину использования ресурсов. Рекомендуется подключать механизмы сверки и инвентаризации минимум раз в год, а в случае с быстрооборачиваемыми запасами — ежеквартально.

Для кого особенно критичен учет в эксплуатации

Учет ТМЦ в эксплуатации важен во всех сферах, но особенно критичен для следующих отраслей:

• Производственные предприятия — где много инструмента, приспособлений, оснастки
• Строительные компании — постоянное движение материалов и хозинвентаря
• Государственные учреждения — строгий бюджетный контроль, обязательность возврата

Правильная настройка учета в этих случаях не просто бухгалтерская формальность — это инструмент управления ресурсами и оптимизации затрат.

Контроль и инвентаризация

Зачем контролировать МЗ и как это делать эффективно

Малоценные запасы (МЗ) — это не только траты, это ещё и ответственность. Без грамотного контроля МЗ быстро превращаются в "черную дыру" бюджета. Мы рекомендуем подходить к управлению этими запасами так же серьезно, как и к учету основных средств. Контроль позволяет минимизировать списания, обнаруживать внутренние нарушения и оптимизировать закупки.

Оптимальный подход — регулярная сверка остатков с фактическим наличием. Для этого в 1С предусмотрены механизмы аналитического учета, распределения по подразделениям и местам хранения. Сама настройка контроля занимает немного времени, зато качество управления МЗ возрастает кратно.

У удобного контроля есть несколько признаков:

• Позиции легко отследить по подразделениям, ответственным лицам, месту хранения.
• Реальное наличие точно соответствует данным учета в 1С.
• Все движения (выдача, перемещение, списание) оперативно отражаются в системе.

Периодическая инвентаризация: как проводить и не потерять данные

Инвентаризация МЗ — обязательная процедура, даже если кажется, что суммы незначительные. Регулярные проверки помогают вовремя выявить брак, порчу, утраты и корректно отразить эти отклонения в учете. 1С предоставляет готовые инструменты для формирования инвентаризационных ведомостей, регистрации результатов и оформления документов по недостачам или излишкам.

На практике удобно проводить инвентаризацию в привязке к местам хранения. Это позволяет избежать повторных пересчетов и ускорить проверку. Все, что нужно — создать документ «Инвентаризация ТМЦ» в 1С и задать область проверки. Сформированный акт можно сразу направить в бухгалтерию для отражения расхождений.

Типовая схема проведения инвентаризации:

Роль карточек учета при контроле

В 1С вся информация по движениям МЗ отображается в карточке учета. Это основной инструмент, который позволяет оценить, где и у кого находится конкретный товар, в каком количестве он был передан и когда должен быть списан. Особенно важно вести учет персонализированно, если запасы выданы во временное пользование (например, спецодежда, инструменты и т.д.).

Карточки заполняются автоматически на основе документов движения, поэтому настраивать их вручную не требуется. Но важно следить, чтобы все операции проводились корректно: иначе учет теряет свою точность. Дополнительный плюс — возможность быстро формировать отчеты и акты по конкретным пользователям или подразделениям.

Списание и аналитика по МЗ: разумный подход

Списание малоценных запасов осуществляется либо по сроку эксплуатации, либо по факту утраты потребительских свойств. В 1С можно настроить контроль срока использования, что особенно полезно для учреждений с большим объемом МЗ.

Своевременное списание важно еще и потому, что позволяет формировать актуальную картину остатка. А на основе данных можно строить аналитику: какие подразделения чаще списывают запасы, где возникают излишки, насколько точно планируются потребности.

Примеры полезной аналитики в 1С:

• Отчет по остаткам на складах и в подразделениях
• Сравнение движения МЗ по периодам
• Оценка уровня потерь и недостач

В результате грамотного контроля и регулярной инвентаризации компания получает не просто точный учет МЗ, а целую систему управления ресурсами. Это снижает расходы, ускоряет работу бухгалтерии и помогает руководству принимать более обоснованные решения.

Вопросы и ответы