Как вести учет и отчетность по товарам подлежащим прослеживаемости в 1С

• Начало работы с прослеживаемыми товарами
• Формирование документов
• Отчет о прослеживаемости
• Контроль и автоматизация
• Вопросы и ответы

Начало работы с прослеживаемыми товарами

Проверка списка товаров и кодов ТН ВЭД

Перед тем как приступить к учету товаров, подлежащих прослеживаемости, важно выяснить, попадают ли товары вашей компании под это требование. Основной ориентир — коды ТН ВЭД. Именно они определяют, должны ли товары отслеживаться при обращении на территории страны.

Чтобы оперативно определить, является ли ваш товар прослеживаемым, можно воспользоваться официальным перечнем. Список постоянно актуализируется и включает такие категории, как бытовая техника, смартфоны, детские коляски и рентгеновское оборудование.

Подробная инструкция по определению прослеживаемости по коду ТН ВЭД представлена в этой статье: там вы найдете не только перечень, но и полноценный алгоритм проверки.

Порядок настройки 1С:Бухгалтерия 8.3

Система «1С:Бухгалтерия 8.3» поддерживает учет прослеживаемых товаров и предоставляет нужный функционал для корректной сдачи отчетности. Ниже приведен общий порядок действий, чтобы включить соответствующую обработку учета:

1. Перейдите в раздел «Главное» → «Настройки» → «Функциональность».
2. На вкладке «Расчет налогов» установите флаг «Используется учет прослеживаемых товаров».
3. Убедитесь, что учет ведется по складам и включена опция «Учет по сериям», если товар имеет уникальные номера.

После включения функциональности, в документах автоматически появятся поля для указания регистрационного номера партии товара (РНПТ), а в структуре справочника «Номенклатура» будет доступен параметр «Признак прослеживаемости».

Справочник номенклатуры и признак прослеживаемости

Каждому товару в 1С необходимо присвоить свойства, указывающие на его участие в системе прослеживаемости. Для этого нужно зайти в карточку номенклатурной позиции и установить соответствующие признаки:

• Признак прослеживаемости — указывается как «Прослеживаемый».
• Код ТН ВЭД — должен быть актуальным и соответствовать официальному перечню.
• Единица измерения — строго в соответствии с требованиями к отчётности (например, штука, килограмм и т.д.).

При этом важно понимать, что все идентификационные коды и параметры должны быть актуальны на момент формирования первичных документов. Если же информация будет неполной или некорректной — отчётность не примет ФНС.

Импорт остатков и уведомления

Если организация работает с остатками прослеживаемого товара (при переходе на новые правила или в случае получения товара без РНПТ), необходимо подать Уведомление об остатках. Это стандартная форма, подающаяся через 1С в форматах, допустимых для сдачи в ФНС.

Важно заранее собрать полную информацию по каждой партии. Для учета остатков потребуется:

После успешной загрузки данных и подтверждения через личный кабинет можно продолжать использовать товар в обычной деятельности, при этом фиксируя в документах его статус и прослеживаемость.

Таким образом, правильно оформленные остатки помогут избежать налоговых и бухгалтерских рисков — учёт должен быть детальным, но автоматизация в 1С значительно его упрощает.

Формирование документов

Поступление и реализация с РНПТ

При отражении в 1С поступления товаров, подлежащих прослеживаемости, обязательным реквизитом документа становится РНПТ — регистрационный номер партии товара. Этот номер нужен для того, чтобы ФНС могла проследить движение товара от импорта или производства до реализации конечному покупателю. Подробнее о том, что такое РНПТ и как его получить, читайте в статье РНПТ: зачем нужен и как его использовать.

В 1С при оприходовании товаров нужно проверить, чтобы в документе «Поступление (акт, накладная)» поле «Код прослеживаемости» было заполнено. Это поле подтягивается автоматически, если в УПД, пришедшем через ЭДО, РНПТ указан верно. В противном случае потребуется внести его вручную — особенно если документ оформляется без связи с системой электронного документооборота.

Реализация таких товаров также требует отражения РНПТ в документах. В 1С это реализовано через документ «Реализация (акты, накладные)», где для каждой позиции добавляется код прослеживаемости. Если товар поступил несколькими партиями, важно выбрать нужный РНПТ — это влияет на корректность отчетности и сверки ФНС.

Формирование УПД с кодом прослеживаемости

Универсальный передаточный документ (УПД) используется при оформлении как отгрузки, так и услуг. Если в реализации задействованы прослеживаемые товары, 1С предлагает два варианта:

• оформление УПД вручную, с добавлением кодов прослеживаемости на каждую позицию;
• автоматическое формирование УПД на основании документа «Реализация», при условии корректно введенных РНПТ на этапе поступления.

Система не позволяет провести УПД без указания РНПТ для товаров, подлежащих прослеживаемости — это обусловлено требованиями ФНС по предоставлению детальной информации о товарообороте.

Перед отправкой по ЭДО всегда следует проверить заполняемость полей:

Обмен данными через ЭДО

Система электронного документооборота стала обязательной составляющей сопровождения товарооборота с 2025 года для большинства организаций, работающих с прослеживаемыми товарами. Через ЭДО передаются документы с указанием РНПТ, и 1С автоматически заполняет необходимые поля, если корректно настроен интеграционный модуль (например, с Диадоком, СБИСом и др.).

Важно понимать, что принятие документа без корректных данных по прослеживаемости (или участие в обмене через неактуальный формат УПД) становится основанием для отказа в учете такой операции на стороне ФНС. Поэтому следует регулярно обновлять формат обмена и проверять сопоставление номенклатуры с кодами ТН ВЭД.

Частые ошибки при оформлении

Даже при автоматических настройках в 1С пользователи нередко сталкиваются с проблемами при ведении учета прослеживаемых товаров. Вот некоторые типичные ошибки:

• Отсутствие РНПТ в документе поступления — влечет невозможность дальнейшей реализации товара;
• Одинаковый РНПТ для разных партий однотипного товара — приводит к искажению отчетов по прослеживаемости;
• Несовпадение единиц измерения при оприходовании и реализации (например, поступление в кг, а реализация в штуках);
• Ошибки в коде ТН ВЭД, из-за чего товар не распознается как подлежащий контролю;
• Неправильная загрузка УПД через ЭДО — в результате система не фиксирует происходящее движение товара как легальное.

Чтобы избежать подобных ситуаций, перед проведением документов в 1С стоит включить контроль наличия данных по прослеживаемости. Также рекомендуется регулярно проводить инвентаризацию кодов РНПТ и вести сверку с данными из Личного кабинета ФНС.

Учитывая, что требования к прослеживаемости продолжают развиваться, системный подход в 1С и корректное оформление документов с РНПТ скоро станут одним из критериев налоговой благонадежности компании.

Отчет о прослеживаемости

Когда сдавать отчет

Отчет о прослеживаемости — это обязательный формат отчетности для компаний, которые работают с товарами, подлежащими прослеживаемости. Сдавать его необходимо ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Например, за I квартал отчет нужно подать до 25 апреля.

Важно помнить, что даже если операция по прослеживаемым товарам не проводилась, «нулевой» отчет тоже должен быть сдан. Это правило действует как для компаний на ОСНО, так и для тех, кто работает на УСН.

Формат и состав документа

Отчет подается по форме СУР (Сведения об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости). Он состоит из титульного листа и таблицы с операциями. В нем указываются следующие сведения:

• Реквизиты организации и номер корректировки отчета
• Коды товаров (ТН ВЭД), количество единиц
• Регистрационный номер партии (РНПТ)
• Сведения об операциях – отгрузка, реализация, списание и прочее

Выглядеть это может примерно так:

Данные вносятся максимально точно, иначе возможны отказы в приеме отчета со стороны налоговой. Поэтому важно контролировать корректность РНПТ и сопоставление с типами операций.

Нюансы для УСН и ОСНО

Процесс составления отчета один и тот же, вне зависимости от системы налогообложения. Но есть особенности учета и хранения данных. Организации на ОСНО чаще используют более развернутый учет в 1С, а на УСН могут ограничиваться базовыми регистрами. Это влияет на то, как формируется отчет.

При использовании 1С УНФ или 1С:ЕРП обработка данных для отчета автоматизирована, особенно если система правильно настроена. В этом материале можно узнать, как корректно завести прослеживаемые товары и настроить все необходимые параметры учета.

Обратите также внимание: по упрощёнке важно следить за тем, чтобы РНПТ попадал в документы автоматически, без ошибок вручную. Это снижает риск проверки или запроса разъяснений от налоговой.

Как проверить корректность данных перед отправкой

Чтобы избежать ошибок, перед отправкой отчета проверьте следующие моменты:

• Все ли операции с товарами с прослеживаемостью внесены в отчет
• Совпадают ли РНПТ в отчете и в документах по учету
• Нет ли нулевых количеств при активных операциях
• Правильно ли указаны коды ТН ВЭД РФ

В 1С можно использовать встроенные отчеты по прослеживаемости, чтобы сверить данные. Кроме того, полезно проверять, чтобы типы операций соответствовали назначению товара — реализация, списание, внутренние перемещения и т.д.

Если отчет не принять с первого раза, ИФНС направит протокол с указанием причин. После внесения корректировок подается уточненный отчет. Поэтому важно готовить файл и проверять данные заранее, а не в последний день срока.

Контроль и автоматизация

Интеграция с ФНС

Одна из ключевых задач в прослеживаемости — корректная и своевременная передача данных о товарах в Федеральную налоговую службу. Это касается как формирования отчетности, так и онлайн-обмена информацией через оператора ЭДО или напрямую через сервисы ФНС.

Для упрощения процесса и минимизации ошибок целесообразно настраивать интеграцию 1С с личным кабинетом ФНС. Это позволяет автоматически отправлять уведомления об остатках, счет-фактуры и УПД с признаком прослеживаемости. Система сама добавляет необходимые коды ТН ВЭД, номера РНПТ и другую обязательную информацию.

На практике это снимает риск человеческого фактора. Например, один из клиентов подправил шаблон выгрузки вручную и случайно удалил часть XML-тегов. Как результат — отказ в приеме отчета и ручные пересдачи. С интеграцией таких ситуаций можно избежать.

Как избежать двойного присвоения РНПТ

Двойное присваивание РНПТ — типичная ошибка при некорректном отражении операций в учете. Например, товар поступил с кодом прослеживаемости, но при оформлении перемещения или реализации оператор повторно указывает признак прослеживаемости вручную. Это вызывает дублирование РНПТ и ведет к отказам от ФНС.

Чтобы этого не происходило, нужно настроить правила работы с РНПТ в 1С:

• Использовать типовые методы переноса РНПТ при внутрискладских и межфирменных операциях;
• Обязательный контроль дублирования при ручной установке РНПТ (например, с помощью обработки проверок при проведении документов);
• Настроить отчет по анализу повторного использования РНПТ;
• Ввести ограничения на изменение РНПТ в уже проведенных документах.

Также важно обучить операторов складского учета — зачастую проблемы возникают из-за неочевидности: система не всегда подает ошибку, но данные уже записались некорректно.

Учет по партиям в 1С

Учет по партиям — это основа точного отслеживания, от какой поставки товар и с каким номером РНПТ. В системах 1С, таких как "Управление торговлей", "ERP" или "Бухгалтерия", можно включить партионный учет по серийным номерам или количественно-суммовым партиям.

Но чтобы учет работал корректно, нужно правильно организовать первичные документы:

Кроме того, для контроля можно активировать учет серий. Тогда каждая партия будет ещё и серией, а система не допустит неверной реализации.

Расширения и обработки для анализа

Типовые возможности 1С дают старт, но для детального управления прослеживаемостью без расширений не обойтись. Выбор правильных обработок помогает:

• Анализировать корректность состава данных в документах с прослеживаемостью;
• Выявлять двойные РНПТ и пересечения по партиям;
• Отслеживать остатки по товарам с прослеживаемостью и сравнивать их с данными ФНС;
• Собирать отчеты по движениям таких товаров за период.

Для корпоративных клиентов востребованы отдельные расширения для ERP-систем, где можно формировать регламентированные выгрузки по товарам с РНПТ, отслеживать жизненный цикл товара и вести сверку с ФНС по веб-сервису.

Такой подход дает не только контроль, но и прозрачность: вы точно знаете, где товар, в каком документе, с каким кодом и когда его передавали. Это особенно важно в 2025 году, когда планируется усиление автоматизированного контроля со стороны ФНС.

Вопросы и ответы