Как списывать алкоголь и пиво в ЕГАИС через 1С

• Разновидности списания и когда их применять
• Порядок создания акта списания в 1С
• Автоматизация списания и типовые ошибки
• Особенности списания в разных системах
• Вопросы и ответы

Разновидности списания и когда их применять

Регламентные списания и ручные операции

Списания алкоголя и пива в ЕГАИС можно разделить на регламентные и ручные. Регламентные — это автоматические операции, происходящие по заранее заданным процессам: реализация, возвращение продукции, убыль при производстве. Они чаще всего настраиваются один раз и не требуют постоянного участия пользователя.

Ручные списания используются в случаях, когда товар списывается вне плановых сценариев, например, при порче, окончании срока годности или недостаче после инвентаризации. Такие действия вносятся вручную через интерфейс 1С и обязательно сопровождаются указанием причины списания.

Выбор между регламентным и ручным способом зависит от конкретной ситуации. Например, продажа в баре — регламентное списание, тогда как разбившаяся бутылка — повод для ручной операции.

Списание при порче и инвентаризации

Если алкоголь пришёл в негодность (повреждена упаковка, испорчен вкус, вышел срок годности) или выявлен недостающим на складе, необходимо провести списание в системе ЕГАИС. Такие списания оформляются вручную. Очень важно правильно выбрать причину: «порча», «утрата» или «недостача» — эта информация передаётся напрямую в ЕГАИС и может быть предметом проверки.

Инвентаризация — частый повод для списания. В процессе сверки часто выявляются остатки, которые не соответствуют учётным данным. В таком случае составляется акт инвентаризации и проводится корректировка остатков с необходимыми списаниями/приходами.

Нельзя просто удалить товар со склада — обязателен документ списания, проведённый с отправкой данных в ЕГАИС. При этом нужно учитывать, что пиво подлежит той же процедуре, что и крепкий алкоголь.

Списание в общепите и рознице

В розничной торговле и общепите товары фактически убывают по-разному. В рознице — это продажа через кассу со списанием по чеку. В этом случае никаких дополнительных действий не требуется: 1С и кассовое ПО передают все данные в ЕГАИС автоматически.

В заведениях общепита ситуация сложнее: товар (например, бутылка вина) списывается не по факту продажи, а по внутреннему потреблению — приготовление коктейлей, разлив по бокалам, дегустация. Поэтому для корректного учета в 1С внедряются регламентные списания — например, по нормам технологических карт.

Для предприятий, работающих «в разлив», нередко создаются внутренние документы перемещения и отпуска в производство, а затем оформляется списание с соответствующим основанием.

Ситуация	Тип списания	Особенности
Продажа в рознице через кассу	Регламентное	Списание происходит автоматически по чеку
Порча при транспортировке	Ручное	Требуется вручное оформление документа с выбором причины
Использование алкоголя в приготовлении напитков	Регламентное	По нормам закладки, нужно настроить производство в 1С
Выявленная недостача при инвентаризации	Ручное	Необходимо оформление акта инвентаризации и списание

Какие данные необходимо указать

Для корректного списания в ЕГАИС через 1С необходимо указывать несколько обязательных параметров. Это важно не только для внутреннего учета, но и для отправки правильных сведений в систему государственного контроля.

• Наименование и код продукции по ЕГАИС
• Объём и количество товара, подлежащего списанию
• Причина списания (например, «испорчено», «использовано в производстве»)
• Номер УТМ (уникального транспортного модуля), через который отправляются данные
• Дата списания (реальная, а не дата оформления документа)

Важно также понимать, как работает сама система контроля учета алкоголя. Подробное объяснение можно найти в отдельной статье о ЕГАИС.

Помимо обязательных для заполнения сведений, желательно добавлять комментарии и прикладывать сканы документов (при необходимости) — это поможет избежать претензий при возможных проверках.

Порядок создания акта списания в 1С

Как найти и использовать форму акта

В системе 1С создание акта списания начинается с правильного выбора документа. Чаще всего используется документ «Акт списания (ЕГАИС)», который находится в разделе «Учет алкоголя» или «ЕГАИС» — в зависимости от конфигурации вашей 1С, будь то УТ, Розница или ERP. Если разделов нескольких, выбирайте тот, в котором вы уже работали с ТТН или реализацией спиртного.

Для создания нового акта достаточно нажать «Создать» и выбрать вид списания — «Порча», «Истечение срока», «Возврат поставщику» или другой, в зависимости от ситуации. Это важно, потому что данные в ЕГАИС передаются с конкретным основанием, и ошибка приведёт к отклонению документа.

Заполнение полей: на что обратить внимание

После открытия формы нового документа основное внимание уделите корректности заполнения полей. На что важно обратить внимание:

• Организация: должна быть выбрана точно так же, как и в других документах с ЕГАИС — с правильным ИНН и привязкой к УТМ.
• Дата документа: желательно, чтобы не была задним числом. Дата должна соответствовать дате фактической утилизации или порчи товара.
• Причина списания: выбирается из справочника, и важно, чтобы она соответствовала выбранному коду причины, предусмотренному регламентом ЕГАИС.

При выборе позиции для списания, важно убедиться, что остатки действительно есть на ЕГАИС-складе. Программа предложит выбрать товар с конкретного регистра — Rests по ЕГАИС, а не просто складской учет.

Подписание и отправка в ЕГАИС

После заполнения всех данных важный этап — подписание и передача информации в ЕГАИС. Это делается нажатием кнопки «Отправить в ЕГАИС», после чего запускается встроенный модуль обмена с УТМ. Если УТМ работает корректно и имеет подключенную КЭП, документ будет подписан и отправлен автоматически.

Тут нередко возникают ошибки, особенно если УТМ не связан с этой организацией или на компьютере нет доступа к личному ключу. Часто причиной проблем становится и неправильный формат даты или некорректно указан код причины списания.

Проверка статуса списания

После отправки документа важно следить за его статусом. Проверка проводится в том же журнале «Акты списания (ЕГАИС)». После обмена с УТМ статус должен измениться с «На отправку» на «Принят» или «Отклонен».

Что означает статус:

Статус	Описание
На отправку	Документ создан, но еще не отправлен в ЕГАИС.
Отправлен	Документ передан УТМ, но ответа еще нет.
Принят	Документ успешно зарегистрирован в ЕГАИС, списание завершено.
Отклонен	Ошибка: причина, формат, остатки и прочее. Требуется корректировка.

Если возникают постоянные отклонения, проверьте соответствие выбранного товара актуальным остаткам по ЕГАИС. Также убедитесь, что причины списания соответствуют требованиям 171-ФЗ и приказам ФСРАР.

Дополнительно можно использовать стандартный отчет «Остатки по ЕГАИС», чтобы сверить фактические остатки перед оформлением документов. Это особенно актуально при списании пива, где часто возникают расхождения по объему и таре.

Если вы уже работали с электронными ТТН и оформляли поступление алкоголя, вам будет проще ориентироваться: механизм обмена с ЕГАИС схож. Подробную инструкцию по работе с ТТН в 1С можно найти в этой пошаговой статье.

Автоматизация списания и типовые ошибки

Использование обработки списания в 1С

Списание алкоголя и пива через 1С при наличии интеграции с ЕГАИС стало гораздо проще благодаря специальным инструментам и обработкам внутри программы. Наиболее удобным решением считается использование встроенной обработки «Передача сведений о списании в ЕГАИС», которая позволяет заменить ручной труд полуавтоматическим процессом. Это особенно актуально для розничных точек с большими объемами продаж.

Основные шаги в работе с обработкой:

• Выбор нужного документа по списанию (например, «Акт списания» или «Реализация»);
• Формирование XML-файла для передачи в ЕГАИС;
• Отправка через УТМ и получение подтверждения о приеме.

Важно правильно настроить сопоставление алкогольной продукции в 1С с марками, которые учитывает ЕГАИС. В противном случае могут появиться расхождения или отказ в приеме сведений.

Более подробно об особенностях запуска интеграции можно прочитать в пошаговом руководстве по интеграции ЕГАИС в 1С Розница.

Проверка остатков перед списанием

Перед тем как отправить данные в ЕГАИС, крайне важно проверить реальные остатки маркированной алкогольной продукции. Это поможет избежать ошибок в учете и предупредить необоснованные расхождения в системе.

Что нужно учитывать:

• Маркировка – проверка фактического наличия марок на складе (по СУЗ, по остаткам в УТМ);
• Сроки годности – не допускается списание недопустимо просроченной продукции;
• Принадлежность торговой точки – продукция должна быть завезена именно на тот склад (или в ту организацию), откуда проводится списание.

Отчет «Остатки по маркам» в 1С — лучший способ сверки перед созданием документов на списание.

Типичные ошибки: дубликаты, неверные даты

На практике большинство проблем при передаче данных о списании связано с невнимательностью или техническими ограничениями системы. Самые распространенные ошибки:

Ошибка	Причина	Как избежать
Повторная отправка (дубликаты)	Несвоевременное получение квитанции от УТМ или случайное повторное нажатие	Проверка статуса отправки перед повторной отправкой
Неправильная дата документа	Дата списания указана задним числом или не совпадает с фактическим движением по складу	Сопоставление даты в 1С и учетной системе ЕГАИС
Несоответствие наименования или объема	Ошибка в карточке номенклатуры	Регулярная сверка справочников с актуальными данными из ФСРАР

Каждое из этих несоответствий может привести к тому, что данные не будут приняты системой, а в некоторых случаях — к необходимости отмены и повторной передачи сведений.

Выявление и устранение несостыковок

Даже при строгом учете нередко возникают ситуации, когда данные в 1С и ЕГАИС "не стыкуются". В таких случаях первая задача — установить источник ошибки: учет внутри компании или расхождения в марках на стороне УТМ.

Эффективная практика для отслеживания и устранения проблем:

1. Ведение журнала отправок и квитанций в 1С;
2. Использование инструментов сверки ЕГАИС и товарных остатков (например, «Сверка остатков с ЕГАИС»);
3. Проверка логов УТМ при подозрении на технический сбой;
4. Оперативное обновление справочников по маркам и контрагентам.

Когда списание оформлено корректно, данные уходят в ЕГАИС без лишних вопросов, а компания не сталкивается с блокировкой продаж или штрафами от контролирующих органов. Главное — организовать процесс автоматизации не только технически, но и логически, включая настройку, проверку и регламент.

Особенности списания в разных системах

Списание через Контур Маркет

Контур Маркет — это удобная онлайн-система для работы с розничным алкогольным учетом. У нее есть интеграция с ЕГАИС, и списания можно оформлять напрямую из интерфейса без переходов между программами. Основное преимущество — автоматизация. В системе заранее настраивается причина списания, выбирается склад и нужная товарная позиция. После чего документ подписывается ЭП и сразу уходит в ЕГАИС.

При работе через Контур Маркет важно удостовериться, что учет в нем синхронизирован с «1С»: ошибки в остатках чаще всего связаны с несвоевременным обновлением данных.

Сотрудникам не требуется вручную добавлять алкокоды — при сканировании штрихкода система сама подставит нужную информацию. Также удобно, что истории всех списаний хранятся в облаке, и к ним можно вернуться при проверке документов или при спорных ситуациях с ФСРАР.

Списание через СБИС и Эвотор

Если вы используете СБИС, процесс списания немного отличается. Там также реализована интеграция с ЕГАИС, но интерфейс построен иначе. Основное внимание в СБИС уделено контролю остатков и недопущению расхождений. Для списания выбирается категория причины (например, порча, бояка или внутреннее потребление) и соответствующие позиции из журнала. Подписание также идет через ЭЦП.

С Эвотор всё немного проще — касса со встроенным функционалом ЕГАИС позволяет списывать товар прямо после продажи. Особенно удобно работать через личный кабинет Эвотор, если у вас точек несколько — списывать можно централизованно.

Однако важно помнить: Эвотор подходит не для всех категорий алкоголя. К примеру, если вы работаете с крепким алкоголем, у которого разделение идет ещё и по маркам, вам всё равно потребуется оформление документов через 1С или другую учетную систему. Эвотор не всегда покажет, какой именно алкокод списан.

Чем отличается списание пива от крепкого алкоголя

Одно из ключевых различий списания пива и крепкого алкоголя — это порядок учета и зоны ответственности. Пиво контролируется через УТМ ЕГАИС только при оптовых операциях и на розничной продаже со списаниями действует упрощённый режим. В «1С» при работе с пивом достаточно корректно отражать остатки и производить регулярные списания по продаже, порче или внутреннему потреблению.

С крепким алкоголем всё сложнее. Он проходит обязательную маркировку федеральными специальными марками (ФСМ), и каждое списание должно быть подтверждено с точным алкокодом и справкой о происхождении. Ошибки быстро выявляются, так как система ведёт поштучный учет.

Критерий	Пиво	Крепкий алкоголь
Обязательность маркировки	Нет	Да, ФСМ
Тип учета	Суммарный (по литражу)	Поштучный (по марке)
Можно ли списывать из кассы	Да	Зависит от системы
Риски при ошибках	Умеренные	Высокие, вплоть до блокировок

Если вы работаете с пивом и крепким алкоголем одновременно, важно разделять каналы учета и уделять больше внимания правильному подбору списка документов для крепких позиций. Лучше всего завести регламент — кто, когда и как оформляет списание, чтобы избежать проблем при проверках.

Когда требуется акт о порче

Оформление акта — обязательная процедура в случае списания алкоголя по причине порчи. Это может быть бой бутылок, истёкший срок годности, нарушение условий хранения или утрата маркировки. В «1С» такой документ называется "Акт списания", и он создаётся отдельно от обычных продажных списаний.

Для крепкого алкоголя этот акт особенно важен: необходимо указать точные сведения по каждой марке, и он подаётся в ЕГАИС отдельно. Документ подшивается к учётной документации и должен храниться минимум 5 лет, так как может быть запрошен при выездной проверке.

Пример ситуации: в магазине упали 3 бутылки коньяка — марки повреждены, продукция не пригодна. Необходимо составить акт, указать причину «порча», приложить внутреннюю служебную записку и подписать документ уполномоченным лицом. После этого акт загружается в «1С» и отправляется в ЕГАИС.

Хорошая практика — вести электронный файл учета порчи с фотографиями поврежденных товаров. Это не обязательное требование, но при разбирательствах с контролирующими органами может значительно упростить объяснение причин списания.

Помните, что автоматизация — это помощник, но финальная ответственность за корректное списание всегда остается на бизнесе. Поэтому важно не только освоить интерфейс, но и понимать суть требований ЕГАИС.

Вопросы и ответы

Количество показов: 9