Оборот прослеживаемых товаров: требования и особенности

• Что такое оборот прослеживаемых товаров
• Участники оборота прослеживаемых товаров
• Этапы движения товаров и контроль
• Санкции и ответственность
• Вопросы и ответы

Что такое оборот прослеживаемых товаров

Оборот прослеживаемых товаров — это процесс перемещения определённых категорий продукции от производителя или импортёра до конечного потребителя с обязательной фиксацией всех звеньев цепочки поставок. Основная задача системы прослеживаемости — обеспечить прозрачность перемещений, предотвратить незаконный ввоз товаров, а также уточнить данные для налогового и таможенного контроля.

Простыми словами, товары проходят путь от поставщика к покупателю, и каждое движение фиксируется в информационной системе. Это похоже на логистический трекинг, только для государственных органов. Ключевое значение здесь имеет "оборот" — то есть товар не просто существует на складе, а движется, продаётся или перерабатывается.

Категории товаров, подлежащих прослеживаемости

Перечень таких товаров утверждается постановлением правительства. В него попадают те категории, где чаще всего возникает риск "серого" импорта или занижения стоимости. Бизнесу важно знать, относятся ли его товары к прослеживаемым, поскольку несоблюдение правил грозит штрафами и административной ответственностью.

Примеры товаров, подпадающих под прослеживаемость в 2025 году:

• Бытовая техника (например, холодильники, стиральные машины)
• Автомобили и автозапчасти
• Медицинское оборудование
• Продукты питания, включённые в систему продовольственного контроля
• Компьютеры, мониторы, печатная техника

Подробную инструкцию по работе с системой прослеживаемости пищевых продуктов можно найти в этой статье.

Законодательные требования

Система прослеживаемости регулируется рядом постановлений, и исполнение этих требований обязательно для всех участников цепочки поставок. Товары с установленной прослеживаемостью надо ставить на учёт при ввозе, отражать в счетах-фактурах, а также сдавать в налоговую отчётность об их обороте.

Особое внимание стоит уделить правильному указанию идентификатора прослеживаемости (ИНТ). Без него товар будет считаться выведенным из оборота, что приведёт к претензиям со стороны налоговой.

Понятие «товар в обороте»

Это ключевое определение для понимания функционала системы прослеживаемости. Когда товар поступает на рынок, он переходит в состояние "в обороте". Пока его движение зафиксировано и прослеживается — он находится под контролем. Как только товар продан конечному потребителю, либо выведен из оборота по другим причинам (например, утилизация), он исключается из реестра.

Таким образом, подлежит учёту не только сама поставка, но и весь цикл обращения товара на территории РФ. Это требует от компаний детального ведения учёта и своевременной передачи информации в систему.

Именно на этом этапе часто возникают ошибки: товар формально ещё находится на складе, но в системе уже "исчез", потому что не передан вовремя. Такие неточности могут быть расценены как нарушение правил прослеживаемости.

Участники оборота прослеживаемых товаров

Кто обязан участвовать

В системе прослеживаемости товаров обязаны участвовать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют ввоз, реализацию или иное перемещение товаров, подлежащих обязательной прослеживаемости. Это касается как импортеров, так и отечественных производителей, если их продукция входит в утверждённый перечень прослеживаемых товаров.

Особенность в том, что прослеживаемость — это не просто контроль на этапе ввоза. Она должна сохраняться на протяжении всего цикла реализации: от таможенного оформления до конечной отгрузки. Обязательства распространяются и на оптовые компании, и на розничную торговлю, если имеет место перемещение таких товаров между участниками.

Например, при ввозе холодильников из-за рубежа, импортер обязан указать РНПТ (регистрационный номер партии товара) при подаче декларации. Далее, при продаже холодильников другому юридическому лицу, необходимо передать этот номер по электронным каналам обмена данными.

Регистр субъектов оборота

Чтобы участвовать в обороте прослеживаемых товаров, необходимо быть зарегистрированным в соответствующем регистре. По сути, каждый хозяйствующий субъект, осуществляющий действия с такими товарами, автоматически формирует свою "историю участия" в системе через подачу отчетности и электронные документы в ФНС.

Взаимодействие с системой происходит через операторов ЭДО (электронного документооборота) или с использованием ERP/учётных систем, интегрированных с универсальными транспортными модулями. Это позволяет отслеживать движения товаров, причём как в разрезе номенклатуры, так и по конкретным партиям.

В тех случаях, когда товар впервые попадает на территорию страны, регистрация партии товаров происходит через декларацию на товары, в том числе обязательна постановка на прослеживание. В случае с российскими производителями, товар необходимо предварительно внести в национальный каталог. Как это сделать — подробно написано в отдельной статье.

Роль контрагентов

Каждый участник цепочки поставок становится звеном в системе прослеживаемости. Контрагенты несут ответственность за корректность передаваемой информации и сопроводительных документов. Ошибка в РНПТ или его отсутствие уже сейчас может привести к отказу в принятии декларации или штрафу при проверке.

Особо внимательными должны быть:

• Импортеры — они формируют первичный РНПТ и отвечают за его корректность;
• Оптовики — обязаны сохранять связность движения партий товаров в документах;
• Розничные продавцы — при возвратах или списаниях также участвуют в отчётности по прослеживаемым товарам;
• Производители — если продукция подлежит прослеживанию, должны вносить её в каталог и указывать в документах необходимые коды.

Даже если вы не являетесь «начальным» участником в цепочке, ваши действия непосредственно влияют на корректность данных в системе. Не все понимают, что, например, при передаче прослеживаемого товара без указания РНПТ, контрагент не сможет отчитаться перед налоговой. Поэтому грамотная работа с номенклатурой и электронными документами — ключевой фактор стабильной отчётности.

Для облегчения процесса всё чаще используется автоматизация учета и интеграция с сервисами обработки маркировки. Отдельные платформы позволяют сверять партии, работать с каталогом и формировать нужные отчеты в автоматическом режиме.

Этапы движения товаров и контроль

Ввод в оборот

Ввод товара в оборот — это первый шаг в процессе прослеживаемости. На этом этапе производитель или импортер регистрирует продукцию в системе «Честный Знак», присваивая каждой товарной единице уникальный код маркировки. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем на всех этапах цепочки поставок можно было отследить происхождение и перемещения каждой конкретной упаковки.

Обычно ввод осуществляется после производства или таможенного оформления. Например, производственная компания, выпустившая партию молочной продукции, наносит маркировку сразу при фасовке товара. Импортер же перед освобождением товара с таможни также обязан провести маркировку и зафиксировать товар в системе.

Важно учитывать, что в зависимости от товарной группы правила маркировки могут отличаться. Некоторые продукты маркируются поштучно, для других достаточно упаковок. Но в любом случае данные об этом вносятся в систему и становятся доступными для участников оборота.

Реализация и передача

Когда товар поступает к следующему участнику цепочки — будь то оптовик, розничная сеть или конечный потребитель — это также фиксируется. Каждый этап перемещения товара обязан сопровождаться уведомлением в информационной системе. Это не просто формальность, а полноценный механизм защиты от незаконного оборота и фальсификата.

Участники используют интеграции системы учета с «Честным Знаком», передавая информацию автоматически. Например, популярное решение — подключение 1С:Управление торговлей к Честному Знаку, где передача данных происходит по заранее настроенным бизнес-процессам.

От момента отгрузки товара до его продажи в розницу система отображает всю историю. Такой подход помогает оперативно выявлять расхождения и проверять, действительно ли полученная продукция прошла через официальные каналы.

Вывод из оборота

Финальный этап — это вывод товара из оборота. Он наступает, когда продукция реализуется конечному потребителю, утилизируется или уничтожается. В каждом случае предусмотрены свои способы уведомления системы.

Наиболее частый вариант — продажа в розничной точке. В этом случае кассовая техника, интегрированная с ОФД и системой маркировки, автоматически передает информацию о продаже. Если же товар утилизируется, например, из-за просрочки, предприниматель обязан оформить соответствующий акт списания и также внести информацию в систему.

Важно понимать: без корректного вывода товар по-прежнему отображается как находящийся в обороте, что искажает статистику и может привести к вопросам со стороны контролирующих органов. Также товары, не выведенные из оборота, не могут быть повторно промаркированы или введены заново.

Контроль на каждом из этих этапов — не только требование законодательства, но и реальный способ выстроить прозрачные процессы в бизнесе. Грамотно настроенная система прослеживаемости помогает ускорить поставки, снизить издержки и обеспечить юридическую чистоту всех операций.

• При вводе — важно проверить корректность кодов и вовремя регистрировать партии
• При передаче — целесообразно автоматизировать обмен данными с «Честным Знаком»
• При выводе — строго соблюдать правила списания или продажи

Санкции и ответственность

Нарушения оборота прослеживаемых товаров

Система прослеживаемости товаров — инструмент государственного контроля за законностью перемещений определённых категорий продукции. Нарушения в этой сфере могут произойти как из-за технических ошибок, так и по причине игнорирования правил. Самые распространённые случаи: непередача данных в систему прослеживаемости, искажение сведений в УПД или декларациях, торговля товарами без установленного идентификатора.

Например, если участник оборота не учёл номер прослеживаемости товара при продаже — это уже формальное нарушение. Если таких операций много, контролирующие органы могут квалифицировать это как системное недобросовестное поведение. Кроме того, часто выявляются ситуации, когда юридическое лицо не обеспечивает передачу информации о товарах при ввозе или поставке. Это тоже приводит к санкциям, даже если товар фактически прошёл через границу или был доставлен покупателю.

Штрафы и блокировка операций

За нарушения в части прослеживаемости действуют административные меры воздействия. Наиболее типичный сценарий развития событий — штраф по статье 15.1 КоАП РФ за недостоверные сведения в документах бухгалтерского и налогового учёта. Размер санкции может достигать 10 000 рублей для должностных лиц и до 100 000 рублей для организаций.

Помимо денежных штрафов, Федеральная налоговая служба с 2025 года получила право блокировать операции по расчетному счёту при систематическом игнорировании правил оборота прослеживаемых товаров. Это особенно опасно для бизнеса с большими оборотами: остановка финансовой деятельности даже на 2–3 дня может повлечь кассовые разрывы, срыв поставок и потерю партнёров.

Важно понимать, что блокировка может быть как полной, так и частичной — например, ограничение только расходных операций. Ниже — примеры оснований для мер ответственности:

Как минимизировать риски

Успешная работа при новых правилах возможна при условии системного подхода. Главная задача — выстроить прозрачную внутреннюю схему сопровождения прослеживаемых товаров. Это касается как импортёров, так и дистрибьюторов внутри страны.

Вот несколько шагов, которые помогут снизить риски:

• Настройте электронный документооборот с корректной передачей информации в систему прослеживаемости;
• Периодически проводите сверки: с поставщиками, с системой СВПТ, а также между бухгалтерией и логистикой внутри компании;
• Назначьте ответственного за контроль кодов ТН ВЭД и номеров прослеживаемости в первичных документах;
• При любых изменениях (например, переход на УПД 1.2) обновляйте шаблоны и перенастраивайте программное обеспечение;
• Используйте автоматизированные алерты: это может быть простой e-mail-оповещатель о неполных данных в отгрузке.

Также рекомендовано вести журнал проверок документов по прослеживаемым товарам — хотя и не обязательно, он поможет оперативно устранять несоответствия при возникновении претензий со стороны ФНС.

Компании, не уделяющие внимания прослеживаемости, поздно или рано сталкиваются с последствиями — от репутационных потерь до финансовых санкций. Поэтому лучше встраивать контроль сейчас, чем устранять проблемы под давление проверок.

Вопросы и ответы