GLN: что это такое и где его взять: этапы получения глобально-уникального номера
Введение в GLN
Что такое GLN и зачем он нужен
GLN (Global Location Number) — это уникальный международный идентификатор, присваиваемый юридическим лицам, филиалам, офисам, складам и другим объектам, участвующим в цифровом документообороте. Он обеспечивает точную и однозначную идентификацию участников бизнес-процессов в любых электронных системах — от ERP до EDI.
Сегодня, когда скорость и точность важнее, чем когда-либо, компании, продолжающие использовать только бумагу, оказываются в невыгодном положении. Документы «теряются», информация передаётся с ошибками, а скорость обработки оставляет желать лучшего. GLN помогает избавиться от ручного ввода и ошибок: данные подтягиваются автоматически и без искажений.
Для подключения к системе ЭДО наличие GLN — это не опция, а необходимое условие. Он также часто используется в форматах электронного обмена документами, принятых крупными ретейлерами и логистическими операторами.
Кому и когда требуется GLN
Большинство компаний сталкиваются с необходимостью получить GLN уже на этапе подключения к ЭДО или работе с крупными заказчиками, особенно в розничной торговле, производстве, логистике и дистрибуции. Внедрение происходит по требованию партнёров или внутренней инициативе, при переходе на автоматизированный обмен документами.
GLN станет необходимостью, если:
- вы подключаетесь к ЭДО и планируете обмен электронными документами с другими организациями;
- работаете с торговыми сетями, поставщиками или операторами EDI — многие требуют GLN уже на старте;
- переходите на автоматизацию документооборота внутри холдинга или с дочерними компаниями;
- участвуете в транснациональных процессах — GLN значительно упрощает международный обмен данными;
- обеспечиваете единый справочник объектов (офисов, складов) в вашей ERP-системе.
Организация может получить несколько GLN — для головного офиса, обособленных подразделений, логистических центров и так далее. Это упрощает внутреннюю маршрутизацию и делает работу прозрачнее.
Почему без GLN невозможно работать с ЭДО
Электронный документооборот предполагает отсутствие ручных операций. Всё должно происходить максимально точно и без участия пользователя, особенно в плане ввода данных. GLN в этом процессе играет роль связующего элемента: он позволяет системе «понять», кому и куда отправляется документ, кто его контрагент и где он находится.
Без GLN:
- невозможно однозначно идентифицировать отправителя и получателя документов;
- данные в УПД, счете-фактуре или акте могут содержать ошибки и быть не приняты системой;
- возрастает риск отказа от приема ЭДО заказчиком;
- автоматическая маршрутизация документов по подразделениям невозможна;
- разрушается сквозной цифровой процесс — данные придется дописывать вручную, а это возвращает нас к бумажной логике.
На практике отсутствие GLN — это потерянное время, конфликты в учете, сбои в обороте и даже штрафы. Поэтому компании, планирующие или уже включенные в цифровые процессы, не просто внедряют GLN, а встраивают его в основу своих бизнес-систем.
Сравнение с национальными идентификаторами
Для российских компаний аналогами GLN часто называют ИНН, КПП или БИК. Однако у этих номеров есть серьёзный недостаток — они действуют только внутри правового поля РФ и не пригодны для кросс-национальных операций.
GLN, напротив, используется в международной системе GS1 и признается по всему миру. Это делает его универсальным решением для идентификации в электронной среде.
| Параметр | GLN | ИНН / КПП / БИК |
|---|---|---|
| Юрисдикция | Международная | Только Россия |
| Назначение | Идентификация в ЭДО, EDI, логистике | Налоговый и банковский учет |
| Применимость в ERP и EDI | Да, во всех системах | Ограниченно |
| Формат | 13 цифр, единый мировой стандарт | Разные форматы и регистры |
GLN выдается и регулируется организацией GS1, которая координирует стандарты идентификации логистических и торговых объектов. В России действует представительство GS1 Russia, через которое можно получить GLN.
Функции и применение GLN
Как определяется структура GLN
GLN — это 13-значный номер, сформированный по определённым правилам системы GS1. Он аналоген штрихкоду, но вместо товара обозначает конкретную локацию или бизнес-сущность. Структурно номер состоит из трёх частей:
- префикса компании, выданного GS1;
- идентификатора местоположения, который присваивает сама организация в рамках своих полномочий;
- и контрольной цифры, закрывающей номер и проверяющей его корректность.
Важно понимать: один GLN — это не абстрактный набор цифр, а строго определённое обозначение, например, склада №2 в Томске или офиса в логистическом центре. На практике компании формируют отдельный GLN на каждое специфическое подразделение, которое участвует в электронном документообороте или цепочках поставок.
Гибкость структуры GLN позволяет внутри одной организации точно разделять объекты, вплоть до отдельных кабинетов и функциональных зон. Однако всё должно быть рационально. Не нужно создавать уникальный GLN для каждого офисного стула — достаточно одного на всё помещение, особенно если объекты не участвуют в логистических или учетных процессах.
Где используется GLN — от логистики до торговли
GLN нашёл применение в самых разных отраслях: от FMCG и фармацевтики до банков и госсектора. Там, где есть движение товаров, товаровладельцы, логистические узлы и системы документооборота — там есть и необходимость точно указывать, кто и где участвует в процессе.
Наиболее активно GLN применяется в следующих ситуациях:
- интеграция с сетями розничной торговли (Х5, Магнит и др. требуют GLN у поставщиков);
- учёт точек поставки и складов в логистике — одна точка = один GLN;
- государственные системы маркировки и электронного документооборота;
- EDI (обмен электронными документами) между производителями, поставщиками и ритейлом;
- внутренние ERP-системы компаний, когда нужно точно разграничивать места приёма/отгрузки товаров.
Например: один и тот же поставщик может отгружать товар в десятки распределительных центров торговой сети. У каждой точки свой GLN — и это позволяет безошибочно определить получателя при отправке, оформить ЭДО и проконтролировать логистику.
Способы применения в ERP и EDI
GLN — критически важный элемент для корректной интеграции с ERP и EDI. В автоматизированных документах, таких как УПД, ASN, заказ, GLN указывается как идентификатор отправителя, получателя, плательщика и даже склада временного хранения. Это избавляет от путаницы в адресах, юридических лицах и местах поставок.
В ERP-системах GLN привязывается к справочникам контрагентов, филиалов и складских площадок. При создании документа система сама подставляет нужный GLN в зависимости от условий сделки. Таким образом, обеспечивается массовая автоматизация без участия менеджеров.
Кроме того, многие операторы ЭДО настроены так, что без GLN документы просто не проходят проверку — это обязательный атрибут взаимодействия с крупными контрагентами.
Преимущества для бизнеса
GLN — это не просто обязательный инструмент для работы с торговыми сетями, а реальный рычаг повышения эффективности операций. Рассмотрим преимущества более подробно.
| Преимущество | В чём выгода |
|---|---|
| Уникальность | Каждая точка имеет чёткий цифровой адрес — исключены ошибки идентификации |
| Глобальность | Номер признаётся во всём мире, используется во всех отраслях |
| Скорость | Сокращение времени на ввод и обработку данных в системах |
| Оптимизация | Снижение остатков на складах, упрощение логистики |
| Снижение затрат | Меньше ошибок и возвратов, меньше бумажных операций |
Уже на первом этапе внедрения GLN бизнес получает ощутимые плюсы — упрощение маршрутизации документов, ускорение обработки заказов, рост точности данных в учёте. А в долгосрочной перспективе это создаёт устойчивую и масштабируемую структуру взаимодействия с партнёрами.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Получение и внедрение
Как получить GLN — пошаговая инструкция
Процесс получения GLN не так сложен и обычно укладывается в несколько этапов. Главное — понимать его значение в системах электронного документооборота (ЭДО) и взаимодействии с партнёрами.
Первым шагом становится обращение в организацию GS1, которая в России представлена локальным отделением. После регистрации компании в системе, ей присваивается участник глобальной базы, откуда и начнётся формирование всех идентификаторов.
Далее потребуется выбрать, для каких объектов нужно получить GLN — это могут быть юридические лица, склады, магазины, отдельные подразделения.
После подачи заявки и оплаты госпошлины организация получит зарегистрированные GLN. Их используют при обмене EDI-документами, регистрации в внешней логистике, взаимодействии с сетевыми розничными компаниями.
Стоимость и варианты регистрации
GLN не выдается раз и навсегда — регистрация требует ежегодного продления. Стоимость зависит от выбранного тарифа в системе GS1. Для малых предприятий предусмотрены упрощённые варианты с ограничением на количество кодов.
Есть два основных способа получения GLN:
- через самостоятельную регистрацию на сайте GS1 и дальнейшее администрирование всех кодов в личном кабинете;
- через партнёрские организации или консультантов, которые оформляют коды и внедряют систему под ключ.
Во втором случае стоимость иногда выше, но вы экономите ресурсы на организационной части и получаете гарантии корректности внедрения.
Настройка обмена и выбор EDI-провайдера
Полученный GLN сам по себе ещё ничего не ускоряет и не улучшает в процессах. Он работает только в составе налаженного обмена электронными сообщениями. Поэтому на следующем этапе выбирается подходящий EDI-провайдер — то есть технологический партнёр, обеспечивающий передачу документов между участниками.
Хороший провайдер не просто подключает нужные форматы, но и обучает персонал, синхронизирует процессы склада, бухгалтерии, ИТ, выполняет техническую поддержку. Важно оценить его совместимость с вашими контрагентами: многие сети работают только с определёнными операторами ЭДО или требуют специфичных интеграций.
Схемы интеграции могут отличаться, в зависимости от внутренних систем предприятия. Например, можно настроить обмен заказами (order), уведомлениями об отгрузке (desadv) и счётами (invoice) непосредственно из 1С или ERP-системы.
Рекомендации по внедрению GLN в процессы
Чтобы GLN не остался просто строчкой в базе, важно правильно встроить его в ежедневные бизнес-процессы. Вот несколько практических шагов:
- определите, какие именно объекты бизнеса должны быть идентифицированы — это могут быть не только юридические лица, но и склады, точки приёма и даже кассы;
- настройте информационные системы так, чтобы GLN автоматически подставлялся в создаваемые документы;
- проверьте идентификацию со стороны ваших контрагентов — особенно, если вы работаете с крупными компаниями или поставляете продукцию в розничные сети;
- обеспечьте актуализацию: при изменении адресов, слияниях и других трансформациях коды должны пересматриваться и официально обновляться.
После полноценного внедрения GLN формирует точность и прозрачность всех цепочек поставок и значительно упрощает взаимодействие с другими участниками рынка.
Дополнительные аспекты
Безопасность и защита данных при использовании GLN
Одним из ключевых факторов успешного внедрения GLN в бизнес-процессы является обеспечение безопасности данных. При передаче информации через электронный документооборот (ЭДО) каждая операция проходит через несколько уровней защиты.
Все электронные сообщения, содержащие GLN, шифруются ещё на этапе отправки. Протоколы передачи данных соответствуют современным требованиям безопасности, исключая возможность несанкционированного доступа. Даже поставщик EDI-сервиса не имеет технической возможности прочитать или изменить содержимое — используется сквозное шифрование.
Для контроля целостности передаваемой информации используются контрольные суммы. Это позволяет на каждом этапе пути от отправителя до получателя проверять, была ли информация искажена.
Дополнительно, для повышения надёжности, платформа отправляет подтверждение доставки документа. Таким образом, участник сделки получает уведомление, что данные успешно доставлены своему адресату.
Форматы EDI-сообщений с GLN
Использование GLN тесно связано с форматом электронных документов, которые применяются в цепочке поставок и деловом взаимодействии. В стандартах EDI (Electronic Data Interchange) GLN используется для идентификации участников, объектов инфраструктуры, логистических узлов, магазинов, офисов — всех, кто участвует в потоке информации.
Наиболее распространённые EDI-сообщения, в которых присутствует GLN:
- ORDERS — заказ на поставку;
- DESADV — уведомление об отгрузке;
- INVOIC — электронный счёт-фактура;
- RECADV — подтверждение получения товара;
- DELFOR — график поставок;
GLN в этих документах позволяет точно идентифицировать, кто именно отправил сообщение, кто его получатель, откуда и куда двигается груз. Благодаря этому удаётся исключить ошибки в адресации и обработке данных.
Поддержка единых международных форматов делает возможным электронное взаимодействие не только внутри страны, но и с зарубежными партнёрами — без необходимости дальнейших адаптаций.
Недостатки и ограничения GLN
Невзирая на преимущества, которые даёт использование GLN, в ряде случаев могут возникать ограничения. Первое — необходимость точного соответствия внутренней учётной системы компании стандарту глобальной идентификации объектов. Это требует подготовки и может вызывать сложности на первом этапе внедрения.
Также стоит учитывать, что полноценное использование GLN возможно только при наличии EDI-инфраструктуры — большинство преимуществ GLN раскрываются именно в цифровом документообороте. Если контрагенты не используют ЭДО, эффективность GLN будет частичной.
В ряде небольших компаний возникает вопрос экономической целесообразности: для простой модели взаимодействия в ограниченном кругу партнёров, возможно, внедрение GLN и EDI покажется избыточным. Однако по мере роста бизнеса и числа контрагентов эти барьеры уходят на второй план.
Итоги и перспективы использования
GLN уже давно стал отраслевым стандартом в международной и российской логистике, торговле и дистрибуции. Благодаря этому коду обеспечивается уникальная и недвусмысленная идентификация объектов и участников обмена данными.
С распространением цифровых каналов и обязательного ЭДО в определённых сферах, применение GLN становится не только стандартом, но и необходимостью. Перспективы — это расширение автоматизации логистических цепочек, снижение издержек на ошибочную обработку данных и полная прозрачность деловых операций от производителя до конечного клиента.
Современная торговля — это в первую очередь скорость, точность и надёжность. И всё это напрямую связано с внедрением идентификационных решений уровня GLN.
Вопросы и ответы
Что такое GLN?
Зачем нужен GLN компании?
Кому обязателен GLN?
Можно ли работать с ЭДО без GLN?
В чём отличие GLN от ИНН или КПП?
Какая структура у GLN-кода?
Как и где получить GLN?
Нужно ли ежегодно продлевать GLN?
Каковы преимущества использования GLN?
Где используется GLN?
С какими EDI-документами работает GLN?
Какие есть ограничения у GLN?
Количество показов: 47641
