УКД при возврате товара: пошаговый алгоритм действий

• Когда необходимо оформлять УКД на возврат
• Заполнение УКД при возврате
• Регистрация и учет в 1С
• Контроль и проверка возврата
• Вопросы и ответы

Когда необходимо оформлять УКД на возврат

Универсальный корректировочный документ (УКД) — обязательный элемент документооборота при возврате товаров. Раньше для этой цели часто использовали корректировочный счет-фактуру, но в условиях ЭДО и актуальных требований законодательство ужесточило подход, и теперь УКД — основной инструмент для фиксации возвратов.

В каких случаях нужен УКД при возврате товара

Возврат товара — не всегда просто отказ от покупки. Он может быть вызван браком, излишней отгрузкой, несоответствием описанию или просто ошибками в поставке. В любом случае, если товар уже был отгружен и на него выставлены документы (счет-фактура, УПД и т.п.), то при возврате необходимо оформить корректировку.

УКД обязателен при следующих ситуациях:

• Товар возвращается после получения на основании УПД или счета-фактуры;
• Возврат происходит из-за отказа от части товара (например, излишне отгруженной позиции);
• Вы нашли ошибку в количестве или характеристиках поставленного товара и необходимо внести изменения в документы;
• Вы снизили цену товара уже после отгрузки и хотите зафиксировать это бухгалтерски.

Важно, что УКД выполняет двойную функцию — корректировочного счета-фактуры и товарной накладной. Это упрощает документооборот и помогает избежать недоразумений между контрагентами.

Когда УКД не нужен

Несмотря на обязательность УКД в большинстве случаев возврата, бывают ситуации, когда корректировка не требуется. Например:

• Возврат осуществляется до оформления первичных документов на отгрузку (до выписки УПД);
• Ошибки выявлены до передачи товара, и фактической поставки не было;
• Контрагенты договорились оформить возврат другим способом — к примеру, сторнировать позицию и оформить новый УПД.

Обратите внимание, что такие "альтернативные" пути должны соблюдаться строго в рамках законодательства. Рекомендуется всегда консультироваться с бухгалтером или специалистом по ЭДО.

Формат УКД в ЭДО

Если вы используете электронный документооборот, то оформление УКД также должно происходить в электронном формате. Это накладывает определенные требования к структуре документа, полям, порядку подписания и обмена с контрагентом.

Все тонкости обязательных реквизитов и требований к формату УКД в ЭДО мы подробно разобрали в отдельной статье. Рекомендуем ознакомиться, чтобы избежать распространённых ошибок при формировании документов.

Пример возврата и оформления УКД

Предположим, вы получили от поставщика 100 единиц товара, но 10 оказались бракованными. Документы на поставку уже подписаны. Для возврата брака вы оформляете УКД, в котором корректируете количество с 100 до 90 и указываете причину возврата. Поставщик со своей стороны подписывает УКД и пересчитывает сумму поставки, учтя возврат.

Такой подход позволяет учесть возврат в налоговом и бухгалтерском учёте корректно и прозрачно для обеих сторон.

Плюсы использования УКД при возврате

Преимущество	Описание
Универсальность	Заменяет сразу два документа — накладную и корректировочный счет-фактуру
Удобство в ЭДО	Поддерживается всеми системами электронного документооборота
Юридическая значимость	Подписанный УКД имеет полноценную юридическую силу и подходит для проверки ФНС
Упрощение учёта	Простой механизм отражения изменений в бухгалтерской документации

Заполнение УКД при возврате

Когда используется универсальный корректировочный документ

УКД применяется в случае возврата товаров, когда между продавцом и покупателем уже был оформлен счет-фактура. Основная задача УКД — скорректировать налоговую базу по НДС и оформить изменения в первоначальной сделке. Это особенно важно, если вы работаете с НДС и ведете строгий учет согласно требованиям ФНС.

В отличие от корректировочного счета-фактуры, УКД объединяет сразу два документа: корректировочный счет-фактуру и корректировочный акт. Такой подход позволяет упростить документооборот. Подробно о различиях между этими формами вы можете прочитать в этой инструкции по корректировочному счету-фактуре.

Если возврат происходит от покупателя, то УКД оформляет продавец. Если возврат оформляется продавцом, допустим, в связи с прекращением поставки, — документ также формирует продавец.

Основные поля и реквизиты УКД при возврате

Заполнение УКД требует точности. Многие ошибки ведут к налоговым рискам и отказу в вычете НДС. Разделы и поля заполняются в соответствии с утвержденной формой, особенно важно обратить внимание на следующие:

• Дата и номер УКД — указываются в верхней части документа; дата должна соответствовать дате возврата или получения уведомления от покупателя.
• Табличная часть — здесь отражаются конкретные товары или услуги, по которым произошла корректировка, с указанием прежней и новой стоимости, количества и ставки НДС.
• Основание для корректировки — в поле «В том числе основание» обязательно указывайте причину возврата: брак, несоответствие, отказ от поставки и т. д.
• Ссылки на первоначальный документ — указываются номер и дата оригинального счета-фактуры, а также номер договора поставки.
• Подписи сторон — УКД подписывается как продавцом, так и покупателем. Если осуществляется обмен через ЭДО — ставятся квалифицированные электронные подписи.

На практике важно следить, чтобы в УКД не было противоречий с товарными накладными и первичными актами — всё должно быть логически и юридически связано. Особенно это касается НДС и его корректного отражения в книге продаж и книге покупок.

Пример УКД при возврате товаров

Ниже представлен типичный пример УКД при возврате части поставки от покупателя:

Наименование позиции	Кол-во (старая)	Кол-во (новая)	Сумма (старая)	Сумма (новая)	Ставка НДС	Причина возврата
Технопласт, модель Х-1	10	7	100 000 ₽	70 000 ₽	20%	Частичный отказ от партии

Как видно из примера, возвращается 3 единицы товара, стоимость поставки и сумма НДС корректируются, пересчет выполняется автоматически в электронном документообороте.

Как оформляется УКД в электронном виде

Большинство организаций в 2025 году перешли на ЭДО, включая оформление всех корректировочных документов. УКД создается в бухгалтерской системе (например, 1С, Диадок, СБИС), подписывается электронной подписью и направляется контрагенту.

Важно, чтобы обе стороны согласовали корректировку и подписали документ своевременно. Если возврат оформляется в одном отчетном периоде, налоговая база корректируется без проблем. Если возврат касается поставки из прошлых периодов, потребуется особое внимание при подаче уточненной декларации.

На изображении показан пример типового УКД в электронном виде: табличная часть, ссылки на документы основания и НДС. Такой формат документа легко обрабатывается налоговыми органами и быстро проходит сверку у контрагентов.

Регистрация и учет в 1С

Как отразить возврат в 1С: пошагово

После того как составлен корректировочный УКД, важно правильно отразить возврат товара в учете. В 1С это делается с использованием специального документа «Корректировка реализации», который позволяет скорректировать данные по счетам-фактурам, количеству и сумме отгруженного товара.

В первую очередь, в 1С необходимо найти изначальный документ реализации, по которому товар был отгружен. На его основе создается корректировка с типом возврата «Изменение стоимости»«Изменение количества и стоимости»

В случае, если возврат происходит из-за брака или пересорта, нужно уточнить все позиции, которые возвращаются. Это важно для корректного формирования УКД, налогового учета и автоматического пересчета сумм.

Учет УКД в бухгалтерии и НДС

Учет корректировочного документа в 1С влияет не только на товарные остатки, но и на расчет налога на добавленную стоимость. При регистрации УКД система автоматически пересчитывает суммы по счетам 62, 90, 41 и 19. Это исключает ручную работу и снижает риск ошибок при сдаче декларации по НДС.

Важный момент: УКД оформляется на полную сумму или на часть ранее отгруженных товаров. В зависимости от этого будет происходить перерасчет налоговых обязательств. Также необходимо убедиться, что у контрагента на стороне покупателя учет НДС происходит аналогичным образом, чтобы избежать разногласий при сверке.

Если вы допустили ошибку при оформлении УКД или создали его не на тот документ, исправить это можно, следуя пошаговому руководству из материала как исправить УКД: полное руководство по корректировке и аннулированию.

Основные действия в 1С при возврате товара

Чтобы ничего не упустить, удобно ориентироваться на следующий порядок действий в 1С при регистрации возврата и оформлении УКД:

• Открыть документ реализации, по которому осуществляется возврат.
• Создать на его основании «Корректировку реализации».
• Указать причину корректировки — возврат товара.
• При необходимости изменить количество, цену или сумму по строкам.
• Проверить проводки и суммы НДС — они должны автоматически пересчитаться.
• Сформировать УКД из созданной корректировки.
• Передать УКД покупателю по ЭДО или иным согласованным способом.

Особенности учета возврата по УКД в различных конфигурациях 1С

В зависимости от используемой конфигурации 1С — будь то «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия» или «ERP» — реализация и учет возврата может немного отличаться. Например, в УТ больше автоматизации, связанной с ЭДО, а в «Бухгалтерии 3.0» акцент делается на налоговых отражениях.

Ниже — таблица ключевых отличий оформления возврата в 1С в различных вариантах:

Конфигурация	Название документа	Особенности учета
Бухгалтерия предприятия	Корректировка реализации	Формирует проводки, влияет на счет 62 и 90, автоматически создает УКД
Управление торговлей	Возврат от покупателя	Автоматически связывается с ЭДО, учет товарных остатков
ERP	Корректировка выручки	Глубокая аналитика, отражение в управленческом и регламентированном учете

Независимо от используемой конфигурации, ключевое — это корректное отражение возврата, особенно в части НДС и первичных документов по закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Контроль и проверка возврата

Проверка оснований для возврата

Первый этап контроля – убедиться, что возврат товара действительно обоснован. Продавец должен получить от покупателя комплект документов, подтверждающих необходимость возврата, будь то обнаруженный брак, несоответствие характеристик, либо превышение поставки.

Особое внимание стоит уделить срокам: если возврат оформляется не сразу после поставки, а спустя несколько дней, важно уточнить, не истек ли срок на подачу претензий по качеству или комплектности. В 2025 актуальны все общие правила ГК РФ и положения контрактов. Основания для возврата должны быть задокументированы либо актом о расхождении в поставке, либо претензией с приложением фото, либо внутренней экспертизой покупателя.

Сравнение первичных и корректирующих документов

Следующий шаг — сверка исходных документов отгрузки (счёт-фактура, накладная ТОРГ-12) с теми, по которым формируется корректировка. Это позволяет избежать ошибок в УКД и гарантирует, что корректировка оформляется на верные позиции и количества.

Особое внимание стоит уделить таким деталям, как:

• точное совпадение наименования товара;
• верность цен и ставок НДС;
• соблюдение хронологии (УКД не может быть выписан раньше первичной отгрузки).

Проверка УКД перед отправкой

Важно настроить внутренний регламент проверки перед отправкой УКД либо через оператора ЭДО, либо по другим каналам. Ошибки в корректировочных документах могут привести к штрафам и искажению данных в бухгалтерском учёте.

Причины возврата, суммы, ставка НДС — всё это должно пройти контроль в обязательном порядке. Рекомендуем внедрить внутренний чек-лист:

Пункт проверки	Ответственный	Комментарии
Основание возврата подтверждено документально	Менеджер по продажам	Акт, претензия или письмо
Суммы и НДС в УКД соответствуют исходной отгрузке	Бухгалтер	Проверка по ТОРГ-12 и счёт-фактуре
Контрагенты, реквизиты, номера договоров проверены	Специалист ЭДО	Сведите ошибки контрагентов к нулю

Организация хранения информации

Каждая корректировка должна быть зафиксирована так, чтобы спустя месяцы можно было восстановить всю цепочку: от возврата до проведения УКД. Даже если ЭДО обеспечивает доступ к документам, хранение внутренней аналитики и пояснений важно для проверок и внутреннего аудита.

Для примера: если возврат оформлен из-за выявленного брака по 4 позициям, в системе должно быть видно, кто и когда принял решение, на основании какого документа, и какая партия товара затронута. Это упрощает действия при повторных поставках и разборе спорных случаев.

Автоматизация и ограничения

Многие компании в 2025 уже автоматизировали часть проверок: при вводе УКД система сама сигнализирует, если количество возвращаемого товара больше, чем было поставлено. Но ручной контроль всё равно остается нужным — особенно при сложных корректировках, когда в одном УКД указывается несколько причин возврата.

В идеале УКД оформляется в течение 3–5 рабочих дней после получения возврата. Если задержка больше, рекомендовано зафиксировать это в пояснительной служебной записке.

Вопросы и ответы

Количество показов: 34