Порядок оформления УПД и счетов-фактур с товарами, подлежащими прослеживаемости
- Особенности документооборота по прослеживаемым товарам
- Указание прослеживаемости в счете-фактуре
- Обработка возвратов и списания
- Ошибки и их исправление
- Вопросы и ответы
Особенности документооборота по прослеживаемым товарам
Что обязательно указывать в УПД
Универсальный передаточный документ (УПД), в случае обращения товаров, подлежащих прослеживаемости, требует особого внимания. Основное отличие — необходимость указывать сведения, обеспечивающие идентификацию прослеживаемой продукции в каждой партии.
При оформлении УПД обязательно указываются следующие данные:
- регистрационный номер партии товара (РНПТ);
- код вида операции, связанной с движением товара;
- наименование, описание и единицы измерения товара;
- количество и стоимость единиц продукции.
Эти данные дают налоговым инспекторам возможность сопоставить поступление и выбытие конкретных партий прослеживаемых товаров в учётной системе предприятия. Игнорирование обязательных атрибутов документа может привести к расхождениям с данными ФНС.
Роль регистрационного номера партии товара
Регистрационный номер партии товара (РНПТ) — один из ключевых элементов всей системы прослеживаемости. Этот номер присваивается при ввозе товаров на территорию России или при постановке их на учёт и сопровождает товар на всем протяжении его движения до конечной реализации.
Пример: если компания закупает импортируемые холодильники, при оформлении поступления в 1С необходимо отразить РНПТ, присвоенный при таможенном оформлении. В дальнейшем, при их продаже, тот же РНПТ указывается в УПД покупателю. Это обеспечивает полную прослеживаемость пути партии товара в пределах страны.
Если используется 1С:ЕРП или УНФ, принципиально важно правильно настроить автоматическое подхватывание РНПТ в документах. Мы подробно описали этот процесс в руководстве по прослеживаемости в 1С.
Коды операций для прослеживаемости
Каждое движение прослеживаемого товара сопровождается указанием специфического кода операции в УПД и счёте-фактуре. Это позволяет точно отобразить логику цепочки поставок и исключает ошибки в автоматизированном контроле со стороны ФНС.
Ниже представлена таблица с наиболее часто используемыми кодами:
| Код операции | Описание |
|---|---|
| 01 | Операция реализации товара на территории РФ |
| 02 | Передача товара в переработку |
| 03 | Возврат от покупателя |
| 06 | Поступление из-за рубежа |
| 21 | Внутреннее перемещение между обособленными подразделениями |
Важно точно указывать код в соответствии с видом операции, иначе товар может "потеряться" в цепочке прослеживаемости.
Соответствие закону 371-ФЗ
Все вышеперечисленные требования базируются на положениях Федерального закона №371-ФЗ, который ввёл обязательность ведения прослеживаемости по определённым товарам. Согласно закону, отсутствует возможность фиктивного оборачивания продукции без подтверждённой истории перемещений между участниками рынка.
На практике соблюдение закона позволяет не только минимизировать риск претензий от налоговых органов, но и структурирует внутренний учёт. Например, в компаниях, работающих с крупной бытовой техникой или электроникой, введение прослеживаемости позволило сократить ошибки в складском учёте и быстро выявлять несоответствия между закупками и реализацией.
Именно поэтому так важно правильно организовать документооборот: от УПД и счётов-фактур до автоматической передачи РНПТ в электронном обмене с клиентами.
Указание прослеживаемости в счете-фактуре
Поле 11 и поле 1а — что заполняется
С начала действия порядка прослеживаемости товаров, поля 1а и 11 счета-фактуры приобрели дополнительную важность. Именно здесь указываются реквизиты, позволяющие налоговым органам отследить путь прослеживаемого товара от импортёра до конечного потребителя.
В поле 1а указывается регистрационный номер партии товара (РНПТ), полученный при ввозе или из Федеральной государственной информационной системы прослеживаемости (ФГИС). Если партия не подлежит прослеживаемости, то поле 1а остаётся пустым.
Поле 11 отражает единицу измерения, в которой товар числится в системе — строго в соответствии с кодами ОКЕИ. Например, если товар подлежит прослеживаемости в штуках, то в поле 11 указывается код 796 (шт.).
Важно! Порядок заполнения этих полей регулируется Постановлением Правительства РФ № 981, а нарушения при оформлении могут вызвать вопросы у налоговых органов.
Проверка по справочнику
Перед тем как оформлять счет-фактуру или УПД, обязательно убедитесь, что товар действительно включён в перечень прослеживаемых. Это можно сделать по справочнику кодов ТН ВЭД. Актуальный список кодов и механизм проверки опубликован в этой статье.
Если товар попадает в перечень, обязателен РНПТ и корректное указание единицы измерения. Если же при проверке код отсутствует в справочнике, то товар не подлежит прослеживаемости — даже если визуально он похож на подлежащие.
Вот ключевые группы товаров, подлежащих прослеживаемости в 2025 году:
- Холодильники, стиральные машины и другая бытовая техника
- Кресла, диваны и мебель для сидения
- Мониторы, проекторы и телевизоры
Обмен через ЭДО
При передаче УПД или счета-фактуры через оператора ЭДО важно, чтобы система поддерживала передачу всех необходимых полей, включая новые для прослеживаемости. Некоторые старые форматы и шаблоны просто «обнуляют» поле 1а или заполняют его некорректно.
В результате у получателя может не пройти проверка при приеме УПД к вычету. Поэтому перед отправкой убедитесь:
- Что вы используете актуальную XML-схему формата документа
- Что ваши сотрудники точно знают, как подгружаются РНПТ из ФГИС
При наличии ЭДО-системы интеграция с ФГИС чаще всего автоматическая. Если нет — возможны ошибки, особенно при ручном заполнении реквизитов.
Типовые шаблоны и образцы
Несмотря на то, что типовых шаблонов от ФНС не существует, компании могут разработать свои формы с учётом новых требований. Это существенно снижает количество ошибок при оформлении документов с прослеживаемыми товарами.
Ниже представлена таблица с примерами заполнения ключевых полей счета-фактуры при наличии прослеживаемости:
| Наименование | Код ТН ВЭД | РНПТ (Поле 1а) | Код ОКЕИ (Поле 11) |
|---|---|---|---|
| Стиральная машина | 8450111000 | 342112345678 | 796 (шт.) |
| Офисное кресло | 9401300000 | 124567897654 | 796 (шт.) |
| Телевизор LED 43 дюйма | 8528724005 | 998112223344 | 796 (шт.) |
Образец заполненного счета-фактуры с учетом прослеживаемости выглядит следующим образом:
Стержнем всей системы является точность и соответствие каждой записи контролируемым форматам. Это облегчает проверку документов как внутри компании, так и при внешнем контроле ФНС.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Обработка возвратов и списания
Списание в 1С и работа с остатками
Списание товаров, подлежащих прослеживаемости, должно происходить строго в рамках учета и с обязательной фиксацией идентификаторов прослеживаемости. В 1С для этого предусмотрены специализированные документы: «Списание товаров», «Инвентаризация», «Передача между организациями» и другие.
Важно: при списании таких товаров указывается РНПТ (регистрационный номер партии товара), по которому товар поступил. Это позволяет корректно отразить движение продукции в отчётности для ФНС.
Ситуации, когда требуется списание:
- Порча или утрата товара;
- Ошибки при приемке или инвентаризации;
- Использование товара для собственных нужд компании;
- Срок годности истёк.
Для корректного списания в 1С важно актуализировать остатки партии товаров. Если товар числится, но уже был физически утилизирован, счет-фактура и УПД должны быть оформлены на минимальное количество – либо вовсе не выставляться, если это внутреннее списание.
Подробнее разобраться с подбором РНПТ и оформлением документов поможет эта инструкция по учету товаров с прослеживаемостью в 1С.
Передача между ИП/юрлицами
Передача товаров между разными юридическими лицами (или между ИП и юрлицом) требует оформления УПД или счета-фактуры с обязательным указанием реквизитов прослеживаемости. То есть, продавец должен включить в УПД:
- Код вида товара (код ТН ВЭД ЕАЭС);
- Количество товаров в прослеживаемой единице измерения;
- РНПТ — регистрационный номер партии товара;
Особое внимание стоит уделить ситуациям, когда:
- Происходит передача между организациями внутри холдинга;
- Товар переводится между филиалами с разными ИНН;
- Учитываются внутригрупповые операции.
Во всех этих случаях прослеживаемость не отменяется, и нарушения в оформлении могут привести к штрафам. При автоматизации через 1С обмен такими документами можно упростить с помощью ЭДО. Это обеспечит точное сопоставление РНПТ между отправителем и получателем.
Подарки и товары для собственных нужд
При передаче прослеживаемых товаров в качестве подарков или использования их внутри организации (например, для оборудования офиса, демонстрации на выставке, тестирования) оформление УПД всё равно обязательно. Однако указывается иное основание списания: безвозмездная передача или использование для собственных нужд.
В этих случаях нельзя забывать про отражение факта перемещения в отчетности ФНС по прослеживаемым товарам — их статус должен измениться на «выбыл из оборота».
По сути, даже если товар «остаётся внутри», система требует учитывать его точно так же, как если он был бы продан. Это нужно для корректного учета и предотвращения «серых» схем списания.
Специфика для лизинга и аренды
Если товар, подлежащий прослеживаемости, передаётся в аренду или лизинг, нужно чётко разделять право собственности. В большинстве случаев право собственности остаётся за лизингодателем или арендодателем, а значит прослеживаемость также сохраняется у них.
Чтобы фиксировать такие операции, оформляется УПД только при изменении права собственности — то есть, при выкупе объекта. Если товар лишь передаётся во временное пользование, достаточно оформить договор аренды и акт приёма-передачи — но в отчетность по прослеживаемости этот товар не попадает до момента смены владельца.
Важно понимать: если вы передаёте товар в финансовую аренду (лизинг), и передача сопровождается признанием выручки, то УПД с указанием РНПТ обязателен. Неотражение такой операции может вызывать вопросы при камеральных проверках.
| Тип передачи | Оформление УПД | Указание РНПТ | Отражение в отчетности ФНС |
|---|---|---|---|
| Поставка между юрлицами | Обязательно | Обязательно | Да |
| Передача в лизинг (без перехода права) | Не обязательно | Не требуется | Нет |
| Списание на собственные нужды | Обязательно | Обязательно | Да |
| Списание по порче/браку | Обязательно | Обязательно | Да |
Таким образом, даже при некоммерческом или временном использовании товара важно правильно оформить документы с учетом требований прослеживаемости. Своевременная фиксация данных в 1С упрощает контроль остатков и подготовку ежеквартальных отчетов в налоговую службу.
Ошибки и их исправление
Когда РНПТ указан неверно
Одна из самых распространенных ошибок при оформлении УПД с прослеживаемыми товарами — некорректное указание регистрационного номера партии товара (РНПТ). Это может быть опечатка, копипаст из предыдущих документов или указание устаревшего номера. В любом случае, такие ошибки ведут к сбою при сопоставлении данных в информационных системах ФНС.
Что делать в случае ошибки? Если УПД еще не отправлен, то исправление происходит в привычном порядке — корректируем номер и подписываем документ заново. Но если документ уже зарегистрирован, потребуется выставить корректировочный УПД. Ни исправление, ни уточнение не помогут, если РНПТ указан изначально неверно — только корректировка.
Вот типичные ситуации, где РНПТ может быть указан неправильно:
- Ручное внесение данных вместо автоматической загрузки из учета;
- Ошибки в блоке реквизитов при массовой выгрузке из учетной системы;
- Использование чужого документа как шаблона (старые номера).
Расхождение учетных и фактических данных
Второй частый случай — несоответствие данных о прослеживаемом товаре в УПД фактическому движению. Например, в документе указано 10 единиц, а отгрузили 12, но этот момент исправили уже после регистрации УПД. Другая ситуация — отражена партия с одним РНПТ, а по факту отгрузка была с другой партией.
Такие расхождения возникают, если между складом и бухгалтерией нет четкого обмена данными или если товары перемещаются без фиксации в учете.
Важный момент — ФНС сверяет не только объем и РНПТ, но и момент движения товара. Если в вашей системе товар перешел на другой склад позднее, чем это указано в УПД — будет расхождение.
| Ошибка | Причина | Метод устранения |
|---|---|---|
| Указан старый РНПТ | Использован шаблон или вручную введен номер | Корректировочный УПД с верным РНПТ |
| Объем товара в УПД не совпадает с фактом | Нет оперативной сверки склада и бухгалтерии | Подготовка корректировки и обновление остатков |
| Неверная дата движения | Запоздалая отгрузка или отражение в системе | Исправление оперативных данных учета |
Отчет о корректировке
После выявления ошибки обязательно оформляется корректировочный УПД. Важно понимать: это не просто формальность, а документ, который должен пройти через ту же систему ЭДО, что и оригинал. Только тогда сведения попадут в систему прослеживаемости.
Корректировочный УПД оформляется с обязательным указанием причины корректировки. Для удобства контроля в учетной системе желательно настроить отдельные шаблоны корректировок именно по прослеживаемым товарам, чтобы изменить РНПТ, объем или номенклатуру одним действием.
Контроль по сверке с ФНС
Финальный шаг — контроль. Сделать корректировку — это не конец истории. Нужно убедиться, что ФНС приняла изменения и в системе прослеживаемости не осталось критичных несоответствий.
В 2025 году налоговые органы активнее проводят автоматическую сверку УПД, отраженных данных от продавца и покупателя по РНПТ, объему и дате. Любые отклонения фиксируются в аналитике и могут стать причиной запроса пояснений.
Способы контроля:
- Регулярный экспорт отчетов из учетной системы с фильтром «Товары с прослеживаемостью»;
- Сверка уведомлений от ФНС по выявленным расхождениям;
- Проведение внутренних проверок остатков с учетом РНПТ;
- Синхронизация учетных данных с участием ответственного за документооборот и складской учет.
Такая система контроля помогает минимизировать ошибки и избежать блокировок или уточнений от ФНС.
Вопросы и ответы
Что такое РНПТ и зачем он нужен?
РНПТ — это регистрационный номер партии товара, присваиваемый при ввозе или учёте товара в системе прослеживаемости. Он помогает ФНС отслеживать путь конкретной партии от импорта до конечного потребителя.
Какие поля обязательны для заполнения в УПД при работе с прослеживаемыми товарами?
В УПД обязательно указывать РНПТ, код операции, наименование и описание товара, единицу измерения, количество и стоимость. Без этих данных возможны несоответствия с информацией в системе ФНС.
Где указываются сведения о прослеживаемости в счёте-фактуре?
Сведения указываются в полях 1а и 11 счёта-фактуры. В поле 1а записывается РНПТ, а в поле 11 — код ОКЕИ в соответствии с единицей измерения товара из справочника.
Как проверить, подлежит ли товар прослеживаемости?
Проверка осуществляется по справочнику кодов ТН ВЭД. Если код присутствует в перечне, товар попадает под прослеживаемость и должен оформляться с указанием РНПТ и других реквизитов.
Что делать при ошибке в РНПТ в уже отправленном УПД?
Необходимо оформить корректировочный УПД с указанием правильного РНПТ. Исправление исходного документа невозможно, если он уже принят системой ЭДО и зарегистрирован в ФНС.
Нужно ли оформлять УПД при передаче товара на собственные нужды или в подарок?
Да, оформление УПД обязательно. Отражаются основания списания и указывается РНПТ. Такие перемещения фиксируются в отчётности как выбытие из оборота.
Как передаётся информация о прослеживаемости через ЭДО?
Информация передаётся через электронные форматы документов, если они соответствуют актуальной XML-схеме. Важна корректная интеграция с ФГИС и точность заполнения полей 1а и 11.
Что делать при расхождении данных по прослеживаемым товарам?
Необходимо провести внутреннюю проверку, выявить причину расхождения и оформить корректировочный УПД. Затем подтвердить принятие изменений налоговыми органами через ЭДО.
Как отражается аренда или лизинг в системе прослеживаемости?
Если право собственности не передаётся, УПД не оформляется, и РНПТ не указывается. В случае выкупа оформляется УПД с РНПТ, и операция подлежит отражению в ФНС.
Какие меры помогут избежать ошибок с данными прослеживаемости?
Рекомендуется использовать автоматическую загрузку РНПТ из системы учёта, регулярно сверять данные между складом и бухгалтерией, обучать персонал и проверять соответствие справочникам ФГИС и ТН ВЭД.
Количество показов: 7
