Как учитывать потери при торговле: усушка, бой, утруска товара

• Почему важно учитывать потери товара
• Учет усушки
• Бой и утруска на складе и в магазине
• Автоматизация учета потерь
• Вопросы и ответы

Почему важно учитывать потери товара

Понятие потерь: что включают усушка, бой, утруска

При торговле товарами, особенно в розничной и оптовой сферах, важно правильно учитывать физические потери, которые неизбежно возникают в процессе транспортировки, хранения или реализации продукции. Чаще всего речь идет о трех основных видах потерь: усушка, бой и утруска.

Усушка — это естественная потеря массы товара из-за испарения влаги во время хранения или транспортировки. Особенно актуально для сельхозпродукции, мясной и рыбной продукции, хлебобулочных изделий.

Бой — появление повреждений, делающих товар полностью или частично непригодным для продажи. Чаще встречается при перевозке стеклянной тары, хрупкой упаковки и бытовой техники.

Утруска — снижение объема товара за счет его оседания, уплотнения. Характерно для сыпучих и порошковых продуктов: муки, сахара, моющих средств, комбикормов и др.

Каждый из этих видов потерь влияет на остатки на складе, учет себестоимости и прибыль. Чем раньше выявляются и системно фиксируются потери, тем меньше риска финансовых недоразумений и внутренних конфликтов в компании.

Факторы, влияющие на потери

Даже при идеально отлаженной логистике полностью исключить потери невозможно. Однако понимание факторов, которые их вызывают, позволяет снижать риски и управлять ситуацией. Рассмотрим ключевые:

• Тип продукции: скоропортящиеся товары теряют массу быстрее, стекло и керамика подвержены бою.
• Условия хранения: колебания температуры и влажности ускоряют усушку и утруску.
• Качество упаковки: недостаточная защита увеличивает шанс бою при транспортировке.
• Человеческий фактор: ошибки при погрузке, пересортица, халатность персонала напрямую влияют на потери.
• Продолжительность хранения: чем дольше товар остается на складе, тем выше совокупные потери.

Для того чтобы отслеживать все изменения во внутренних запасах и вовремя их фиксировать, важно наладить прозрачный учет движения товара. Это особенно удобно реализовать через автоматизацию складских процессов. Подробнее об этом — в статье Учет движения товаров на складе: автоматизация.

Законодательное регулирование

Учет потерь товара регулируется рядом нормативных документов. Основой служат положения статей 252 и 254 Налогового кодекса РФ, а также ГОСТы и отраслевые инструкции, определяющие допустимые нормы естественной убыли. Также в Трудовом кодексе есть положения о материальной ответственности работников складов и магазинов.

Важно помнить: списывать потери можно лишь в пределах установленных норм. В противном случае потребуется либо возмещение от ответственного работника, либо объяснение причины сверхнормативных потерь в налоговых и финансовых отчетах.

Допустимые нормы потерь

Нормы естественной убыли (усушка, утруска, бой) зависят от многих факторов — от типа товара до климатической зоны, в которой он хранится. Чаще всего они устанавливаются:

• отраслевыми министерствами — например, Минпромторгом или Минсельхозом,
• по согласованию с хозяйствующими субъектами на основе анализа прошлых поставок.

Пример допустимых норм убыли:

Если потери укладываются в допустимые нормы — их можно официально списывать в хозяйственном и налоговом учете. Превышение нормативов требует более тщательного анализа причин и обоснования.

Учет усушки

Формулы расчета процентов

Усушка — это естественная потеря массы товара, происходящая в процессе хранения или транспортировки. Она особенно актуальна для продуктов, содержащих влагу: мясо, хлеб, овощи, фрукты. Чтобы правильно учитывать усушку при торговле, важно владеть простыми формулами расчета.

Процент усушки рассчитывается по формуле:

• Усушка (%) = [(Масса исходная - Масса после хранения) / Масса исходная] × 100

К примеру, если вы получили 50 кг яблок, а после недели хранения осталось 48 кг, то усушка составит:

• [(50 - 48) / 50] × 100 = 4%

Такие потери должны быть зафиксированы и учтены в учете товара, особенно если бизнес связан с продуктами питания или косметикой на натуральной основе.

Примеры продуктов с усушкой (хлеб, мясо, яблоки)

Некоторые товары более подвержены усушке, и это нужно учитывать при закупке и ценообразовании.

Важно заранее узнавать допустимые нормы усушки на ваши категории товаров. Такие нормы часто регулируются либо самим предприятием, либо нормативами в отрасли.

Документальное оформление

Любая потеря, в том числе усушка, обязательно должна отражаться документально. Формально, в товароучете она проводится как естественная убыль. Есть несколько документов, через которые можно это оформлять: акт на списание, акт естественной убыли, внутренние учетные формы.

Основные правила оформления:

• Фиксация даты и причины усушки
• Указание наименования товара, его количества до и после усушки
• Подписи материально ответственных лиц

Для компаний с большим оборотом важно автоматизировать этот учет. Один из удобных подходов — интеграция решений с системой штрихкодирования и сканирования — подробно об этом можно прочитать в статье об автоматизации учета товара.

Калькулятор усушки: как применять

Даже если вы не используете специализированное ПО, рассчитать усушку можно быстро при помощи калькулятора. Главное — ввести правильные исходные данные: вес до и после хранения, а также количество единиц товара.

В этой схеме вы видите последовательность шагов: измерить массу, зафиксировать результат, применить формулу — и внести информацию в учетную систему или ручную ведомость.

Если вы работаете с товарами с высокой динамикой (фрукты, зелень, свежие мясные продукты), стоит регулярно пересматривать проценты усушки для точного учета остатков. Это влияет как на закупочные объемы, так и на реальную прибыльность.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Бой и утруска на складе и в магазине

Нормы боя посуды, кирпича, плитки

Бой товаров — это неизбежные потери, с которыми сталкиваются логисты, кладовщики и продавцы. Особенно часто страдают хрупкие материалы — посуда, кирпич, кафель, зеркала. Нормы естественной убыли подобного рода продукции утверждаются отраслевыми ведомствами или техническими регламентами. Например, при транспортировке фарфоровой посуды допускается бой до 0,2−0,3% от объёма партии, а при выкладке в зале супермаркета — до 0,1%.

Отклонения от нормы могут говорить о нарушениях: плохой упаковке, неаккуратной разгрузке или неправильной выкладке. Поэтому важно не просто знать норму, но и регулярно пересматривать процессы работы с товаром. Сроки хранения и частота перемещений также влияют: старый товар чаще подвергается бою при переукомплектовании.

Как фиксировать утруску и утечку

Утруска — это уменьшение объема или массы продукции за счёт уплотнения, естественного сжатия или испарения. Часто с этим сталкиваются насыпные и сыпучие товары: сахар, крупы, мука. Утечка же характерна для жидких продуктов или веществ с летучими компонентами — бензин, лаки, растворители. Для розницы и склада важно уметь отличать утруску от порчи, чтобы правильно оформить списание и не завысить убытки.

Фиксировать утруску необходимо регулярно и системно. Вот базовые принципы:

• Сопоставлять поступивший и текущий вес при инвентаризации
• Учитывать, что утруска может происходить постепенно — особенно при масштабных складских операциях или пересыпке
• Подтверждать факт утруски специальным актом, согласованным с заведующим складом или директором магазина

Если вы работаете с продукцией без заводской упаковки, обратите внимание на учёт и маркировку не фасованной продукции — инструкция для ритейла. Это поможет точнее отслеживать остатки и прогнозировать утруску заранее.

Документы: акты, табеля, формы по ГОСТ

Юридически корректное оформление потерь по бою и утруске обеспечивает законность списания. Основной документ — это акт на списание по естественной убыли. Он составляется комиссией (желательно не менее двух человек) с указанием причины потерь, даты, наименования товара и объема списания.

По ГОСТ или по внутренним положениям обычно используют одну из следующих форм:

Для регулярного анализа рекомендуется вести табеля потерь — в них фиксируется динамика по типам продукции и категориям потерь. Это источник для работы с поставщиками, анализа логистики и внедрения решений по предотвращению потерь.

Списание в 1С: пошаговая схема

В 1С списание боя и утруски возможно как вручную, так и на основании актов. Вот основные шаги, чтобы оформить всё грамотно:

1. Создайте документ «Акт инвентаризации» или «Списание товаров», в зависимости от версии 1С.
2. Выберите нужный склад или подразделение.
3. Укажите позиции, подлежащие списанию, и причины (бой, утруска, утечка).
4. Приложите скан акта или отметьте, что товар списан по естественной убыли в пределах норм.
5. Проведите документ и, при необходимости, распечатайте его для внутреннего архива предприятия.

Одна из проблем — несвоевременное оформление. По бухгалтерии важно, чтобы списание отражалось в том же месяце, когда произошло событие. Так вы избежите разрывов между учётом и фактическими остатками на полке или складе.

При больших объёмах или если вы работаете с несколькими складами, рекомендуем автоматизировать фиксирование потерь через мобильных терминалов или TSD — это снижает время обработки документа и повышает точность учёта.

Автоматизация учета потерь

Настройки в 1С для автоматического контроля

Для системной работы с потерями необходимо не только следить за физическим движением товара, но и обеспечить корректную автоматизацию процессов. В 1С важную роль играет правильно настроенный учет: списания, перемещения, маркировка и возвраты должны отражаться своевременно и прозрачно.

В конфигурации "1С:Управление торговлей" или "1С:ERP" можно задать правила автоматического списания по типу потерь. Например, бой и утруску можно фиксировать напрямую с конкретных складов по отдельным документам «Списание товара». При этом желательно настроить шаблоны для разных причин потерь — это упростит аналитику в отчетах.

Особое внимание стоит уделить:

• организации номенклатуры и указанию единиц измерения;
• учету по партиям и серийным номерам (когда речь идет о товарах с ограниченным сроком годности);
• настройке ролей и прав доступа, чтобы минимизировать ошибки при ручных списаниях.

Отчеты по потерям и списаниям

Автоматизированный учет теряет смысл без качественной отчетности. Стандартные отчеты в 1С можно адаптировать под конкретные задачи бизнеса: какие товары чаще всего списываются, с каких отделов или складов идут потери, каков средний процент потерь по товарным группам.

Пример полезной аналитики — сравнительная таблица по структуре потерь за квартал:

Это позволяет оценить не только масштабы, но и динамику: растут ли потери или снижаются после корректирующих мер. Для сетевых компаний популярным инструментом также является отчёт «Оборот и списания по складам».

Работа с ЧЗ при порче маркированных товаров

Если продукция подпадает под обязательную маркировку, каждая единица имеет свой уникальный код. При списании таких товаров дополнительно требуется оформить сведения в "Честный Знак" (ЧЗ). Ошибки в этих данных чреваты штрафами и блокировками отгрузок.

Чтобы исключить ручной ввод при списаниях, стоит подключить интеграцию 1С с системой ЧЗ через операторов ЭДО. При документальном оформлении порчи — например, по результатам ревизии — код маркировки считывается автоматически сканером, списание отражается и в 1С, и в ЧЗ.

Важно: списанные или испорченные коды обязательно должны получить статус «выведен из оборота» с указанием причины. Это проверяется при контрольной закупке или аудите.

Регулярный анализ и оптимизация потерь

Даже при самой чёткой автоматизации потери продолжат появляться. То, что можно контролировать — это их норма и структура. Регулярный анализ не должен превращаться просто в «подбивание цифр»: цель — понимать, где компания недозарабатывает и почему.

Полезной практикой является введение KPI для категорийных менеджеров и кладовщиков, основанных на уровне потерь. Плюс — ежемесячные встречи с разбором аномалий: например, почему на одном складе потери в 2 раза выше, чем на остальных.

Также в логистике для категории скоропортящихся товаров применяют метод ABC/XYZ-анализа для выявления уязвимых классов. Профилактика — лучший способ избежать потерь.

• Для позиционки А со стабильным спросом — внедрять минимальные уровни запасов;
• Для категории С — наладить четкую систему возвратов и быстрого списания при окончании срока годности.

Таким образом, автоматизация учета потерь — это не столько проект для ИТ-отдела, сколько постоянная управленческая задача, влияющая на маржинальность и устойчивость бизнеса.

Вопросы и ответы