Инвентаризация 2025 в бюджетных учреждениях: новые правила и порядок проведения

• Обязательная инвентаризация 2025: требования для бюджетных учреждений
• Порядок проведения инвентаризации 2025 в казенных и бюджетных учреждениях
• Особенности учета при инвентаризации основных средств
• ФСБУ 28 и учетная политика учреждения с 2025 года
• Вопросы и ответы

Обязательная инвентаризация 2025: требования для бюджетных учреждений

Законодательная база: ПБУ, ФСБУ и постановления

В 2025 году бюджетные учреждения продолжают работу по новым правилам учета, установленным в рамках реформы бухгалтерского учета в госсекторе. Одно из ключевых изменений касается инвентаризации. С 2025 года действуют положения ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация", которые пришли на смену устаревшим нормам ПБУ. Этот стандарт относится как к коммерческим, так и к государственным организациям, включая учреждения, финансируемые из бюджета.

Инвентаризация теперь регулируется комплексно: ФСБУ 28 определяет принципы проведения, в то время как конкретные методики закрепляются внутренними документами учреждения. Также сохраняется действие Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который требует точности данных бухгалтерского учета, основанных на фактическом наличии активов и обязательств.

Рекомендуем подробно ознакомиться с материалом по теме: ФСБУ 28: инвентаризация – применение в 2025 году по новым правилам.

Кто обязан проводить инвентаризацию в 2025 году

Регулярная инвентаризация в 2025 году обязательна для всех государственных и муниципальных бюджетных учреждений. Это касается всех видов активов: от имущества (зданий, оборудования) до денежных средств и обязательств. Обязанность проведения подтверждена нормами ФСБУ и указаниями Минфина РФ.

Инвентаризацию нужно проводить:

• в случае смены материально-ответственного лица;
• перед сдачей бухгалтерской отчетности;
• при выявлении признаков хищения или утраты имущества;
• перед реорганизацией или ликвидацией учреждения;
• по указанию вышестоящих органов или в соответствии с внутренним регламентом.

Автоматизация учета через систему ЕПБ, внедрение мобильных терминалов с товароучетным ПО и интеграция с бухгалтерскими платформами постепенно сокращают нагрузку на комиссию по инвентаризации, но не отменяют ее функции.

Сроки и периодичность инвентаризации имущества

ФСБУ 28 указывает, что инвентаризация проводится не реже одного раза в год. Однако конкретные сроки учреждение определяет самостоятельно, закрепляя их в учетной политике. На практике, большинство организаций приурочивают процедуру к окончанию отчетного периода — декабрю.

При этом есть активы, которые подлежат учету чаще. Ниже приводим таблицу с рекомендуемой периодичностью:

Ответственность за несвоевременное проведение

Ответственность за своевременное проведение инвентаризации лежит на руководителе учреждения. При выявлении нарушений в ходе проверок со стороны контрольно-счетных органов возможно наложение административных санкций. Основные риски связаны с тем, что данные отчетности могут не соответствовать действительности, а это вредит достоверности бюджетной информации.

Кроме того, несвоевременная инвентаризация увеличивает риск недостачи, порчи имущества и финансовых потерь. Недавние случаи в практике КРУ показали, что большинство замечаний связано именно с отсутствием подтверждающих актов или несоблюдением сроков сверки материальных ценностей.

Важно: в стандартной учетной политике учреждения должны быть четко прописаны случаи обязательной инвентаризации, состав комиссии и сроки проведения по каждому типу активов. Это минимизирует риски и обеспечит выполнение требований законодательства.

Порядок проведения инвентаризации 2025 в казенных и бюджетных учреждениях

Приказ на инвентаризацию 2025: образец и требования

Основанием для начала инвентаризации в бюджетном учреждении является приказ руководителя. Он не только определяет сроки и объекты, подлежащие проверке, но и назначает состав инвентаризационной комиссии. Приказ оформляется в произвольной форме, но обязательно должен включать целый ряд обязательных реквизитов.

На практике в приказ обычно включают:

• Цель проведения инвентаризации (плановая, внеплановая, перед составлением годовой отчетности и т.д.);
• Состав инвентаризационной комиссии с указанием ФИО и должностей;
• Указание сроков начала и окончания инвентаризации;
• Перечень объектов учета (основные средства, ТМЦ, денежные средства, обязательства);
• Ответственных за предоставление учетной документации.

Рекомендуется составить один приказ по всем видам активов, а в приложении привести разбивку по дням и направлениям. Это поможет организовать процесс более структурировано. Более подробно про общие требования к оформлению можно почитать в статье Инвентаризация 2025: новые правила.

Создание инвентаризационной комиссии: состав и функции

Комиссия по проведению инвентаризации — ключевой участник процесса. Ее создают до издания приказа. Минимально в состав должны входить:

• Председатель (обычно заместитель руководителя или главный бухгалтер);
• Члены комиссии (завхоз, представители отделов, материально ответственные лица);
• Технический специалист (для учета в электронной системе, если используется).

Важно, чтобы комиссию формировали из сотрудников, не заинтересованных в результатах проверки. То есть материально ответственное лицо не может быть в комиссии для инвентаризации своего участка.

Основные функции комиссии:

- проведение фактической проверки наличия имущества;
- сопоставление фактических данных с учетными;
- выявление излишков, недостач, несоответствий;
- оформление результатов в акте.

Этапы инвентаризации имущества организации

Инвентаризация делится на несколько этапов. Их четкое соблюдение повышает точность учета и снижает риски претензий со стороны проверяющих органов.

Процедура завершается отражением результатов в учете. Все расхождения необходимо документально подтвердить, а при необходимости — принять меры по взысканию или списанию.

Оформление результатов инвентаризации

Завершающая стадия — это не просто подписание описей. Комиссия готовит:

• Инвентаризационные описи по каждому виду активов (форма утверждена приказом Минфина России);
• Сличительные ведомости — по тем позициям, где выявлены расхождения;
• Акт о результатах инвентаризации.

После утверждения акта руководителем данные передаются бухгалтерии. Здесь важно правильно отразить излишки (приход) или недостачи (расход), объяснив причины — например, списание при порче или перемещение.

Если используются автоматизированные системы учета, часть документов может формироваться электронно. Но окончательное оформление все равно выполняется в печатном виде с подписями комиссии.

Стоит помнить, что правильно оформленные документы инвентаризации — это в том числе и защита учреждения при любых внешних проверках. Ошибка в одном акте может обернуться серьезными последствиями.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Особенности учета при инвентаризации основных средств

Инвентаризация активов и объектов недвижимости

При проведении инвентаризации в бюджетном учреждении особое внимание уделяется учету недвижимости и других основных средств. Важно проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию объектов, их техническому состоянию и правоустанавливающим документам.

Например, если здание числится в учете, но фактически используется сторонней организацией без оформленных договоров, это повод не только для отражения информации в актах инвентаризации, но и для подготовки к юридическим действиям.

Недвижимость особенно важна с точки зрения требований законодательства: наличие кадастровых данных, прав собственности или аренды должно подтверждаться документально. Для эффективного контроля рекомендуется разделять объекты по категориям:

• Административные здания и помещения
• Производственные, складские и технические строения
• Земельные участки под управлением учреждения

На практике лучше всего себя зарекомендовал подход, при котором еще до начала основной кампании по инвентаризации выполняется предпроверка объектов недвижимости.

Излишки и недостачи: действия учреждения

Одним из самых чувствительных этапов инвентаризации является выявление расхождений — излишков и недостачи. Как правило, излишки признаются доходом учреждения, а недостачи требуют установления причин и лиц, ответственных за утрату имущества.

Если в ходе проверки обнаружены излишки, они подлежат отражению в бухгалтерском учете на основании инвентаризационной описи и акта комиссии. Однако даже в случае положительного балансового эффекта излишки требуют дополнительного пояснения — важно выяснить причину их появления: ошибка прошлых периодов, неоформленная поставка, внутренняя переработка и т.д.

Что касается недостач, учреждение должно действовать по следующему алгоритму:

1. Формирование и подписание акта инвентаризации с указанием недостающих позиций.
2. Проведение служебного расследования с участием комиссии.
3. Выявление виновных лиц и принятие решения о возмещении ущерба.
4. Отражение итогов в учетной системе с соответствующими проводками.

Проводки по результатам инвентаризации

Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации оформляются после утверждения акта инвентаризационной комиссии руководителем учреждения. В зависимости от характера выявленных отклонений применяются разные типы проводок.

Ниже приведена таблица с примерами стандартных бухгалтерских записей в зависимости от ситуации:

Полная пошаговая инструкция с примерами оформления документов доступна в специализированной статье.

Выборочная инвентаризация как инструмент оптимизации

Полная инвентаризация всех основных средств — трудоемкий и затратный процесс. В 2025 году учреждениям разрешено применять выборочную инвентаризацию в пределах установленной правилами нормы. Такой подход позволяет сфокусировать усилия на рисковых участках, сократить нагрузку на бухгалтерию и не нарушить требования регламента.

Выборочные проверки наиболее эффективны в следующих случаях:

• Оборудование и техника с высоким уровнем амортизации
• Мобильные объекты, часто перемещаемые между подразделениями
• Средства, используемые в рамках внешних контрактов или аренды

Практический опыт показывает, что регулярная выборочная инвентаризация в течение года позволяет минимизировать вероятность ошибок в учете и снижает риски при проверках.

Важно документировать критерии отбора объектов, состав комиссии и мероприятия по результатам проверки. Такой подход защищает учреждение от претензий со стороны проверяющих органов и повышает прозрачность внутренних процессов.

ФСБУ 28 и учетная политика учреждения с 2025 года

Что изменилось: применение ФСБУ 28 2023

С 2025 года применение ФСБУ 28 «Инвентаризация» становится обязательным для всех государственных и муниципальных учреждений. Это означает не просто обновление форм отчетности, а пересмотр подходов к учету активов и обязательств. Главная цель — обеспечить прозрачность, достоверность и актуальность данных бухгалтерского учета.

Одно из ключевых изменений — расширение перечня объектов, подлежащих инвентаризации. Теперь в список включены не только материальные объекты, но и обстоятельства, влияющие на финансовое положение учреждения, например, отложенные обязательства и условия договоров.

Внедрение ФСБУ 28 требует регулярной инвентаризации во всех направлениях учета. Речь идет не только о плановых проверках, но и о внеплановых — например, при смене руководителя или выявлении несоответствий. При этом важно учитывать, что документ теперь более строго регулирует оформление результатов и сроки проведения проверок.

Настройка учетной политики под новые стандарты

С учетом новых требований организации должны пересмотреть и адаптировать свою учетную политику. В первую очередь, нужно закрепить внутри учреждения, каким образом будет проводиться инвентаризация, как формируются комиссии, и как документируются результаты.

Адаптация политики включает следующие шаги:

• Определение перечня объектов инвентаризации с разбивкой по категориям;
• Фиксация периодичности и оснований для проведения внеплановых проверок;
• Регламентация оформления первичной документации и актов;
• Разработка форм приказов о проведении инвентаризации и протоколов заседаний комиссий.

Например, если учреждение осуществляет деятельность в нескольких территориально удаленных подразделениях, важно отразить в учетной политике механизм взаимодействия комиссий на местах и единой контрольной группы.

Документальное оформление инвентаризации по ФСБУ

Предъявляемые ФСБУ 28 требования к оформлению документов важны не только для внутреннего контроля, но и для проверки ревизионными органами. Акцент делается на обоснованности данных и соблюдении формальных процедур.

Особое внимание стоит уделить следующему:

Крайне важно обеспечить хранение всей документации в едином архиве, как бумажном, так и электронном, с возможностью быстрого восстановления данных в случае запросов.

Роль Минфина и актуальные приказы 49н, 61н

Минфин в новых условиях выступает как методический координатор процесса стандартизации учета. Важное значение в этом контексте приобрели приказы №49н и №61н. Они конкретизируют требования к применению ФСБУ 28 и дают учреждениям ориентиры при формировании учетной политики и проведении инвентаризации.

Приказ №49н устанавливает правила отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. В том числе — порядок учета излишков, недостач, а также оформления объяснительных. Документ делает акцент на аналитическом учете, чтобы минимизировать риски искажения данных.

Приказ №61н касается сроков и порядка внедрения ФСБУ в учреждении. Он позволяет гибко подойти к переходу на новые правила, закрепляя основные параметры: кто принимает решения, какие документы нужно актуализировать, и в какие сроки — всё должно быть отражено в учетной политике.

Важно, что приказы дополняют друг друга и не дублируются. На основании этих норм учреждения получают целостную картину организации учета в условиях действия ФСБУ 28.

Вопросы и ответы