Приемка алкогольной продукции в ЕГАИС и Честном Знаке в 2025-2026 гг: подробное руководство для бизнеса

• Приемка крепкого алкоголя в ЕГАИС в 2025–2026 гг
• Как осуществляется приемка пива в 2025 году через ЕГАИС и Честный ЗНАК
• Что изменится в 2026 году в приемке алкоголя
• Как подготовить бизнес к новым требованиям Честного Знака и ЕГАИС
• Вопросы и ответы

Приемка крепкого алкоголя в ЕГАИС в 2025–2026 гг

Особенности поштучного учета и доверительной приемки

В 2025 году приемка крепкого алкоголя — таких как водка, коньяк и ликеры — осуществляется по поштучному принципу. Это означает, что каждая бутылка должна быть отсканирована и проверена на соответствие данным, поступившим от поставщика. Такой порядок обеспечивает прозрачность и прослеживаемость, но требует правильной организации процесса на складе.

Сканировать можно либо каждую марку на бутылке — традиционный, но трудоемкий путь, либо использовать доверительную приемку. В этом случае применяется сканирование агрегированного кода упаковки — SSCC-кода, например, с палеты или короба. Доверительная схема позволяет автоматически "развернуть" состав упаковки и получить полную информацию о вложенных марках без физического вскрытия коробок.

Основное преимущество доверительной приемки — это скорость. Особенно это важно при работе с большими объемами. Однако такой подход предполагает доверие к поставщику: любые расхождения между заявленным и фактическим содержимым коробки могут привести к проблемам с дальнейшим учетом — если на складе бутылка не соответствует кодам, указанным в упаковке, она не может быть легально реализована.

Формирование и сверка ТТН в системе ЕГАИС

Поставщик передает все данные через систему ЕГАИС, сформировав электронную Товарно-Транспортную Накладную (ТТН), где указываются идентификационные коды каждой единицы алкоголя. Получатель должен провести сверку этой информации с фактически полученными товарами на складе.

На практике это выглядит следующим образом:

• При полной сверке сканируется каждая бутылка, и ее код сопоставляется с ТТН.
• При доверительной — сканируется только агрегированный SSCC-код, а далее система самостоятельно сверяет вложенный состав.

Выбор метода сверки зависит от встроенного контроля на вашем предприятии и уровня доверия к поставщику.

Завершение приемки: акты подтверждения и расхождений

После завершения сканирования и сверки с ТТН необходимо зафиксировать результат приемки в ЕГАИС: отправить акт подтверждения, либо, если были выявлены несоответствия, оформить акт отказа. Эти документы являются официальным основанием для дальнейшего движения продукции — как по учету, так и по реализации.

Важно действовать оперативно: по регламенту, акты нужно направить в строго установленные сроки. Задержка может привести к блокировке оборота товара, особенно при передаче его на другой склад или в розничную сеть.

Агрегация: удобство и риски при приеме больших партий

Агрегация — это объединение товаров в группы, например, в коробки, палеты или контейнеры, с привязкой к одному обобщающему коду. При правильно реализованной системе агрегации, приемка существенно ускоряется — сотрудник сканирует один SSCC-код, а система автоматически считывает и порционно проверяет весь вложенный товар.

Однако с удобством приходит и риск. Например, если производитель неверно указал состав в SSCC-коде, и на деле упаковка содержит не тот алкоголь, это нарушение попадет на склад получателя. Такая продукция не пройдет через дальше по цепочке, её невозможно будет легально продать или списать.

Оптимальным решением будет комбинированный подход: использовать агрегацию, но периодически проводить выборочную проверку содержимого. При работе с новым поставщиком — начинать с полной сверки, а после стабильной истории закупок — переходить на доверительную.

Если вы работаете в сегменте HoReCa или доставляете алкогольную продукцию в формате B2C, обратите внимание на особенности логистики в разборной упаковке — вот интересный разбор на примере доставки роллов и суши, который поможет понять выгоды от оптимизации приемки и маркировки в разных отраслях.

Как осуществляется приемка пива в 2025 году через ЕГАИС и Честный ЗНАК

Двойной путь: партийная сверка в ЕГАИС и поштучный учет в Честном ЗНАKЕ

Приемка пива в 2025 году требует от бизнеса работы сразу с двумя системами — ЕГАИС и Честный ЗНАК. Это не альтернатива, а параллельный процесс, где каждая система проверяет свои параметры. ЕГАИС по-прежнему отвечает за количественную приемку — здесь вы подтверждаете объемы поставки пива на основании товарно-транспортной накладной (ТТН). Проверка осуществляется по партиям, без сканирования каждой бутылки или банки.

Честный ЗНАК, напротив, реализует поэкземплярный контроль. Каждая единица — будь то бутылка, банка или кег — маркируется индивидуальным кодом Data Matrix, который передаётся через электронный документооборот (ЭДО). Это означает, что при приемке становится критически важным наличие УПД с правильными кодами и возможность считывания маркировки для сопоставления с системными данными.

Переход на ЭДО: УПД, коды маркировки и сроки

Сам процесс перехода на поэкземплярный учет разбивается на два этапа: с 1 марта 2025 года он обязателен для кегов, с 1 сентября — для розливной тары (бутылки и банки). С этого момента УПД (универсальный передаточный документ) должен содержать коды маркировки каждой единицы продукции.

Работа с кегами позволила участникам рынка заранее отработать механизмы сканирования и сопоставления. Однако именно осенью появляется главный объем обязательств — массовая приемка бутылочного пива. С 1 декабря 2025 года отгрузка и приемка возможны только при полной сверке кодов маркировки: расхождения блокируют движение товара. Это касается как розницы, так и оптовых звеньев цепочки поставок.

Важно понимать: теперь не получится принять продукцию “на глаз” или без подключения к системе. Каждая единица должна быть подтверждена в Честном ЗНАКЕ через сканирование или автоматическую сверку системы. Подробно этапы перехода и автоматизации учета рассмотрены в связанной статье.

Маркировка, агрегация и дезагрегация в системе Честный ЗНАК

Для оптимизации логистики используется агрегация — объединение нескольких единиц пива в одну транспортную упаковку с агрегированным кодом. Это может быть картонная коробка, палета или транспортное устройство с общим штрихкодом. При приемке такого груза достаточно просканировать агрегат, чтобы передать всю связанную с ним информацию в систему.

Но если упаковка вскрывается и товар распределяется по разным складам или торговым точкам, необходимо провести дезагрегацию — процесс фиксации в системе Честный ЗНАК того факта, что товар больше не находится в составе агрегата. Без корректной дезагрегации вы не сможете легально принять или реализовать товар в других ИТ-системах.

• Агрегация: Объединение маркированных единиц под одним кодом
• Дезагрегация: Вывод товара из состава групповой упаковки

Важно, чтобы программное обеспечение и оборудование предприятия поддерживали оба процесса. Это минимизирует ошибки и ускоряет приемку, особенно при большом объеме оборота.

Сравнительная таблица: чем отличается приемка пива от крепкого алкоголя

Хотя механизмы учета в ЕГАИС уже давно действуют для всех видов спиртного, подход к пиву и крепкому алкоголю в 2025 году отличается, особенно в части Честного ЗНАКА.

Таким образом, пиво в 2025 году требует бизнес отладить взаимодействие с двумя системами сразу — и внимательно следить за корректностью документации и технической стороны процессов приемки. Без этого обеспечить легальный оборот будет невозможно, особенно при масштабных поставках.

Что изменится в 2026 году в приемке алкоголя

«Единое окно» для пива: отмена ТТН, интеграция Честного Знака и ЕГАИС

С апреля 2026 года в сфере приемки пива начнет действовать так называемая система «единого окна». Это означает, что процесс документооборота будет кардинально упрощен: теперь при приеме товара формируется универсальный передаточный документ (УПД), который подписывается через систему ЭДО. После подписания данные автоматически поступают сначала в систему Честный ЗНАК, а затем — в ЕГАИС.

Главное нововведение здесь — отсутствие необходимости в ручном подтверждении. Это не просто удобно, но и снижает человеческий фактор при работе с алкогольной продукцией. Производителям, дистрибьюторам и магазинам важно своевременно адаптировать свой документооборот под новую модель, а также наладить корректную интеграцию со своими учетными системами.

Если раньше требовалось отдельно подтверждать каждое перемещение или приемку вручную, то теперь система берет эту задачу на себя. Это особенно актуально для предприятий с большим оборотом товара, где скорость операций критична.

Крепкий алкоголь и переход на ЭТрН с 1 марта 2026

Работа с крепким алкоголем также выходит на новый уровень контроля. С 1 марта оформление электронных транспортных накладных (ЭТрН) становится обязательным. Все поставки алкоголя должны сопровождаться ЭТрН, подписываемыми как водителем при отгрузке, так и ответственным получателем при приемке — важно, чтобы фиксация происходила именно в момент передачи товара.

Это исключает любые случаи расхождений между фактом транспортировки и информацией в системе. В отличие от прежней модели, где фиксация могла происходить с задержкой, теперь в цепочке логистики важна каждая минута.

Для оптимальной работы необходимо обучить персонал, обеспечить наличие площадок с доступом к системе ЭДО и мобильному оборудованию. Также важно проверить готовность логистических партнеров и транспорта к внедрению ЭТрН.

Роль автоматизации, контроля остатков и ужесточения сверки

Любые изменения в системах прослеживаемости сопровождаются усилением контроля. Приемка алкоголя теперь тесно связана с автоматизацией учета остатков: данные из ЭТрН и УПД должны совпадать с данными в ЕГАИС и Честном Знаке. Любые расхождения между учетной и фактической информацией могут привести к блокировкам операций или штрафам.

Для бизнеса это тревожный сигнал — время ручного ввода и сверок прошло. Сейчас предприятиям важно внедрять системы, отслеживающие перемещения товара в реальном времени и автоматически формирующие отчетность. Такие решения не только экономят время, но и снижают риск штрафов со стороны регуляторов.

Выбор подходящей системы автоматизации, особенно со встроенной интеграцией с ЕГАИС и Честным Знаком, становится прямым фактором выживания бизнеса. Дополнительно важно учитывать особенности в маркировке. Например, стройматериалы и алкоголь требуют разных подходов — здесь будет полезна статья о печати штрихкодов для строительных магазинов, как пример комплексного подхода к маркировке и учету.

Приемка алкоголя в новых регионах: завершение переходного периода

Начиная с 1 января 2026 года, ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области полностью переходят на федеральную систему учета — ЕГАИС и Честный ЗНАК. Это означает, что с этого момента бумажные документы утрачивают юридическую силу, а приемка и реализация алкоголя осуществляются исключительно через электронные каналы.

Компании, работающие в новых регионах, должны завершить переходный период: обеспечить доступ к системам, зарегистрироваться в необходимых федеральных реестрах, а также внедрить инструменты для приема по электронным документам.

Переход затрагивает не только крупные сети, но и малый бизнес. Особое внимание стоит уделить обучению персонала — отсутствие опыта работы с цифровыми платформами может стать препятствием на входе.

• ЕГАИС обязателен для всех точек продаж, включая малые предприятия
• Приемка по бумажным документам не допускается
• Маркировка продукции должна соответствовать требованиям Честного Знака

Теперь работа с алкоголем в новых регионах будет проходить по тем же стандартам, что и в остальной части России. Это открывает возможности для расширения торговли, но требует серьезного подхода к автоматизации и цифровой отчетности.

Как подготовить бизнес к новым требованиям Честного Знака и ЕГАИС

Переход на полноценный ЭДО и синхронизацию с учетной системой

Одно из ключевых требований — обязательное использование электронного документооборота. Если раньше многие компании ограничивались частичной автоматизацией, то теперь нужен полноценный ЭДО с поддержкой УПД, содержащих коды маркировки. Это обеспечит автоматическое обновление остатков и исключит ручной ввод, который чаще всего становится источником ошибок при приемке.

Важно не просто завести ЭДО, но и интегрировать его с вашей учетной системой. Тогда после приемки маркированной продукции информация из УПД сразу уйдёт в систему и корректно отразится в ЕГАИС и Честном Знаке.

Добавим, что в некоторых программных решениях уже реализована функция авторассогласования — она уведомляет, если остатки в УПД не сходятся с тем, что реально поступило. Это экономит время и снижает риски блокировки остатков.

Проверка оборудования и обновление ПО под ФФД 1.2

Технический аудит — второй необходимый шаг. Сканеры должны дублированно считывать как Data Matrix-коды маркировки, так и марки ЕГАИС. Это особенно актуально для точек, работающих с алкоголем — им требуются универсальные устройства, прошедшие проверку и соответствующие требованиям федеральных сервисов.

Кассовое оборудование должно быть переведено на формат фискальных документов 1.2. Это обязательное условие для корректной передачи информации о продаже маркированной алкогольной продукции. Не стоит откладывать обновление ПО: многие производители фискальных регистраторов уже выпустили соответствующие патчи и прошивки.

Инвентаризация остатков и устранение расхождений в ЕГАИС

Перед внедрением новых процедур нужно навести порядок в учетных данных. Начните с полной инвентаризации алкогольной продукции. Цель — выявить расхождения между тем, что фактически есть на складе, и тем, что числится в системе ЕГАИС.

После инвентаризации спишите просроченные или неходовые позиции. Это не только облегчит переход на новые стандарты, но и поможет избежать фиксации ошибок в дальнейшем документообороте.

Если вы обнаружили расхождения между учетной системой и ЕГАИС — не откладывайте их исправление. Регулярная сверка данных и устранение несоответствий — залог спокойной приемки в будущем.

Обучение сотрудников и создание инструкции «Приемка-2026»

Наличие даже самого современного оборудования не гарантирует отсутствие ошибок, если сотрудники не в курсе новых правил. Поэтому четвертый шаг — это обучение персонала. Особое внимание следует уделить кладовщикам, бухгалтерам, операторам касс и тем, кто занимается непосредственной приемкой товара.

Хорошей практикой становится разработка внутреннего регламента — инструкции «Приемка-2026». В ней необходимо описать пошаговые действия для разных категорий продукции: пиво, вино, крепкий алкоголь. Например, для пива и слабоалкогольной продукции алгоритм приемки будет отличаться от приемки крепкого алкоголя, требующего дополнительного сопоставления информации в ЕГАИС.

• Проверьте наличие УПД с корректными кодами маркировки
• Сравните фактический товар с тем, что указано в УПД и ЕГАИС
• Зафиксируйте приемку через сканирование Data Matrix и ЕГАИС-марок
• Проверьте, ушли ли данные в учетную систему и корректно ли обновили остатки

Такая инструкция поможет снизить число ошибок, возникающих из-за человеческого фактора. А также обеспечит единый подход к приемке вне зависимости от конкретного сотрудника или смены.

И, конечно, важно следить за обновлениями со стороны ФСРАР и Честного Знака: практика показывает, что изменения в процедурах могут возникать даже в процессе переходного периода. Регулярный мониторинг позволит оперативно реагировать и минимизировать риски блокировок.

Вопросы и ответы