Отгрузка маркированного товара со склада: что это такое и как она проходит - правила, порядок, регламент и инструкции

• Понятие и значение отгрузки маркированных товаров
• Этапы подготовки к отгрузке маркированной продукции
• Процесс отгрузки маркированного товара
• Требования к отгрузке для разных категорий товаров

Понятие и значение отгрузки маркированных товаров

Что такое маркировка продукции и зачем она нужна

Маркировка продукции — это средство идентификации каждой товарной единицы. Она представляет собой уникальный цифровой код, содержащий ключевую информацию о товаре: производитель, модель, дата выпуска, страна происхождения и другие параметры. Эти данные зашифрованы в машиночитаемом виде, чаще всего — в формате Data Matrix.

Зачем это нужно бизнесу и государству? В первую очередь — для прозрачности товарооборота и гарантии качества. Маркировка позволяет быстро выявлять контрафакт, вести точный учет, минимизировать налоговые нарушения и упростить логистику и анализ цепочек поставок. А потребителю — быть уверенным, что товар оригинальный и безопасный.

Например, при покупке пары обуви с кодом маркировки потребитель может с помощью мобильного приложения «Честный ЗНАК» проверить всю историю товара: от производства до поступления в магазин. Это повышает доверие к бренду и снижает уровень возвратов и жалоб.

Законодательная база и система «Честный ЗНАК»

В Российской Федерации маркировка регулируется на уровне законодательства. Основным нормативным документом является Федеральный закон №381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности», а также постановления Правительства РФ, регулирующие перечень подлежащих обязательной маркировке товаров.

Центральной платформой учета и прослеживаемости является государственная информационная система «Честный ЗНАК», внедрённая Центром развития перспективных технологий. Через неё проходят все операции с маркированной продукцией — от выпуска до реализации в рознице.

Участие в системе является обязательным для всех участников цепочки — производителей, импортеров, дистрибьюторов и розничных продавцов. Любая отгрузка маркированного товара фиксируется в системе с изменением статуса кодов. Это обеспечивает точный контроль за движением продукции на всех этапах.

Риски при несоблюдении требований маркировки

Несоблюдение правил маркировки и отгрузки товаров влечёт за собой серьёзные последствия. Основные риски:

• Наложение административных штрафов на юридических и должностных лиц.
• Блокировка кодов маркировки и невозможность дальнейших операций с продукцией.
• Упущенная прибыль из-за остановки поставок и задержек на складах.
• Проблемы с возвратами и рекламациями: без маркировки товар невозможно идентифицировать.

Дополнительно, несоответствие процессам маркировки может привести к утере доверия со стороны партнёров и покупателей. Особенно это важно при работе с крупной розницей, где соблюдение стандартов имеет ключевое значение.

Преимущества корректной отгрузки для бизнеса

Компетентная организация отгрузки маркированных товаров — это не только выполнение требований законодательства, но и серьёзное конкурентное преимущество. Вот основные плюсы:

Преимущество	Описание
Повышение прозрачности	Фиксация информации в системе «Честный ЗНАК» упрощает контроль за логистикой и остатками.
Минимизация ошибок	Исключаются дубли, пересортица и человеческий фактор за счёт цифровизации операций.
Упрощение документооборота	Интеграция с ЭДО позволяет автоматизировать передачу универсальных передаточных документов (УПД).
Повышение доверия	Партнёры видят прозрачную схему поставки — это способствует расширению дистрибьюторских сетей.
Аналитика и планирование	На основе данных о движении товаров бизнесу проще строить прогнозы и оптимизировать ассортимент.

Таким образом, отгрузка маркированных товаров — это не просто выполнение формальностей, а шаг к модернизации бизнес-процессов и повышению качества обслуживания клиентов.

Этапы подготовки к отгрузке маркированной продукции

Проверка остатков и на наличие кодов

Первое, с чего начинается отгрузка маркированной продукции — это контроль наличия остатков на складе и соответствие кодов маркировки. Это не просто формальный шаг: если код окажется некорректным или отсутствующим, система «Честный ЗНАК» заблокирует операцию, что повлечет задержки и дополнительные действия по разбирательству.

Поэтому специалисты в логистике и на складе обязаны проверить, что каждая товарная единица промаркирована корректно, а штрихкоды читаются. Особенно важно это при работе с товарами легпрома, обувью, парфюмерией и др., где обязательность маркировки закреплена на уровне законодательства.

Оптимальный подход — использовать программные решения, интегрированные с системой маркировки. Они позволяют быстро просканировать штрихкоды при помощи 2D-сканеров и получить статус каждой единицы в режиме реального времени.

Пример полезного функционала ПО при проверке:

• поиск расхождений между фактическими остатками и данными в системе учета;
• проверка актуальности и статуса кодов маркировки — действующие, введены в оборот, списаны и т.д.;
• автоматическое формирование актов расхождений при необходимости.

Такой подход не только упрощает контроль, но и минимизирует человеческий фактор. Больше не надо вручную проверять список кодов – сканер покажет всё за секунды.

Использование специализированного программного обеспечения

Даже небольшой объем маркированных товаров требует точности в каждой операции. Инструмент, который эту точность обеспечивает — специализированное программное обеспечение. Оно становится одним из ключевых элементов в работе с маркировкой. Без него практически невозможно корректно собрать партию к отгрузке и избежать ошибок.

Сегодня в арсенале пользователей систем электронного документооборота есть целые комплексы для работы с маркировкой. Они умеют:

• подтягивать данные по кодам маркировки прямо из карточек товаров;
• автоматизировать внесение кодов в УПД;
• проверять, не были ли использованы данные коды раннее или не истёк ли их срок актуальности.

Дополнительно сопряжение с системой ЭДО позволяет упростить передачу информации между участниками оборота: поставщик формирует УПД прямо в системе, где все коды маркировки уже подгружены, — достаточно проверить и подписать.

Формирование и проверка сопроводительных документов

После того как товар проверен и собран, наступает этап документального оформления. Главный документ — это универсальный передаточный документ (УПД), в котором отображаются данные не только о номенклатуре, но и о всех кодах маркировки на единицу товара.

Ошибки в УПД чреваты серьезными последствиями — начиная от возврата партии товара до нарушения требований законодательства.

Что обязательно должно быть в УПД при отгрузке маркированной продукции:

Элемент	Комментарий
Кантрольное количество	Номер товара должен совпадать с количеством кодов маркировки
Коды маркировки	Перечень всех уникальных кодов на каждую единицу
Идентификаторы участников	ИНН, КПП отправителя и получателя
Дата и номер документа	Служат для идентификации в системах ЭДО и ФНС

Как правило, заполнение всех этих строк в современных системах автоматизировано — вручную при больших объемах работать просто невозможно. Однако перед отправкой следует обязательно проверить соответствие: один неверный код — и приходится переделывать весь УПД.

Обеспечение соответствия данных системе маркировки

Финальный этап — верификация данных и их публикация в системе маркировки. Это нужно, чтобы система понимала: партия товара покидает одно юридическое лицо и переходит к другому. Только при наличии полностью корректных данных «Честный ЗНАК» подтвердит завершение оборота и позволит новому владельцу принять продукцию в системе.

Важно помнить, что все участники оборота одновременно являются и контролируемыми, и контролирующими сторонами. Если по какой-то причине коды не будут подтверждены у получателя — ответственность ложится на обе стороны.

Перед финальной отправкой необходимо:

1. Убедиться, что все коды зарегистрированы и не были задействованы в других документах;
2. Проверить, что кодировка не повреждена и соответствует формату GS1;
3. Проконтролировать, что фактическое наличие совпадает с электронными данными в системе.

Только после этих действий можно говорить о корректной и безопасной отгрузке маркированной продукции.

Процесс отгрузки маркированного товара

Создание отгрузки в учетной системе

После того как на складе подтверждено наличие необходимого количества маркированных товаров, корректных кодов и сопроводительных документов, можно начинать этап формирования отгрузки. Обычно это делается в автоматизированной системе управления товарными остатками. На данном этапе система формирует спецификацию — перечень отгружаемых товаров с указанием всех кодов маркировки.

Важно убедиться, что каждый товар снабжен корректным кодом DataMatrix. Ошибки или отсутствие маркировки приведут к приостановке поставки или даже штрафам.

Для оптимизации работы логистики применяется агрегация кодов. Это значит, что отдельные единицы кода маркировки объединяются в более крупные транспортные упаковки — коробки или палеты. Информация об этой агрегации также автоматически фиксируется в системе.

Пример агрегации:

• Каждая коробка содержит 40 индивидуально промаркированных товаров.
• У коробки есть собственный агрегированный код, ссылающийся на включённые в неё единицы.
• При сканировании агрегированного кода системой определяется состав коробки без необходимости вскрытия.

Агрегация кодов при упаковке

Агрегация выполняется с целью упрощения учёта при транспортировке и обеспечении сквозной прослеживаемости партии. Она особенно актуальна при работе с крупными оптовыми заказами. Процесс может быть полностью автоматизирован, если на складе установлены специализированные терминалы сбора данных (ТСД) и печати агрегированных этикеток.

Несколько ключевых факторов при агрегации:

Фактор	Почему важен
Корректность кодов	Ошибки в иерархии агрегации приведут к расхождениям при приемке
Фиксация состава	Необходимо сохранять информацию о том, какие коды входят в каждый агрегат
Обновление в системе	После агрегации данные обновляются в учетной системе и готовы к передаче в «Честный ЗНАК»

Передача сведений в систему «Честный ЗНАК»

На финальном этапе отгрузки формируется электронный универсальный передаточный документ (УПД), в который включаются коды всех отгружаемых товаров. Этот УПД подписывается обеими сторонами — отправителем и покупателем с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).

После подписи УПД информация о переходе товара уходит в систему «Честный ЗНАК». Фактически, в этот момент продукция выводится из оборота текущей компании и переносится на баланс контрагента-получателя.

Важно не затягивать с подачей сведений: система «Честный ЗНАК» отслеживает движение продукции по всей цепочке, и отсутствие своевременной информации воспринимается как нарушение обязательств со стороны бизнеса.

Особенности использования электронной подписи

Для завершения отгрузки в юридически значимом формате требуется наличие рабочей электронной подписи. Основное требование — она должна быть квалифицированной и зарегистрированной в доверенном удостоверяющем центре.

На практике участие электронной подписи реализуется при подписании следующих документов:

• УПД (универсальный передаточный документ);
• Акты приема-передачи в рамках ЭДО;
• Сообщения для отправки в «Честный ЗНАК».

В 2025 году предполагается ужесточение контроля за электронным документооборотом, поэтому рекомендуется заранее проверить актуальность сертификатов и корректную настройку программного обеспечения.

Требования к отгрузке для разных категорий товаров

Одежда, обувь, парфюмерия: базовые правила

Категории легпрома, включая одежду, обувь и парфюмерию, имеют относительно понятные и отлаженные процессы. Основное внимание уделяется корректной работе с кодами маркировки: все они должны быть точно считаны и отражены в сопроводительной документации. В этом сегменте компаниям особенно важно обеспечить сканирование кодов при упаковке и повторное сканирование при отгрузке товаров для фиксации перемещения в системе маркировки.

Важно понимать, что если отгрузка осуществляется без подтверждённого сканирования кодов, данные не попадают в систему и у получателя могут возникнуть проблемы с приёмкой. Кроме того, у компаний есть до 3 дней для передачи информации в систему.

Маркировка и отгрузка лекарственных средств

Фармацевтический рынок регулируется одними из самых строгих норм. Все действия по отгрузке лекарств должны быть проведены через специализированный софт, который интегрирован с государственными информационными системами. Это условие обязательное — без этого данные не будут считаться переданными.

Срок передачи информации — не более 24 часов после отгрузки. Несоблюдение этого требования может привести к блокировке товара и временной приостановке его реализации. Сложность сегмента в том, что каждая ошибка — будь то неправильный код, несоответствие документации или задержка отчётности — может быть расценена как нарушение правил оборота лекарственных препаратов.

На практике все операции (сканирование, сборка заказа, подтверждение передачи) контролируются внутри ПО, а отчёты формируются автоматически. Однако человеческий фактор никто не отменял — поэтому стоит обратить внимание на подготовку сотрудников склада и аптечных сетей.

Особенности учета и отгрузки табачной продукции

Табачные изделия — одна из самых регулируемых товарных групп. Наряду с обязательной маркировкой, здесь действует строгий контроль за соответствием: при отгрузке коды маркировки должны в точности совпадать с фактическими остатками на складе.

Срок для передачи данных — не более суток. При первой же попытке отправить информацию с ошибкой или перебросом лишнего кода система может автоматически заблокировать операцию. В ряде случаев это приводит к внеплановым проверкам со стороны контролирующих органов, а на сам товар могут быть наложены ограничения до выяснения обстоятельств.

Для этого сегмента крайне важна точность: каждая партия должна быть перепроверена как по физическому наличию, так и по данным в системе. Компании, работающие с табаком, как правило, используют автоматизированные решения на складе — от сканеров до систем сверки по остаткам в реальном времени.

Сравнительный анализ требований к отгрузке

Ниже приведена таблица, отражающая ключевые различия в правилах отгрузки по категориям товаров, включая сроки внесения информации в систему и особенности процедуры:

Категория	Срок ввода данных	Особенности
Одежда / Обувь	До 3 дней	Сканирование кодов при отгрузке
Лекарства	24 часа	Передача через гос. системы
Табак	до 1 суток	Строгий контроль остатков

Таким образом, отгрузка маркированного товара требует от бизнеса чёткого понимания правил по каждой товарной категории. Универсального подхода здесь не существует, и чем чувствительнее рынок — тем выше риски при нарушении регламента.

Вопросы и ответы

Количество показов: 3385