Юридические аспекты электронного кадрового документооборота и ЭТК

• Правовая основа КЭДО и ЭТК
• Документы, подлежащие переводу в электронную форму
• Согласие на электронный документооборот
• Судебная практика по КЭДО и ЭТК
• Вопросы и ответы

Правовая основа КЭДО и ЭТК

Обзор ключевых нормативных актов

Электронный кадровый документооборот (КЭДО) и электронные трудовые книжки (ЭТК) регулируются сразу несколькими нормативными документами. В первую очередь — это Трудовой кодекс РФ, в который были внесены значительные изменения для легализации работы с электронными документами. Здесь закреплены такие понятия, как «документ в электронной форме», условия его юридической силы и порядок взаимодействия между работодателем и сотрудником.

Еще одним ключевым законом является ФЗ №63 «Об электронной подписи». Он определяет виды подписей и требования к ним. Без понимания положений этого закона невозможно правильно выстроить электронный документооборот, особенно в кадровой сфере, где важна достоверность сведений.

Кроме того, стоит учитывать подзаконные акты, такие как постановления Правительства РФ и приказы Минтруда, в которых описываются технические и организационные детали ведения ЭТК и КЭДО.

Электронная подпись в кадровых документах

Юридическую силу кадровый документ получает только при условии использования правильной электронной подписи. Для большинства кадровых операций достаточно усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), которая по закону приравнивается к собственноручной подписи.

Реже применяется усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП), но ее использование возможно только при соблюдении определённых условий и внутри отдельных ИТ-систем, поддерживающих юридически значимый документооборот.

Типичные документы, которые можно оформить и подписывать в электронной форме:

• приказ о приеме или увольнении;
• трудовой договор и дополнительные соглашения;
• заявление на отпуск;
• табели учета рабочего времени.

Важно: специфика электронной подписи требует продуманного выбора платформы документооборота. Вендоры обязаны соответствовать требованиям ФСБ и Минцифры для хранения и обработки таких данных.

Обязательства работодателя и права работника

Переход на КЭДО в 2025 году для многих компаний стал не просто техническим апгрейдом, а значительным изменением бизнес-процессов. По закону работодатель обязан обеспечить сотруднику возможность выбора: продолжать работать с «бумагой» или использовать электронные документы. В случае выбора КЭДО компания должна:

1. Проинформировать работника о формате документооборота и порядке организации ЭТК;
2. Получить письменное согласие (или зафиксировать решение в электронной форме);
3. Предоставить доступ к информации через защищённый портал или систему.

Сотрудник, в свою очередь, имеет право:

• отказаться от электронного взаимодействия без объяснения причин;
• запросить копии кадровых документов в бумажной форме;
• обжаловать действия работодателя, если его выбор не был учтён.

Нельзя забывать и про взаимодействие с банковским сектором, особенно если используется зарплатный проект. Корректное оформление документов — основа для увольнения, расчета или перевода, а при отказе банка из-за ошибки в ЭТК это может повлечь штрафы и судебные споры.

Итог: электронные формы документов — уже не опция, а стандарт для организаций, стремящихся к цифровой зрелости. Однако вместе с удобством приходят и новые обязанности. Компетентность в правовом поле становится ключом к легальности и стабильности бизнес-процессов.

Документы, подлежащие переводу в электронную форму

Приказы, заявления, трудовые договоры

С переходом на кадровый электронный документооборот (КЭДО) работодатели получают возможность перевести в цифру большинство кадровых документов. В первую очередь это приказы, заявления и трудовые договоры. Эти три категории составляют основу взаимодействия между работодателем и сотрудником, поэтому важно обеспечить их юридическую значимость и соответствие требованиям законодательства.

Например, электронные приказы о приёме, переводе и увольнении сотрудников могут подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), что приравнивает их к бумажным. Тоже касается и заявлений – об отпуске, увольнении, изменении реквизитов и других. Подписав такие документы через систему КЭДО, сотрудник избавляется от необходимости приносить бумагу лично или отправлять её почтой.

Особое внимание уделяется электронным трудовым договорам. Согласно требованиям статьи 22.1 Трудового кодекса РФ, такие договоры могут быть заключены в электронном виде при наличии согласия работника и соблюдении всех условий, включая подписание УКЭП.

Если вы ещё не оформили электронную подпись, посмотрите пошаговую инструкцию по получению УКЭП — это пригодится как работодателю, так и сотруднику.

Где КЭДО невозможен: исключения

Не все кадровые процессы можно перевести в электронный формат. Законодательство устанавливает определённые исключения, когда использование цифровых документов недопустимо. На сегодняшний день такие ограничения касаются:

• работ с государственной тайной;
• работ вахтовым методом в районах, не обеспеченных надёжной связью;
• отношений с «традиционщиками» — сотрудниками, письменно отказавшимися от участия в КЭДО.

Кроме того, также остаются под вопросом случаи, связанные с расследованием несчастных случаев, дисциплинарными взысканиями и медицинскими документами. Для этих категорий необходимо либо фиксировать определённую процедуру на бумаге, либо обеспечить особые условия хранения и подписания в электронном виде.

Образец приказа о переходе на КЭДО

Для официального начала работы в рамках КЭДО необходимо издать внутренний приказ. Этот документ фиксирует решение работодателя о переводе организации на электронный документооборот, устанавливает перечень используемых систем, а также порядок информирования сотрудников и их согласие на участие в процессе.

Ниже — основные элементы, которые в обязательном порядке должны быть отражены в приказе:

Раздел приказа	Что включить
Основание	Ссылка на статью ТК РФ и внутреннюю стратегию цифровизации
Платформа	НАименование системы КЭДО (например, встроенная СЭД или облачный сервис)
Ответственные лица	ФИО и должности сотрудников, ответственных за внедрение и сопровождение
Процедура уведомления	Как и когда работников будут уведомлять о переходе
Порядок выдачи и использования УКЭП	Инструкция по получению электронной подписи сотрудниками

Важно не только издать приказ, но и ознакомить с ним всех работников под подпись, даже если это делается в электронном формате. Это сформирует правовую основу всей последующей работы в рамках КЭДО.

Согласие на электронный документооборот

Требования к уведомлению и форме согласия

Для законного перехода на электронный кадровый документооборот (ЭКД) работодатель обязан уведомить сотрудника о планируемом переходе и получить его письменное согласие. Это предусмотрено Трудовым кодексом и подзаконными актами, регулирующими порядок использования электронных документов в трудовых правоотношениях.

Уведомление должно содержать всю необходимую информацию: какие документы перейдут в электронный формат, какой способ идентификации используется (например, ЭЦП или усиленная неквалифицированная подпись), а также способы доступа к ЭКД. Работнику важно понимать, как он сможет подписывать документы, хранить их и в случае необходимости — распечатывать.

Форма согласия оформляется в письменном виде. Это может быть отдельный бумажный документ или электронный, подписанный усиленной электронно-цифровой подписью. Главное, чтобы у работодателя остался подтверждённый факт ознакомления работника с условиями ЭКД и его добровольного согласия.

Особенности при приеме сотрудников с ЭТК

Если сотрудник устраивается с применением электронной трудовой книжки (ЭТК), внедрение ЭКД происходит проще. В большинстве случаев такие сотрудники уже готовы взаимодействовать с работодателем в цифровой среде, включая подписание кадровых документов.

При оформлении на работу с ЭТК целесообразно сразу заключить соглашение об использовании электронного документооборота. Это позволяет оперативно организовать взаимодействие без лишней бумаги: договоры, приказы, графики отпусков, уведомления — всё можно подписывать онлайн.

Ниже представлены типичные документы, с которыми удобно работать в системе ЭКД:

• Трудовой договор и допсоглашения к нему
• Приказы о приеме, переводе, увольнении
• Графики отпусков, отчеты по командировкам
• Уведомления об изменениях условий труда

Важно учитывать, что наличие ЭТК не освобождает работодателя от соблюдения требований по защите персональных данных и обеспечению безопасности ИТ-инфраструктуры.

Что делать при отказе работника

Сотрудник вправе отказаться от участия в электронном документообороте. Такой отказ не может служить основанием для отказа в приеме на работу, изменении условий труда или увольнении. Обязанность работодателя — продолжить вести кадровые документы в бумажной форме для этого работника.

В случае отказа важно получить отказ в письменной форме и зафиксировать порядок альтернативного документооборота. Это может быть дополнением к трудовому договору или отдельное заявление работника.

Также стоит организовать процессы так, чтобы гибко совмещать бумажный и электронный документы при необходимости. Например — часть сотрудников участвуют в ЭКД, часть — нет. Это требует чёткого разграничения внутри информационных систем и прямой ответственности кадровой службы.

Ситуация	Действия работодателя
Работник согласен на ЭКД	Получить письменное согласие, включить в систему, предоставить доступ и инструкции
Работник отказывается	Оформить письменный отказ, продолжать работу с бумажными документами

При оценке готовности сотрудников к цифровому формату нельзя забывать и о других аспектах условий труда. Например, сотрудники, занятые на вредных производствах, должны получать соответствующую доплату в соответствии с требованиями законодательства. Подробнее об этом можно прочитать в этой статье.

Судебная практика по КЭДО и ЭТК

Основные кейсы и претензии

С переходом на электронные форматы документооборота в кадровой сфере усилилось внимание судов к вопросам соблюдения Трудового кодекса и закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Часто оспариваются обстоятельства подписания электронных документов сотрудниками, а также соблюдение порядка обмена юридически значимыми сообщениями.

Наиболее распространённые кейсы включают:

• Оспаривание увольнений, оформленных с помощью электронных документов, без надлежащего подтверждения согласия работника на КЭДО.
• Споры по отказу в приёме на работу, когда документы подавались через ЭТК, но не были должным образом зарегистрированы.
• Претензии по невыдаче документов «на руки» несмотря на возможность доступа через цифровые каналы.

Например, в одном из дел работник оспаривал факт подписания уведомления об изменении условий труда. Работодатель утверждал, что документ был согласован через КЭДО, а суд установил, что у работника не было доступа к системе в момент отправки. Это подчеркнуло важность учета технических и процедурных аспектов, не только юридических формальностей.

Как избежать типичных нарушений

Повседневная практика показывает: основная причина нарушений — недостаточная проработка внутренних регламентов и неинформированность сотрудников. Чтобы не доводить дела до суда, работодателю стоит предусмотреть сразу несколько механизмов контроля.

Вот несколько пунктов, на которые стоит обратить внимание:

1. Наличие официального согласия работника на использование КЭДО c обязательной квалифицированной электронной подписью (КЭП, НЭП).
2. Информирование сотрудников о порядке работы с документами, включая способы подачи запросов, заявления на отпуск, больничные и т.д.
3. Журналирование всех действий в системе кадрового документооборота с возможностью выгрузки логов при необходимости.
4. Тестирование бизнес-процессов: симуляции увольнений, перевода, подачи жалоб – чтобы выявить технические или юридические узкие места.

Важно: каждый раздел инструкций и положений о КЭДО должен быть утверждён локальным нормативным актом или быть частью трудового договора. Иначе в суде будет сложно доказать, что работник был надлежащим образом ознакомлен с правилами.

Ответственность за ошибки

Ответственность при ошибках в электронном документообороте распределяется между компанией как юридическим лицом, ответственными сотрудниками (кадровики, специалисты по IT-безопасности) и, в отдельных случаях, самим работником. Однако на практике большинство претензий адресовано работодателю.

Типичные риски включают:

Ошибка	Последствия
Оформление документов без подписи работника (или при утрате доступа к ЭП)	Признание документа недействительным, восстановление работника и взыскание зарплаты за вынужденный прогул
Нарушение порядка предоставления электронных документов по требованию	Штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предписания Роструда
Отказ в учете документов, отправленных через ЭТК	Признание действий дискриминационными, административная ответственность

Чтобы минимизировать риски, компании усиливают внутренний аудит: проводят регулярные проверки соблюдения требований законодательства к ЭП и процедурам хранения. При этом важно не только внедрить технические решения, но и поддерживать их юридическую значимость — от обновления алгоритмов до квалификации подписей.

Электронный кадровый документооборот требует не только IT-инфраструктуры, но и высокой культуры обращения с цифровыми документами. Судебная практика в 2025 году всё чаще подтверждает: даже в «удалённом» формате обязательства работодателя никуда не исчезают, и формальность может стоить компании больших потерь.

Вопросы и ответы

Количество показов: 59