Внедрение систем кадрового электронного документооборота: от анализа до запуска

• Выбор системы кадрового электронного документооборота
• Подготовка компании к внедрению КЭДО
• Запуск системы кадрового документооборота
• Оценка эффективности внедрения КЭДО
• Вопросы и ответы

Выбор системы кадрового электронного документооборота

Обзор популярных решений: Контур, HR Link, 1С ЗУП

На рынке кадрового электронного документооборота (КЭДО) уже сформировались устойчивые лидеры, на которых стоит обратить внимание при цифровизации бизнес-процессов. Среди наиболее востребованных решений — Контур Персонал, HR Link и 1С:Зарплата и управление персоналом (1С ЗУП).

Контур Персонал известен своей гибкостью в работе с удалёнными сотрудниками и тесной интеграцией с платформами СБИС — удобно при подписании приказов и согласовании документов в распределённых командах. HR Link делает акцент на визуальную простоту интерфейса и является классным решением для команд, где кадровыми вопросами регулярно занимаются не только HR, но и менеджеры подразделений. 1С ЗУП — выбор для тех, кто уже работает в экосистеме 1С: минимизируется время внедрения, проще подключить обмен данными с бухгалтерией и расчетом зарплаты.

Каждая из этих систем имеет свои особенности, поэтому конечный выбор стоит делать исходя из задач бизнеса, уровня зрелости ИТ-инфраструктуры и географии сотрудников.

Критерии выбора: безопасность, масштабируемость, цена

При выборе платформы КЭДО важно оценивать не столько интерфейс, сколько основные стратегические характеристики — именно они определяют, насколько эффективно система будет работать в долгосрочной перспективе.

• Безопасность. Система должна соответствовать требованиям законодательства РФ, включая работу с электронной подписью и хранением персональных данных. Политики безопасности доступа и журналирования — must-have.
• Масштабируемость. Платформа должна легко справляться с ростом количества сотрудников. Особенно критично для компаний с сезонными пиками найма или активным расширением филиальной сети.
• Цена. Важно учитывать не только лицензионную стоимость, но и расходы на внедрение, техподдержку и возможные доработки. Некоторые поставщики предлагают обучение и внедрение в комплекте — это экономит ресурсы на старте.

Хорошо, если вендор может предложить тестовый период или пилотный проект — это позволяет увидеть систему в деле, прежде чем принимать инвестиционное решение.

Интеграция с существующими HR-системами

Интеграция — ключ к тому, чтобы КЭДО действительно облегчал процессы, а не добавлял ручной работы. Большинство современных КЭДО-решений могут взаимодействовать с системами учета кадров: SAP, 1С, Oracle HR, собственными порталами сотрудников.

Если вы уже используете, например, 1С ЗУП, важно удостовериться, что система ЭДО корректно «понимает» формат данных из неё и способна автоматически забирать нужную информацию. При этом рекомендуем обратить внимание на способы выгрузки данных из 1С в Excel — это поможет на этапе подготовки и миграции архивов.

Хорошая практика — использовать промежуточные API или шины данных, если внутри компании уже есть несколько разных ИТ-систем, связанных с HR-документооборотом. Это позволяет избежать «разрывов» между табелями, договорами, анкетами соискателей и кадровыми приказами.

Система	Интеграция с 1С ЗУП	Возможность API-интеграции	Поддержка ЭП
Контур Персонал	Да	Да	Да
HR Link	Ограничено	Да	Да
1С ЗУП	Нативно	Ограничено	Да

Резюмируя, можно сказать: чем шире предоставляются интеграционные возможности, тем проще будет выстроить бесшовный кадровый процесс — от найма до увольнения — без лишней бюрократии и дублирования данных.

Подготовка компании к внедрению КЭДО

Анализ текущего документооборота

Перед тем как внедрять систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), необходимо провести тщательный аудит текущих процессов управления персоналом, связанных с документооборотом. Это важный этап, от которого напрямую зависит успешность цифровизации.

Для начала определите, какие категории кадровых документов используются в вашей компании — чаще всего это приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления сотрудников и табели учёта рабочего времени. Выясните, какие из них обрабатываются вручную, какие — в Excel и какие уже частично автоматизированы.

Обратите внимание на следующие факторы:

• Как долго обрабатывается каждый тип документа — от создания до подписания и архивации?
• Сколько времени уходит на пересылку документов между подразделениями?
• Какая технология используется: бумажный документооборот, частичная автоматизация или полная работа в HRM-системе?

Хорошей практикой будет составить таблицу с категориями документов и текущими способами их обработки. Это позволит визуализировать ситуацию и понять, на каких участках процесс «тормозит», и что можно перевести в цифровой формат сразу, а что — на следующем этапе.

Тип документа	Текущий способ обработки	Участники процесса	Время на обработку
Приказ о приёме	Бумага	HR, директор	2 дня
Трудовой договор	Word + подпись на бумаге	HR, сотрудник, директор	до 5 дней
Заявление на отпуск	Email + Excel	Сотрудник, менеджер, бухгалтерия	1 день

Обучение специалистов по КЭДО

Даже самая технологичная платформа для КЭДО не даст результата, если сотрудники не понимают, как ею пользоваться. Поэтому важным компонентом подготовки является обучение персонала. Ключевыми аудиториями здесь будут: HR-специалисты, руководители подразделений и IT-отдел. Следует начинать не с инструкций, а с демонстрации ценности цифрового процесса: скорости, прозрачности, доступности документов из любого места.

Поскольку электронная подпись (ЭП) — обязательное условие полноценного КЭДО, необходимо обучить всех участников процесса пользоваться усиленной квалифицированной ЭП, устанавливать сертификаты и работать с их обновлением через удостоверяющие центры.

Также стоит организовать пилотную группу: например, один департамент или офис, где все процессы переведут в КЭДО быстрее остальных. Это позволит протестировать систему, собрать обратную связь и учесть нюансы при масштабировании проекта.

Практика показывает: самые успешные кейсы внедрения — это когда HR и IT работают в паре, а изменения поддерживаются руководством. В качестве примера системы, сочетающей управление сотрудниками и документооборот, можно рассмотреть платформу Битрикс24, где часть HR-функций уже интегрирована и может быть адаптирована под нужды компании.

Разработка положения о КЭДО

Положение о КЭДО — это внутренний нормативный документ, на основании которого вы реализуете электронное взаимодействие в кадровой сфере. Он имеет юридическое значение и должен закреплять:

• перечень документов, переведённых в цифровой формат;
• участников электронного взаимодействия и их роли;
• допустимые форматы файлов, платформу и каналы обмена;
• условия использования электронной подписи;
• архивирование и хранение электронных документов;
• механизм перехода на КЭДО для новых и существующих сотрудников.

Важно прописать, что при подписании документов через КЭДО используются квалифицированные ЭП в соответствии с требованиями Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи». Также стоит учесть возможность смешанного документооборота на переходный период — когда часть документов ещё подписывается на бумаге.

Следующим шагом будет ознакомление сотрудников с Положением под роспись: это может быть сделано как в бумажном виде, так и в цифровом — если этот процесс уже внедрён в вашей кадровой системе.

Таким образом, выстраивание стратегии внедрения и внимание к каждому этапу подготовки позволяет не просто ускорить работу отдела персонала, но и сделать HR-процессы прозрачными, прогнозируемыми и соответствующими текущим требованиям законодательства и бизнеса 2025 года.

Запуск системы кадрового документооборота

Порядок подключения сотрудников

После завершения этапов выбора платформы и подготовки регламентов наступает ключевая стадия — запуск системы электронного кадрового документооборота и подключение сотрудников. На практике важно не просто «включить» систему, а выстроить процессы так, чтобы они сразу заработали максимально гладко как для HR-отдела, так и для работников.

Первое, на что стоит обратить внимание — это формирование и рассылка уведомлений работникам о переходе на электронный документооборот. Важно, чтобы сотрудники понимали суть изменений, их преимущества и формат взаимодействия. На этом этапе HR-специалистам крайне желательно предусмотреть отдельные инструкции или даже провести онлайн-семинары по работе в новой системе.

Само подключение происходит пошагово:

• Актуализация личных данных работников, необходимых для доступа в систему;
• Назначение ответственных сотрудников в подразделениях, которые смогут проконсультировать коллег;
• Предоставление доступа к платформе с помощью логина и пароля или электронной подписи;
• Проверка входа каждого работника и подтверждение готовности к электронному взаимодействию.

Также стоит учесть особенности для отдельных категорий сотрудников. Например, для лиц, работающих во вредных условиях, необходимо корректно отразить механизмы согласования доплат. Об этом можно подробнее прочитать в отдельном материале по надбавкам за вредность.

Работа с электронной подписью

На старте запуска системы особое внимание уделяется внедрению технологии электронной подписи. Это обязательный элемент юридически значимого электронного документооборота, и чтобы система функционировала полноценно, необходимо выстроить прозрачную и удобную схему использования ЭП (электронной подписи).

Сегодня на практике применяются в основном два типа подписей:

Тип подписи	Назначение	Особенности
УСЭП (усиленная квалифицированная)	Подписание трудовых договоров, соглашений, приказов	Получается через удостоверяющий центр, самая защищённая
Простая ЭП	Уведомления, заявки, служебные записки	Подтверждается через пароль или SMS, удобна в повседневной работе

На практике часто используют гибридную модель: УСЭП — для базовых кадровых документов, простую ЭП — для текущей коммуникации. Такой подход экономит бюджет и упрощает повседневные процессы.

Важно протестировать работу подписей до общего запуска: сотрудникам нужно пройти небольшие сценарии подписания внутри обучения — например, сформировать и подписать заявление на отпуск.

Тестовый период и итоги пилотного этапа

Даже при тщательной подготовке реальный запуск системы может сопровождаться неожиданностями — от технических сбоев до путаницы в действиях сотрудников. Поэтому запуск ЕКДО (электронного кадрового документооборота) всегда начинается с пилотного этапа.

Лучше всего выделить несколько подразделений — от 15 до 50 работников — которые на 2–4 недели начнут работать в новой системе. За это время нужно оценить:

• Скорость обработки документов;
• Уровень вовлеченности сотрудников;
• Технические ошибки и отклонения от регламентов;
• Обратную связь от пользователей (рекомендуется использовать опросники и анкетирование).

По итогам пилота в 2025 году компании фиксировали, что наибольшие затруднения вызывали действия с электронными подписями и адаптация интерфейса платформы. При этом около 85% сотрудников на пилотных участках положительно оценили переход, особенно по сравнению с бумажными согласованиями отпусков, переводов и командировок.

На финальном этапе запуска формируется итоговый отчёт и корректируется регламент. После этого ЕКДО масштабируется на остальной коллектив.

Реализация полноценного кадрового электронного документооборота — это не просто автоматизация, это перераспределение управленческих процессов. Поэтому запуск должен быть организован поэтапно, с акцентом как на технологическую, так и на поведенческую составляющую. Только тогда удастся сделать его частью живой корпоративной культуры.

Оценка эффективности внедрения КЭДО

Метрики оценки успеха

После запуска кадрового электронного документооборота (КЭДО) важно не просто отметить факт его внедрения, а зафиксировать эффект — насколько система улучшила процессы внутри организации. Метрики позволяют сделать это на уровне цифр, а значит, предоставляют объективную картину.

Основные показатели, на которые стоит обратить внимание:

• Скорость обработки документов. Среднее время согласования и подписания кадровых документов должно значительно сократиться — с нескольких дней до нескольких часов, а иногда — минут.
• Уровень цифрового охвата. Процент сотрудников, перевод которых в КЭДО успешно завершён. Если отметка вышла за 90% — результат можно считать успешным.
• Снижение издержек. Изменение затрат на бумагу, архивное хранение, пересылку и администрирование документов. Здесь важно учитывать как прямые, так и косвенные издержки.

Хорошей практикой является сравнение ключевых показателей "до" и "после", особенно по времени и стоимости. Один из подходов — простой контроллинг таблицей:

Метрика	До внедрения	После внедрения КЭДО	Изменение
Время подписания приказа	2 дня	30 минут	-75%
Стоимость одного документа	28 ₽	6 ₽	-79%
Процент подписей в КЭДО	0%	94%	+94 п.п.

Важно: подобные сравнения лучше проводить спустя 2–3 месяца после стабилизации процесса внутри компании, чтобы исключить период «привыкания» и донастройки.

Автоматизация и аналитика HR-процессов

КЭДО становится не просто архивом «бумаги в цифре». Это мощный источник данных о поведении сотрудников, качестве внутренних процессов и даже корпоративной культуре. Современные платформы позволяют собирать аналитику по различным срезам HR-деятельности.

Какие задачи можно решать с помощью аналитики КЭДО:

• Отслеживание времени реакции сотрудников на кадровые документы — кто подписывает в тот же день, а кто затягивает.
• Анализ пиковых периодов документооборота — например, массовые приемы в начале месяца или увольнения в мае-июне.
• Контроль за внутренним HR SLA — насколько быстро отдел кадров готовит и выпускает документы.

Автоматизация же проявляется не только в сокращении ручного труда. Интеграция КЭДО с HRM-системами, платформами для электронной подписи, системами обучения и адаптации проявляет себя в виде “управляемых цепочек” для сотрудников. Например, новому сотруднику — автоматически отправляются предложения подписать трудовой договор, затем пройти вводный инструктаж, далее — заполнить налоговые формы и т.д., без участия HR-специалиста.

Оптимизация после запуска

Даже успешно внедрённая система КЭДО требует постоянной оптимизации. Первый этап запуска — это не финиш, а только отправная точка для улучшений. Первые месяцы эксплуатации — время сбора обратной связи и устранения “узких горлышек”.

На что стоит обращать внимание после запуска:

• Ошибки и трудности пользователей. Часто возникают вопросы “куда нажимать” или “где посмотреть”, особенно у сотрудников без цифровой подготовки. Это требует доработки инструкций или интерфейсов.
• Повторяющиеся ручные действия. Если HR-специалист по-прежнему вручную инициирует десятки однотипных документов — стоит подумать об автоматических триггерах.
• Отказ от перехода в КЭДО. Даже единичные случаи отказа от ЭДО по 63-ФЗ (по уважительным причинам) стоит системно анализировать и учитывать в процессе обслуживания таких сотрудников офлайн.

Также имеет смысл пересмотреть регламенты. Часть правил, принятых при бумажном процессе, в цифровой среде может быть излишней или неэффективной — например, этапы дублирующего согласования или ручной отчетности.

Техническая оптимизация включает также вопросы хранения, архивации и переноса документов, особенно если в компании применяется несколько разных систем документооборота. Чем раньше решить вопрос единого хранилища и классификации — тем меньше рисков в будущем.

В идеале, спустя полгода активной работы, команды HR и ИТ должны утвердить набор рекомендаций по донастройке, определить приоритеты развития КЭДО и, возможно, приступить ко второму этапу — подключению новых категорий документов, филиалов или дочерних структур.

Вопросы и ответы

Количество показов: 62