Как правильно рисовать блок-схемы бизнес-процессов: инструменты и примеры

• Основы рисования блок-схем
• Инструменты для рисования блок-схем
• Шаг за шагом: от идеи до схемы
• Примеры схем для разных задач
• Вопросы и ответы

Основы рисования блок-схем

Типы блоков: действие, решение, ввод/вывод

Блок-схема — это визуальное представление бизнес-процесса, в котором каждый элемент отображает конкретный шаг или решение. Чтобы схема была понятной и полезной, важно использовать корректные типы блоков. В стандартной нотации чаще всего применяются следующие:

• Блок действия — прямоугольник. Показывает конкретное действие или операцию (например, «Отправить отчёт» или «Проверить заявку»).
• Блок решения — ромб. Позволяет задать условия и направления логики процесса (например, «Документ одобрен?» с ответами «Да» и «Нет»).
• Блок ввода/вывода — параллелограмм. Используется, когда происходит передача или получение информации (например, «Получить данные от клиента»).

Использование типовых блоков позволяет быстро считывать структуру и логику процесса, особенно если схема передаётся команде без дополнительного пояснения. При этом совсем не обязательно строго придерживаться символической нотации — важнее, чтобы всем участникам процесса было понятно, что означает каждый шаг.

Значение связей и стрелок

Стрелки — это связующее звено между блоками, показывающее, как именно движется поток процесса. Они не просто «украшение» схемы, а ключ к пониманию логики. При построении тщательно продумывайте направления стрелок: избегайте пересечений и замкнутых кругов без выхода.

Обычно стрелки тянутся сверху вниз или слева направо — это упрощает чтение. На местах решений из ромба выходит как минимум две стрелки с подписями: например, «Да» и «Нет». Это помогает избежать непонимания, что происходит при разных вариантах развития событий.

Вот типичные виды стрелок и их расшифровка:

Где и как размещать описания блоков

Текст в блоках должен быть максимально чётким и кратким. Формулируйте действия в глагольной форме: «Проверить оплату», «Создать счёт», «Записать клиента». Избегайте абстрактных выражений вроде «Обработка» или «Работа с заказом» — они не дают понимания сути.

Стремитесь к единообразию: если вы где-то начинаете со слов типа «Согласовать отчёт», то придерживайтесь такой же формы по всей схеме. Блоки, выходящие за пределы понятного, лучше разбить на подпроцессы или вынести в отдельную схему.

Важно помнить, что текст может быть разным по смыслу для разных ролей: бухгалтер и логист могут по-разному понимать слово «отправить». Лучше уточнять, если нужно: «Отправить документ по электронной почте» вместо «Отправить документ».

Распространенные ошибки

Даже опытные авторы бизнес-схем нередко повторяют ошибки, снижая эффективность схемы. Вот ключевые из них:

1. Слишком общие или размытые формулировки. Если в блоке написано «Обработка» — непонятно, что конкретно происходит.
2. Отсутствие логики в потоках. Перекрещивающиеся стрелки, переходы «ни откуда» и «в никуда» сбивают с толку.
3. Нарушение визуальной структуры. Например, когда стрелка идёт вверх против всего остального потока или задом наперёд.
4. Смешение ролей в одном процессе. Лучше визуально или цветом отделять, кто именно выполняет шаг (если не используется swimlane-диаграмма).
5. Отсутствие выходов из решения. Если из ромба не выходит ни одной стрелки с указанием исходов, схема теряет смысл.

Если вы только начинаете систематизировать процессы своей компании, полезно ознакомиться со статьёй о блок-схемах в управлении качеством. Там наглядно показано, как такие простые схемы помогают на уровне контроля и оптимизации процессов в бизнесе.

Инструменты для рисования блок-схем

Microsoft Visio: функционал и кейсы

Microsoft Visio — классическое решение для построения блок-схем бизнес-процессов, особенно востребованное в корпоративной среде. Visio предлагает богатый набор шаблонов и графических объектов, что облегчает визуализацию сложных процессов без необходимости создавать элементы с нуля.

Среди ключевых преимуществ этой платформы:

• Интеграция с другими продуктами Microsoft, включая Excel и SharePoint;
• Широкий выбор профессиональных шаблонов для разных отраслей и целей;
• Поддержка BPMN-нотации — удобно для системного описания процессов.

Visio особенно эффективен при работе с детализированными схемами, например, в производственных или логистических цепочках. Многие крупные компании используют его для согласования процессов между отделами и создания регламентов.

Онлайн-сервисы: Draw.io, Creately и др.

Онлайн-инструменты для построения блок-схем, такие как Draw.io (также известный как diagrams.net), Creately или Lucidchart, стали отличной альтернативой десктопным продуктам. Они удобны в освоении, не требуют установки и подходят для совместной работы в реальном времени.

Draw.io пользуется популярностью благодаря простоте использования и полной бесплатности. Он легко встраивается в Google Диск и поддерживает экспорт схем в различные форматы. Creately предлагает больше шаблонов с проработанным визуальным стилем, а также функции совместной работы над схемой с коллегами в едином пространстве.

Варианты применения облачных сервисов:

• Подготовка схем во время онлайн-встреч или воркшопов;
• Создание документации в распределённых командах без привязки к офису;
• Прототипирование процессов при запуске нового проекта или перед цифровой трансформацией.

Подробнее о принципах цифрового моделирования можно узнать из этой статьи.

Специализированные BPM-приложения

Для задач бизнес-моделирования на уровне всей организации, особенно в рамках проектирования цифровых двойников процессов, разумно использовать специальные BPM-системы: такие как Bizagi, ARIS или Signavio. Эти инструменты ориентированы не просто на построение схем, а на полное управление жизненным циклом процессов.

Используя такие платформы, можно не только отрисовать схему, но и связать её с метриками, KPI и управляемыми процессами для их последующего улучшения.

Выбор инструмента под задачу

Выбор платформы для рисования блок-схем зависит от масштаба задачи и уровня детализации, который вам необходим. Если задача — быстро накидать схему для обсуждения с командой, чаще всего проще использовать Draw.io или Lucidchart. Если нужно интегрировать схему в экосистему Microsoft — оптимален Visio. А для системного описания сквозных процессов организации лучше подойдут BPM-платформы с поддержкой реинжиниринга.

При выборе инструмента важно учитывать:

1. Формат взаимодействия — работа в одиночку, в команде или с внешним подрядчиком;
2. Наличие требований к формальной нотации (например, BPMN);
3. Возможность интеграции с другими системами, где будет использоваться схема.

Помните: инструмент — это всего лишь средство. Ключевым остаётся ясность самой модели бизнес-процесса и её соответствие реальности.

Шаг за шагом: от идеи до схемы

Формулировка цели схемы

Перед тем как приступить к созданию блок-схемы, важно чётко понимать, зачем она нужна. Блок-схема — это не просто визуальное оформление процессов. Она должна решать конкретную бизнес-задачу: оптимизировать процесс, выявить узкие места или упростить обучение сотрудников. Без ясной цели схему легко перегрузить лишними деталями или, наоборот, сделать бесполезной.

Хорошая практика — сформулировать цель одним-двумя предложениями. Например:

• Обозначить путь клиента от первого обращения до покупки;
• Оптимизировать процесс обработки заказов на складе;
• Упростить принятие решений менеджером по возвратам товаров.

На этом этапе стоит также выбрать, какую именно часть бизнес-процесса вы хотите отобразить — весь цикл или только его проблемную область.

Сбор и систематизация информации

Следующий шаг — это сбор всей необходимой информации о процессе. Очень важно взаимодействовать с теми, кто в нём ежедневно участвует: сотрудниками, руководителями, IT-специалистами. Описание только “сверху” часто упускает детали, а именно в них могут скрываться реальные проблемы и возможности для улучшения.

Формализуйте полученные данные. Используйте таблицу, где отражены:

Такой подход защитит вас от домыслов и сделает схему действительно полезной. Дополнительно можно изучить официальные рекомендации и стандарты построения алгоритмических блок-схем, чтобы убедиться в соответствии схемы сложившейся практике автоматизации процессов.

Рисование от “входа” к “результату”

Теперь, когда цель понятна и информация собрана, можно приступать к визуализации. Начинайте с “входной точки” — это может быть действие клиента или запуск внутреннего процесса. Далее стройте логическую цепочку вплоть до конечного результата. Основное принцип — последовательность действий и простота для восприятия.

Не стремитесь сразу охватить всё и вся — лучше сделать несколько небольших, но точных схем по каждому направлению, чем одну перегруженную диаграмму. Используйте стандартные обозначения: прямоугольники для действий, ромбы для решений, овалы для начала и конца процесса. Такие схемы интуитивно понятны большинству сотрудников.

Анализ и правка схемы

Создание схемы — не окончательный шаг. Её нужно “прогонять” по реальным кейсам. Подключите тех, кто работает с процессом ежедневно, и пройдите вместе с ними каждый шаг. Спрашивайте: “Здесь действительно так происходит?” “А если клиент позвонит вместо того, чтобы оформить заявку онлайн?”

На этом этапе часто выявляются:

• разрывы в логике (например, нет ответа на “что делать, если товар отсутствует?”);
• избыточные действия или дублирование шагов;
• варианты развития действий, не отражённые в схеме.

После правки вы можете не только получить чистую и работающую схему, но и актуализировать сам бизнес-процесс. А значит — сэкономить ресурсы компании и сделать процессы предсказуемыми.

Примеры схем для разных задач

Процесс продаж: от лида до оплаты

Продажа — это один из ключевых бизнес-процессов, завязанный на взаимодействие разных отделов. Правильно выстроенная схема помогает не только следить за качеством проработки клиента на каждом этапе, но и быстрее находить узкие места.

Классическая блок-схема включает в себя следующие этапы:

• Поступление лида (заявка, звонок, регистрация)
• Первичный контакт и квалификация
• Подготовка предложения
• Презентация или переговоры
• Согласование условий и подписание договора
• Выставление счета

Такая блок-схема помогает менеджерам ориентироваться в процессе, CRM-настройщикам — автоматизировать логику действий, а руководству — видеть уровень конверсии на каждом шаге.

HR-процесс: найм сотрудников

Процесс найма — это не просто поиск резюме. Он включает в себя последовательность действий от планирования вакансии до выхода сотрудника на работу. Грамотно построенная схема позволяет сократить время найма и минимизировать ошибки.

Типовая последовательность шагов:

1. Появление потребности в найме
2. Формирование и согласование заявки
3. Публикация вакансии и отбор резюме
4. Проведение интервью и кейсов
5. Принятие решения
6. Согласование оффера
7. Подписание документов
8. Первый рабочий день

При составлении блок-схемы лучше сразу учесть ответственных лиц на каждом этапе и точки контроля: например, согласование бюджета или участие службы безопасности. Это особенно полезно при масштабировании команды или в условиях высокой текучести.

Закупка и согласование договоров

Закупочные процедуры и согласование договоров — один из самых бюрократизированных процессов в компаниях. Если сделать наглядную схему, можно значительно ускорить цикл и устранить лишние согласования.

Обычно цепочка выглядит так:

Частая ошибка — начинать схему с юридического отдела или финдиректора. Это создаёт лишнюю нагрузку и задержки. Лучше строить последовательность от бизнес-инициативы, а не от формальной проверки.

Американские стандарты vs российские подходы

В западной практике схемы чаще строятся по принципу "as simple as possible": основной фокус — на действиях и результатах. Используется формат BPMN или упрощённые блоки. Особенно это актуально в компаниях, где процессы жёстко связаны с IT-системами.

В России же схемы нередко утопают в деталях: с указанием рабочих групп, длинными условиями, 3-4 уровнями согласования. Это отражает актуальную управленческую культуру: больше контроля, меньше доверия.

Основные различия:

Выбор зависит от зрелости компании и задач. Если ваша цель — внедрение ИТ-системы, стоит взять за основу западные стандарты. Если важно учесть корпоративную политику — разумно начать с локального подхода, постепенно упрощая схему.

Вопросы и ответы