Как оформить переход на электронную трудовую книжку и кадровый электронный документооборот

• Этапы перехода на электронную трудовую
• Кадровый ЭДО и его взаимосвязь с трудовой книжкой
• Юридические и нормативные аспекты ЭТК
• Ошибки при переходе и их последствия
• Вопросы и ответы

Этапы перехода на электронную трудовую

Уведомление сотрудников и сбор заявлений

Первый шаг при переходе на электронные трудовые книжки — это организация корректного информационного обмена с сотрудниками. Работодатель обязан уведомить персонал о возможности выбора между традиционной бумажной и электронной формой трудовой книжки.

Важно не просто разослать уведомления, а обеспечить понимание сути изменений. Лучше всего — провести собрание или брифинг, на котором кадровая служба сможет ответить на вопросы. Каждый сотрудник должен подтвердить своё решение в письменной форме. Это заявление обязательно подшивается в личное дело.

Чаще всего процедура выбора формы трудовой книжки проходит одновременно с информированием работников о внедрении систем кадрового электронного документооборота (КЭДО). Эти процессы логично объединить, так как они дополняют друг друга.

С точки зрения работодателя, грамотная организация этого этапа помогает избежать текучести кадров, вызванной недоверием к новым технологиям. Подробнее о стратегиях сохранения персонала — в этой статье.

Подготовка электронной формы записи

После получения заявлений необходима правильная организация процессов фиксации электронных сведений. Электронная трудовая не заменяет бумажную автоматически — её нужно корректно сформировать и сохранить в безопасной системе. За это отвечает работодатель.

Информация заносится на основании данных, отражённых в бумажной версии — реестры должен вести кадровый специалист или оператор, имеющий доступ к соответствующему ПО. Важно избегать ошибок на этом этапе: они могут обернуться длительной процедурой исправлений с участием СФР.

Хорошая практика — использовать табличный реестр для контроля перехода на электронную форму:

Регистрация может вестись как внутри ERP, так и на базе отдельных специализированных систем. Главное — безопасность данных и соответствие требованиям законодательства.

Передача сведений в СФР

Когда информация о трудовой деятельности сформирована в электронном виде, её необходимо передать в Социальный фонд России (бывший ПФР). Это завершающий шаг в процедуре перехода, который также требует аккуратности и точности.

Передача данных должна происходить регулярно и в срок — это особенно важно при оформлении новых сотрудников, смене должности, увольнении и других кадровых изменениях. Использование специализированных программ с функцией интеграции с СФР помогает снизить риск отказов при приёме файлов.

На этом этапе крайне важно соблюдать требования к форматам и структуре подаваемых сведений. Некоторые компании реализуют автоматические отчёты и оповещения внутри системы кадрового учёта. Это позволяет избежать забытых или ошибочных отправок.

Также стоит учесть, что с 2025 года электронные трудовые формируются сразу при приёме на работу — бумажные больше не предоставляются. Это означает, что у новых сотрудников априори будет только электронная форма, и работодателю не нужно собирать заявление о выборе формата.

Таким образом, переход на ЭТК — это не просто технический шаг, а часть общей цифровизации кадровых процессов. Чем раньше компания освоит эти инструменты, тем устойчивее будет её HR-архитектура в будущем.

Кадровый ЭДО и его взаимосвязь с трудовой книжкой

Роль систем ОПДС, ЭДО и 1С

Переход на кадровый электронный документооборот (ЭДО) в организациях невозможен без интеграции с мощными информационными системами. Здесь на передний план выходят три ключевых компонента: ОПДС (операторы электронного документооборота с функцией надежного хранения), системы ЭДО и корпоративные платформы, такие как 1С.

1С служит основой для ведения кадрового учета, расчетов заработной платы и взаимодействия с ФНС и ПФР. Интеграция 1С с ЭДО позволяет не только формировать, подписывать и направлять документы, но и автоматически сохранять их в архиве с юридической силой. Вместе с тем, ОПДС обеспечивает обязательное долговременное хранение кадровых документов в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и приказов Минтруда.

Пример взаимодействия систем:

• Сотрудник подписывает заявление о переходе на электронную трудовую книжку в системе 1С.
• Документ попадает в ЭДО, где подписывается электронной подписью работодателя.
• Автоматическая отправка в ПФР через доверенного ОПДС без участия бумажных носителей.

Таким образом, при правильно выстроенной системе весь процесс становится прозрачным, быстрым и юридически значимым.

Как синхронизируются процессы документирования

Синхронизация кадрового документооборота заключается в одновременном отражении изменений в разных подразделениях компании и официальных системах учета. При выборе цифровой модели весь путь кадрового документа прослеживается от момента его создания до архивного хранения.

Факторы, влияющие на качественную синхронизацию:

Важно не только технически настроить потоки между отделами и системами, но и обучить пользователей работе с новыми процессами: от руководителя отдела до обычного специалиста.

Переход сотрудников с бумажной на электронную форму

Для перехода на ЭТК (электронную трудовую книжку), сотрудник должен подать заявление, а работодатель — обеспечить инфраструктуру и уведомление персонала. Многие компании реализуют это через личный кабинет работника в 1С или другом HR-портале, где все шаги автоматизированы.

Обратите внимание: отказ от бумажной формы трудовой книжки — решение самого сотрудника. После подачи заявления дальнейшее ведение сведений о трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде.

Лучше всего процесс проходит там, где уже создан культ цифровой безопасности и автоматизации. Например, компании, которые заранее внедрили ЭДО в других направлениях (договорной, бухгалтерский учет), быстрее перестраиваются и в HR-сфере.

Переход на ЭТК также тесно связан с оценкой условий труда сотрудников. Если вы еще не знакомы с тем, как устанавливаются классы условий труда, стоит изучить этот подробный материал. Он поможет понять общую структуру и взаимосвязь HR-документооборота и аттестации рабочих мест.

Таким образом, переход с бумажной на электронную форму — это не просто технический апгрейд, а качественная трансформация управления персоналом, затрагивающая процессы, мотивацию и имидж компании.

Юридические и нормативные аспекты ЭТК

Ст. 66.1 ТК РФ и федеральные законы

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) закреплён на законодательном уровне. Основной правовой документ — статья 66.1 Трудового кодекса РФ. Именно здесь впервые были определены механизмы ведения трудовой деятельности сотрудника в электронном виде. Важно понимать, что это не просто цифровая альтернатива бумажной форме, а новая система хранения и обмена кадровой информацией.

Статья 66.1 ТК РФ устанавливает, что работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР (сейчас — Социальный фонд России), а работник вправе выбирать: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную. Важный момент — работник делает выбор один раз. В случае перехода на ЭТК, дублирование вести не нужно.

Кроме Трудового кодекса, юридической основой служат и отдельные федеральные законы, регулирующие электронный документооборот, защиту персональных данных и электронную подпись. Эти документы определяют требования к формату данных, аккредитации сервисов ЭДО и ответственности работодателя.

Разрешенные форматы передачи данных (СТД-Р, СТД-ПФР)

Передавая данные о трудовой деятельности работника в электронном виде, компания должна строго придерживаться установленных форм. На практике используется два основных документа:

• СТД-Р — справка о трудовой деятельности, которую предоставляет работодатель по запросу сотрудника.
• СТД-ПФР — сведения, которые работодатель ежемесячно передаёт в Социальный фонд России.

Важно не путать эти формы. СТД-ПФР содержит данные о приёме, увольнении и переводе, а СТД-Р — это документ, который сотрудник может запросить при трудоустройстве в другую организацию, а также использовать в личных целях.

Форматы строго регламентированы, поэтому несоблюдение структуры документов грозит тем, что данные в цифровой системе не будут приняты или интерпретированы неверно. Автоматизация этих процессов с помощью специализированных решений снижает риски и экономит время.

Рекомендованные положения и шаблоны заявлений

При переходе на ЭТК необходимо подготовить внутренние нормативные акты. Это касается как самого решения компании, так и подхода к коммуникации с сотрудниками. Рекомендуется утвердить новый порядок ведения сведений о трудовой деятельности и внести изменения в локальные нормативные документы — в том числе в регламент работы кадровой службы.

Работникам нужно предложить образец заявления для выбора формата трудовой книжки. Такой документ должен быть разнообразным по ситуации: первый трудовой стаж, переход с бумажного носителя, изменение ранее сделанного выбора (если не прошло установленного срока).

Вот примерная структура рекомендованных документов:

Также важно учитывать особенности законодательства при работе в условиях, связанных с повышенными рисками или вредными условиями труда. Подробнее об этом можно прочитать в отдельной статье, где описаны юридические нюансы и способы фиксации таких условий в ЭТК.

Компании, особенно имеющие распределённый персонал, выбирают централизованные системы с готовыми шаблонами и юридически выверенными алгоритмами. Это снижает вероятность ошибок и нарушений при цифровом хранении трудовой истории.

Ошибки при переходе и их последствия

Когда запись не отображается в ЭТК

Иногда при переходе на электронную трудовую книжку возникают ситуации, когда запись о трудовом стаже не отображается в системе. Это может быть связано с техническими сбоями, неверным оформлением кадровых документов или ошибками при передаче данных в Пенсионный фонд.

Основная причина — ошибки в заполнении формы СЗВ-ТД. Например, при указании даты приема на работу или наименования должности могут быть допущены опечатки. Также бывает, что организация отправила данные не в том отчетном периоде или вообще не отправила.

Чтобы избежать таких ситуаций, важно соблюдать следующие рекомендации:

• Проверять форму СЗВ-ТД перед отправкой: корректность ФИО, СНИЛС, даты событий.
• Контролировать статус обработки отчета в системе ПФР — ошибки видны оперативно.
• Проводить сверку ЭТК с локальными кадровыми документами раз в квартал.

Если ошибка уже произошла, работнику следует обратиться в отдел кадров или напрямую в ПФР для уточнения и корректировки данных. Работодатель, в свою очередь, подает корректирующую форму СЗВ-ТД.

Что делать при утере электронной трудовой

Потерять полностью электронную трудовую невозможно, так как данные хранятся в централизованной системе ПФР. Однако возможны случаи утраты доступа — например, если сотрудник не может войти на портал, где отображаются его сведения, или не имеет подтвержденной учетной записи на Госуслугах.

В таком случае можно:

1. Обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ для получения выписки из ЭТК.
2. Восстановить учетную запись на Госуслугах — через банк, мобильное приложение или личное обращение.
3. Запросить у текущего или предыдущего работодателя информацию о переданных сведениях через СЗВ-ТД.

Важно понимать, что доступ к электронной трудовой защищен, а сами данные не исчезают. Но оперативность восстановления доступа будет зависеть от подтверждения личности сотрудника и корректности его данных в системе.

Исправление ошибочных записей

Если в электронной трудовой книжке появилась ошибка — например, указана неверная должность, дата приема или увольнения — работодатель должен внести исправления. Делается это через подачу новой формы СЗВ-ТД с исправленным событием.

Ошибки могут быть разного рода:

Сроки подачи исправлений не устанавливаются жестко — чем раньше, тем лучше. Главное — не копить ошибки и не надеяться, что «само пройдет». Некорректные записи в ЭТК могут повлиять на назначение пенсии, расчет трудового стажа или оформление соцгарантий в будущем.

Если сотрудник сам обнаружил такую неточность, он может подать официальный запрос в отдел кадров с просьбой провести проверку и направить исправление в ПФР.

Вопросы и ответы