Автоматизация учета движения товаров в аптеке: особенности и решения

• Почему важен учет движения товаров в аптеке
• Программы автоматизации для аптеки
• Журнал учета движения товаров в аптеке
• Учет и контроль в аптечном предприятии
• Вопросы и ответы

Почему важен учет движения товаров в аптеке

Фармацевтические особенности товарооборота

Аптека — это не просто торговая точка, а важнейший элемент здравоохранения. Здесь продвигаются не обычные товары, а лекарственные препараты, каждый из которых имеет строгие требования к сохранности, подлинности и регистрационному учету. Поэтому учет движения товаров в аптеке — это ключевая функция, от которой напрямую зависит не только качество обслуживания клиентов, но и соблюдение законодательства.

Фармацевтический товарооборот отличается высокой номенклатурой, необходимостью точного ведения серийного и объемно-сортового учета, учетом льготных и рецептурных схем реализации. Например, препарат одной марки, но из разной партии, может иметь различный срок годности и даже режим хранения. А любая ошибка в документообороте грозит санкциями со стороны регуляторов.

В дополнение, с введением системы "Честный ЗНАК" фармацевты обязаны учитывать и передавать сведения о каждой упаковке лекарств. А это возможно только при грамотно построенной автоматизированной системе, особенно при учете объемно-сортового подхода, подробно описанного в нашей статье.

Контроль сроков годности и температур

Лекарства имеют ограниченный срок хранения, и неправильное обращение с ними может привести к ухудшению качества или потере терапевтических свойств. В аптеке ежедневно происходит приемка, перемещение и реализация партий товара, и вся эта работа требует постоянного контроля за сроками годности.

Температурный режим — отдельная тема. Некоторые препараты можно хранить только при температуре от +2 до +8°C. В случае отклонения системой учета должна быть предусмотрена автоматическая фиксация нарушения и оповещение персонала. Без этого невозможно обеспечить фармацевтическую безопасность.

Особенности работы со сроками и температурой становятся особенно важны на этапе инвентаризации и при списании. Автоматизация позволяет оперативно находить товары с истекающим сроком годности и планировать уценку, обмен или возврат поставщику.

Частые проблемы и риски

В аптечной практике нередко встречаются моменты, когда даже одна ошибка в учете способна привести к серьезным последствиям. Вот основные проблемы, с которыми сталкиваются фармацевтические сети:

• Ошибки в серийном учете: товар с одной партии реализуется как другой, что недопустимо при фармконтроле.
• Невозможность отслеживать остатки по срокам годности — приводит к списанию просроченных препаратов.
• Нарушение режима хранения не фиксируется — в этом случае страдает качество продукции.
• Сложности при работе с системой "Честный ЗНАК", особенно на этапе возвратов и маркировки остатков.

Еще одна серьезная проблема — недостоверность остатков. Без регулярной сверки с фактическими данными нельзя гарантировать корректный учет, а значит, и легитимность продаж.

Регламенты и надзорные органы

Сфера фармацевтики регулируется целым рядом нормативов, а надзор ведется жестко. На аптечный бизнес влияет работа нескольких инстанций: Росздравнадзор, Роспотребнадзор, ФНС и, конечно, операторы маркировки. Каждая из структур следит за своей частью выполнения требований, а допущения в учете могут обернуться штрафами или даже приостановкой деятельности.

Важную роль играет и внутренняя нормативная документация: инструкции по приему, учету и отпуску товаров, регламенты хранения, планы внутренних проверок. За несоблюдение внутренних правил также несет ответственность фармацевтический работник и организация в целом.

Таким образом, эффективно выстроенный и автоматизированный учет движения товаров в аптеке — это не опция, а необходимость в современных реалиях. Только так можно соответствовать требованиям проверяющих органов, обеспечить безопасность клиентов и сохранять конкурентоспособность бизнеса.

Программы автоматизации для аптеки

Обзор программных решений: от 1С до специализированных

Для аптек сегодня существует множество программных решений, предназначенных для автоматизации учета, торговли и логистики. Наиболее универсальные — это типовые конфигурации 1С, такие как «1С:Розница» и «1С:Аптека». Их преимущество — широкая функциональность и гибкая настройка под нужды конкретной точки или аптечной сети.

Однако в последнее время всё чаще на рынке появляются нишевые специализированные системы, созданные специально для аптек. Они учитывают нюансы хранения лекарственных средств, работу с регистрационными удостоверениями, специфику аптечной кассы, льготный отпуск и другие аспекты, с которыми стандартные решения справляются хуже.

Примером такой системы можно назвать программное обеспечение, ориентированное на интеграцию с федеральной системой мониторинга движения лекарств (ФГИС МДЛП) — без дополнительных модулей и надстроек.

Вот краткое сравнение популярных решений:

Учет маркированной продукции

С введением обязательной маркировки лекарств любая аптека столкнулась с необходимостью отслеживать путь товара от поставщика до реализации конечному покупателю. Такое требование накладывает ограничения на учет — теперь нельзя просто принять товар и занести его в складскую таблицу вручную.

Современные системы автоматизации позволяют:

• Сканировать каждый лекарственный препарат при приемке по уникальному DataMatrix-коду
• Оперативно сверять данные с системой «Честный знак»
• Автоматически списывать товар при продаже с уведомлением в ФГИС МДЛП

Игнорирование этих процессов грозит не только штрафами, но и блокировкой операционной деятельности. Поэтому важно, чтобы программа, которую использует аптека, поддерживала все регламенты работы с маркировкой.

Интеграция с Честный знак

Без прямой интеграции с «Честным знаком» работа с маркированным товаром становится громоздкой и требует ручных действий. Чтобы взаимодействие с системой мониторинга было корректным и удобным, программное обеспечение должно поддерживать:

• Двустороннюю синхронизацию (отправку и получение статусов)
• Автоматическую передачу информации о приемке, продаже, возврате и уничтожении товара
• Регистрацию движений с использованием УПД и кодов маркировки

Это особенно важно при приеме товара с частично поврежденными кодами или в случае возвратов от покупателей. Интеграция избавляет персонал от множества ручных операций и исключает ошибки отправки данных, которые могут повлечь за собой административную ответственность.

Кроме того, с учетом специфики торговли медикаментами, важно учитывать варианты потерь при торговле — например, усушку или испорченные позиции — и корректно их отражать в системе.

Складской и кассовый учет

Для аптек единый контур учета — это не просто удобство, а необходимость. Особенности лекарственного ассортимента требуют постоянного контроля сроков годности, соответствия серий и остатков. При этом складской учет медикаментов нужно вести одновременно на нескольких уровнях:

• Физический остаток на складе или в торговом зале
• Юридическое движение между поставщиком и аптекой (УПД)
• Информация о производителе и партии

Что касается кассового учета, ключевым моментом становится работа с онлайн-кассами, поддержка льготных продаж и автоматическое оформление чеков с данными маркировки. Система должна обеспечивать быстрый отклик и исключать ситуации, когда кассир вручную вносит код маркировки — это снижает скорость обслуживания и повышает риски ошибок или несоответствий.

При построении надежной структуры особенно эффективным становится подход, при котором кассовое ПО интегрировано со складской системой и модулем для работы с Честным знаком. Такой комплекс обеспечивает максимальную прозрачность движения товара, снижает потери, повышает скорость инвентаризации и улучшает обслуживание клиентов.

Журнал учета движения товаров в аптеке

Требования к заполнению

Журнал учета движения товаров — это обязательный документ, который ведется во всех аптеках, независимо от размера бизнеса. Он отражает поступление, отпуск, внутренние перемещения и списания медицинских препаратов и сопутствующих товаров. Согласно нормативным требованиям, записи должны вестись своевременно, с полной достоверностью и отражением всех обязательных реквизитов: наименования, количества, единицы измерения, серии, даты получения и отпуска товара.

Важно обеспечить уникальность записей, не допуская задвоений и ошибок. На практике это достигается с помощью автоматизации учета — использование программных решений позволяет серьезно сократить количество ошибок ручного ввода и ускорить работу персонала. Особенно это актуально для аптек, где ведется учет весового товара. Кстати, мы уже подробно разбирали как правильно организовать учет весового товара в 1С.

Формат журнала утвержден внутренними регламентами компании или на основе шаблонов, одобренных контролирующими органами. Учитывая планы по цифровизации отрасли в 2025 году, все большую актуальность приобретает переход к электронным формам ведения учета.

Примеры и шаблоны

Для эффективного внедрения автоматизированного учета важно опираться на рабочие примеры и шаблоны, которые можно адаптировать под деятельность конкретной аптеки. Ниже приведен простой пример записи движения товара в журнале:

Часто используется таблица Excel или учет в 1С с интеграцией с товароучетной системой. Шаблон может быть дополнен колонками под движемую стоимость, НДС, учетные коды либо GТIN — это особенно важно при взаимодействии с системами «Честный ЗНАК».

Электронный журнал учета

Все больше аптек переходят на электронный журнал учета движения товаров. Это не просто удобно — это необходимый шаг в условиях роста требований к прослеживаемости препаратов и скорости предоставления данных проверяющим органам. Современные системы позволяют в режиме реального времени отслеживать остатки на складе, историю каждой партии и автоматическое формирование отчетов.

Электронный журнал легко интегрируется с кассовым оборудованием, системой маркировки, программами учета (1С, МойСклад, и другими). Вот базовые преимущества использования электронной системы:

• Минимизация ручного труда и ошибок
• Ускорение инвентаризации и ревизии
• Доступ в любой момент к истории операций
• Автоматическая выгрузка данных для отчетности

Проверки и ответственность

Контролирующие органы (в том числе Росздравнадзор и Роспотребнадзор) регулярно проводят проверки аптек. От ведения журнала учета зависит многое — штрафы за неведение или некорректное оформление записей могут достигать значительных сумм, особенно при выявлении системных нарушений.

Некорректно оформленные или несвоевременно внесенные данные в журнал — это риск блокировки деятельности аптеки. Ответственность за ведение возлагается на заведующего аптекой или уполномоченного сотрудника. При автоматизированной системе контроля ошибок становится значительно меньше, а процесс подготовки к проверке проходит проще.

Чтобы подготовиться заранее, рекомендуется регулярно проводить внутреннюю ревизию данных и при наличии автоматизированной системы использовать встроенные отчеты по партиям, срокам и движениям.

Учет и контроль в аптечном предприятии

От приемки до продажи

Любая упаковка товара в аптечном бизнесе проходит несколько обязательных этапов: приемка, размещение, хранение, отпуск, списание — и всё это требует точной регистрации. Ошибки на любом из этапов ведут к финансовым потерям, а иногда и штрафам со стороны контролирующих органов.

Современные системы автоматизации позволяют уменьшить долю человеческого фактора. Например, приемка товара по системе ЭДО (электронный документооборот) с автоматическим сопоставлением товарной накладной и приходной записи экономит время и исключает ручной ввод данных.

После приемки важно корректно отразить точное местоположение товара на складе или в торговом зале. У многих аптек используется система адресного хранения — это особенно важно для сетевых предприятий с высокими объемами оборота.

Перед продажей каждая единица товара может быть проверена системой на срок годности, отметку по обязательной маркировке и соответствие исполненной рецептуре (при необходимости). Благодаря интеграции с кассовым и учетным программным обеспечением отпускаемый товар автоматически списывается со склада.

Учет рецептурных товаров

Рецептурные препараты требуют особого подхода при учете. Это связано не только с их фармакологической категорией, но и с государственными требованиями по контролю отпуска. Важно вести учет таким образом, чтобы в любой момент можно было поднять информацию по каждому конкретному препарату — когда и откуда он был получен, по какому рецепту отпущен и каким специалистом.

Учет рецептурных товаров обычно реализуется с помощью специализированных модулей внутри аптечной информационной системы (АИС), поддерживающих:

• Регистрацию цифровых и бумажных рецептов, с указанием срока действия и врача;
• Автоматическую сверку по МНН (международному непатентованному наименованию);
• Формирование отчетов по отпущенным рецептурным препаратам для Росздравнадзора и других ведомств.

Особое внимание уделяется контролю наркотических веществ и психотропных препаратов — здесь применяются усиленные модули безопасности, обязательное ведение журналов и дополнительные электронные формы учета.

Анализ запасов и списания

Наличие актуальной информации по остаткам позволяет аптеке не только эффективно планировать закупки, но и избежать ситуаций, когда препараты простаивают на складе и теряют срок годности. Автоматизация учета делает возможным не только текущий, но и прогнозный анализ.

Автоматизированные системы позволяют на регулярной основе формировать отчеты по:

Регулярный контроль излишков и прогнозирование дефицита позволяют аптечному бизнесу не только сократить убытки, но и точнее работать с фармпоставщиками, добиваясь лучших условий по закупке.

Отчетность в налоговые органы

С 2025 года аптеки обязаны предоставлять в налоговые органы расширенные формы отчетности, при этом многие форматы позволяют только электронную подачу. Особенно это актуально для аптек, работающих с контрольно-кассовой техникой, подключенной к системе ОФД (оператор фискальных данных).

В рамках автоматизированного учета формируются следующие данные:

• Продажи по дням, кассирам, категориям товаров;
• Отчеты по поступлению и реализации товарных остатков;
• Данные по перемещению между подразделениями;
• Суммы уплаченного НДС и других налогов.

Дополнительно, благодаря автоматизации можно легко интегрировать бухгалтерский и аптечный учет, что особенно важно при ведении нескольких юридических лиц или аптечной сети.

Вопросы и ответы