Инвентаризация в магазине


Инвентариза́ция — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Операция является одной из важнейших в любом бизнесе, но особенно актуальна для магазинов различной направленности. Как правило, там проверки проходят минимум раз в неделю, что забирает значительную часть средств магазина.

Об инвентаризации в магазине и пойдет речь в данной статье.

Также стоит заметить, что инвентаризация — это процесс строго регламентированный Министерством финансов РФ, для которого существуют утвержденные методические указания.

Цели

Основными целями инвентаризации являются:

  • выявление фактического наличия имущества;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • проверка полноты отражения в учете обязательств.

Формальная сторона

Федеральным законом № 129-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

  • когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
  • если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);
  • в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

  • при смене руководителя коллектива или бригадира;
  • при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;
  • по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Для инвентаризации нужен ряд документов, строго регламентированных в МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЯХ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ.

Вот некоторые их них:

  • Приказ по предприятию по форме ИНВ-22 за подписью руководителя;
  • Инвентаризационная опись товароматериальных ценностей по форме ИНВ-3;
  • Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19.

Инвентаризация как процесс

Инвентаризация в магазине как процесс запускается после подписания соответствующего приказа руководителем организации. В состав комиссии должны включаться бухгалтер (ведущий, главный или материальной группы), материально-ответственное лицо или представитель другой компании (аутсорсер).

Для проведения инвентаризации магазин или же отдел закрывают, ведь на момент проведения учета товаров никаких движений быть не должно вплоть до получения итогов инвентаризации.

Закрытие магазина естественным образом ведет к убыткам. В этот момент встает вопрос повышения скорости всего процесса, и если с точки зрения “старых методов” улучшить мало что можно, то с точки зрения новых технологий существуют решения повышающие эффективность в разы.

«Mobile SMARTS: Магазин 15» — это программное обеспечение для мобильных устройств, пример подобной технологии. Суть ревизии сводится к сплошному сканированию всех единиц продукции терминалами сбора данных (ТСД). 

Обычно контроль фактического наличия материалов осуществляет по инвентаризационным ведомостям, в случае же с «Mobile SMARTS: Магазин 15» вам остается просто сканировать уникальные коды маркировки (КМ) на каждом товаре. Система сама сверит все нужные данные, выдавая готовый результат в виде отчета на экране ТСД или в вашей учетной системе.

Чтобы избежать подтасовок среди персонала возможно проведение внезапной проверки, но даже она не гарантирует идеального результата. Для повышения точности подсчетов необходимо вводить элементы цифровых учетных систем.

При необходимости члены комиссии производят контрольные замеры и взвешивания. Одной из ошибок в торговых предприятиях является сброс неоприходованной партии товара на прилавки. Проведение только что поступивших товарно-материальных ценностей осуществляется только после окончания работы ревизионной группы.
Это полностью исключает возможность подмены товаров в процессе проверки и уменьшает погрешности результатов.

«Mobile SMARTS: Магазин 15» использовался для автоматизации товарных инвентаризаций в сети универмагов «Покупочка» (подробнее на странице проекта).

Все результаты инвентаризации, проведенной сотрудниками в торговом зале, загружаются в 1С, что позволяет администратору магазина всегда иметь актуальную информацию об остатках товара в магазине и вовремя пополнять запасы.

1.jpg
Анна Одининцева, Директор магазина сети, «Покупочка»

Аналитика

После сбора информации начинается ее аналитика. В классическом виде подсчетом и анализом занимаются бухгалтер или руководитель магазина, используя бумажные носители информации. Естественно это не самый удачный способ ведения работы. Используя «Mobile SMARTS: Магазин 15» вы фактически минуете эти рутинные этапы работы.

Остается посмотреть на результат деятельности, проанализировать соответствие бухгалтерского учета и фактическое состояние товара.

На основании полученных данных уже делаются выводы о дальнейших действиях. Возможно, расхождения находятся в пределах нормы и списание части товара станет решением. Возможно будет выявлена крупная недостача, с причинами которой нужно будет разобраться и устранить их.

Итог

Подводя итог, нужно заметить, что грамотно проведенная инвентаризация — это залог здоровья бизнеса. Корректная отчетность по ней помогает прийти к пониманию бизнес-процессов, проходящих в компании. В свою очередь, эту отчетность помогает сформировать наш продукт «Mobile SMARTS: Магазин 15», который будет сопровождать вас на всех стадиях работы с номенклатурой, постоянно помогая и облегчая повседневные задачи.

Надеюсь эта статья была полезной для вас.