• Оптимизация SaaS-подписок в ИТ-отделе
• Управление SaaS-расходами и контроль подписок
• Сокращение затрат на SaaS: инструменты и подходы
• Аудит SaaS-подписок как основа эффективности
• Оптимизация IT-бюджета и расходы на облачные сервисы
• Часто задаваемые вопросы

Рынок SaaS стремительно развивается, и вместе с этим растут расходы компаний на подписки. IT-отделы всё чаще сталкиваются с задачей контроля и оптимизации расходов на облачные сервисы. Разберем, как повысить эффективность SaaS решений и сократить затраты.

Оптимизация SaaS-подписок в ИТ-отделе

Оптимизация расходов на SaaS-подписки в ИТ-отделе — это не разовая задача, а постоянный процесс управления подписками, отслеживания потребления и приведения расходов в соответствие с фактическими потребностями сотрудников. Часто компании начинают использовать облачные решения без должного контроля, что приводит к дублирующимся сервисам, неиспользуемым лицензиям и неожиданным тратам.

Пример: средняя компания среднего бизнеса может иметь до 30 различных SaaS-продуктов, и при этом около 25% лицензий не используются. Это прямые потери бюджета, которых можно избежать.

Такие инструменты, как системы управления SaaS (например, SaaS-менеджеры), помогают автоматизировать учёт подписок: вы видите, кто какими сервисами пользуется, какие подписки активны, а какие нет. Это буквальный фундамент для дальнейшей оптимизации IT-бюджета.

Управление SaaS-расходами и контроль подписок

Эффективное управление SaaS-расходами начинается с построения прозрачности. Вы не можете оптимизировать то, чего не видите. На первом этапе следует внедрить централизованный процесс контроля подписок в ИТ-отделе, чтобы понимать:

• кто оформляет новые подписки и с какой целью;
• какие функции используются и насколько сервисы соответствуют задачам;
• какие подписки пересекаются по функционалу;
• какие лицензии простаивают или используются частично.

Далее — важна регулярная сверка. SaaS-подписки часто продлеваются автоматически, что может привести к оплате того, что уже не используется. По статистике, компании теряют в среднем 10–15% SaaS-бюджета именно на автообновляющихся подписках без контроля.

Также важно привлекать к этому процессу не только ИТ, но и финансовый отдел: без общей стратегии управления IT-подписками невозможно достичь прозрачности и сбалансированного бюджета.

Сокращение затрат на SaaS: инструменты и подходы

Снижение затрат на SaaS — не значит полный отказ от сервисов. Это означает более взвешенный выбор и устранение лишнего. Что можно предпринять?

1. Консолидация сервисов. Часто один многофункциональный софт может заменить два или три отдельных продукта. Это снижает не только затраты, но и сложность поддержки.
2. Пересмотр тарифов. Многие компании платят за корпоративные планы, хотя при сегментации пользователей часть функций не нужна. Например, отдел продаж может пользоваться одним уровнем подписки, а бухгалтерия — другим, более экономичным.
3. Использование SLA и скидок. Переговоры с вендором, если подписка крупная — обязательный шаг. В некоторых случаях можно получить скидку до 30% при долгосрочной оплате вперед.

Кроме того, разумно включать в процесс внутренние аудиты использования программ — кто действительно использует сервис? Есть ли дублируемые лицензии? Подробно об этом — в отдельной статье про скрытые SaaS-затраты и риски.

Аудит SaaS-подписок как основа эффективности

Анализ подписок — ключевая практика для управления программным обеспечением и повышения эффективности SaaS решений. Хороший аудит охватывает:

• определение всех активных SaaS-продуктов и подписок;
• оценку уровня использования — на уровне отделов и отдельных пользователей;
• выявление неэффективных или устаревших решений;
• сравнение стоимости подписки и фактической ценности продукта.

Один из практических методов — внедрение опросов среди сотрудников: действительно ли им необходим выбранный инструментарий? Это позволяет оценить целесообразность дорогих лицензий. Далее — разработка политики управления IT-подписками: кто имеет право оформлять подписку, как она проходит утверждение и когда проводится пересмотр.

Оптимизация IT-бюджета и расходы на облачные сервисы

Чтобы действительно сократить ИТ затраты и оптимизировать расходы на SaaS, важно интегрировать политику управления SaaS-подписками в общее бюджетирование. Это означает:

• Прогнозировать потребности в ПО на квартал и год вперёд
• Рассчитывать совокупную стоимость владения с учётом роста команды
• Управлять закупками централизованно, исключая "теневые" подписки и индивидуальные соглашения

Одним из мощных инструментов здесь выступает SaaS бюджетное планирование с аналитикой: отчёты по расходам, дашборды использования, уведомления о ценовых изменениях — всё это должно быть частью работы ИТ-отдела. Если в компании 50+ сотрудников, это уже не опция, а необходимость.

Также стоит помнить об автоматизации: специализированные SaaS-менеджеры не только ведут учёт, но и помогают в блокировке неиспользуемых лицензий, автоматическом уведомлении об истечении сроков и поиске оптимальных тарифов.

Часто задаваемые вопросы