Как сохранить печатную форму 1С в Excel

Многие пользователи 1С ежедневно сталкиваются с необходимостью сохранить печатные формы документов в Excel. Будь то акт, счет-фактура, УПД или кассовый чек — экспорт в Excel упрощает обмен данными, анализ и работу с партнёрами. Правильная выгрузка печатных форм 1С в Excel особенно актуальна для бухгалтеров и менеджеров среднего звена.

Чтобы сохранить документ 1С в таблицу Excel, достаточно воспользоваться встроенными средствами платформы. В любом документе или отчете, содержащем печатную форму, достаточно открыть форму и нажать на значок Сохранить как..., затем выбрать формат Excel или Excel (таблица). Обратите внимание, что в разных конфигурациях названия немного отличаются.

Для примера, если требуется сохранить акт выполненных работ, необходимо:

• Открыть нужный акт в 1С;
• Во вкладке Печать выбрать пункт Акт;
• В появившемся окне нажать по иконке Excel в правом верхнем углу;
• Сохранить файл в нужной директории.

Таким образом, сохранить акт из 1С в Excel можно всего за пару кликов. Главное — убедитесь, что в вашей системе установлен Microsoft Office или альтернативный Excel-совместимый редактор таблиц.

Экспорт документов из 1С в Excel: доступные способы

Экспорт из 1С в Excel бывает нескольких видов. В зависимости от конфигурации системы и цели экспорта пользователи могут использовать как ручной, так и автоматизированный способы. Особенно важна выгрузка счетов из 1С в Excel при массовой работе с клиентами или для передачи в CRM-системы.

Ручной экспорт

Сюда относится привычная всем операция Сохранить как Excel из печатной формы. Она возможна практически в каждом документе: реализация, акт, счет, накладная, расход и приход ТМЦ, Журнал операций и пр. Эта операция особенно популярна у тех, кто работает без сложных регламентов и массовых операций.

Автоматизированный экспорт

Для крупных организаций или IT-отделов важны решения, где происходит автоматическая выгрузка данных. В этом случае используется обработка, задействующая программный доступ к данным внутреннего регистра или документа. Так, можно настроить регулярную выгрузку — например, каждую ночь все документы за текущий день выгружаются в Excel и отправляются в почту или на FTP.

Примером полезной статьи на эту тему будет эта публикация на Cleverence, где описаны технические детали переноса и копирования документов 1С в Excel.

Сохранение отчета 1С в Excel: пошаговая инструкция

Сохранить отчет 1С в Excel ещё проще, чем документ. Это позволяет легко делиться аналитической информацией, например, по продажам, остаткам или результатам закрытия месяца.

Обычно достаточно выполнить следующие действия:

• Сформируйте необходимый отчет (например, "Оборотно-сальдовая ведомость", "Анализ продаж" или "Заказы клиентов");
• В окне просмотра нажмите кнопку Вывод или значок экспорта;
• Выберите Microsoft Excel или Excel (таблица);
• Введите имя сохраняемого файла и путь, подтвердите действие.

Файл Excel будет содержать ту же табличную структуру, которую отображает ваш отчет. Однако иногда возникает потребность контролировать формат ячеек, границы и стили — в этом случае можно настроить обработку XDTO или использовать расширение для платформы 1С.

Форматы и принципы выгрузки данных из 1С в таблицы

Несмотря на простоту операций, важно понимать, какие форматы выгрузки позволяют сохранить структуру документа. Это особенно критично, если вы используете Excel-документ в качестве основы для дальнейших автоматических загрузок, например в BI-системы.

В рамках 2025 года пользователям доступны такие форматы выгрузки:

Excel (книга или лист)

Самый популярный формат. Позволяет сохранить таблицу или отчет с сохранением строк и колонок. Поддерживает стили, высоту строк, объединения клеток.

Excel (таблица)

Более "чистый" формат, без форматирования. Подходит, если важны именно данные, а не визуальное оформление документа.

CSV

Используется в автоматических обменах. Специфично: теряются стили, объединения ячеек, но формат легко читается другими программами.

Подводные камни при выгрузке печатной формы 1С

Даже простая операция "сохранить печатную форму 1С в Excel" может преподнести сюрпризы. Вот на что стоит обратить внимание:

Проблема шрифтов и символов

Иногда при открытии документа Excel после выгрузки из 1С встречаются проблемы с кодировкой. Особенно это касается нестандартных символов, вроде кавычек в названиях организаций.

Слишком большие таблицы

Отчеты или документы с десятками тысяч строк могут сильно тормозить Excel, или даже не открываться вообще. В этом случае стоит перейти на постраничную выгрузку или использовать CSV-формат.

Неактивные ссылки

При экспорте форма теряет интерактивность. Пример — документ Счет с гиперссылкой на клиента, при выгрузке ссылка теряется. Это важно учитывать при анализе данных.

FAQ: Вопросы и ответы по экспорту 1С в Excel

Правильный экспорт данных из 1С в Excel — это не просто техническая возможность, а удобный инструмент для бизнеса. Используйте встроенный функционал, читайте экспертные статьи и автоматизируйте процессы там, где это уместно.