Содержание

• Что такое ТОРГ-12
• Что указывается в ТН: основные реквизиты
• Порядок заполнения ТОРГ-12: пошаговая инструкция
• Подписи и утверждение
• Как внести изменения после подписания
• Срок хранения накладной: что важно учитывать
• Как правильно оформить приемку
• Как оформить возврат товара
• Что проверить при получении товара по ТОРГ-12
• Готовые решения: шаблоны и автоматизация оформления
• Заключение
• Вопросы – ответы

В статье расскажем, что такое товарная накладная (ТН) по форме ТОРГ-12, приведем образец её заполнения за 2025 год, рассмотрим правила оформления, ключевые особенности и важные нюансы, связанные с этим документом. Также разберемся, когда он требуется и какие сведения в нем обязательно должны быть указаны.

Передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от продавца покупателю сопровождается соответствующей документацией. Хотя законодательством был утвержден унифицированный шаблон, юридические лица и ИП вправе составлять свои удобные в работе версии бланков при соблюдении всех требований ФЗ № 402 ч. 2 ст. 9 Ф от 06.12.2011. В 2025 году в правила заполнения формы не вносились изменения.

Упростите складские операции с 1С и ТСД: ускорьте комплектацию и отгрузку товаров, минимизируйте ошибки и автоматизируйте учет. Комплектация на складе в 1С: пошаговая инструкция.
Инструкция по отгрузке товаров со склада в 1С.

Что такое ТОРГ-12

Это первичный бухгалтерский документ, в котором отражаются вся ключевая информация о продавце, покупателе и транспортной компании, доставляющей товарно-материальные ценности от отправителя к получателю. Оформлением занимается организация, отвечающая за отгрузку. С его помощью поставщик фиксирует отгруженные позиции и списывает их со склада, а получатель — принимает товар на учёт, подтверждая завершение сделки.

Если юридическое лицо или ИП запрашивает ТН у самозанятого, используется тот же образец ТОРГ-12, за исключением одного нюанса: плательщик налога на профессиональный доход не указывает коды видов деятельности. Форма может быть оформлена как в бумажном виде, так и в электронном. Важно избегать ошибок при заполнении: неточности могут повлечь финансовые потери и штрафные санкции.

Узнайте, как правильно оформлять приемку и продажу маркированного товара в 1С, чтобы соблюдать требования законодательства и автоматизировать учет. Приемка маркированного товара в 1С.
Продажа маркированного товара в 1С.

Что указывается в ТН: основные реквизиты

Как уже упоминалось выше, организации и индивидуальные предприниматели не обязаны строго следовать унифицированному бланку, утвержденному постановлением Госкомстата № 132. При необходимости они могут адаптировать его под свои бизнес-процессы, но такие изменения должны быть закреплены в учетной политике предприятия. При этом удалять строки из оригинального шаблона ТОРГ-12 недопустимо, а вот добавление собственных граф — разрешено.

Для того чтобы покупателю по ТН можно было признавать расходы и принимать к вычету НДС, она должна содержать обязательные реквизиты. Бланк поделен на 6 разделов:

• Данные поставщика и плательщика. Здесь необходимо указать адреса, контактные телефоны и банковские данные. Продавец может быть в одном лице как поставщиком, так и отправителем груза. Аналогично и покупатель играет роль грузополучателя и плательщика.
• На каком основании проводится сделка (договор, соглашение и т. д.).
• Сведения о товарно-материальных ценностях вносятся в табличную часть. В ней указываются наименования товаров, единицы измерения, масса, количество и стоимость. Отдельное внимание стоит уделить тому, как заполнить вид упаковки в товарной накладной — в этой графе указывается тип тары, соответствующий каждой позиции. Если деятельность облагается НДС, соответствующая информация обязательно вносится в бланк.
• Данные о ТН. Порядковый номер не является основным реквизитом. Но его рекомендуется проставлять, так как он пригодится для упорядочивания документов и подготовки их к проверке налоговыми органами. Дата составления ТН относится к обязательным данным.
• Какие дополнительные бумаги прикладываются (сертификаты, справки и др.).
• Двухсторонние подписи с расшифровками и печати.

Порядок заполнения ТОРГ-12: пошаговая инструкция

Оформлять ТН допускается как на бумаге формата А4, так и в цифровом виде. Бумажный вариант составляется продавцом в 2 экземплярах: один остаётся у поставщика и служит основанием для списания отгруженных ТМЦ, второй передается покупателю и используется для приемки товара. В этом случае не допускаются ошибки, исправления или помарки. Электронная форма подписывается ЭЦП и при необходимости заверяется печатью. Для учета в бухгалтерии и при налоговых проверках применяется только оригинал корректно оформленной накладной.

Как оформить шапку и табличную часть: образец

Вводный раздел бланка предназначен для указания данных всех участников сделки, даты заполнения кодов ОКПО и основания для его создания. Рассмотрим пошаговую инструкцию:

• Грузоотправитель. ФНС эту графу не относит к обязательным реквизитам. Если продавец выступает в роли поставщика и сам является перевозчиком, то заполнять ее не нужно. При перевозке сторонней компанией необходимо указать ее название, адрес, банковские платежные данные и контактный телефон.
• Структурное подразделение. Поле задействуется только в случае наличия у предприятия представительств, филиалов, подразделений.
• Грузополучатель. Здесь нужно указать все сведения покупателя и его реквизиты.
• Поставщик. Он же является продавцом, поэтому сюда вносятся его данные.
• Плательщик. В его роли выступает покупатель. Указывается вся информация о нем.
• Код ОКПО. При регистрации юридического лица или ИП им присваиваются десятизначные или, соответственно, восьмизначные идентификаторы из классификатора предприятий.
• Вид деятельности по ОКПД2. Этот код можно найти в кодификаторе продукции на сайте Росстата.
• Основание. В эту графу нужно вносить тот документ, на базе которого осуществляется сделка. Чаще всего им является договор купли-продажи. Необходимо ввести его порядковый номер и дату, когда он был подписан.
• Транспортная накладная. Это поле заполняется, когда груз везет сторонняя компания. В этом случае вносятся ее реквизиты, номер ТН и число, когда она была выписана.
• Дата составления. В нее вписывается дата отгрузки ТМЦ.

В основном разделе находится таблица, куда вносится вся необходимая информация о продаваемом товаре.

Заполнение бумажной версии: важные нюансы

При оформлении товарной накладной ТОРГ-12 на бумажном носителе ИП или организации не обязаны строго придерживаться утвержденной формы. Допускается использование самостоятельно разработанного бланка с любым количеством граф, отражающих особенности деятельности компании, при условии соблюдения всех требований законодательства. После создания такого шаблона его необходимо утвердить в учетной политике.

В самостоятельно разработанном бланке ТН обязательно должны быть отражены следующие сведения: номер и дата составления документа; наименование грузополучателя; реквизиты, подтверждающего отгрузку ТМЦ (например, счёт-фактура); табличная часть с полным набором необходимых данных; подписи отправителя и получателя с расшифровкой. Если в компании применяется печать для заверения документации, её оттиск также требуется.

Правильность заполнения товарной накладной в электронной форме

В этом случае используются специализированные сервисы и программное обеспечение. В процессе оформления формируются два отдельных файла: один — на стороне отправителя, второй — у получателя. Оба экземпляра необходимо заверить ЭЦП.

Последовательность действий следующая. Сначала нужно перейти на специализированный сервис для работы с ТН. Затем поочерёдно внести в соответствующие поля все необходимые реквизиты. Для автозаполнения системы достаточно вручную указать ИНН продавца и покупателя. При необходимости дополнительно вводятся данные о грузоотправителе и грузополучателе, а также номер документа. Далее оформляются строки, связанные с товарными позициями. После внесения всей информации форму нужно сохранить и подписать ЭЦП. Готовую накладную отправляют покупателю. При необходимости ее можно распечатать в любой момент.

Подписи и утверждение

Подписантами могут быть только уполномоченные на это лица — либо по письменному распоряжению, либо на основании доверенности. За получение груза вправе расписаться сотрудник, отвечающий за складской учет.

В бумажном варианте обязательно должны присутствовать подписи с расшифровками:

• Со стороны продавца – главного бухгалтера, директора и работника, ответственного за отгрузку. Если оформлена доверенность на право подписи, бланк может быть заверен одним сотрудником.
• Со стороны покупателя – представителем, подтверждающим прием товара в строке «Груз принял», и материально ответственным лицом, которое ставит подпись с расшифровкой в графе «Груз получил».

Для электронной версии накладной достаточно одной ЭЦП уполномоченного сотрудника.

Что касается печати — в законодательстве о бухгалтерском учёте её использование не регламентировано. Однако, если компания применяет печать в своей деятельности, пренебрегать специально отведенным для нее местом в форме не следует.

Как внести изменения после подписания

Порядок внесения исправлений в ТН зависит от формата её оформления — бумажного или электронного. Если документ заполнен на бумаге, ошибки исправляются путем зачеркивания неверной информации одной чертой. Над исправленным фрагментом делается пометка «Исправлено», указываются новые данные, дата внесения изменений, должность, ФИО лица, оформившего корректировку. Важно, чтобы первоначальная запись оставалась читаемой — использовать замазку, ластик или иные способы удаления недопустимо. Все экземпляры должны содержать одинаковые исправления.

Если ТН составлена в цифровом виде, внести изменения можно только путем создания новой версии. В таком случае в документе указывается, что он оформлен взамен предыдущего, с обязательным указанием номера и даты оригинала. Новая форма должна быть подписана ЭЦП уполномоченного сотрудника, с расшифровкой должности, фамилии и имени. На исходном экземпляре проставляется отметка о его замене, чтобы исключить повторное использование.

Срок хранения накладной: что важно учитывать

В соответствии с налоговым кодексом ст. 283, вся первичная документация как у продавца, так и у покупателя должна храниться не менее 5 лет. Отсчет ведется с 1 января следующего года, в котором делопроизводство было завершено. Если ТН используется в качестве доказательства в рамках административного или уголовного производства, срок её хранения может быть продлен. В таком случае документ приобщается к материалам дела и подлежит хранению в архиве соответствующего органа.

Как правильно оформить приемку

За принятие продукции по ТОРГ-12 отвечает уполномоченный сотрудник. Он должен проверить правильность информации и сверить доставленные товары с сопровождающей документацией. Когда не обнаруживаются расхождений, то он подтверждает получение подписью и передает ТН в бухгалтерию.

Если приемка осуществляется в электронном варианте, то процесс выглядит следующим образом:

1. Отправитель груза составляет документ, утверждая его ЭЦП, и отправляет в онлайн-режиме в бухгалтерию грузополучателя.
2. Покупатель осуществляет его приемку, распечатывает бланк и проверяет корректность составления. Затем он передается для сверки соответствия полученных позиций с данными ТН.
3. Материально ответственное лицо по результатам проверки проставляет свою подпись.

Как оформить возврат товара

Если при приемке груза выявлены расхождения, до его оприходования необходимо оформить на месте акт – ответственный сотрудник должен четко понимать, как заполнить форму ТОРГ-2, фиксирующую отклонения по количеству или качеству. Она служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

В случаях, когда несоответствия обнаружены уже после приема ТМЦ, сторона, выявившая отклонения — будь то покупатель или продавец, — оформляет возврат товара с обязательным сопровождением соответствующего документа.

Особенности заполнения возвратной накладной

При возвращении ТМЦ грузоотправителем или поставщиком выступает сторона плательщика. Документ должен содержать следующую информацию:

• В графе поставщика указывать наименование организации, адрес и банковские реквизиты. Поле грузоотправителя в этом случае может оставаться незаполненным.
• Грузополучателем выступает поставщик (по договору), поэтому в соответствующей графе указываются его сведения. Он также играет роль плательщика, если покупатель намерен вернуть деньги за оплаченную продукцию. Если же не предполагается возмещение денежных средств, то поле заполнять не нужно.

Самой важной особенностью заполнения возвратной накладной является графа «Основание». Без нее документ не будет считаться действительным. Она должна содержать обязательно следующие сведения:

• номер и дату ТН, по которым были получены ТМЦ, подлежащие возврату;
• № и число подписания договора;
• какая документация составлена в соответствии с договорным соглашением или законом (акты, письма, дефектные ведомости и др.).

Таблица товарного раздела заполняется аналогично той, по которой осуществлялась приемка товара. Отражения требует положение в отношении НДС. Если в работе организации присутствует вычет налога, то необходимо указать ставку.

Отгрузку по ВН разрешают руководитель и гл. бухгалтер, проставляя свои подписи. Подписывает документ также ответственное за ТМЦ лицо и уполномоченный представитель контрагента или транспортной компании. Электронный вариант визируется ЭЦП.

Проверка корректности при возврате: что не упустить

Необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. Проверить правильность составления первичной документации, на основании которой была проведена изначальная поставка.
2. Убедиться в том, что товар, подлежащий возвращению, числится на складе.
3. Проанализировать условия договора на предмет возможности возвращения ТМЦ, сроков и порядка оформления.
4. Наличие письменного обоснования, связанного с браком или несоответствием.
5. Корректность отражения НДС.
6. Операции должны сопутствовать сопровождающие документы: акты, дефектные ведомости, претензии и др.

Что проверить при получении товара по ТОРГ-12

Перед тем как подписывать ТН, важно обратить внимание на некоторые моменты, ошибки в которых могут стать поводом для отказа в учете издержек и вычете входного налога на добавленную стоимость.

Вот нюансы, на которые нужно сфокусироваться:

1. При осуществлении приемки груза по доверенности в накладной должны фигурировать подпись с расшифровкой ответственного лица, принимающего ТМЦ, дата, номер.
2. Убедиться, что правильно указаны наименования сторон сделки.
3. Проверить соответствие названий товарных позиций с указанными в договоре, стоимость и количество.
4. При заполнении ТОРГ-12 ИП без НДС графа «Ставка» не должна оставаться пустой или содержать прочерки. Нужна запись об освобождении от налога или «0%» — льготникам.
5. При получении товара собственноручно, в нижней правой части документа должны проставиться росписи с расшифровкой, должности лиц, подписавших его, и оттиск печати (если она используется).

Готовые решения: шаблоны и автоматизация оформления

Чтобы исключить ошибки при создании ТН, рекомендуется пользоваться автоматизированными сервисами. Компания Клеверенс предлагает готовые эффективные решения. Специализированное программное обеспечение значительно упрощает ведение документооборота, обеспечивая точную и быструю подготовку бланков.

Заключение

Теперь вы знаете, как правильно заполнить товарную накладную по форме ТОРГ-12: мы рассмотрели порядок её заполнения, привели образец и разобрали важные нюансы, на которые стоит обратить внимание при подготовке документа. Соблюдение всех требований поможет избежать ошибок, штрафов и недоразумений при передаче ТМЦ.

Вопросы – ответы

Можно ли использовать ТОРГ12 при оказании услуг, а не передаче товара?

Здесь можно прописывать только связанный с реализацией ТМЦ сервис, например, погрузка-разгрузка, упаковка и др. Отдельно оказанные услуги подтверждаются актом.

Чем грозит отсутствие ТН при проверке налоговой?

Если проверяющие органы обнаружат, что товары были получены без соответствующей первичной документации, это чревато наложением штрафа или возбуждением дела об административном правонарушении.

Кто несет ответственность за ошибки в оформлении ТОРГ-12 — отправитель или получатель?

За это в ответе как продавец, так и покупатель, так как в документе присутствуют подписи ответственных лиц с обеих сторон.