Внедрение цифровых решений в сфере расчёта и выплаты заработной платы перестало быть опцией — это необходимость для устойчивого и эффективного управления бизнесом. Электронные реестры сотрудников и автоматизация зарплатных процессов позволяют избежать ошибок и экономят ресурсы компании. Разберёмся, как устроена современная система расчёта зарплаты и какие инструменты доступны уже сегодня.

Электронные реестры сотрудников для перечисления зарплаты

Электронные реестры — это структурированные списки сотрудников, содержащие информацию, необходимую для расчёта и перечисления заработной платы. Благодаря современной IT-инфраструктуре, такие реестры формируются автоматически на основе данных из кадровой системы или ERP-системы компании. Это решение особенно важно для среднего и крупного бизнеса, где ежемесячно обрабатываются данные по сотням и тысячам работников.

Структура электронного реестра может включать:

• ФИО сотрудника;
• Табельный номер;
• Номер банковского счёта или карта;
• Размер начислений (оклад, премии, надбавки);
• Удержания и вычеты;
• Итоговая к перечислению сумма.

Реестр формируется автоматически при расчёте заработной платы, а затем выгружается в банк для массовых выплат. О принципах работы зарплатного проекта можно почитать в соответствующей статье: Зарплатный проект в банке: зачем он нужен и как работает.

Формирование зарплатного реестра: пошаговый процесс

Формирование зарплатного реестра может происходить вручную или автоматически в зависимости от программного обеспечения, используемого на предприятии. На практике автоматизация значительно снижает риски ошибок и ускоряет весь процесс.

Основные шаги формирования реестра:

1. Завершение расчёта заработной платы в системе учетной политики компании;
2. Проверка данных специалистом бухгалтерии или отдела расчёта зарплат;
3. Выгрузка данных в реестр — в формате Excel, XML или CSV (в зависимости от требований банка);
4. Передача зарплатных данных через онлайн-банк;
5. Подтверждение операции и контроль успешности перечисления.

Размер, формат и содержание реестра могут отличаться в зависимости от банка, с которым у предприятия подписан зарплатный контракт.

Автоматизация зарплатного реестра и учета заработной платы

Предприятия всё чаще внедряют автоматические системы расчёта заработной платы, чтобы оптимизировать процесс и избежать ручных ошибок. Такие системы включают в себя модули для учета рабочего времени, налогообложения, бонусных схем и, конечно, формирования зарплатного реестра.

Ключевые преимущества автоматизированного подхода:

• Повышение точности начислений и перечислений;
• Упрощение документооборота благодаря переходу на электронную форму;
• Снижение трудозатрат бухгалтерии и кадрового отдела;
• Лёгкая интеграция с системами интернет-банкинга и ФНС;
• Эффективный контроль и аудит.

Система расчета зарплаты может интегрироваться с модулями табельного учета, а также электронными пропусками и нарядами, что делает учёт рабочего времени и премий более гибким и достоверным.

Электронная отчетность по зарплате и документооборот

Организации обязаны отчитываться о начисленной и выплаченной зарплате перед налоговой службой и фондами. Системы электронного документооборота по зарплате позволяют отправлять отчётность напрямую из бухгалтерской программы в ФНС, ПФР и ФСС, минуя бумагу и курьеров.

Электронная отчетность включает:

- 6-НДФЛ и 2-НДФЛ;
- СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ;
- Расчёты по страховым взносам;
- Выписки и суммарные отчёты по перечислениям.

Прямой обмен данными через специализированные каналы значительно упрощает задачу контролирующим органам и компании-отправителю.

Зарплатный реестр: образец и список сотрудников

В типичном зарплатном проекте банковский реестр содержит упорядоченный список сотрудников и суммы, подлежащие выплате. Образец реестра выглядит примерно так:

Список сотрудников для зарплаты формируется из внутренних систем, где хранятся данные штатного расписания и истории выплат.

Автоматическая выгрузка реестра в банк может сопровождаться электронно-цифровой подписью, подтверждающей актуальность и достоверность данных.

Системы расчёта зарплаты: интеграции и безопасность

Сложность процессов начисления и выплаты зарплаты требует применения надёжных решений с возможностью интеграции. Как правило, такой софт взаимодействует:

• С кадровыми информационными системами (HRM/SAP/1С:ЗУП);
• С банками через API или шлюзы выгрузки реестров;
• С налоговой при передаче электронной отчётности;
• С внутренними BI-системами для анализа фонда оплаты труда.

Все передаваемые данные проходят сквозное шифрование. Это важно не только для соответствия законодательству 2025 года, но и с точки зрения защиты персональных данных сотрудников. Также осуществляется ролевое разграничение прав доступа в корпоративной информационной системе — видеть могут только авторизованные пользователи.

Часто задаваемые вопросы

Итак, переход на электронные реестры сотрудников и автоматизацию расчётов по зарплате — логичный шаг к цифровизации финансового управления в 2025 году. Это снижает издержки, минимизирует ошибки и упрощает взаимодействие с банками и государственными структурами.