-

Табель учета рабочего времени: образец заполнения и оформления, как правильно составлять таблицу посещения работников с примерами бланков по графикам работы

В этой статье разберемся, как правильно составлять и заполнять график табеля учета использования рабочего времени, рассмотрим образец заполнения и обсудим другие важные нюансы, связанные с этой темой.


Содержание

Что это за документ и зачем он нужен

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

Форма подсчета трудовой занятости относится к обязательной кадровой документации и является неотъемлемой частью внутреннего документооборота компании. В ней фиксируется фактическая занятость работников: количество отработанных часов, случаи неявки, опоздания и другие отклонения. Ведение документа регулируется Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 году. На основе этих данных можно контролировать производственные процессы, оперативно реагировать на нарушения трудовой дисциплины и точно рассчитывать заработную плату по факту выполнения трудовых обязанностей.

Табелирование рабочего времени сотрудников необходимо не только для работы кадровой службы и бухгалтерии. Эти данные регулярно запрашиваются надзорными и контролирующими органами — такими как Росстат, налоговая инспекция, Госинспекция труда и Социальный фонд России.

Кто заполняет табель

Ответственного за ведение журнала учета трудовой активности назначает руководство организации приказом, с обязательным ознакомлением под роспись. Эти обязанности закрепляются в должностных инструкциях или трудовых договорах.

В организациях с небольшим штатом обязанности по оформлению учетной ведомости, как правило, выполняет специалист по кадрам или бухгалтер. В крупных компаниях заполнение документации чаще поручается руководителям отдельных подразделений. Точность указанных сведений заверяется подписью уполномоченного человека. По завершении месяца журнал передается в кадровую службу для проверки, после чего направляется в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Составление и оформление табеля учета рабочего времени сотрудников можно автоматизировать с помощью специализированных программ или использовать таблицы Excel. Документ допускается к ведению как в электронном виде, так и на бумаге. Однако даже при цифровом заполнении его необходимо распечатать и завизировать подписями уполномоченных лиц.


Существует ли унифицированный вариант

Хотя Госкомстатом утверждены две стандартные формы — Т-12 и Т-13, их использование не является обязательным. Законодательство допускает применение как типовых, так и самостоятельно разработанных бланков — при условии, что они содержат всю необходимую информацию для регистрации отработанных часов. Форма Т-12 применяется при бумажном документообороте, в отличие от Т-13, которую используют в электронном виде.

Для ИП допустимо самостоятельно составить упрощённый табель учета рабочего времени или воспользоваться типовым шаблоном для заполнения – в качестве примера можно взять один из вариантов, утвержденных Госкомстатом. Скачать шаблоны можно на официальных сайтах или профильных информационных ресурсах.

Т-12 и Т-13: отличия

Между формами есть различия в назначении, содержании и порядке регистрации сведений.

Т-12 представляет собой универсальный бланк, состоящий из двух разделов: первый предназначен для кадрового учёта, второй — для расчётов по заработной плате. На каждого сотрудника вносится по две строки: в верхней указываются буквенные или цифровые коды, отражающие причины отсутствий или особенности графика, в нижней — фактически отработанное время. Этот вариант удобен при ручном заполнении и охватывает полный объем данных, необходимых для расчетов.

Форма Т-13 является более упрощённой и применяется преимущественно в организациях, где используется автоматизированная регистрация — например, с применением СКУД или пропускной системы. В отличие от Т-12, она фиксирует только нормированные часы работы. На одного трудящегося выделяется четыре строки: по две на каждую половину месяца, что упрощает визуальное восприятие.

Как корректно вести табельный учет рабочего времени

Каждый день в табель вносятся данные о фактическом присутствии работников на рабочем месте. В типовой ситуации в верхней строке указывается символ «Я» или код «01», обозначающий явку, а в нижней — число отработанных часов, чаще всего это «8». При привлечении сотрудника к сверхурочной занятости в верхней части графы проставляют сразу несколько обозначений, а ниже фиксируют общее количество отработанных часов с учётом переработки. Например, при переработке на 2 ч можно указать «Я/С» или «01/04» и «8/2» в нижней строке соответственно.

Выходные и праздничные дни фиксируются кодом «В» или числовым «26» — в этом случае часы не проставляются.

Порядок составления табеля учета рабочего времени должен соответствовать установленным правилам:

Как решить проблему нехватки персонала с помощью автоматизации?

  • KPI склада: ключевые показатели эффективности кладовщика
  • Показатели эффективности склада: какие метрики выбрать для оценки автоматизации
  • Линейный персонал: что это значит, где искать таких сотрудников
  • Складские операции: что это, системы управления процессами на складе и как вести учет
  • Клиентский сервис на складе: цели, стандарты, примеры и метрики

    • Пошаговая инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени Т-13

    Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

    Чтобы было проще разобраться, приведем пример ведения непрерывной учётности.

    Оформление титульного листа

    В верхней части формы должна содержать полное наименование организации, а также подразделения, если регистрация ведется раздельно по структурным единицам. Это особенно актуально для крупных предприятий, где документация оформляется отдельно по каждому отделу, цеху или службе.


    Внесение кода по ОКПО

    В данную графу, размещенную в правом верхнем углу формы Т-13, вписываются сведения из классификатора организаций. Для юридических лиц, зарегистрированных в ФНС, используется восьмизначный цифровой код, а для индивидуальных предпринимателей — десятизначный.


    Оформление идентификатора и даты

    Номер документа указывается в соответствии с внутренним порядком нумерации, действующим в организации, и фиксируется на последний день отчетного месяца.


    Указание отчетного периода

    В этой графе указывается период — от первого до последнего дня месяца, за который составляется табель графика работы.

    Образец заполнения:

    Отчетный период

    С ПО
    01.01.2025 31.01.2025

    Ввод сведений о персонале

    Для каждого сотрудника в таблице отводится отдельная строка. В ней указываются фамилия, инициалы, должность, а также профессия или специальность.

    В третью графу необходимо вписать табельный номер работника — уникальный код, используемый во всей внутренней документации компании для идентификации персонала.


    Сведения о часах и явках

    Во избежание избыточности информации, форма заполняется в сжатом формате с применением условных цифровых и буквенных обозначений. Как уже отмечалось ранее, для каждого календарного отведены две строки: в верхнюю вносится код, обозначающий характер явки или причины отсутствия, в нижнюю — фиксируется число отработанных часов по факту.

    Пример некоторых условных обозначений:

    Кодировка
    Буквы Цифры
    Явка за полный рабочий день Я 01
    Командировка К 06
    Ежегодный отпуск ОТ 09
    Больничные Б 19
    Нерабочие дни В 26
    Отсутствие по неизвестным причинам НН 30


    Суммарное вычисление количества дней/часов

    Подсчет осуществляется в два этапа.

    Расчет сведений для выплат

    Все виды начислений указываются строго по установленным кодам и вносятся в графу 7. Полный перечень кодовых обозначений находится в открытом доступе и утвержден нормативными документами. Наиболее часто используемые идентификаторы:


    Они списываются на корреспондирующие счета, которые отражаются в гр. 8.


    Главное, что для каждого типа оплаты в девятом столбце необходимо указать число часов или дней, потраченных человеком на труд (фактически). Вот в «красной» ячейке приведены явочные и командировочные, а в «зеленой» – отпускные.


    Если в течение рассматриваемого периода ко всему персоналу применим какой-то один вид зарплаты, то соответствующий ему код разрешено приводить в верхней части бланка, а седьмую с восьмой графы допустимо оставлять при этом пустыми.


    Указание причин и продолжительности неявок

    Эти данные указываются с 10 по 12 графу табеля зарплаты. Информацию необходимо вносить в виде буквенных сокращений, обозначающих причину отсутствия. Рядом указывается число, отражающее количество часов или дней, в течение которых работник не присутствовал на служебном месте.


    Визирование таблицы

    По завершении месяца ответственный сотрудник обязан подписать ведомость и передать её в отдел кадров. После проверки она направляется в бухгалтерию для расчета зарплаты. Помимо личной подписи, в ней обязательно должны быть указаны реквизиты ответственного лица и руководителя отдела. При отсутствии этих данных документ считается недействительным.



    Порядок заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12

    Это более сложный вариант, так как в нем присутствует дополнительно 3 и 4 лист расчета заработной платы, который заполняет бухгалтерия. Рассмотрим, как правильно заполнить этот бланк:

    1. На первой странице указывается наименование предприятия и подразделения. Сюда же вносится код ОКПО, порядковый номер, дата (последнее число месяца) и отчетный период. Тут же перечислены обозначения цифровой и буквенной кодировки.
    2. На второй странице формы Т-12 указываются временной учет.

    Бланк содержит 17 граф. Разберем, что они включают:

    Составленный документ по форме Т-12 необходимо подписать и направить в бухгалтерию. На его основе в дальнейшем будут начисляться оклады, отпускные и прочие выплаты.


    Обозначение отпусков и невыходов

    Специфика заполнения табеля посещения работников и учета отработанного времени при различных неявках заключается в правильном использовании кодов, отражающих причины отсутствия сотрудника. Ниже приведены некоторые из стандартных сокращений, которые следует применять:

    Сокращенная аббревиатура Расшифровка
    ОТ Очередной отпуск
    ОД и ДВ Дополнительно оплачиваемый и без содержания, соответственно
    У и УД Учебный, с сохранением з/п и без соответственно
    ДО Административный
    Р По беременности и родам
    ОЖ По уходу за ребенком до 3 лет

    Прочие условные обозначения

    Помимо обозначений, упомянутых выше, существуют и другие условные коды, фиксирующие как присутствие, так и отсутствие сотрудников на служебном месте. Все они также подлежат обязательному внесению в ведомость учета рабочего времени. Ниже приведены некоторые из таких обозначений.

    Дополнительная занятость
    PB Работа вне графика в дни отдыха
    BM Вахтовый метод
    C Сверхурочные
    K Командировочные

    Отсутствие в период занятости
    ПР По причине прогула
    Б Больничный
    В Выходные
    НН Неизвестная причина отсутствия
    ЛЧ Сокращенный день
    Г Неявка, обусловленная выполнением гражданского или социального долга

    Как корректировать ошибки

    Так как форма Т-12 заполняется вручную, при её оформлении возможны неточности, допущенные по невнимательности. Если такие несоответствия выявлены до момента визирования, допускается внесение корректировок с последующей распечаткой нового экземпляра.

    Если же ошибка обнаружена после проставления всех подписей, необходимо составить корректирующий документ. В нём указываются исправленные данные, а порядковый номер присваивается следующий за ошибочным оригиналом. К скорректированной форме обязательно прилагается служебная записка с объяснением причины неточности.

    Например, если сотруднику ошибочно был отмечен прогул, а позже он предоставил больничный лист, то к исправленной таблице необходимо приложить его копию. Если ошибочный документ будет выявлен в ходе налоговой или трудовой проверки, на компанию и её руководство могут быть наложены административные штрафы.

    Что касается формы Т-13, то она заполняется автоматически на основе существующих баз данных. При правильной настройке программного обеспечения ошибки практически исключены. Тем не менее перед подписанием документа рекомендуется ещё раз внимательно проверить все внесенные сведения.

    Что делать после заполнения зарплатного табеля

    После оформления ведомости ответственный работник отмечает на документе свою должность, ставит подпись с расшифровкой и передает бланк на утверждение руководителю подразделения. Руководитель подтверждает достоверность информации своей подписью и направляет документ в бухгалтерию для последующего начисления заработной платы.

    После завершения всех расчетов и проверок документ передается в архив, где он подлежит хранению не менее пяти лет в соответствии с требованиями законодательства. 

    Как решить проблему нехватки рабочих рук с помощью автоматизации

    Высокая конкуренция за квалифицированные кадры в условиях экономического роста заставляет компании увеличивать расходы на подбор персонала. В таких условиях особенно актуальны автоматизированные системы, которые помогают оптимизировать процессы найма, сокращая рутинную нагрузку на HR-отдел и позволяя специалистам сосредоточиться на стратегически важных задачах.

    Рынок цифровых решений для управления персоналом активно развивается. Современные HR-системы позволяют не только автоматизировать подбор трудящихся, но и наладить контроль за часами работы, а также упростить расчет заработной платы.

    Заключение

    В этой статье мы разобрали, как сделать табель учета рабочего времени и правильно вести зарплатную ведомость — как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей. Данный документ должен вести каждый работодатель, имеющий в штате наемных сотрудников. Бланк можно разработать самостоятельно или использовать утвержденные унифицированные формы Т-12 и Т-13, одобренные Госкомстатом.

    Компания Клеверенс предлагает эффективные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, позволяя избавиться от ошибок, связанных с ручным учетом в Excel или на бумаге, и тем самым значительно повысить точность и прозрачность внутренних процедур.

    Вопросы-ответы

    Какая информация отражается в учетном документе?

    В нем должны быть отражены порядковые номера граф, соответствующих каждому работнику, его личные данные с указанием должности или специальности, учетный номер, отметки о ежедневной явке или отсутствии, а также суммарное количество отработанных дней за месяц.

    Как учитывать сверхурочной работы?

    Если персонал отрабатывает сверх нормы, в верхней графе формы нужно указать несколько буквенных или цифровых кодировок (например, «Я/С» или «01/04»), а ниже, кроме нормы, к примеру, при переработке на 2 ч, указывается дополнительные часы («8/2»).

    Кто отвечает за оформление и подписание табеля учета рабочего времени?

    Ответственным за его составление может быть любой сотрудник, назначенный приказом руководителя с ознакомлением под роспись. Эта обязанность также обозначается в должностной инструкции или в трудовом договоре.